Liste de contrôle facile à utiliser pour l’accueil des nouveaux clients

Le processus d’accueil du client est l’occasion idéale de laisser une première impression positive. Le processus est plein de promesses, et si vous le gérez comme un pro, vous jetterez les bases d’une relation productive et durable. Voici une analyse approfondie du processus d’accueil des clients, accompagnée d’une liste de contrôle gratuite et facile à utiliser qui vous garantira le succès.

Qu’est-ce que l’intégration des clients (et pourquoi est-elle si importante) ?

L’intégration du client est le processus qui consiste à accueillir un nouveau client, à créer les bases du succès et à établir les modalités spécifiques de votre collaboration.

Un excellent processus d’accueil des clients est important car il peut vous aider :

  • Améliorer le taux de rétention des nouveaux clients.
  • Assurer le respect des obligations légales.
  • Rendez vos clients heureux et confortables.
  • Réduire les risques de dérapage.
  • Travaillez plus efficacement avec votre client.

Le processus d’intégration est également une occasion importante pour vous de faire une première impression positive et de démontrer la fluidité et la productivité de votre relation. Voici un aperçu des objectifs que vous devriez essayer d’atteindre au cours de votre processus d’accueil des clients.

Présentez votre entreprise et votre équipe.

Votre nouveau client est déjà passé par votre entonnoir de vente. Mais vous avez maintenant l’occasion d’ajouter une touche personnelle et de créer une relation plus étroite.

Répondez aux questions et aux préoccupations.

Le processus d’intégration donne à votre client l’occasion de soulever tout ce qui le préoccupe ou le trouble.

Acquérir des informations.

Vous devez comprendre votre nouveau client autant que possible. Par exemple, vous voudrez comprendre ses objectifs, ses motivations, ses attentes et ses méthodes de travail préférées.

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La base de votre onboarding : Le questionnaire d’accueil des clients

Le processus d’accueil des clients est une grande opportunité pour un chef de projet. Pour être sûr de ne manquer aucune information importante qui pourrait vous aider plus tard, vous devez saisir cette opportunité à deux mains.

Le questionnaire d’accueil d’un client peut vous aider à vous assurer que vous vous appliquez pleinement dans les domaines suivants :

  • Faites une bonne impression à votre client.
  • Comprendre plus complètement la philosophie de votre client.
  • Recueillir des informations importantes et pratiques.
  • Mieux comprendre vos objectifs.
  • Établissez des paramètres quantifiables.
  • Partagez les spécificités du logiciel.
  • Gagnez des parrainages.

Voici un aperçu des questions exactes que vous devriez poser à votre client dans un questionnaire d’accueil.

Informations pratiques

Tout d’abord, vous aurez besoin de quelques informations importantes et pratiques de la part de votre nouveau client. Vous devrez également recueillir des informations essentielles telles que les données de facturation, les numéros de téléphone, les heures de bureau, etc. Assurez-vous que vous stockez toutes ces informations dans le logiciel de votre agence de marketing.

En réglant ces informations pratiques le plus tôt possible, vous pouvez jeter les bases d’une collaboration sans faille, ce qui vous évitera l’embarras de devoir demander des informations clés plus tard !

Profils du personnel

Si vous voulez réussir à créer des liens étroits avec votre client et son équipe, vous devez comprendre avec qui vous travaillez. Vous devez prévoir un espace suffisant dans votre questionnaire pour cette possibilité.

Vous pouvez également y exprimer votre personnalité. Si vous le jugez opportun, donnez du caractère et de l’intérêt à votre questionnaire. Vous pourrez alors créer une relation plus personnelle.

Philosophie et approche

Vous pourriez comprendre les spécificités de votre collaboration. Mais comprenez-vous vraiment la façon dont votre client aime travailler ? Le processus d’intégration vous donne une excellente occasion de montrer votre intérêt pour votre client. Vous pouvez rendre cette section de votre questionnaire en incluant des déclarations de désaccord/accord qui la rendront interactive et charmante.

Désirs et objectifs

Si vous voulez être à la hauteur en tant que chef de projet, vous devez avoir une compréhension très claire des besoins spécifiques de votre client. Vous devez donc utiliser le questionnaire comme un moyen de demander à votre client ce qu’il espère obtenir exactement.

Vous devez également savoir comment vos clients mesurent le succès. Vous devez donc comprendre les paramètres qu’ils utilisent et découvrir comment vous pouvez les aider à atteindre leurs objectifs.

Spécificités du logiciel

Votre questionnaire vous donne l’occasion de recueillir des informations importantes sur votre nouveau client et sur sa configuration logicielle. Vous devez donc comprendre les outils qu’il utilise et recueillir toutes les informations d’accès dont vous avez besoin.

Cette étape vous aidera à éviter la confusion et l’inefficacité à l’avenir. En demandant ces informations dès maintenant, vous montrerez à vos clients que vous êtes prévoyant et planificateur, ce qui est un excellent moyen de les impressionner et de les séduire !

Lorsqu’il s’agit de livrer votre outil, de nombreuses options s’offrent à vous. Vous pouvez soit utiliser un outil spécialisé, soit profiter d’un outil gratuit tel que Google Suite. Mais veillez à personnaliser votre questionnaire et à vous assurer qu’il est sécurisé.

Liste de contrôle de l’intégration des clients pour les agences de marketing et de publicité

Si le questionnaire d’accueil du client n’est qu’une partie du processus d’accueil du client, vous devez également disposer d’une liste de contrôle détaillée et complète, afin de vous assurer que votre processus se déroule sans faille. .

Voici un aperçu des huit étapes à suivre pour intégrer efficacement un nouveau client.

Préciser les détails

La première étape d’un processus d’accueil réussi consiste à s’assurer que tous les détails du processus de vente ont été soigneusement réglés. Cette tactique peut vous aider à éviter tout obstacle ou mal de tête potentiel lorsque vous commencez à collaborer avec votre nouveau client.

Voici un aperçu des éléments essentiels dont vous devrez vous occuper :

  • Vous devez vous assurer que votre proposition a été correctement acceptée et approuvée au sein de l’entreprise de votre client.
  • Tous les contrats doivent être correctement signés par les bonnes personnes et stockés dans les endroits appropriés.
  • Votre service financier doit confirmer et traiter tous vos paiements initiaux.

Ce protocole nécessite la collaboration de diverses parties prenantes au sein de votre entreprise. L’idéal est donc de suivre un processus établi.

Adaptez votre questionnaire

Vous devez adapter votre questionnaire en fonction des besoins. Par exemple, vous devez vous assurer que vous obtenez les bonnes informations pour chaque client spécifique, et vous devez confirmer que tout est pratique et a du sens.

Après avoir confirmé le contenu du questionnaire, vous devez lancer le processus d’envoi. Tout d’abord, vous devez vous assurer que vous utilisez la méthode de livraison la plus efficace et que vous l’envoyez à la bonne partie prenante. Vous devez également réfléchir à la manière dont vous allez stocker et utiliser les informations recueillies.

Élaborer une stratégie en fonction des réponses

Après avoir reçu votre questionnaire rempli, il est temps d’interpréter les informations que vous avez recueillies et de réfléchir à la manière dont vous allez les utiliser.

Examinez les informations clés que vous avez reçues et agissez en conséquence. Les actions que vous entreprenez peuvent ressembler à cette liste :

Informations pratiques

  • Assurez-vous que le CRM est constamment mis à jour.
  • Envoyez les informations de facturation au service financier.

Profils du personnel

  • Mettre à jour les calendriers et les listes de contacts appropriés.
  • Créez des comptes pertinents sur diverses plateformes.

Philosophie et approche

  • Construisez une image de votre client qui guidera votre conversation et votre approche.
  • Comprenez le fonctionnement de vos deux équipes.
  • Identifier les risques et les opportunités.

Désirs et objectifs

  • Prenez note des objectifs quantifiables.
  • Mettez en place des systèmes de suivi.
  • Évaluez si les objectifs correspondent.

Spécificités du logiciel

  • Créez des comptes pertinents.
  • Connectez-vous aux plateformes.
  • Confirmez la fonctionnalité.

Lancer le projet en interne

Maintenant que vous avez une meilleure compréhension du client et de ses besoins, il est temps de lancer le projet en interne et de mettre en place les différents éléments. Ce processus se déroule dans les coulisses. Pour votre client, le résultat est un processus d’intégration sans faille.

Pour lancer le projet en interne, vous devrez :

Affecter le client

La forme de ce processus varie d’une agence à l’autre. Il est important que le client soit confié au chef de projet le plus approprié et que chaque membre de l’équipe comprenne ses responsabilités.

Les meilleures agences sont capables d’utiliser un logiciel de gestion de projet sophistiqué qui permet de mesurer leurs capacités et de sauvegarder leurs données.

Lancer le flux de travail

Il est très important d’établir votre flux de travail avant d’organiser votre événement de lancement. Pour vous assurer que tout est prêt, vous devez faire appel à une liste de contrôle interne qui comprend :

  • Adresses électroniques
  • Comptes de logiciels de gestion de projets
  • Factures
  • Logiciel de révision et d’approbation

En prenant soin de tous ces détails, vous pouvez créer un nouveau flux de travail brillant qui vous permettra de prendre un bon départ avec vos nouveaux clients.

Coordonner en interne

Avant de lancer votre coup d’envoi, vous devez organiser une dernière réunion interne. Cette réunion vous donnera l’occasion de vous assurer que toutes les étapes ci-dessus ont été correctement effectuées et que toute considération spécifique a été prise en compte.

Organisez un coup d’envoi

Le grand moment est arrivé. Il est temps de coordonner le lancement de votre client et de lancer véritablement votre collaboration. Au cours de cette phase du processus d’intégration, vous souhaitez atteindre quelques objectifs importants.

Créer des liens

Vous avez maintenant la possibilité de faire des présentations. Vous pourrez alors nouer les liens naissants qui, espérons-le, se transformeront en partenariats importants. Vous devez vous assurer que tout le monde est présent, et qu’ils ont le temps de se présenter efficacement.

Les agences ne devraient vraiment pas négliger cette étape. Au lieu de vous précipiter sur les poignées de main, profitez-en pour faire des présentations humaines et percutantes.

Décrire le plan (et vos objectifs)

Une fois les plaisanteries terminées, il est temps de discuter de la manière dont votre relation va évoluer, et de ce à quoi ressemble le plan. Pour que cette conversation soit aussi productive que possible, vous devez vous appuyer sur les informations contenues dans notre questionnaire.

Vous devez également discuter de vos différents objectifs et des moyens spécifiques que vous allez utiliser pour évaluer vos progrès. Vous devez vous mettre d’accord sur la forme que prend ce processus, ainsi que sur les types de mises à jour que votre client attend de vous.

À ce stade, vous voudrez également passer en revue les documents clés que vous avez créés, qui peuvent inclure.. :

Définissez vos prochaines étapes

Maintenant que vous avez défini votre feuille de route générale, il est temps de parler des détails et des prochaines actions. Peut-être pouvez-vous discuter organiquement de ces prochaines étapes lors d’une conversation régulière.

C’est une bonne idée de laisser la conversation sur une note positive. Cette tactique vous aide à créer un sentiment d’élan et de progrès dès le départ !

Envoyez votre colis de bienvenue

Après l’appel, vous devez envoyer un paquet de bienvenue à votre nouveau client. Ce paquet peut comprendre tous les modèles de gestion de projet que vous avez créés ainsi qu’une feuille de route contenant des informations importantes et pratiques.

Si vous souhaitez créer un lien encore plus profond avec votre nouveau client, vous pouvez également lui envoyer une lettre (ou un courriel) de bienvenue et des documents de marque. Ce sentiment pourrait considérablement vous aider à fidéliser votre client et à créer une relation positive.

Effectuez des contrôles réguliers

Vous devez considérer le processus d’accueil des clients comme un suivi permanent de ces derniers. Cette attitude vous met dans un état d’esprit qui consiste à toujours adapter votre travail à vos clients. Il est important de prendre régulièrement contact avec votre client et de vous assurer que tout se passe bien.

Ces contrôles réguliers vous donnent également l’occasion de détecter toute erreur, afin de vous assurer que tout le monde est satisfait. Au cours de ces réunions de contrôle, vous devez discuter des concepts clés, tels que :

Affinez votre processus

La dernière étape du processus d’accueil des clients consiste à tirer les leçons de toutes vos expériences. Vous devez prendre des notes tout au long du processus et prêter attention à tous les points que vous pouvez améliorer.

Pour que votre processus soit aussi efficace et efficient que possible, il convient d’agir sur ces points. Si vous pouvez tirer des enseignements de chacune de vos expériences distinctes d’accueil, vous allez inévitablement améliorer et créer un processus solide.

Modèle de liste de contrôle pour l’accueil des clients

Il est important de créer votre propre liste de contrôle pour l’accueil des clients et de l’adapter en conséquence. N’hésitez pas à utiliser la liste de contrôle que nous avons présentée ci-dessus pour vous assurer que vous pouvez créer une liste de contrôle d’accueil des clients.

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Get the Client Onboarding Checklist

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Vous pouvez même télécharger notre modèle gratuit de liste de contrôle pour l’accueil des clients. Ce modèle vous permet d’apporter facilement des modifications et des ajustements si nécessaire. Vous pouvez ensuite modifier l’image de marque dans le modèle, afin qu’elle corresponde à votre agence.

Nous espérons que notre modèle gratuit vous plaira. N’hésitez pas à le télécharger ici. Nous sommes convaincus qu’il peut apporter de la valeur à votre agence !

Conclusion

Le processus d’accueil des clients aura un impact important sur votre taux de fidélisation. Nous espérons que cet examen approfondi du processus vous aidera à maximiser la valeur possible de votre travail et à renforcer vos relations avec vos clients. Pour découvrir comment vous pouvez améliorer vos relations en utilisant le bon logiciel de révision et d’approbation, découvrez Filestage dès aujourd’hui.

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