Un contenu de qualité nécessite souvent de nombreuses itérations. Mais la plupart du temps, la collaboration sur différents types de fichiers n’est pas aussi facile qu’elle le devrait. C’est alors que les outils d’annotation et de balisage entrent en jeu. Ils peuvent aider votre équipe à travailler directement ensemble sur le contenu et à obtenir des résultats étonnants sur chaque projet.
Mais il y a beaucoup de choix possibles. Cet article va donc examiner de plus près les principaux outils d’annotation en ligne existants. Nous avons classé les outils en fonction du type de fichier dont vous avez besoin pour les annotations.
Critiques des meilleurs outils d’annotation et de balisage en ligne
Vous êtes prêt à découvrir les meilleurs outils d’annotation et de balisage ? Voici un aperçu de la première catégorie.
Outils d’annotation et de balisage des PDF
L’humble PDF reste très populaire, et il existe donc de nombreux outils d’annotation de PDF. Voici un examen approfondi des meilleurs outils d’annotation de PDF pour vous.
1. Filestage
Filestage est un outil de gestion de projets créatifs qui facilite la collaboration sur les PDF, les vidéos, les graphiques et les projets de marketing en général.
Il offre aux chefs de projet un large éventail de fonctions d’annotation des PDF, ce qui permet à vos partenaires internes et externes d’envoyer et de recevoir facilement des commentaires logiques en contexte. Une série de fonctions de flux de travail vous permettra de ne jamais manquer une tâche ou une suggestion qui pourrait changer la donne.
Les fonctions de workflow garantissent que toutes les personnes impliquées sont tenues au courant des modifications apportées au fichier.
2. PDF Annotator
PDF Annotator est un outil qui permet à votre équipe d’ajouter des notes et des annotations à vos documents PDF. Cet outil comprend des commentaires, des corrections, des signatures, des mises en évidence et des dessins.
Mais cette application de bureau n’est disponible que pour Windows, ce qui ne fait que renforcer la complexité et l’inefficacité de la coordination du contrôle des versions, de l’utilisation d’outils disparates et du partage de divers documents. Si vous tenez compte de ces points de sillage, son permis est très cher.
3. Xodo PDF Reader & Annotator
Xodo permet aux utilisateurs de modifier, d’annoter, de signer et de partager des PDF sur des ordinateurs de bureau, des smartphones et dans le nuage. Il est également possible d’inviter des collaborateurs en utilisant leur adresse électronique, ce qui est une bonne chose.
Cette option est idéale si vous souhaitez un simple outil d’annotation de PDF. Mais si vous souhaitez également un outil qui vous aide dans vos activités de gestion de projets et de tâches, cet outil n’est peut-être pas fait pour vous. Comme il ne peut pas aider à la gestion des tâches et aux listes de contrôle, cet outil peut vous faire manquer des commentaires et des modifications.
4. Drawboard
Drawboard est un logiciel de balisage PDF qui offre une large gamme d’outils de balisage, y compris la possibilité d’écrire à l’encre numérique.
Mais cet outil n’est disponible que pour les utilisateurs de Windows 10, ce qui limite son champ d’application et en fait un outil si spécialisé que vos intervenants externes peuvent avoir du mal à y accéder. Ces limitations pourraient donc affecter votre capacité à collecter des informations avec précision.
5. Annotate
Annotate est un espace de travail numérique intelligent qui aide votre équipe à faire passer les documents de la première version à la signature finale. Certains utilisateurs se plaignent que la tarification n’est pas aussi transparente qu’elle devrait l’être, ce qui pourrait créer une certaine confusion et rendre difficile la détermination de sa valeur réelle.
Compte tenu du coût de l’outil, les utilisateurs pourraient également s’attendre à ce qu’il prenne en charge des formats alternatifs, tels que les vidéos et les images.
Outils d’annotation vidéo
Grâce à la rapidité des ordinateurs et de l’internet, les outils d’annotation vidéo sont devenus récemment une option plus viable pour les chefs de projet, et la vidéo était déjà populaire.
6. Filestage
Filestage offre également les meilleures capacités d’annotation vidéo de sa catégorie, ce qui facilite la révision des vidéos et la collaboration, et accélère de 300 % le flux de travail vidéo des agences.
Grâce à la fonctionnalité “cliquer et commenter”, vos partenaires peuvent facilement laisser des commentaires en contexte, ce qui élimine la nécessité d’envoyer des courriels qui peuvent devenir lassants et affecter votre produit final. Les utilisateurs peuvent également ajouter des commentaires sans avoir à s’inscrire, et les listes de versions et de tâches de Filestage peuvent stimuler la productivité.
7. Wipster
Les professionnels des médias et de la postproduction utilisent Wipster pour accélérer les collaborations et les révisions créatives entre les clients et les équipes internes.
Bien que cet outil dispose d’une option premium, les utilisateurs se plaignent des frais exigés pour ajouter des utilisateurs à un compte. Le système de notification par courrier électronique est un autre point de frustration. Les commentaires ont tendance à apparaître au mauvais endroit, ce qui peut être source d’ambiguïté et avoir un impact négatif sur votre projet.
8. Frame.io
Frame.io est une plateforme de révision et de collaboration vidéo qui aide les équipes créatives à obtenir un retour sur leurs vidéos, à accéder à leurs médias en un seul endroit et à présenter leur travail sous le meilleur jour.
Certains utilisateurs se plaignent du système de notification par courriel de cette plateforme, qui a tendance à s’emballer lorsque plusieurs utilisateurs laissent simultanément des commentaires. D’autres problèmes sont son manque de stockage et la courbe d’apprentissage abrupte qu’il nécessite, ce qui pourrait ennuyer certaines parties prenantes externes.
9. Screenlight
Screenlight vise à éliminer la douleur et le stress liés au démêlage des commentaires des clients, et il aide les clients à faire avancer leurs projets vidéo.
Mais son manque de versionnage est un gros problème, car les utilisateurs courent le risque de surcompliquer leur projet. Son interface utilisateur a également laissé certains utilisateurs un peu perdus, et le manque de comparaisons côte à côte peut rendre difficile l’obtention d’une image complète de la façon dont une vidéo évolue dans le temps.
10. GoProof
GoProof offre un logiciel d’épreuvage et une plateforme de collaboration qui permet aux équipes de marketing de réviser leur travail médiatique en un seul endroit.
L’outil offre une intégration directe avec le Creative Cloud d’Adobe. Malgré la qualité de la plateforme, certains utilisateurs se plaignent que sa tarification restrictive et sa mauvaise interface mobile rendent la collaboration plus difficile. Lorsque la commodité est une priorité, ces restrictions peuvent constituer des inconvénients majeurs.
Outils d’annotation d’images et de dessins
En mettant au point vos images et vos conceptions à un stade précoce, vous pouvez jeter les bases de votre projet. Voici un aperçu des outils d’annotation d’image et de conception à votre disposition.
11. Filestage
Filestage est parfait pour revoir les images et les dessins. Grâce à cet outil, vous pouvez mettre en place un flux de révision et d’approbation rationalisé qui peut vous aider à augmenter votre productivité, à gagner du temps et à rendre l’ensemble de votre projet plus transparent.
Vous faites des commentaires directement sur les dessins, ce qui structurera votre communication. Il est également possible de télécharger des ébauches et de suggérer des modifications afin de rendre vos discussions plus courtes et d’apporter des solutions plus claires.
12. Red Pen
Red Pen permet aux équipes de marketing et aux professionnels de la création de télécharger des dessins et de recevoir des commentaires annotés en direct.
La structure tarifaire peut rapidement devenir onéreuse, selon l’utilisation que vous comptez faire de l’outil. De plus, Red Pen n’a pas été mis à jour depuis longtemps, il peut donc être difficile d’entrer en contact avec leur support.
13. GoVisually
GoVisually aide les équipes de marketing à livrer rapidement des conceptions, sans le chaos des e-mails. Il vise à simplifier l’épreuvage en éliminant les courriels frustrants qui sont trop fréquents au cours du processus de révision et d’approbation.
Les utilisateurs de GoVisually se plaignent notamment du fait que le logiciel rend les PDF sous forme d’images. Cet inconvénient rend impossible l’utilisation de la fonction texte du navigateur, ce qui rend l’ensemble du processus plus difficile et plus long. Comme cette plateforme ne dispose pas d’un système d’archivage et de recherche, il peut également devenir plus difficile de retrouver vos projets.
14. Dropbox
Dropbox est principalement connu pour ses services de stockage. Mais ces dernières années, il a cherché à faciliter la collaboration créative en aidant les équipes à recueillir des commentaires et à donner leur avis sur les fichiers.
Malgré certaines fonctionnalités intéressantes, l’absence de retour d’information en contexte peut compliquer la tâche de votre équipe lorsqu’il s’agit de répondre aux commentaires sur ses images et ses conceptions, ce qui peut ralentir le processus parce qu’un outil distinct est nécessaire.
Outils d’annotation de sites web
Il n’est pas facile de construire un site web à partir de rien, c’est pourquoi vos concepteurs doivent avoir accès aux informations les plus précises possibles. Voici un aperçu des meilleurs outils d’annotation de sites Web disponibles.
15. Filestage
Filestage est l’option idéale pour examiner les maquettes et les conceptions de sites Web. Cet outil peut aider les équipes à économiser jusqu’à 70 % de leur temps en leur permettant d’éviter de fastidieux cycles de feedback.
L’équipe qui travaille sur votre nouveau site web peut être répartie dans le monde entier. Filestage est donc un outil très précieux pour vous aider à harmoniser le retour d’information et la collaboration. Au lieu de vous ennuyer, vous pouvez vous amuser en examinant les annotations des sites Web.
16. Highly
Highly est la propriété de Twitter. Cet outil permet de mettre en évidence les contenus web et de partager les informations les plus essentielles avec un ensemble de collaborateurs. Étant donné que l’outil fonctionne avec un large éventail d’applications et de sites web, il est très facile pour les utilisateurs de rassembler des informations provenant d’une grande variété de sources.
Si Highly met l’accent sur le partage social, les fonctionnalités de l’outil ne vont pas beaucoup plus loin. Il est donc facile pour vos amis et les autres utilisateurs de voir vos points forts, mais il ne fonctionne pas bien comme outil de collaboration.
17. zipBoard
zipBoard est un outil de suivi des bogues qui vise à faciliter le processus de collaboration entre les concepteurs et les développeurs. Cet outil permet de partager rapidement des captures d’écran, des annotations et des informations sur les bogues et autres problèmes.
Certains développeurs se plaignent que la révision des tâches et des problèmes peut être laborieuse, tandis que les clients externes peuvent avoir des problèmes avec la révision du contenu. Plus précisément, ils doivent créer un login, ce qui peut encore allonger le processus.
18. Nimbus
Nimbus est un outil qui permet de créer facilement des captures d’écran et des images qui peuvent ensuite être modifiées et partagées avec votre équipe.
Si cet outil est idéal pour réaliser une capture d’écran rapide et attirer l’attention sur une zone donnée, il ne permet pas de gérer les tâches. En d’autres termes, les captures d’écran se perdent dans une mer d’emails, ce qui réduit la transparence.
19. Diigo
Diigo est un site de partage de signets qui permet à votre équipe d’attacher des notes autocollantes à des zones spécifiques d’une page web. L’outil aide efficacement les utilisateurs à cataloguer ces ressources.
S’il est possible de créer des groupes sur la plateforme, l’outil ne permet pas de créer des tâches ou des options de partage sophistiquées, ce qui limite la convivialité de l’outil.
20. Usersnap
Usersnap est un outil visuel permettant de signaler les bogues et de recueillir les commentaires des clients, qui peut être utilisé pour façonner votre produit numérique, du développement à la production. L’outil d’annotation de cette plateforme rend le retour d’information clair et exploitable.
Le principe est prometteur, mais les utilisateurs déplorent le manque de fonctionnalités. L’outil permet simplement aux utilisateurs de faire des captures d’écran, mais rien ne garantit que les clients l’utiliseront comme prévu. Certains utilisateurs signalent également que le système de filtrage des tickets peut être désordonné.
21. BugHerd
BugHerd est un outil de retour d’information visuel qui vise à offrir aux clients une expérience de retour d’information transparente et intuitive. L’outil recueille et organise leurs commentaires, afin que l’équipe puisse y donner suite.
Les utilisateurs fréquents estiment que le manque d’attention nuit à l’évolution de la plateforme. Plus précisément, l’équipe de développement de Bugherd peut être lente à effectuer des changements, et les connexions de tiers sur le backend laissent beaucoup à désirer. Les utilisateurs doivent également télécharger le programme pour chaque site web individuel pour lequel ils l’utilisent.
22. PageProofer
PageProofer se présente comme le moyen le plus simple de demander des modifications, de signaler des bogues et de suivre les problèmes pendant le développement d’un site web. Cet outil vise à aider les équipes à se débarrasser des méthodes de retour d’information désuètes, telles que les courriels, les captures d’écran et les notes manuscrites.
Par rapport à ses concurrents directs, PageProofer est plus cher, et il ne propose pas d’option gratuite. Cet outil ne propose pas de notifications en temps réel, de suivi des bogues, de rapports sophistiqués ou d’assistance avancée.
23. Capture pour Jira
Capture pour Jira est un outil de la suite Atlassian qui fournit un retour d’information visuel et des tests. Il vise à aider les équipes numériques à collaborer en utilisant des retours annotés et visuels. Comme vous pouvez l’attendre d’Atlassian, l’outil est sophistiqué et riche en fonctionnalités.
Malheureusement, ces forces créent aussi des faiblesses. Par exemple, l’outil repose sur une intégration profonde de Jira pour libérer tout son potentiel, ce qui entraîne votre équipe dans son espace de travail complexe, rend plus difficile l’inclusion de parties prenantes externes dans votre processus de révision et réduit le potentiel de gain de temps offert par l’outil.
24. Droplr
Droplr est un outil de collaboration qui vise à simplifier la communication. Il a été créé par une équipe qui pense que la technologie doit être une amie, plutôt qu’une ennemie. Ils ont donc passé les neuf dernières années à trouver des moyens de rendre les équipes plus productives.
Comme cet outil ambitieux souffre d’une série de bogues, il peut entraîner une expérience lente et décalée. Et ce problème s’est aggravé au fur et à mesure que la plateforme a introduit de nouvelles versions. Certains utilisateurs se plaignent également que la version gratuite est très restreinte, ce qui rend difficile la prise en main des différentes fonctionnalités qu’elle offre et la construction d’un avis éclairé à son sujet.
25. TrackDuck
TrackDuc est un outil de retour d’information visuel qui aide les professionnels à communiquer sur les sites Web et les conceptions. Cet outil est intelligent, et il enregistre une nouvelle capture d’écran chaque fois qu’un utilisateur ajoute un nouveau commentaire, ce qui permet de retrouver facilement le commentaire exact et son contenu.
Mais certains utilisateurs se plaignent que l’outil souffre de problèmes, qui peuvent affecter la lisibilité et l’utilité des captures d’écran. La structure tarifaire est également un point de discorde, car elle ne propose pas de plan illimité à un prix forfaitaire.
26. Hypothes.is
Hypothes.is est un organisme à but non lucratif qui vise à aider les internautes à favoriser une communication ouverte. En aidant les gens à organiser leurs notes personnelles, l’outil contribue à faciliter les discussions et la lecture sociale. Les utilisateurs peuvent discuter des annotations en groupe et effectuer des recherches dans les notes.
Si l’intention de la plateforme est admirable et noble, elle n’est peut-être pas l’outil de balisage idéal pour la plupart des agences et des équipes de marketing. Les fonctionnalités sont restrictives et dépouillées, ce qui rend difficile une véritable collaboration entre professionnels.
27. Zoho Annotator
Zoho Annotator se décrit comme un outil d’annotation élégant et efficace. Le capteur d’écran fonctionne comme un simple plugin, qui permet d’annoter facilement les captures d’écran.
Zoho s’impose comme une alternative à Evernote et vise à acquérir les utilisateurs d’Evernote mécontents des récents changements d’abonnement. Bien qu’il défie l’autorité d’Evernote, Zoho manque d’une série de fonctionnalités clés, comme l’encouragement de la collaboration entre les utilisateurs et l’utilisation de balises pour l’organisation.
28. Skitch d’Evernote
Skitch d’Evernote vise à aider les professionnels de la création à faire passer leur message avec moins de mots en utilisant des annotations, des formes et des croquis. Ces outils aident les professionnels à faire de leurs idées des réalités en leur fournissant un retour d’information clair et concis.
Bien que l’outil soit présenté comme simple et élégant, certains utilisateurs se plaignent d’un manque important d’outils et de capacités d’édition. Le prix est également un obstacle pour les utilisateurs qui résistent à l’idée d’être entraînés dans l’environnement Evernote.
Que sont (exactement) les outils d’annotation et de balisage ?
Les outils d’annotation et de balisage simplifient la manière dont les utilisateurs peuvent ajouter, modifier ou supprimer des commentaires sur un élément particulier de la garantie sans affecter le contenu proprement dit. En d’autres termes, ces outils permettent aux équipes pluridisciplinaires de recueillir plus facilement des commentaires sur la conception et de les mettre en œuvre avec précision.
La plupart de ces outils sont disponibles en ligne, ce qui crée une expérience sans friction qui permet aux parties prenantes du monde entier d’y accéder très facilement, de gagner du temps et de réduire la complexité.
Certains outils plus haut de gamme offrent des fonctions complémentaires qui contribuent à simplifier la gestion des projets. Par exemple, les annotations peuvent être liées aux tâches, ce qui permet aux membres de l’équipe de suivre plus facilement les responsabilités individuelles.
D’autres outils offrent une fonctionnalité de liste de contrôle. En d’autres termes, il est facile de savoir quels membres de l’équipe ont donné leur avis, ce qui renforce la responsabilisation et encourage chaque membre de l’équipe à s’engager dans le projet à un niveau plus profond.
Dans le monde entier, les agences et les services de marketing sont très sollicités pour fournir ces outils. Par conséquent, le choix d’outils est plus vaste que jamais. Les agences et les chefs de projet marketing trouveront que les outils accessibles offrent beaucoup de prix, de qualité et de fonctionnalités.
Pourquoi utiliser des outils d’annotation et de balisage dans les projets numériques ?
Il y a trois raisons principales pour lesquelles les agences de marketing et les chefs de projet devraient utiliser des outils d’annotation numériques.
Rétroaction en contexte
Tout chef de projet sait combien il peut être frustrant de recevoir un retour d’information peu clair et peu utile. Si vous rédigez un courrier électronique sous forme de points décousus, vous ne ferez qu’embrouiller votre équipe, ce qui peut nuire au moral et à la productivité.
Cependant, des outils d’annotation et de balisage de qualité clarifier considérablement les commentaires . Les membres de votre équipe pourront voir chaque commentaire dans son contexte, ce qui réduira le temps que vous perdrez à faire des allers-retours entre les parties prenantes.
Une collaboration inégalée
La gestion d’un processus de retour d’information peut être très stressante et compliquée à gérer. En tant que chef de projet, vous pouvez passer beaucoup de temps à rechercher les parties prenantes pour obtenir leur avis et les responsabiliser.
Mais le bon outil d’annotation permettra d’impliquer facilement toutes les parties prenantes. Des listes de contrôle peuvent être utilisées pour garder la trace des parties prenantes qui ont donné leur avis, et cet effort permettra de s’assurer que tous les membres de l’équipe sont engagés et travaillent ensemble.
Un processus d’approbation plus rapide et plus précis
Le processus d’examen et d’approbation est précaire. Si l’équipe oublie un commentaire ou un retour d’information, le produit final risque d’en pâtir. Vous devez donc surveiller attentivement chaque commentaire.
Les outils d’annotation peuvent vous aider à rendre votre processus de feedback et d’approbation beaucoup plus précis, ce qui vous permettra de vous protéger, vous et votre équipe.
Conclusion
Votre choix d’outils d’annotation et de balisage peut vraiment faire ou défaire votre projet. Nous espérons que cette liste vous aidera à faire le bon choix et à faire passer vos projets au niveau supérieur.
