En tant que chef de projet, il vous incombe d’encourager une étroite collaboration au sein de votre équipe et de fournir les outils adéquats pour ce travail. Même si la collaboration sur des documents peut souvent être un processus confus et chronophage, il existe une pléthore de solutions. Voici un aperçu des meilleurs outils de collaboration documentaire.
Outils de collaboration pour les documents
Puisque ces outils peuvent sauver vos projets, plongeons directement dans les principaux d’entre eux.
Filestage
Filestage est un outil de collaboration documentaire incroyablement puissant qui rend votre processus de révision et d’approbation productif, précis et rentable. Cet outil permet à vos parties prenantes (internes et externes) de laisser très facilement des commentaires en contexte sur pratiquement tous les types de documents.
Grâce à la gestion des notifications et des tâches, il est plus facile que jamais de se frayer un chemin à travers le bruit et de laisser des commentaires exploitables qui permettront d’obtenir les résultats souhaités.
Caractéristiques principales :
- Compatibilité avec d’innombrables types de fichiers
- Un retour d’information clair et visible
- Une belle interface utilisateur qui est vraiment agréable à utiliser.
- Gestion des tâches
Pour
- Il est gratuit d’inviter des parties prenantes externes.
- Toute votre équipe va adorer cet outil.
- Il améliore l’efficacité et réduit la confusion.
Cons
- Pas de bureau ni d’application mobile
Google Docs
Google Docs offre aux utilisateurs une suite d’outils d’édition et de stylisation intelligents qui donnent aux équipes la possibilité de créer des documents significatifs et de haute qualité. Il s’agit essentiellement d’une alternative à Word basée sur le cloud computing, dont la valeur est renforcée par une sécurité et un contrôle accrus pour les chefs de projet.
Cet outil propose également des commentaires et un suivi des modifications, ce qui favorise la responsabilisation et facilite les modifications de manière constructive. Et comme cet outil est accessible via un compte Google, chaque utilisateur peut être identifié. En ce qui concerne la collaboration en matière de documents, ces fonctions clés sont vraiment utiles.
Caractéristiques principales
- Partage de fichiers
- Création de documents
- Gestion de projet
- Chat d’équipe
Pour
- Il offre une expérience d’édition haut de gamme via le cloud.
- Son utilisation est totalement gratuite.
- Si vous êtes à l’aise avec les autres outils Google, vous vous sentirez à l’aise.
Cons
- Il ne dispose pas de certaines des fonctions avancées de Word.
- Il est difficile de réaliser un formatage vraiment sophistiqué.
- Il nécessite une connexion Internet.
Dropbox Paper
Dropbox Paper aide les équipes créatives et distantes à partager et à échanger leurs idées dans un espace unifié. Cet outil permet de collaborer incroyablement facilement en temps réel pendant qu’ils attribuent des prises, créent des listes de tâches, et plus encore.
Cependant, il n’offre pas beaucoup de fonctionnalités sophistiquées. Au lieu de cela, il s’attache à proposer une approche simple et dépouillée, qui permet aux nouveaux utilisateurs de se lancer facilement et de comprendre l’outil.
Caractéristiques principales
- Collaboration
- Idéation
- Gestion des flux de travail
Pour
- Il dispose de nombreuses options de formatage.
- Il s’intègre à Dropbox.
- Il offre de nombreux outils de collaboration, tels que les commentaires et le chat.
Cons
- Ses fonctionnalités pour les tables sont limitées.
- En général, ce n’est pas très avancé.
- Il nécessite une connexion Internet.
Microsoft Office 365
Office 365 est un lieu où les agences et les équipes de marketing créent, communiquent et obtiennent les meilleurs résultats possibles. Il contient toutes les applications Office courantes, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
La fonctionnalité (par exemple, le stockage et l’organisation en ligne) est complétée par une gamme d’applications de collaboration supplémentaires (par exemple, Microsoft Teams et Skype), ce qui donne aux équipes une suite de collaboration complète.
Caractéristiques principales
- Gestion des calendriers
- Gestion des contacts
- Gestion des documents
- Forums de discussion
Pour
- Il est disponible sur toute une série d’appareils.
- Sa fonctionnalité basée sur le cloud fonctionne bien.
- Il offre à chaque utilisateur un téraoctet d’espace gratuit.
Cons
- Ses problèmes de synchronisation peuvent être source de confusion.
- Ses nouvelles fonctionnalités peuvent être perturbatrices.
- S’il est utilisé par de grandes équipes, il pourrait poser des problèmes de sécurité.
Boîte
Boîte est une plateforme web qui permet aux équipes de partager instantanément des fichiers et d’accéder à leurs documents en tout lieu. Ils peuvent donc facilement gérer le contenu et obtenir des fichiers selon les besoins.
Cet outil donne aux chefs de projet et autres administrateurs une vue centrale de tout le contenu impliqué dans un projet donné, ce qui le rend utile du point de vue de la gestion de projet.
Caractéristiques principales
- Archivage de documents
- Assemblage de documents
- Indexation des documents
- Contrôle des versions
Pour
- C’est un service fiable et qui fonctionne bien.
- L’interface utilisateur est simple et fonctionnelle.
- C’est sûr et sécurisé.
Cons
- Compte tenu de ses fonctionnalités limitées, il est coûteux.
- Avec l’outil de prévisualisation, certains types de fichiers ne s’ouvrent pas.
- Pour qu’il fonctionne correctement, les utilisateurs doivent l’employer sur des ordinateurs relativement récents et puissants.
Notion
Notion offre aux chefs de projet un outil qui peut être utilisé pour favoriser la collaboration et la discussion sur un projet donné. Il est facile de créer des tableaux de bord sans avoir aucune expérience en matière de codage ou d’informatique. Et vous pouvez utiliser ces tableaux de bord pour suivre les indicateurs, partager les données, etc.
Cet outil propose également des commentaires en ligne et l’intégration de Slack, ce qui accroît la visibilité dans les domaines clés de votre projet, augmente la transparence et améliore les résultats.
Caractéristiques principales
- Tableaux de bord personnalisables
- Connecteurs de sources de données
- Rapports financiers
- Rapports de marketing
Pour
- Il dispose d’une grande variété de fonctionnalités.
- Il est facile de créer des bases de données personnalisées.
- Il a la possibilité de créer des applications personnalisées.
Cons
- Une connexion internet est nécessaire.
- Certains documents et applications volumineux peuvent être lents.
- Les tables sont un peu faibles.
Quip
Quip est un espace pour les chefs de projet qui centralise et organise les progrès de leur équipe. Il favorise la collaboration en leur permettant de créer et de partager des documents, de gérer des projets et de maintenir des liens étroits avec leurs coéquipiers.
Cet outil en ligne est accessible sur un large éventail d’appareils (notamment Mac, Windows, Android et iOS), ce qui permet aux équipes de travailler ensemble de manière plus rapide et plus intelligente.
Caractéristiques principales
- Outils de collaboration
- Archivage de documents
- Contrôle des versions
Pour
- Il offre une édition et des discussions en temps réel.
- Ses discussions de groupe améliorent la visibilité.
- Sa gestion des fichiers est intuitive.
Cons
- Elle nécessite une connectivité internet permanente.
- Ses feuilles de calcul sont si volumineuses qu’elles peuvent provoquer des baisses de performances spectaculaires.
- Il est difficile pour les utilisateurs de revenir à des versions antérieures d’un document.
SharePoint
L’objectif de
SharePoint
est pour s’imposer comme un intranet intelligent qui met les ressources et les plateformes clés à la portée des chefs de projet et des membres de leur équipe. Cet outil offre un accès rapide aux sites de l’équipe, aux ressources, aux portails, et plus encore. Sa plateforme simple comprend une série de fonctionnalités supplémentaires (par exemple, le partage et la visualisation du bureau, les outils d’annotation, la messagerie instantanée, les diapositives Web, etc.)
Caractéristiques principales
- Forums de discussion
- Montage en temps réel
- Une plateforme centralisée
Pour
- Il a une interface utilisateur naturelle.
- C’est intuitif.
- Il offre différentes vues qui conviendront à tous les utilisateurs.
Cons
- Certaines fonctions sont difficiles à utiliser.
- Compte tenu de sa personnalisation, il peut être difficile d’accéder aux comptes d’autres utilisateurs.
- Ses permissions sont difficiles à gérer.
Evernote
Evernote est l’un des plus grands noms de la prise de notes. Il offre la possibilité d’accéder, de modifier, de télécharger et de partager des notes et des fichiers sur un large éventail d’appareils. Ces fonctionnalités permettent de renforcer les liens et la collaboration entre les membres de votre équipe.
Grâce à ses puissantes capacités de recherche, Evernote permet de trouver rapidement des informations importantes. Et grâce à l’évolutivité de l’outil, les petites comme les grandes équipes peuvent l’utiliser.
Caractéristiques principales
- Outils de collaboration
- Modèles personnalisables
- Gestion des idées
Pour
- Il est facile de rester organisé.
- Ses notes peuvent être téléchargées et consultées hors ligne.
- Il est facile d’ajouter des informations riches aux notes.
Cons
- Il n’offre pas la possibilité de créer des sous-notes.
- L’éventail de ses paramètres est impressionnant.
- Lorsque les utilisateurs copient des notes, le formatage du document devient un problème.
Slite
Slite est un espace intelligent permettant aux équipes d’organiser leurs connaissances et de créer une documentation qui inspire la collaboration. Son outil d’écriture est léger, et il offre un éditeur simple qui dispose d’une suite de fonctionnalités collaboratives.
Cet outil aide les entreprises (grandes et petites) à organiser et à partager des contenus importants qui peuvent accélérer les processus. Ils peuvent donc s’assurer que rien n’est négligé au cours d’un projet.
Caractéristiques principales
- Remue-méninges
- Gestion du contenu
- Forums de discussion
- Gestion des documents
Pour
- Il est facile d’ajouter des commentaires.
- Les utilisateurs peuvent citer et poursuivre des idées.
- Il est beau et facile à utiliser.
Cons
- La version gratuite est limitée à 100 notes.
- Ses nouvelles fonctionnalités peuvent changer les habitudes.
- Il ne plaira pas à certains membres de l’équipe, en fonction de leurs goûts.
Bit.ai
Bit.ai est une plateforme de collaboration documentaire qui aide les équipes à centraliser et organiser leur travail tout en collaborant en temps réel. Sa capacité à gérer intelligemment le contenu numérique rend la collaboration plus efficace. Et ses plus de 50 intégrations renforcent les fonctionnalités qu’il offre.
Cet outil peut être adapté à des équipes de toutes tailles. Les chefs de projet et les membres de l’équipe apprécient la possibilité de gérer leurs connaissances au cours d’un projet, ce qui présente l’avantage supplémentaire d’aider les nouvelles recrues à se mettre rapidement à niveau.
Caractéristiques principales
- Assemblage de documents
- Conservation des documents
- Conversion de type de fichier
- Contrôle des versions
Pour
- Il est facile à utiliser.
- Son éditeur est minimaliste et attrayant.
- Il est facile d’organiser les espaces de travail et les documents.
- Il propose de nombreux modèles différents.
Cons
- Il nécessite une connectivité internet.
- Il lui manque certaines fonctionnalités essentielles.
Atlassian Confluence
Confluence est un outil de collaboration documentaire utilisé par un large éventail d’équipes techniques et de groupes de gestion de projet dans le monde entier. Cet outil est ouvert et collaboratif, ce qui permet aux utilisateurs de collaborer facilement sur un large éventail de documents.
Par exemple, Confluence simplifie le processus d’organisation des pièces dans une variété d’espaces et de sous-dossiers. Cette fonctionnalité permet aux efforts de collaboration de se dérouler en douceur, puisque chaque membre de l’équipe peut localiser le travail qu’il recherche.
Caractéristiques principales
- Outils de collaboration
- Modèles personnalisables
- Graphiques de Gantt
- Gestion des idées
Pour
- Il possède de puissantes capacités d’organisation.
- Sa fonction de recherche est robuste et performante.
- Son application mobile est fonctionnelle et efficace.
- Il est très facile de créer des documents multiples.
Cons
- Il présente quelques petites bizarreries qui sont peu pratiques et peuvent perturber votre flux de travail.
- Les nouveaux utilisateurs pourraient avoir du mal avec certaines fonctionnalités.
- Les utilisateurs doivent faire quelques bricolages et ajustements pour le configurer correctement.
Nuclino
Nuclino inspire la coopération dans des documents collaboratifs en temps réel, ce qui vous aidera, vous et votre équipe, à organiser et à partager de vastes pans de connaissances. Les vues en arborescence, en tableau et en graphique vous donnent la possibilité de visualiser et de créer toute une série de documents.
Grâce à cet outil, vous pouvez créer des notes de réunion, des exigences relatives aux produits, des documents, etc. Cet éditeur en temps réel est basé sur une fonctionnalité “what-you-see-is-what-you-get” qui le rend accessible et intuitif.
Caractéristiques principales
- Éditeur de texte
- Contrôle des versions
- Recherche en texte intégral
- Contenu vidéo et audio
Pour
- Il se concentre sur le visuel.
- Il est facile de structurer et d’organiser les données.
- Sa collaboration en temps réel permet de rapprocher les équipes.
- Il s’intègre à Slack.
Cons
- Il n’y a pas de journal d’activité.
- Il n’est pas possible de définir des rappels.
- Il nécessite une connexion internet permanente.
Huddle
Huddle est une plateforme de collaboration documentaire et d’engagement des clients qui permet de renforcer les liens entre les équipes et de s’engager auprès de chaque membre individuel. Par exemple, cet outil permet de faciliter le contrôle des versions et l’édition en temps réel, qui sont des tâches importantes.
Cet outil dispose d’un flux d’approbation intégré qui est particulièrement utile pour la collaboration avec les parties prenantes externes (partenaires et clients, par exemple).
Caractéristiques principales
- Outils de collaboration
- Récupération de fichiers
- Accès hors ligne
- Contrôle des versions
Pour
- Il dispose d’une solide application mobile.
- Il offre un accès hors ligne.
- Il est facile à déployer.
- L’interface utilisateur et l’interface utilisateur sont impressionnantes.
Cons
- Sa fonctionnalité de calendrier fait défaut.
- Les utilisateurs peuvent apporter des modifications alors qu’un document est en attente d’approbation, ce qui peut créer une certaine confusion.
Document360
Document360 est une plateforme de gestion de documents qui permet aux chefs de projet et à leurs équipes de créer, de collaborer et de publier. Grâce à cet ensemble unique de fonctionnalités de la plateforme, les utilisateurs peuvent créer une puissante base de connaissances en libre-service qui apporte de la valeur au fil du temps.
Cette plateforme peut aider les chefs de projet en leur offrant un large éventail de fonctionnalités, notamment les performances analytiques, la sauvegarde, le contrôle de version, la prise en charge de markdown, etc.
Caractéristiques principales
- Collaboration
- Gestion du contenu
- Gestion de la base de connaissances
- Portail libre-service
Pour
- Il possède de solides fonctions de commentaire.
- Il protège le travail via une sauvegarde quotidienne et manuelle p .
- Il possède une interface simple.
- Il dispose d’un puissant outil de recherche autocomplète.
Cons
- Sa documentation et son matériel d’apprentissage sont limités.
- Document360 est difficile à intégrer à d’autres applications.
Zoho Docs
Zoho Docs offre des fonctionnalités de stockage et de gestion de fichiers en ligne qui aident les chefs de projet à contrôler leurs images, vidéos, fichiers et autres documents. Il permet également aux membres de l’équipe d’accéder facilement à ces documents lors de leurs déplacements.
Cet outil offre une fonctionnalité de prévisualisation pour plus de 160 types de fichiers différents, et il est fier de sa sécurité et de son cryptage de haut niveau. Cet outil est évolutif, et il peut être utilisé par des entreprises de toute taille.
Caractéristiques principales
- Outils de collaboration
- Archivage de documents
- Assemblage de documents
- Indexation des documents
Pour
- Il est rentable, comparé à d’autres options.
- Ses fichiers se synchronisent avec les ordinateurs de bureau.
- Il s’intègre à d’autres services de stockage de fichiers.
- Il dispose d’une forte sécurité.
Cons
- Son processus de partage des fichiers avec les parties prenantes externes est complexe.
- Il est difficile d’exécuter certaines tâches.
- Les utilisateurs doivent avoir un compte Zoho Docs pour pouvoir accéder aux fichiers.
Filecamp
Filecamp permet aux chefs de projet de partager et de collaborer sur leurs fichiers. Son objectif est de rendre la recherche, l’édition et le partage de fichiers aussi simples, efficaces et sûrs que possible.
Cet outil est utilisé par les petites et grandes entreprises d’un large éventail de secteurs. Il a été spécialement conçu pour les professionnels du marketing qui ont besoin d’un moyen fiable et solide de partager leurs ressources numériques.
Caractéristiques principales
- Bibliothèque d’actifs
- Partage d’actifs
- Une image de marque personnalisable
- Rapports et analyses
Pour
- Il est facile de télécharger des fichiers.
- Sa procédure d’ajout d’utilisateurs est simplifiée.
- Son service clientèle est rapide à répondre.
- Ses prix sont compétitifs.
Cons
- Il ne permet pas l’édition de documents.
- Certains utilisateurs s’inquiètent de sa mise en page.
- Ses choix en matière d’UX sont discutables, ce qui peut créer de la confusion.
GoVisually
GoVisually
est un outil d’épreuvage qui aide les chefs de projet et les concepteurs à inviter les parties prenantes (internes et externes) à examiner et à approuver les conceptions, à réduire les échanges et à exploiter une collaboration plus sophistiquée.
Un grand nombre d’équipes de conception utilisent cet outil lorsqu’elles ont besoin d’un moyen éprouvé de relire et de réviser leurs divers documents imprimés et conceptions.
Caractéristiques principales
- Piste d’audit
- Partage de fichiers
- Outils de balisage
- Permissions basées sur les rôles
Pour
- Ses outils d’annotation sont simples.
- Il harmonise les examens et les retours d’information.
- Il rationalise le processus d’examen.
- Il fonctionne rapidement.
Cons
- Ses garanties sont rendues sous forme d’images, ce qui supprime sa fonctionnalité de recherche de texte.
- Il n’offre pas la possibilité de créer des dossiers et d’organiser le matériel.
- Certains non-créatifs se plaignent que cet outil n’est pas convivial.
- Cet outil produit beaucoup d’emails inutiles.
Samepage
Samepage
permet aux chefs de projet de favoriser une meilleure communication, d’organiser des réunions plus efficaces et de renforcer le travail d’équipe en consolidant des fonctions telles que la gestion des tâches, le partage de fichiers et le chat d’équipe.
Cet outil améliore la collaboration entre un large éventail d’équipes et d’entreprises. Plus précisément, il les aide à partager des idées clés, à stocker des fichiers, à communiquer clairement et à obtenir des mises à jour importantes de la part des parties prenantes internes et externes.
Caractéristiques principales :
- Remue-méninges
- Gestion du contenu
- Gestion des calendriers
- Contrôle des versions
Pour
- Il donne aux utilisateurs une vision claire de ses activités.
- Ses administrateurs peuvent facilement ajouter et supprimer des utilisateurs.
- Ses nouvelles fonctionnalités sont régulièrement mises à disposition.
- Son contrôle des autorisations est intuitif.
Cons
- Sa version gratuite est quelque peu limitée.
- Les utilisateurs ne peuvent pas assigner des tâches à plusieurs membres de l’équipe.
- Son application mobile n’est pas fiable.
Paperflite
Paperflite
aide les chefs de projet à organiser et à mettre en œuvre divers supports de marketing, et plus particulièrement à regrouper, organiser et distribuer ces ressources afin de mettre fin aux chaînes d’e-mails compliquées et confuses.
Cet outil est également doté d’une fonction d’analyse de l’engagement, qui permet aux gestionnaires de projet de savoir qui a consulté des documents spécifiques. En d’autres termes, il s’agit d’un moyen efficace d’impliquer l’équipe et de renforcer la collaboration sur les documents.
Caractéristiques principales :
- Modèles personnalisables
- Indexation des documents
- Recherche en texte intégral
- Éditeur de texte
Pour
- Son contenu peut être personnalisé.
- Ses images et autres documents conservent leur qualité.
- Les utilisateurs peuvent distribuer des contenus finis sur cette plateforme.
- Cela réduit le va-et-vient.
Cons
- Il manque de plugins.
- Il offre des vues limitées.
Dexter
Dexter aide les chefs de projet et les équipes techniques à organiser efficacement leurs divers éléments de documentation technique en un seul endroit. Il permet donc aux utilisateurs de créer, d’organiser et de publier la documentation d’un projet.
Bien que cet outil ressemble à Atlassian, il offre des modèles plus riches, et les utilisateurs pensent que l’éditeur est attrayant et simple à utiliser. En outre, ses versions historiques et ses commentaires d’équipe facilitent la collaboration.
Caractéristiques principales :
- Sa fonctionnalité de recherche est puissante.
- Ses outils de structuration du contenu rendent les documents fonctionnels.
- Il propose des options de serveurs privés et de serveurs en nuage.
Pour
- Ses documents sont adaptés au référencement après leur publication pour l’indexation.
- Sa personnalisation est adaptée à l’image de marque.
- Ses options de tarification sont simples et claires.
Cons
- Il est un peu moins robuste que les options plus établies.
Que sont les outils de collaboration documentaire (et pourquoi les utiliser) ?
Le terme “outils de collaboration documentaire” désigne tout logiciel qui aide les chefs de projet à encourager une coopération étroite sur des documents de toute forme et de toute taille. Ces outils doivent offrir des fonctionnalités clés qui aident les équipes à collaborer et à améliorer les résultats finaux de leurs garanties.
Ces outils peuvent être utiles dans un large éventail de domaines. Voici un aperçu de quelques-uns des principaux exemples.
Stockage et partage de documents
Chaque partie prenante (interne et externe) de votre projet doit pouvoir accéder au bon document au bon moment. Avec autant de versions de travail et de plateformes différentes, le stockage et le partage des documents peuvent s’avérer complexes.
Il pourrait être vraiment utile d’utiliser un outil de collaboration documentaire qui stocke et partage vos documents. Ces outils offrent un espace centralisé qui gère les permissions et donne à chacun l’accès dont il a besoin pour travailler efficacement.
Contrôle des versions et collaboration en temps réel
Trop souvent, les parties prenantes internes et externes perdent leur temps en travaillant sur un document obsolète. Non seulement cette situation est frustrante et coûteuse, mais elle est aussi démoralisante et peut avoir un impact sur la motivation de votre équipe.
Une série d’outils ont vu le jour pour aider les équipes et les professionnels de la création à suivre efficacement les différentes versions de leurs documents et à collaborer en temps réel. Cette diversité permet de réduire la complexité et la confusion tout en favorisant une collaboration plus étroite entre les membres de votre équipe.
Examen des documents
De nombreux projets s’effondrent au cours du processus d’examen et d’approbation. Les parties prenantes, tant internes qu’externes, trouvent difficile d’accéder à la dernière version et de laisser des commentaires précis. Ce processus est déroutant, et sa mise en œuvre prend beaucoup de temps. De plus, cela demande beaucoup de va-et-vient.
Les plates-formes de révision et d’approbation comme Filestage permettent de recueillir facilement des commentaires précis et contextuels de toutes les parties prenantes (internes et externes). Cette fonction renforce la responsabilité, accélère les choses et améliore le résultat final de votre projet.
Conclusion
Une meilleure collaboration en matière de documents n’est qu’à une application près. Nous espérons que ce tour d’horizon des meilleurs outils de collaboration documentaire vous a apporté les connaissances dont vous avez besoin pour rationaliser vos processus et obtenir de meilleurs résultats.
Vous n’avez pas trouvé ce que vous cherchiez ? N’hésitez pas à lire notre article complet sur tous les types d’outils de collaboration.
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