Casi todas las organizaciones operan con recursos finitos y los casos empresariales determinan la asignación de esos recursos. Por lo tanto, el desarrollo de casos empresariales debería ser un curso obligatorio en todos los planes de estudio. Independientemente de su campo o disciplina, es crucial desarrollar la capacidad de escribir un argumento convincente para sus objetivos.
Aunque este artículo se refiere a casos comerciales, la información que contiene también se aplica a las entidades no comerciales. Los organismos públicos, los sistemas educativos y las organizaciones sin ánimo de lucro necesitan herramientas para determinar la asignación de recursos, aunque normalmente se clasificarían como casos de estudio, en lugar de casos de negocio.
Por ejemplo:
- El marketing suele implicar la competencia por los recursos durante el desarrollo de nuevos productos y presupuestos publicitarios. Descargue gratuitamente la plantilla de buyer persona.
- Las ventas suelen implicar la incorporación de formación y personal.
- Las tecnologías de la información suelen implicar actualizaciones de software, nuevos sistemas y un aumento del personal.
- Los recursos humanos suelen implicar el aumento de la financiación de la contratación y las prestaciones (para retener a los empleados).
- La fabricación suele implicar la incorporación de nuevas instalaciones y líneas de producción.
Hace varios años, las marcas que acaparaban la mayor parte de los recursos corporativos estaban representadas invariablemente por los directores de marca que desarrollaban las historias más convincentes y las comunicaban con mayor eficacia. Hoy en día, un caso de negocio es la forma más persuasiva de transmitir historias a los responsables de la toma de decisiones.
Los casos empresariales pueden ir desde aplicaciones detalladas para la gestión de programas hasta conversaciones breves e informales. Algunos piensan que una plantilla de caso de negocio es una ejecución de Excel. Sin embargo, debería ser mucho más completa. Los cuadros de mando integral y los mapas estratégicos pueden ayudar a informar sobre los análisis de costes y beneficios que impulsarán las mejores decisiones empresariales, pero no se incluyen en los casos empresariales.
Por el contrario, los mejores casos empresariales proporcionan un conjunto de herramientas para evaluar de forma crítica diferentes opciones, incluyendo la asignación de recursos y las decisiones estratégicas. El objetivo es entregar los resultados antes de los plazos, mantenerse dentro de los presupuestos y producir los beneficios acordados. Y estos beneficios deben representar las mejores asignaciones de tiempo y recursos.
En este artículo, explicaremos por qué son necesarios los casos empresariales, qué incluyen los mejores casos empresariales y cómo construir un caso empresarial. También le proporcionaremos algunos ejemplos de casos empresariales. Creemos que nuestro artículo le convencerá de que el desarrollo de un caso de negocio profesional le hará más convincente y creíble en todos sus esfuerzos.
¿Qué es un caso de negocio?
Un caso de negocio es un instrumento utilizado para justificar un proyecto propuesto que requiere algún tipo de gasto de capital. En él se detalla la asignación de capital y recursos para ejecutar el plan del proyecto (descargue la plantilla aquí), así como los beneficios para iniciar el proyecto o la tarea. Una vez que el caso de negocio recibe la aprobación de la dirección, se mantiene como un documento de trabajo que se utilizará durante y después del proceso de gestión del proyecto.
Un caso de negocio bien elaborado identifica múltiples opciones para abordar las necesidades u oportunidades de una organización y proporciona datos críticos para permitir que los ejecutivos tomen decisiones informadas.
Los casos empresariales pueden ser un análisis exhaustivo o una presentación sencilla e informal. En la siguiente sección, detallaremos los elementos de un documento más estructurado.
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El papel de los casos empresariales en la gestión de proyectos
Toda organización tiene objetivos, necesidades, problemas y oportunidades. Es posible que tenga que resolver problemas específicos, atender determinadas necesidades y explotar diferentes oportunidades. La solución puede requerir una nueva iniciativa, la ampliación de una operación existente o la corrección de una mala ejecución. Y, como ya se ha dicho, toda organización tiene recursos limitados, incluido el presupuesto.
Un caso de negocio identifica la razón para iniciar un proyecto o iniciativa, incluyendo su valor y beneficio. Está diseñado para garantizar que los recursos se destinan a las operaciones y proyectos que tienen un impacto más directo en las principales prioridades de la empresa.
Durante este proceso de priorización, el elemento clave es reconocer los proyectos que aportan los beneficios acordados.
PRINCE2™ es una metodología de gestión de proyectos reconocida internacionalmente que apoya la obtención de beneficios. Identifica estos elementos clave de un proyecto:
- El resultado, que es cualquiera de los productos técnicos del proyecto (tanto tangibles como intangibles)
- El resultado, que es el resultado del cambio derivado de la utilización de los productos del proyecto
- El beneficio, que es una mejora medible derivada de un resultado que es percibido como una ventaja por una o más partes interesadas
El objetivo de un estudio de viabilidad es exponer los beneficios de los proyectos propuestos y proporcionar un medio para valorar y evaluar continuamente el progreso de la iniciativa. Por lo tanto, se convertirá en un documento vivo que se utilizará antes, durante y después del proyecto.
En un primer momento, el caso de negocio establece la justificación del proyecto y detalla sus beneficios. A lo largo de la ejecución, el caso empresarial mide el progreso y el entorno general de la iniciativa, con el fin de determinar si es necesario corregir el rumbo. Al concluir el proyecto, una autopsia proporciona valiosos comentarios sobre futuras ejecuciones. esfuerzos, que
En concreto, un postmortem determinará si el proyecto ha cumplido estos beneficios acordados:
- Crecimiento de los ingresos
- Aumento de la productividad
- Contención de costes
- Nuevos usuarios / mejora de la experiencia del usuario
También identificará estos desvíos:
- Incumplimiento de los plazos
- Sobrecostes
- Ineficiencias
Siempre que se vayan a gastar recursos, éstos deben apoyar una necesidad empresarial bien definida, con beneficios acordados que aporten valor a la empresa. El argumento comercial de apoyo puede adoptar la forma de un documento completo, una presentación o un acuerdo verbal.
Componentes del caso de negocio
Un caso de negocio estructurado incluye al menos los siguientes componentes:
- Los antecedentes del proyecto
- Opciones de solución
- Costes asociados
- Beneficios y valores
- Un análisis de riesgos
- El curso de acción recomendado
- El retorno de la inversión
Su objetivo es comprender a fondo la situación de la empresa y generar confianza y credibilidad en el proceso de toma de decisiones. El primer paso es identificar claramente el problema, la cuestión o la oportunidad de la empresa, incluidos los parámetros específicos.
La justificación del proyecto se basará en los beneficios y valores de la solución.
Cada caso de negocio debe ser revisado periódicamente durante su ejecución, con el fin de garantizar que
- La justificación original del proyecto sigue estando justificada.
- El entorno empresarial no ha cambiado de forma que altere el proyecto.
- La iniciativa será capaz de ofrecer el beneficio acordado.
Cómo escribir un caso de negocio
El objetivo de un caso de negocio es ofrecer una recopilación objetiva de la información que los responsables de la toma de decisiones necesitan para justificar la inversión de los recursos de la empresa. Antes de crear el caso de negocio, es importante involucrar a otras personas que tendrán relación con la decisión y señalar las dependencias cruzadas.
Para asegurarse de que las acciones que propone están en consonancia con los objetivos y la cultura de la empresa, también querrá revisar las declaraciones de misión y visión de la empresa.
Esta es nuestra estructura recomendada:
Resumen ejecutivo
Esta versión resumida y de alto nivel del caso de negocio incluye:
- El problema, la necesidad o la oportunidad
- Las opciones que se consideraron
- Los recursos necesarios
- Los beneficios y valores que se derivan
- Un análisis de riesgos
- La acción recomendada
- El retorno de la inversión (Aunque esta sección encabeza el caso de negocio, también debe ser revisada después de interpretar todos los datos).
Análisis de la situación
Utilice esta sección para identificar claramente el problema que debe abordarse. Es la parte más importante del caso de negocio, ya que es responsable de responder al por qué, al qué y al cómo. El trasfondo es importante, así que introduce claramente el problema y la solución.
El objetivo de esta sección es revisar el contexto del problema y la solución. En concreto, ¿cuál es el problema? ¿Por qué ha ocurrido? ¿Cómo influyen los factores internos y externos en el problema?
Utilice un análisis DAFO (puntos fuertes, puntos débiles, oportunidades y amenazas) para desarrollar su solución. En su análisis, tenga en cuenta la tecnología y piense de forma global. ¿Existe una oportunidad de expansión geográfica, o la competencia o el comercio exterior afectarán a su negocio?
Una vez más, los antecedentes son una forma clave de detallar la situación y establecer el escenario para su curso de acción recomendado.
Objetivo empresarial
¿Qué pretende conseguir? al iniciar su solución, tanto cuantitativa como cualitativamente? Especifique los beneficios, las metas y los objetivos. ¿Apoyará su curso de acción la estrategia, los objetivos y la cultura de la empresa?
Beneficios
¿Por qué necesita iniciar el proyecto? ¿Aumentará los ingresos, contendrá los costes o mejorará la experiencia del usuario? Cuantificar los beneficios que la solución generará para la organización.
Soluciones opcionales
Identificar y valorar el mayor número posible de soluciones potenciales. Solicite la opinión de otras partes interesadas y averigüe dónde será necesaria la cooperación interdepartamental. Incluya siempre una opción de “no hacer nada”.
Análisis coste-beneficio
Esta sección evalúa las implicaciones financieras del proyecto, incluyendo los costes y beneficios de cada una de las soluciones opcionales, incluida la de no tomar ninguna medida. A continuación, recomiende su propuesta de actuación.
Esta sección está escrita específicamente para los responsables de la toma de decisiones que aprobarán la financiación, así que asegúrese de abordar cada consideración financiera del proyecto. Proporcione una comparación de los costes proyectados (incluidos los costes asociados) y los beneficios. Una parte difícil del análisis coste-beneficio es cuantificar objetivamente:
- El coste de la instalación
- El coste de la formación de los operadores
- Los costes energéticos incrementales, frente a los beneficios previstos
- Aumento de la capacidad, eficiencia, ingresos adicionales, mejora de los márgenes y evitación de costes.
Para este análisis, el diablo está en los detalles, por lo que es posible que quiera recurrir a un contable de productos o proyectos para obtener una asistencia financiera más experta.
Incluya una sección sobre el “nivel” de los beneficios previstos, con una gama de logros aceptables. Expresar los beneficios y valores, en términos de objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y oportunos).
Además, incluya un análisis de sensibilidad. Esta área se refiere a los posibles riesgos de la aplicación del plan y permite al contable del proyecto estudiar resultados alternativos en caso de incertidumbre.
Nota: En el escenario de “ninguna acción”, asegúrese de incluir notas sobre las oportunidades y pérdidas potenciales. En entornos conservadores, no actuar puede parecer el camino más seguro, por lo que debe identificar los costes de no actuar, en cuanto a los beneficios potencialmente perdidos y las generaciones de valor.
Evaluación del mercado
Esta sección ofrece una evaluación exhaustiva del entorno empresarial en el que opera su empresa. ¿Cuál es la tendencia del mercado? ¿Su cuota de mercado se amplía o se reduce? ¿Se ha producido algún trastorno importante en el mercado?
¿Cómo ha cambiado la competencia? ¿Hay nuevas tecnologías? ¿Hay nuevos competidores? ¿Prevé algún cambio drástico en los márgenes de explotación, debido al aumento de los costes de los materiales o del transporte?
Incluya todos los factores que pueden influir en su negocio en la actualidad, así como el periodo que abarcan los proyectos propuestos.
Evaluación de riesgos
Esta sección resume los riesgos y oportunidades inherentes a la acción. ¿Cómo se gestionarán? ¿Qué riesgos, consecuencias y oportunidades hay? Cuantificar al máximo el impacto de los riesgos.
Recomendación
Las medidas que recomiende deben abordar directamente el problema. Debe proporcionar los beneficios y valores que se generarán, los detalles de la aplicación, el alcance, los recursos necesarios y las posibles limitaciones. Contrasta esta opción recomendada con otras posibles soluciones y explica por qué has determinado que esta opción es la mejor.
Esquema del plan
Este esquema enumera las actividades y los plazos detallados, identifica el trabajo necesario, los departamentos que intervendrán y las personas que realizarán cada tarea.
Alcance y dependencias
En esta sección se describen las tareas necesarias para completar el proyecto y se identifican las dependencias cruzadas en las que será necesaria la colaboración.
Organización y gobernanza del proyecto
En esta sección se describen los detalles del proyecto, como el proceso de toma de decisiones, la frecuencia de las comprobaciones y las funciones y responsabilidades del equipo creativo.
Informes de proyectos
Esta sección establece actualizaciones formales del progreso a intervalos regulares. Los informes también incluyen una autopsia para determinar la eficacia del proyecto.
¿Cumplió con las prestaciones acordadas? ¿Los beneficios aportaron el valor prometido a la organización? Si no, ¿por qué no? De cara al futuro, ¿qué se puede hacer para garantizar una mejor ejecución? Estos aprendizajes informan de los proyectos futuros y proporcionan mejoras continuas mientras se ejecutan las estrategias.
Edición de
Aunque este artículo pueda parecer muy detallado y complejo, hay que tener en cuenta el alcance del proyecto y el público al que va dirigido cuando se escribe un caso empresarial. Le sugerimos que se incline por la brevedad. Para lograr sus objetivos, su caso empresarial debe ser lo más conciso posible.
Descargar una plantilla de caso de negocio gratuita
¿Quiere construir su propio caso de negocio y no está seguro del formato del caso de negocio? No es necesario empezar de cero. Hemos creado la siguiente plantilla de caso de negocio simple para usted. Si quieres obtener la versión de Google Doc o Word, rellena este formulario:
Esquema del caso de negocio
I. Resumen ejecutivo
Esta versión condensada de su caso de negocio aborda todos los aspectos clave del proyecto, centrándose en la justificación de su curso de acción recomendado y el apoyo de una declaración de retorno de la inversión.
II. Análisis de la situación
Este análisis identifica y contextualiza el problema y la solución que hay que abordar. Al proporcionar los antecedentes, considere la posibilidad de utilizar otro análisis DAFO.
III. Objetivo empresarial
Este objetivo establece lo que se pretende conseguir al iniciar el proyecto. Incluya los beneficios cualitativos y cuantitativos.
1. Soluciones opcionales
Tras consultar con otras partes interesadas, identifique todas las posibles soluciones.
2. Beneficios
Cuantifique el valor del resultado deseado utilizando métricas en la medida de lo posible.
IV. Análisis coste-beneficio
Esta ejecución en Excel determina y comunica el valor del proyecto una vez considerados todos los costes. Incluya un desglose de todos los costes asociados a la ejecución del proyecto.
1. Beneficios
Incluya todas las formas de aumentare ingresos y evitar costes.
2. Coste del proyecto
Incluya todos los costes asociados.
3. Beneficios menos Costes = ROI
V. Evaluación del mercado
En esta visión detallada del mercado, detallará su posicionamiento en el mismo, así como las tendencias, los retos y las disrupciones.
VI. Evaluación de riesgos
Identificar y cuantificar los posibles riesgos para el éxito del proyecto, incluyendo las formas de gestionarlos.
VII. Recomendación
Esta declaración de su curso de acción recomendado debe enumerar las otras opciones y mostrar por qué eligió esta opción.
VIII. Esquema del plan
Responder a las acciones requeridas, incluyendo cuándo se completarán y quién las completará.
IX. Alcance y dependencias
Abordar las dependencias y las colaboraciones necesarias.
X. Organización del proyecto
Describa las funciones y responsabilidades.
XI. Informes del proyecto:
Establezca las expectativas para los informes de progreso durante el proyecto, y detalle el postmortem.
4 ejemplos de casos empresariales que le ayudarán a empezar
Después de leer este artículo, ¿quieres ver un ejemplo de caso de negocio? Perfecto. Analicemos algunos de ellos.
1. Perspectiva de la gestión de clientes
Análisis de la situación
El director creativo se da cuenta de que el proceso de retroalimentación del cliente está retrasando las decisiones, poniendo en riesgo los plazos, creando problemas de horas extras adicionales y provocando costosas órdenes de cambio y revisiones.
Objetivo empresarial
Agilizar el proceso de comunicación y aprobación del cliente. Establece controles para la retroalimentación que habéis acordado mutuamente. Asegúrese de incluir comentarios específicos sobre el desarrollo y la ejecución del concepto. Eliminar la duplicación de esfuerzos y los sobrecostes, al tiempo que se mejora la satisfacción del cliente. Mejore la retención de clientes y consiga más proyectos.
Análisis coste-beneficio
Detallar las formas de contener los costes y mejorar la rentabilidad. Crear una cultura de colaboración y responsabilidad. Sopese el valor que va a crear, frente a los costes adicionales de las reuniones, el tiempo y los viajes.
Esquema del plan / Informe del proyecto
Establezca un proceso más formal para proporcionar información periódica durante la fase de desarrollo, incluyendo el concepto preliminar, el guión gráfico, el desarrollo medio, el desarrollo final y el producto final. Antes de pasar a la siguiente fase, tendrás que asegurarte de que el cliente te proporciona una revisión exhaustiva y una firma.
Una vez concluido cada proyecto importante, realice una autopsia. ¿El nuevo proceso ha dado los resultados esperados? ¿Se han conseguido los beneficios acordados? ¿Han creado el valor proyectado? Si no, ¿por qué no? ¿Qué aprendizajes se pueden trasladar a futuras tareas?
2. Perspectiva de los recursos humanos
Análisis de la situación
El directivo de RRHH reconoce que la Evaluación Anual del Desempeño es contraproducente. Los directivos dedican un tiempo desmesurado a las revisiones y los empleados están desmotivados por el proceso.
Objetivo empresarial
Se recomienda un nuevo programa informático para modernizar el proceso, aumentar el compromiso y la moral de los empleados y mejorar los índices de retención.
Análisis coste-beneficio
Se recogen todos los costes de software y formación asociados. Los beneficios identificados son el aumento de la productividad, el ahorro en la contratación y la mejora de la cultura empresarial. Los valores significativos son la retención y la evitación de costes.
Esquema del plan / Informe del proyecto
El proyecto recibe las aprobaciones correspondientes. Se observan las dependencias cruzadas entre T y otros miembros del personal, y RRHH supervisa la aplicación y los informes de progreso.
3. Perspectiva de marketing
Análisis de la situación
El análisis de la situación del caso de negocio identifica una brecha en la oferta del competidor. La categoría muestra un crecimiento continuo. Actualmente tiene una fuerte presencia de marca, con excelentes márgenes.
Objetivo empresarial / Opciones de solución
Los beneficios son el aumento de los ingresos, la cuota de mercado y la rentabilidad. Las soluciones opcionales incluyen añadir una línea a su marca actual e introducir una nueva marca de flanqueo. Se toma la decisión de seguir adelante con la ampliación de la línea y autofabricar una línea de producción que funcione al máximo de su capacidad.
Análisis coste-beneficio
Se recogen todos los costes de desarrollo de productos, publicidad y salida al mercado. En este análisis, se contrastan los niveles de colocación y las estimaciones de velocidad de . Sobre la base de una sólida previsión de retorno de la inversión, se da luz verde a la nueva partida.
Esquema del plan / Alcance y dependencias
Este esquema identifica las dependencias cruzadas con I+D, producción, embalaje y el departamento de ventas. El gestor de la marca encabeza el proyecto y supervisa todos los plazos, los costes y las comprobaciones periódicas.
4. Perspectiva de la fabricación
Análisis de la situación
La producción se da cuenta de que las instalaciones actuales están inhibiendo el crecimiento, debido a la ineficacia de la velocidad de la línea. Las tendencias del mercado siguen mostrando una fuerte demanda de los productos de la empresa.
Objetivo empresarial / Opciones de solución
Al ampliar las categorías, tendrá la oportunidad de aumentar considerablemente el volumen, los ingresos y los beneficios. Las opciones para satisfacer la demanda incluyen la compra de nuevos equipos, la ampliación de una planta existente y la construcción de una nueva instalación.
Análisis coste-beneficio
Este análisis compara los costes asociados, las capacidades de producción y los rendimientos de cada opción, frente a los aumentos de beneficios previstos.
Recomendación
Armado con la justificación del caso de negocio, el comité de capital autoriza la nueva instalación de producción y aumenta la capacidad.
Plan de información
La empresa entrega más productos a sus clientes, y los ingresos por ventas y los márgenes operativos mejoran.
Conclusión:
El desarrollo de un caso de negocio es tanto un proceso como una habilidad. Teniendo en cuenta estos componentes, puede crear un caso convincente para casi cualquier iniciativa empresarial. Puedes practicar desarrollando casos de negocio para temas más pequeños, de modo que puedas ganar experiencia y perfeccionar tus habilidades creativas.
La plantilla y los ejemplos anteriores están diseñados para inspirar los casos de negocio de sus proyectos. Sólo así podrá conocer las necesidades de información específicas de sus responsables. Utilice esta plantilla, adapte los elementos según sea necesario y hágala suya.
Recuerde que las claves del éxito del proyecto son cumplir los plazos, ajustarse al presupuesto y producir los beneficios acordados. Céntrese en el valor que sus beneficios aportan a la organización. Garantizar que el tiempo y los recursos invertidos están justificados por la creación de valor.
