50+ modèles GRATUITS de gestion de projet pour vos projets créatifs en 2020

Le célèbre auteur et fondateur du magazine SUCCESS, Orison Swett Marden, a dit un jour : « Un bon système raccourcit la route vers le but. » Il ne pouvait pas avoir plus raison, surtout dans le monde complexe de la gestion de projet. La réussite de tout projet dépend de l’organisation et de la préparation que vous y mettez. Toutefois, grâce à la multitude de modèles de gestion de projet disponibles en ligne, vous n’avez pas besoin de réinventer la roue. Les petits projets peuvent être gérés intelligemment à l’aide de quelques modèles bien choisis, tandis que les projets de grande envergure peuvent nécessiter une série de modèles suffisamment robustes pour couvrir tous les aspects du projet à long terme.

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1. Charte du projet

La base de toute documentation de gestion de projet se trouve dans la charte de projet, un document qui définit clairement le but et les objectifs du projet, sa portée, les rôles et responsabilités de toutes les parties prenantes, ainsi que d’autres éléments essentiels. Une charte de projet bien établie et complète permettra de s’assurer qu’aucune question de haut niveau ne reste sans réponse. La charte de projet sert de document de référence pendant toute la durée du processus de gestion du projet, de sorte que toutes les personnes impliquées puissent accéder aux éléments d’information essentiels nécessaires pour maintenir le projet sur la bonne voie, tels que les contraintes du projet, les autorités, les chiffres budgétaires de haut niveau, les risques et les justifications pour entreprendre le projet en premier lieu.

Modèles de charte de projet

Modèle de charte de projet par Filestage

simple project charter template Filestage Ce modèle gratuit de charte de projet de Filestage conserve toutes les informations essentielles dans une feuille de calcul simple. Les sections comprennent des informations générales sur le projet, les rôles et les responsabilités, les résultats du projet, les contraintes, les risques et les plans d’urgence, le calendrier des produits livrables, les méthodologies et les ressources du projet, et les coordonnées de toutes les parties concernées. Chaque section comprend des possibilités d’extension pour des entrées et des notes supplémentaires.

Modèle de charte de projet par Excellence In Financial Management

easy to use project charter template Sur son site Web, Excellence in Financial Management, Matt Evans fournit un modèle de charte de projet Excel gratuit. Ce modèle particulier est rempli d’exemples, une caractéristique particulièrement utile pour les personnes qui découvrent la gestion de projet. Les en-têtes de base comprennent tout ce que l’on peut attendre d’un modèle de charte de projet et un peu plus.

Modèle de charte de projet par l’Université Memorial

two-page project charter template Ce site charte de projet de deux pages Le modèle fourni par l’Université Memorial a une apparence beaucoup plus douce tout en contenant des sections pour saisir les informations essentielles relatives à votre projet. Les points de contact pertinents sont énumérés en premier, suivis du besoin exprimé (justification du projet), de la description du projet et du budget. Toutes les autres informations pertinentes suivent.

2. Plan du projet

Un plan de projet est lié à une charte de projet, mais de manière beaucoup plus détaillée. Là où les chartes de projet s’arrêtent, les plans de projet commencent. Un plan de projet bien conçu prend en compte tous les détails conceptuels du projet avant de commencer l’exécution proprement dite. Un plan de projet est votre outil pour réfléchir au projet du début à la fin. lafin du projet, en tenant compte de tous les facteurs et parties prenantes, tels que les étapes, et les étapes au sein des étapes, nécessaires pour atteindre l’objectif du projet, la programmation des tâches, l’attribution des responsabilités, la formulation de protocoles au sein de chaque étape du projet, les mesures de contrôle de la qualité, l’estimation complète des coûts et l’évaluation des risques phase par phase.

Modèles de plan de projet

Modèle de plan de projet par Filestage

modèle de plan de projet Le plan de projet basé sur les documents de Filestage a utilisé différentes couleurs pour indiquer les différentes sections clés nécessaires à un plan de projet efficace. Les champs sont remplis par les réponses aux questions clés destinées à orienter vers les éléments essentiels de chaque catégorie. Par exemple, la question principale de la section « Planification des tâches » est « Quelles sont les phases, les tâches et les sous-tâches ? ».

Modèle de plan de projet par ProjectManager

simple project plan template Ce modèle de plan de projet de neuf pages est un choix approprié pour la planification de projets complexes. La table des matières figure sur la deuxième page, après la partie du plan de projet consacrée au contrôle des documents. Le contrôle des documents permet d’établir une chaîne de contrôle entre le propriétaire du document et les personnes chargées de l’approuver, de sorte que toutes les cases appropriées puissent être cochées avant la mise en œuvre du plan.

Modèle de plan de projet par Atlassian

straightforward project plan Un modèle simple et modèle de plan de projet simple et direct fourni par Confluence fournit tous les composants primaires, les plus nécessaires. Il s’agit d’un modèle approprié pour les petits projets ou les projets individuels ne nécessitant pas une quantité énorme de détails. Le document identifie d’abord les membres de l’équipe, puis définit l’espace du problème, l’hypothèse et les informations de base pertinentes.

3. Portée du projet

Les limites du projet sont délimitées dans la portée du projet, une déclaration qui définit les inclusions et les exclusions de la portée, ou en d’autres termes, ce qui va se passer et ce qui ne peut pas se passer. Dans le processus d’utilisation d’un modèle pour déterminer la portée, la forme des limites du projet commencera à se former à mesure que la portée deviendra plus spécifique. Un bon modèle vous aidera à rendre votre champ d’action spécifique et mesurable. Les parties prenantes du projet doivent disposer d’une mesure tangible pour déterminer ce qui est dans ou hors du champ d’application. Une fois que vous avez identifié et défini avec précision la portée du projet, celui-ci est prêt à être approuvé ou révisé.

Modèles de portée de projet

Modèle de portée de projet par MyPM

scope statement template Le modèle de déclaration de portée fournie par MyPM identifie les limites du projet et laisse de la place pour d’autres détails. Ce modèle est un excellent choix pour les gestionnaires qui ne voient pas la nécessité d’une série complète de documents de gestion de projet et préfèrent que certains soient regroupés dans des éléments à double usage.

Modèle de portée de projet par NHS Education

organization-specific project scope template Ce modèle de NHS Education illustre un bon exemple de modèle de portée de projet spécifique à une organisation. Chaque catégorie est accompagnée d’une explication et d’indications sur le type d’informations à fournir. Ce type de modèle est le plus approprié pour un projet à faible risque et de nature plus conceptuelle.

Modèle de portée de projet par l’État du Colorado

project scope template Ce dossier complet paquet de sept pages sur la portée du projet fourni par l’État du Colorado, avec sa table des matières, montre à quel point les champs d’application des projets peuvent devenir détaillés. Bien que toutes les informations de cet exemple particulier ne soient pas nécessaires dans la portée du projet, les informations supplémentaires facilitent la communication et le maintien des attentes.

4. Rapport sur l’état du projet

La clé de la communication pendant l’itération d’un projet est un rapport d’étape bien défini, mais pas encombré. A rapport d’état du projet est un document dynamique produit ou mis à jour régulièrement qui fournit des informations essentielles aux parties prenantes et maintient une communication fluide entre tous les membres de l’équipe. Un rapport sur l’état d’avancement du projet sert d’indicateur des progrès réalisés tout au long du projet, identifie les contretemps en cours de route et évite les étapes manquées grâce à une documentation claire et actualisée. C’est l’un des meilleurs moyens de responsabiliser toutes les parties concernées. Un état d’avancement du projet bien rédigé révèle des informations utiles tout en évitant les détails superflus et non pertinents. Les éléments suivants modèles de rapport de projet vous aideront à démarrer.

Modèles de rapport d’état de projet

Modèle de rapport sur l’état d’avancement d’un projet par le département californien de la technologie

status report template Le site modèle de rapport de situation complet créé par le ministère californien de la technologie, examine chaque élément permettant de déterminer si un projet particulier est sur la bonne voie. Il pose des questions essentielles telles que « Le projet est-il en bonne voie pour atteindre les objectifs dans les délais approuvés », tout en fournissant des tableaux de données à compléter avec des informations complémentaires pertinentes.

Modèle de rapport d’étape de projet par le Réseau local d’intégration des services de santé de l’Ontario

project status report template Un modèle de rapport d’avancement de projet concis, mais détaillé modèle de rapport d’état de projet fourni par le Réseau local d’intégration des services de santé de l’Ontario met en évidence les informations les plus essentielles pour se faire une idée concrète de l’état d’avancement du projet. Ce modèle facile à utiliser commence par une estimation de l’avancement du projet selon un code de couleurs allant de « en bonne voie » à « pas encore commencé ».

Modèle de rapport d’état de projet par Microsoft

modèle de rapport de projet Ce site Modèle de rapport d’état de projet Microsoft Office utilise la couleur et l’ombre pour mettre rapidement en évidence les éléments essentiels du projet concernant l’état d’avancement dans des domaines tels que l’aperçu du projet, l’aperçu du budget et l’historique des risques et des problèmes. Une bonne option pour les petites entreprises avec des projets à petite échelle, ce modèle est propre et direct.

5. Proposition de projet

Souvent, votre projet nécessite l’approbation ou le parrainage, financier ou autre, des parties prenantes. Informer correctement les participants clés de votre projet potentiel et leur fournir toutes les informations nécessaires pour prendre une décision intelligente concernant l’approbation, une proposition de projet est nécessaire . Une proposition de projet se présente généralement sous la forme d’un document ou d’un format pdf avec une table des matières énumérant toutes les sections incluses. Une proposition de projet typique se compose d’éléments discutant des exigences, de la portée, du budget et de toute autre information pertinente nécessaire aux parties prenantes pour décider du projet. Les propositions peuvent être aussi courtes qu’une ou deux pages ou aussi longues que des centaines de pages.

Modèles de proposition de projet

Modèle de proposition de projet par Slidebean

project proposal template Une proposition de projet peut être une vue d’ensemble de haut niveau, composée de quelques pages, telles que celle-ci de Slidebean, ou encore un plan détaillé de 50 pages expliquant exactement comment vous allez procéder pour un projet proposé. Votre environnement opérationnel et vos parties prenantes détermineront la profondeur de la proposition. Cependant, plus il est détaillé, plus il peut servir de point de référence commun pour tous.

Modèle de proposition de projet par Proposify

proposal template Certains modèles sont à la fois très soignés et incroyablement détaillés. Grâce à des logiciels de présentation conviviaux, il est possible de télécharger une multitude de modèles élégants. Assurez-vous simplement que le contenu que vous saisissez correspond à la sophistication du style. Cette proposition a des lignes épurées et beaucoup d’espace pour tous les détails de votre proposition.

Modèle de proposition de projet par la Banque mondiale

simple project plan template Ce modèle simple est un exemple de ce à quoi ressemblent la plupart des propositions de projet des agences gouvernementales ou autres institutions publiques. Ils ne sont pas aussi clinquants que d’autres qui s’appuient fortement sur le marketing, mais ils sont facilement extensibles pour s’adapter à l’ampleur des informations que vous devez intégrer dans la proposition.

6. Horaire de travail

Un calendrier de travail est un pas de plus dans les méandres de la gestion de projet. L’utilisation d’un modèle de calendrier de travail vous permet de planifier les détails de comment et quand les membres de l’équipe accomplissent le travail sur le projet. Il vous permet de visualiser le flux de production tout en mettant en perspective le coût de la main-d’œuvre accumulée. Un horaire de travail ciblé est un horaire adapté à votre environnement opérationnel, qu’il s’agisse d’un travail en équipe, d’un travail axé sur les tâches, de périodes traditionnelles de 9 à 5 ou d’un travail à temps partiel. Il peut également être réglé avec précision pour permettre aux membres de l’équipe affectés à plusieurs projets de définir quand ils doivent consacrer du temps à ce projet spécifique.

Modèles d’horaires de travail

Modèle d’horaire de travail par WhenIWork

blank Les modèles d’horaires de travail sont rapides et faciles à manipuler en fonction de vos besoins exacts. Les employés peuvent saisir les heures en fonction du projet sur lequel ils travaillent. Le temps peut même être ventilé par tâches au sein d’un projet. Celui-ci de WhenIWork fournit les coûts de main-d’œuvre associés aux heures travaillées et au nombre total d’heures pour la semaine.

Modèle de plan de travail par ProjectManager

simple work schedule template Les modèles de plan de travail ne doivent pas être compliqués, tant qu’ils contiennent les informations dont vous avez besoin. Celui-là par ProjectManager fournit des champs pour le nom de l’employé et la tâche, avec un espace pour remplir les heures travaillées sur une tâche particulière chaque jour de la semaine. Les heures sont totalisées à la fin.

Modèle d’horaire de travail par Homebase

schedule template De nombreux programmes de travail standard peuvent être facilement convertis en un modèle de programme de travail basé sur un projet en changeant simplement quelques titres de champs. Dans ce modèle de plan de travail de Homebase, en remplaçant des champs tels que l’équipe par le projet ou le poste par la tâche, vous donne toutes les informations dont vous avez besoin sur une base hebdomadaire.

7. Structure de répartition du travail

Avant de pouvoir définir les subtilités du calendrier de travail de votre équipe, vous devez élaborer la structure de répartition du travail. La structure de répartition du travail est un processus par lequel l’ensemble du projet est séparé en niveaux descendants de produits livrables définis par des tâches, des sous-tâches, des actions, etc. Il s’agit d’un document hiérarchique, où le projet global figure en haut de la liste, suivi d’une structure arborescente qui se ramifie en sections de produits, de données, de services ou de combinaisons, chacune ayant sa propre liste de produits à livrer. Les structures de répartition des tâches permettent de déterminer les moyens d’atteindre l’objectif global du projet tout en délimitant les domaines de responsabilité spécifiques pour chaque élément livrable.

Modèles de structure de répartition du travail

Modèle de structure de répartition du travail par Creately

work breakdown structure template Comme vous pouvez le voir dans cet exemple Les modèles de structure de répartition du travail sont hautement personnalisés en fonction des tâches à accomplir et de la complexité du projet. Ils peuvent ressembler à de simples arbres avec seulement quelques branches ou à des arbres plus complexes qui occupent toute la page. Organisez votre structure de répartition du travail de la manière qui vous semble la plus appropriée.

Modèle de structure de répartition du travail par Mindjet

work breakdown structure Ce modèle de Mindjet est un exemple de la créativité que vous pouvez mettre dans une structure de répartition du travail. Ce modèle animé se développe selon vos besoins afin que vous puissiez examiner en détail chaque niveau de la répartition des tâches. Des icônes sont utilisées dans chaque branche pour indiquer certaines caractéristiques de la répartition du travail.

Modèle de structure de répartition du travail par Waterloo

work breakdown structure example Ce site modèle de structure de répartition du travail de style document fournit des informations de base sur le projet avant de se plonger dans le tableau de ventilation traditionnel. Il comprend également un dictionnaire de la répartition des tâches, afin que toutes les parties prenantes puissent interpréter les données d’un point de vue identique ou similaire. Le tableau lui-même est simple et s’appuie sur le dictionnaire pour une interprétation plus approfondie.

8. Feuilles de temps

L’enregistrement précis et complet du temps passé sur des éléments spécifiques du projet est l’une des composantes essentielles du calcul du coût réel du projet. Alors que les cartes de pointage ou les systèmes de saisie du temps traditionnels permettent aux employés de pointer à l’entrée et à la sortie du travail, les feuilles de temps pour les projets permettent à chaque membre de l’équipe de ventiler son travail par projet, voire par tâche et sous-tâche au sein d’un projet. Le fait de disposer de ce type de transparence en matière de travail permet aux chefs de projet d’évaluer avec précision s’ils répartissent le temps de manière efficace ou non. Cela leur permet également d’avoir une idée claire de leur situation en termes de budget global pour la main-d’œuvre.

Modèles de feuilles de temps

Modèle de feuille de temps par Hubstaff

simple timesheet template Toute personne ayant accès à Google Docs ou pouvant télécharger un PDF peut utiliser cette simple feuille de temps modèle de Hubstaff. Il fait bien son travail en décomposant la journée d’un membre de l’équipe par tâche ou par projet, ce qui vous permet d’avoir une idée précise de la quantité de travail qui y est consacrée.

Modèle de feuille de temps par Vertex42

timesheet template Ce modèle de feuille de temps de Vertex42 est l’équivalent mensuel du modèle fourni par Hubstaff avec quelques détails supplémentaires. Les employés peuvent saisir des projets ou des tâches avec des codes associés et suivre chaque partie de leur journée par tranches d’une heure ou d’un quart d’heure, et ce jusqu’à un mois à la fois. Cette feuille de calcul Excel peut être personnalisée pour vos besoins spécifiques.

Modèle de feuille de temps par Orangescrum

timeline template Ce modèle de feuille de temps d’Orangescrum permet à l’utilisateur de saisir à la fois le projet et la tâche. Pour les membres d’une équipe impliqués dans de multiples projets et tâches à un moment donné, ce modèle de feuille de temps est un excellent moyen de garder la nature chaotique de ce type de travail organisé en termes d’heures travaillées.

9. Plan de communication

L’un des principaux obstacles à une gestion de projet efficace est la mauvaise communication. La mise en place d’un plan de communication clairement défini garantit l’existence de lignes directrices et d’attentes précises concernant la manière, le moment et les destinataires des communications des membres de l’équipe en fonction de la tâche ou du besoin. Les plans de communication sont des efforts de collaboration qui impliquent toutes les parties prenantes. Vous devrez définir l’objectif du plan de communication, identifier les rôles des personnes impliquées telles que le chef de projet, les sponsors du projet ou les membres de l’équipe, désigner la principale méthode de communication et détailler les réunions nécessaires, quand elles seront nécessaires et quels membres de l’équipe devront être impliqués.

Modèles de plans de communication

Modèle de plan de communication par les CDC

communication plan template Le CDC fournit l’un des modèles de communication les plus modèles de communication les plus complets avec une table des matières et l’historique des versions. Ce type de plan de communication permet de fournir des informations très détaillées sur les réunions, les rapports et les communications régulières, ainsi que sur les autres types de communication nécessaires à la réussite à long terme du projet.

Modèle de plan de communication par Coschedule

communication plan Les plans de communication peuvent également être tournés vers l’extérieur, et parler en termes de sensibilisation des parties prenantes, quel que soit leur nombre. Ce plan particulier est présenté en format .ppt, en consacrant une diapositive par thème. Si votre projet comporte une composante externe qui est un élément clé de votre projet, envisagez d’intégrer deux plans de communication et différenciez-les de manière appropriée.

Modèle de plan de communication par The Digital Project Manager

simple communication plan example Les plans de communication sont aussi spécifiques et uniques que votre projet. La méthode que vous choisirez pour communiquer, la fréquence de communication et la nature de la communication seront déterminées par l’ampleur du projet lui-même et les personnes investies dans le résultat. Ce modèle de Digital Project Manager énumère les types de communication et la manière dont chaque type doit être mené.

10. Plan de gestion des risques

Si des surprises sont inévitables au cours d’un projet, les gestionnaires peuvent faire leur possible pour anticiper les problèmes potentiels grâce à un plan de gestion des risques. Un plan de gestion des risques identifie tous les risques prévisibles et analyse les impacts potentiels de ces risques. Sur la base de ces risques et de leur impact, les responsables détermineront et enregistreront le plan d’action prévu pour atténuer autant que possible ces événements inattendus. Les plans de gestion des risques doivent être des documents vivants qui sont réévalués régulièrement tout au long de la vie du projet. De nouveaux risques peuvent apparaître, qui n’avaient pas été identifiés auparavant et qui doivent être ajoutés au plan.

Modèles de plan de gestion des risques

Modèle de plan de gestion des risques par Meliora Partners

risk management template

Ce modèle a été créé pour les grandes organisations. En tant que tel, il est de nature formelle. En général, cependant, les plans de gestion des risques sont rédigés de manière plus formelle que certains autres documents de la boîte à outils de la gestion de projet. Ce modèle particulier ajoute aux informations textuelles des infographies pour une référence rapide à la gestion des risques.

Modèle de plan de gestion des risques par Creative Commons

risk management example

Ce modèle de plan de gestion des risques est rédigé avec un accent explicatif, de sorte qu’il ne reste aucun doute sur le fait que tous les risques possibles ont été évalués de manière adéquate. Le libellé est complet et précis, ce qui en fait un excellent choix pour les agences gouvernementales, les autres institutions publiques ou les organisations à but non lucratif.

Modèle de plan de gestion des risques par le gouvernement de Géorgie

formal risk management template Un autre exemple de la nature formelle des plans de gestion des risques, ce modèle du gouvernement géorgien décrit en détail chaque composante du processus de gestion des risques, notamment le processus, l’identification des risques, l’analyse des risques (analyse qualitative des risques et analyse quantitative des risques), etc. Vous devez évaluer les besoins de votre projet particulier.

11. Budget du projet

Le dépassement de budget est l’une des plus grandes menaces pour une gestion de projet réussie. Sans une idée claire de ce que chaque étape du projet devrait coûter, vos estimations et, plus important encore, les attentes des parties prenantes, risquent d’être tout à fait inexactes. Les budgets des projets comprennent des estimations détaillées des coûts pour chaque aspect du projet, du début à la fin. Il peut être ventilé par phase ou par tâche, mais doit comprendre les coûts de main-d’œuvre, les coûts d’exploitation, les frais généraux et les coûts des matériaux. Les budgets ne sont en aucun cas statiques. Ils peuvent être mis à jour au fur et à mesure de l’avancement du projet, pour autant que toutes les parties prenantes concernées soient tenues au courant ou soient impliquées dans les changements.

Modèles de budget de projet

Modèle de budget de projet par Corporate Finance Institute

project budget template Modèles de budget de projet peut s’enfoncer dans les méandres du financement de projets. Un modèle bien présenté est donc essentiel pour que toutes les données soient organisées et faciles à digérer. Ce modèle particulier du Corporate Finance Institute utilise un jeu de couleurs stratégique, des caractères gras et des ombres pour afficher clairement les données.

Modèle de budget de projet par CABHI

project budget Modèles de budget de projet peut être rempli d’informations détaillées et de rangées de chiffres, mais la conception et l’apparence du modèle peuvent varier considérablement en fonction de l’organisation, du projet et de l’objectif. Ce modèle particulier se concentre sur les besoins en dépenses des équipes de cliniciens et de chercheurs, de sorte que les détails sont beaucoup plus explicites.

Modèle de budget de projet par Clicktime

project budget example Ce n’est pas parce que bon nombre de modèles de budget de projet sont détaillés dans leur conception que le vôtre doit l’être. Si votre budget est simple et que votre projet est de petite taille, essayez ce modèle pour la taille. Il fournit toutes les informations et les champs nécessaires pour renseigner les coûts associés à votre projet, du début à la fin.

12. Graphiques de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont des outils incroyablement utiles pour donner une référence visuelle rapide du calendrier du projet, et de la façon dont les tâches sont réparties en relations d’interdépendance. Les diagrammes de Gantt peuvent varier énormément en complexité et en apparence, mais les composants de base restent les mêmes. Les tâches sont généralement répertoriées sur un axe tandis que les intervalles de temps (définis par un chef de projet ou une équipe de projet) se trouvent généralement sur l’autre axe. Certaines tâches peuvent se chevaucher avec d’autres, tandis que d’autres ne peuvent pas être commencées avant que d’autres tâches spécifiques soient terminées. Cette disposition illustre une relation de dépendance entre le temps et les tâches assignées. Ils peuvent également être utilisés pour montrer l’achèvement prévu des tâches par rapport à l’achèvement réel des tâches.

Modèles de diagramme de Gantt

Modèle de diagramme de Gantt par Orangescrum

gantt chart template L’un des documents les plus attrayants visuellement utilisés dans la gestion de projet est le diagramme de Gantt. Ce tableau particulier est accompagné d’un tableau de tâches qui sert d’entrée pour la création du graphique. Les diagrammes de Gantt ne doivent cependant pas nécessairement être informatisés. Vous pouvez créer un diagramme de Gantt sur un tableau blanc si vous travaillez avec une petite équipe.

Modèle de diagramme de Gantt par mesure de la demande

simple gantt chart Comme la plupart des diagrammes de Gantt, ce graphique particulier créé par Demand Matric comporte un axe listant les tâches, et un autre axe listant les incréments de temps. Les tâches et les paliers sont entièrement à votre discrétion. Vous devrez également déterminer la durée (ou date de début et date de fin) de chaque tâche pour alimenter le graphique.

Modèle de diagramme de Gantt par Creately

gantt chart example Certains modèles de diagramme de Gantt comportent des détails supplémentaires qui peuvent être utiles au processus de gestion des tâches, comme la progression vers l’achèvement en plus de la durée totale. Ce modèle de Creately peut être consulté en ligne et manipulé en temps réel par tous les membres de l’équipe qui ont un accès de modification au modèle.

13. Registre des risques

Un registre des risques ou « journal des risques » est un tableau qui documente tous les risques identifiés ainsi que leur probabilité, leur impact et leur effet tout au long du projet. Un plan de gestion des risques efficace s’appuie sur les éléments énumérés dans un registre des risques. Sans registre des risques, les risques d’événements inattendus sans réponse planifiée augmentent considérablement. Chaque risque identifié est numéroté. On lui donne ensuite une description et on lui attribue une catégorie. La cause, la probabilité, l’impact, la réponse proposée, le propriétaire et le statut sont d’autres champs qui peuvent être inclus dans un registre des risques. Au fur et à mesure de l’avancement du projet, de nouveaux risques peuvent être ajoutés au registre, tandis que le statut des risques actuels peut être modifié.

Modèles de registre des risques

Modèle de registre des risques par le département des transports, Minnesota

risk register template Les organisations qui utilisent un registre des risques ont généralement beaucoup de risques, à des degrés divers, à prendre en considération avant d’élaborer un plan de gestion des risques. Ce modèle du ministère des Transports du Minnesota fournit des instructions détaillées pour remplir les champs correspondants du registre des risques sur chaque onglet du tableur.

Modèle de registre des risques par Leading Agile

risk register examples Comme dans les modèles de budget de projet, l’utilisation de la couleur et un formatage créatif, comme on le voit dans cet exemple Les informations peuvent être mieux organisées et plus faciles à assimiler. Les projets plus importants et plus compliqués peuvent se retrouver avec des registres de risques très complexes. Mais plus il est complet, plus les risques potentiels ont de chances d’être atténués avec succès. Modèle de registre des risques par CDC simple risk register La plupart des modèles de registre des risques se présentent sous la forme de feuilles de calcul telles que celui du CDC en raison du volume et du détail des informations qui doivent être saisies. Il convient de donner à chaque risque une description juste suffisante ainsi qu’un codage approprié afin que chaque risque puisse être assimilé rapidement et atténué chaque fois que le besoin s’en fait sentir.

14. Dossier commercial

Une analyse de rentabilité est cruciale pour mettre un projet proposé entre les mains des décideurs. Lorsque des choix sont faits, ils doivent toujours être dans le meilleur intérêt de l’entreprise, compte tenu des ressources limitées. Votre argument pour justifier que votre projet est dans le meilleur intérêt de votre entreprise réside dans la solidité de votre analyse de rentabilité. Les analyses de rentabilisation sont très adaptables à l’environnement dans lequel vous travaillez. Ils peuvent être longs et détaillés, ou courts et francs, selon le secteur d’activité, la taille du public et le besoin de détails. Mais il doit avoir un argument convaincant qui oblige un décideur à choisir votre projet plutôt qu’un concurrent.

Modèles d’analyse de rentabilisation

Modèle de dossier commercial par Filestage

modèle de dossier commercial L’analyse de rentabilité est l’un des éléments les plus cruciaux de toute documentation relative à la gestion de projet, car elle est le champion du projet. Comme Cet exemple d’analyse de rentabilité de Filestage montre que l’analyse de rentabilité est votre argument pour expliquer pourquoi votre organisation, avec ses ressources limitées, devrait allouer du temps, de l’argent et du matériel à votre projet.

Modèle de dossier commercial par CMS

blank Un exemple plus traditionnel d’analyse de rentabilité est fourni par CMS.gov. Ce dossier commercial de plusieurs pages est similaire en apparence à une proposition de projet ou à un plan de gestion des risques. Cependant, il est plus condensé et contient un langage qui tente de convaincre les parties prenantes que le projet particulier proposé vaut la peine de consacrer un temps et des ressources précieux et limités.

Modèle d’analyse de rentabilisation par le ministère de l’Infrastructure, Alberta, Canada

business case example Certains cas d’affaires organisationnels comme celui-ci sont assez longues en raison de plusieurs facteurs : la portée du projet proposé, le coût et la durée du projet, le nombre de parties prenantes impliquées et la taille de l’institution qui soumet l’analyse de rentabilité. Le temps et l’expérience au sein de votre organisation vous indiqueront dans quelle mesure votre analyse de rentabilité doit être détaillée ou concise.

15. Briefing créatif

Dans le monde de la publicité et des médias, un briefing créatif est le dictionnaire commun à deux sens dans lequel le client et l’entreprise créent ensemble une vision créative pour un produit ou une campagne. Il sert de feuille de route visuelle à l’équipe de projet, qui s’y réfère pour rester fidèle à la vision créative du client. Les briefs créatifs font généralement une à trois pages et soulignent tous les éléments essentiels du projet qui sont importants pour le client. Plus le briefing créatif est bien composé, plus le client a de chances d’être satisfait du produit final. Du point de vue du client, les exposés créatifs l’aident à prendre une décision sur l’orientation qu’il souhaite donner au projet en cours.

Modèles de dossiers créatifs

Modèle de dossier créatif par Filestage

modèle de briefing créatif Les briefs créatifs peuvent être organisés et présentés dans le format de votre choix, qu’il s’agisse d’un document Word, d’une présence en ligne dynamique ou d’une présentation Powerpoint. Dans cet exemple de briefing créatif de FilestageChaque aspect du briefing, comme le public cible, la position sur le marché, le ton de la voix, etc., a sa propre diapositive afin que l’agence de création et le client puissent se concentrer sur ces éléments.

Modèle de dossier créatif par Strategy Cube

creative brief example Les briefs créatifs peuvent être très détaillés comme celui de Strategy Cube en fonction du degré de visibilité mutuelle que votre équipe de projet souhaite partager avec le client. Plus votre vision collective est cohérente sur le papier, moins vous risquez de rencontrer des problèmes de communication ou de créativité avec votre client en cours de route.

Modèle de dossier créatif par Milanote

mandat créatif Ce modèle par Milanote est un moyen visuellement intriguant de présenter tous les aspects d’un dossier créatif bien ficelé. Elle met en valeur votre propre créativité tout en communiquant la vision et les besoins de votre client de manière multidimensionnelle. Les briefs créatifs peuvent être aussi réfléchis et originaux que l’est votre équipe de projet.

16. Objectifs SMART

SMART est un acronyme utilisé dans de nombreux contextes professionnels, y compris la gestion de projet, pour définir des objectifs. S comme spécifique. Les objectifs doivent être clairement énoncés, avec des détails précis et sans imprécision. M signifie mesurable. Les objectifs ne sont pas valables s’ils ne sont pas mesurables d’une manière ou d’une autre. Sinon, vous ne serez pas en mesure de savoir si vous les avez atteints. R signifie pertinent. Chaque objectif doit être directement lié à la portée du projet proposé et réaliste en termes de ressources disponibles. T signifie « limité dans le temps ». Tous les objectifs doivent être assortis d’un délai dans lequel ils doivent être réalisés.

Modèles d’objectifs SMART

Modèle d’objectifs SMART par Filestage

smart goals template Votre document sur les objectifs SMART n’a pas besoin d’être fantaisiste. Il n’est pas non plus nécessaire de répéter des informations figurant dans d’autres documents de gestion de projet. Les objectifs SMART sont des objectifs internes à votre équipe, auxquels vous pouvez vous référer comme point de référence pour rester sur la bonne voie et garder le cap (comme Filestage l’a fait avec ce modèle d’objectifs SMART).

Modèle d’objectifs SMART par l’Université de Cincinnati

smart goals example Les objectifs SMART sont utilisés dans de nombreux aspects en dehors de la gestion de projet, tels que cet exemple de gestion des performances de l’Université de Cincinnati. Modifiez la formulation, cependant, et vous obtiendrez un modèle parfait pour les objectifs ou les jalons énoncés dans le cadre de la gestion de projet.

Modèle d’objectifs SMART par UC Berkeley

des objectifs intelligents La façon dont l’information est représentée n’est pas aussi importante que la qualité des réponses aux questions de l’acronyme SMART. Comme on le voit dans ce modèle de l’UC Berkeley, chaque lettre de l’acronyme SMART a sa propre cellule dans laquelle figure une explication détaillée de l’objectif intelligent.

17. Étapes du projet

Jalons du projet sont les plus petits composants incrémentiels qui s’assemblent pour créer un projet complet. Une fois toutes les étapes franchies, le projet est terminé. Les jalons sont généralement progressifs par nature et donnent à tous les membres de l’équipe et aux parties prenantes une idée de l’avancement du projet. Les jalons diffèrent des tâches en ce qu’ils sont des points plus élevés, plus stratégiques, le long du parcours du projet, qui donnent un indicateur de l’avancement du projet. Les tâches et les éléments similaires sont des éléments plus quotidiens qui doivent être complétés pour passer à l’étape suivante. Un jalon est une représentation de la réussite, et est particulièrement utile pour rester sur la cible de projets plus importants et plus compliqués.

Modèles de jalons de projet

Modèle de jalon de projet par Mindtools

project milestones template Un modèle de jalon comme celui-ci permet aux gestionnaires de projet de définir des étapes claires qui peuvent être célébrées une fois atteintes tout au long du projet. Un projet sans jalons est possible, mais leur présence permet de maintenir la motivation des membres de l’équipe et de gérer de gros morceaux de travail en morceaux plus faciles à gérer.

Modèle de jalon de projet par EERE Energy

project milestone example Modèles de jalons peut être utilisé pour approfondir les livrables en identifiant non seulement le jalon et la phase de projet correspondante, mais aussi les tâches et sous-tâches qui relèvent de ces jalons. Les jalons peuvent être aussi descriptifs que nécessaire afin que toutes les parties prenantes aient une compréhension claire de ce qui est attendu dans le processus.

Modèle de jalon de projet par mesure de la demande

jalons du projet Modèles de jalons de projet comme celui-ci de la mesure de la demande peut également ressembler à un diagramme de Gantt. Cet exemple particulier identifie le jalon, son statut, les livrables attendus et la date prévue. Il fournit également une comparaison entre la date réelle et la date prévue pour aider à garder les jalons sur la bonne voie.

Conclusion

Que vous soyez une petite start-up de 10 personnes, un groupe à but non lucratif cherchant à lancer un nouveau projet, un grand ménage essayant d’organiser ses opérations, ou une entreprise en pleine croissance ayant besoin de solutions de gestion de projet robustes, tirer parti de certains, voire de nombreux modèles de gestion de projet en ligne peut rationaliser vos opérations, ouvrir la communication, et augmenter l’efficacité et la probabilité de réussite de vos projets. Réfléchissez aux éléments de gestion de projet qui sont les plus importants pour votre équipe. Il se peut que tous les formats de modèles, de l’analyse de rentabilité au registre des risques, en passant par la structure de répartition du travail, soient ce dont vous avez besoin pour faire prospérer votre projet. Peut-être que tout ce dont vous avez besoin est un diagramme de Gantt et un briefing créatif réfléchi. Quel que soit votre choix, utilisez-le pleinement pour maximiser votre avantage.

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