Lo que hay que saber para empezar con la gestión de documentos

Adivina: ¿cuántas páginas de documentos puedes meter en 1 terabyte de almacenamiento?

Según Dropbox, puedes guardar hasta 6,5 millones de páginas de documentos en 1 TB, con archivos comúnmente almacenados como documentos de Office, PDF y presentaciones. En cambio, un cajón de archivo vertical sólo puede contener hasta 5.000 páginas, dependiendo de su tamaño.

Una oficina sin papeles es fantástica, pero mantener el sistema de archivo digital organizado puede ser un engorro. En el peor de los casos, pueden perderse documentos importantes o los miembros del equipo pueden pasar horas buscando los archivos adecuados. La gestión descentralizada de documentos en varios equipos y oficinas conlleva necesidades organizativas adicionales.

Por ello, vamos a presentarle los sistemas y programas de gestión documental que pueden ayudarle a usted y a su empresa a organizar su almacenamiento digital.

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¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos es el proceso de almacenamiento, localización, actualización, intercambio y seguimiento de documentos. Los documentos pueden definirse como material escrito, ya sea impreso o puramente electrónico, que contiene información para varios fines.

¿Para qué sirve la gestión de documentos?

Una vez que haya integrado un flujo de trabajo de gestión de documentos eficiente, puede estar seguro de que los documentos ya no desaparecerán, incluso si se remontan a varios años atrás. Además, el proceso de búsqueda se reducirá a minutos en lugar de horas, días o incluso semanas.

Hace apenas unas décadas, el proceso de gestión de documentos era sencillo: Los documentos importantes no se guardaban en una nube, sino en un cajón de archivos en la oficina local, que contenía todos los archivos importantes en orden alfabético.

Con el aumento actual de la colaboración entre funciones e incluso organizaciones, no hay alternativa a la digitalización de sus documentos, incluso en el caso de la gestión de documentos de pequeñas empresas.

Sin embargo, debería ser obvio que cuanto más grande sea la organización, más directrices y estructuras se necesitan para establecer y mantener un sistema que garantice una gestión adecuada de los documentos.

Por lo tanto, la gestión de documentos de la empresa implica casi exclusivamente una solución de gestión de documentos basada en la nube que funcione de manera eficiente a través de los equipos, las oficinas e incluso las fronteras de los países.

Por ello, Bayer, por ejemplo, decidió consolidar todos sus activos de marca en una única plataforma, de modo que los miembros del equipo de todo el mundo tengan acceso a recursos similares para un enfoque de marca unificado, lo que es especialmente importante en el sector sanitario.

Gestión de activos digitales BrandMaker Estudio de caso Bayer
Fuente: Estudio de caso de BrandMaker Bayer

Cuando la gente habla de gestión de documentos hoy en día, en la mayoría de los casos se refiere a un sistema de gestión de documentos (DMS), que es un sistema informático que puede almacenar, gestionar y hacer un seguimiento de los documentos electrónicos para los usuarios.

En la próxima sección, exploraremos el DMS con más detalle.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos (DMS) y cómo funciona?

Un sistema de gestión documental (DMS) es un sistema informático que ayuda a una empresa a estructurar y agilizar su flujo de trabajo documental.

Esto implica los siguientes procesos:

Organizar la estructura de carpetas

No importa si los documentos son impresos o digitales, el software DMS puede ayudarle a organizar su estructura de carpetas. Al utilizar una estructura de carpetas sencilla e intuitiva, todos los miembros del equipo pueden almacenar fácilmente los archivos, así como encontrar los documentos cargados por otros miembros del equipo.

Carga de documentos

Dado que la mayoría de las organizaciones no sólo utilizan archivos electrónicos, sino que también digitalizan documentos en papel, un buen sistema documental debería permitir a los usuarios cargar archivos a través de múltiples métodos, como la carga (masiva), el escáner, el correo electrónico o las aplicaciones móviles.

Indización de documentos

Si no se indexan los archivos, hay muchas posibilidades de que algunos no se vuelvan a encontrar, incluso después de un corto período de tiempo. La indexación describe el proceso de etiquetar los documentos con diferentes términos de búsqueda para que puedan ser fácilmente rastreados y localizados.

Búsqueda de documentos

La mejor función de indexación no sirve de nada si su software DMS carece de una potente función de búsqueda. Una función de búsqueda debe ser sencilla y, al mismo tiempo, ofrecer una amplia gama de opciones de búsqueda personalizables.

Automatización del flujo de trabajo

Una gran organización con miles de empleados perdería una cantidad inimaginable de horas de trabajo si todo tuviera que hacerse manualmente. Un sistema documental con automatización del flujo de trabajo permite a los usuarios establecer reglas sobre cómo deben formatearse y guardarse los nuevos documentos.

Seguridad de los documentos

Las funciones de seguridad siempre deben ser una prioridad, y son indispensables para algunas empresas. Por ejemplo, la gestión de documentos jurídicos requiere los más altos estándares de seguridad, ya que los documentos contienen información personal sobre los clientes y los casos. Además, una buena gestión de registros requiere un control de versiones.

funciones de los sistemas de gestión de documentos

El software de gestión de documentos difiere enormemente según el mercado al que se dirija. La gestión de documentos para la construcción tiene requisitos diferentes a los de la gestión de documentos para el sector inmobiliario; por lo tanto, las herramientas de gestión de documentos se adaptan a distintos públicos introduciendo una serie de funciones diferentes.

Las mejores soluciones de gestión de documentos de hoy en día se basan en la nube, ya que esto da a las empresas la capacidad de trabajar en múltiples ubicaciones sin necesidad de establecer complicados procesos internos.

En la siguiente sección, le mostramos cuánto dinero, tiempo y energía puede ahorrar con un DMS que funcione bien.

¿Para qué sirve la gestión de documentos?

En primer lugar, aclaremos la importancia del software de gestión de documentos sin papel. Al emplear soluciones de gestión de documentos digitales o en línea, una empresa puede ahorrar espacio, papel y mano de obra en comparación con las soluciones basadas en papel.

A primera vista, esto puede parecer trivial; sin embargo, las investigaciones muestran el coste real del papel: Las empresas gastan una media de 20 dólares para archivar un solo documento en papel (esto incluye el coste de la mano de obra, el almacenamiento y otros gastos). Además, los trabajadores de campos profesionales que utilizan archivos en papel pasan el 50% de su tiempo buscando información.

software de gestión de documentos sin papel
Fuente: QLS Solutions Group

Pero esto es sólo la punta del iceberg.

En lugar de limitarse a analizar cuánto dinero puede ahorrar una empresa por desprenderse de un sistema ineficiente basado en el papel, también merece la pena analizar cuánto más eficiente puede ser la empresa en su conjunto al emplear un sistema de gestión documental digital.

¿Cuáles son las ventajas de una estrategia de gestión de documentos completa?

Al hacer uso de una herramienta de gestión de documentos basada en la nube, se puede acceder a los archivos de una empresa desde cualquier lugar y en todo momento. Los documentos se pueden compartir fácilmente tanto dentro y entre equipos, así como con socios externos.

A través del DMS, los documentos son rastreables, lo que significa que los miembros del equipo pasan menos tiempo recreando activos ya existentes. El control de versiones añade una capa de seguridad a su almacenamiento en la nube.

La eficiencia general del proceso se mejora mediante la automatización. En lugar de archivar manualmente todos y cada uno de los documentos, las reglas de automatización agilizan el proceso de almacenamiento e indexación.

Una gestión eficaz de los documentos también puede mejorar los flujos de trabajo de funciones específicas.

Todos los directores de marketing son conscientes de la creciente importancia de una gestión eficaz de los recursos de marketing, ya que la carga de trabajo ha aumentado a lo largo de los años, mientras que los plazos y los presupuestos son cada vez más ajustados.

Mediante la indexación, una empresa obtiene un mejor control de todos sus activos, lo que contribuye a la eficacia de la gestión de activos de la marca, así como a la estrategia de gestión de activos digitales.

Además, al tener un acceso rápido a documentos importantes como las directrices o políticas de marketing, es mucho más probable que los empleados apliquen las políticas correctamente. Por lo tanto, el software DMS contribuye a aumentar la coherencia y la calidad de los activos en toda la organización.

Para terminar esta sección con un ejemplo:

Under Armour es una de las mayores marcas de ropa deportiva del mundo, que emplea a más de 400 miembros del equipo en cinco sedes mundiales. Sin un sistema de gestión de documentos que funcione bien en forma de un software DMS basado en la nube, no sería posible para Under Armour compartir eficazmente los activos de marketing u otros materiales colaterales entre todos los miembros del equipo.

Sistema de gestión de documentos de under armour brandfolder
Fuente: Historia de cliente de Brandfolder «Under Armour»

Si bien en esta sección se ha esbozado la finalidad de la gestión de documentos, en el siguiente apartado se profundiza en la descripción de los archivos y documentos más utilizados por casi todas las empresas.

¿Cuáles son los casos de uso más comunes para la gestión de documentos?

En esta sección, le ofrecemos los ejemplos más comunes de documentos que deben ser gestionados por casi cualquier organización.

Manuales de productos

No importa si su empresa ofrece un producto o un servicio, es probable que también ofrezca un manual de acompañamiento. Los manuales de productos son de todo tipo. Pueden ser de uso interno o externo: por ejemplo, pueden dirigirse a los equipos internos de marketing o desarrollo de la empresa o estar orientados a los clientes que necesitan obtener más información sobre los productos.

Especialmente los productos técnicos necesitan guías actualizadas con regularidad. Un plan exhaustivo de gestión de documentos ayudará a mantener todos los manuales actualizados con un esfuerzo mínimo.

Directrices

Las reglas de marca, las normas de cumplimiento y las directrices de diseño son parte integrante de lasmejores prácticas de gestión de proyectos de . Establecer directrices y encontrar un denominador común entre todas las partes interesadas son sólo los primeros pasos.

Es más difícil actualizar constantemente las directrices y, si es necesario, restablecer un flujo de trabajo que funcione. Las herramientas de colaboración documental ayudan a tu equipo a crear directrices y mantenerlas actualizadas. El resultado es un mayor cumplimiento de la marca, el diseño y el marketing y una mayor coherencia en todos los activos.

Expedientes de personal

Algunos documentos necesitan más seguridad que otros. Los expedientes de personal son confidenciales y sólo deben estar a disposición de la alta dirección y de algunos miembros del equipo de RRHH.

Un sistema adecuado de gestión de documentos implementa el control de acceso para que los datos confidenciales sólo puedan ser vistos por las personas adecuadas. Incluso si decide optar por un software de gestión documental gratuito, asegúrese de que no se comprometa ninguna característica importante, como los estándares de seguridad.

Protocolos

Un protocolo es un conjunto de procedimientos o comportamientos en una organización que cumplen una determinada tarea. Por ejemplo, en la gestión de proyectos de marketing, hay que trazar metas y objetivos, así como políticas, protocolos y procedimientos para alcanzarlos.

Una documentación adecuada del proyecto mantendrá a su equipo estructurado. Los sistemas de gestión de documentos le permitirán archivar, compartir y actualizar los protocolos y mantener a todos los accionistas al día sobre los últimos cambios.

Documentos legales

Los documentos legales deben ser rastreables. A veces, no se hace referencia a un contrato durante muchos años, pero aún así debe conservarse en el archivo por si surgen problemas con la parte contratante en una fecha posterior.

Los documentos legales son archivos importantes que deben estar protegidos contra el borrado accidental. Por lo tanto, un buen DMS incluye un sistema de recuperación de archivos para que no ocurra ningún imprevisto.

Documentos especializados

Cada sector utiliza documentos especializados que requieren un enfoque ligeramente diferente. Por tanto, no hay una respuesta general a la pregunta «¿Cuál es el mejor sistema de gestión documental?» Más bien depende de la naturaleza de su negocio y de los tipos de documentos que utilice, como documentos de construcción, documentos inmobiliarios, etc.

Mientras que algunas empresas necesitan funciones de colaboración incluidas en su DMS, la mayoría de las empresas requieren un software de aprobación de documentos fiable por encima de todo.

En esta sección, hemos examinado los tipos de documentos más utilizados. En la siguiente sección, examinaremos con más detalle el flujo de trabajo de la gestión de documentos.

¿Cómo es un flujo de trabajo de gestión de documentos?

Aunque la mayoría de los documentos son diferentes y requieren flujos de trabajo individuales, hay algunos ingredientes comunes en cada enfoque que describimos en esta sección.

Cómo es un flujo de trabajo de gestión de documentos

Dependiendo de la tarea, asegúrese de que no depende únicamente del DMS, sino que también utiliza otras herramientas útiles, como las herramientas de gestión de proyectos y las plantillas de gestión de proyectos. De este modo, estará bien preparado desde el principio.

1. Creación del documento

Una vez que se han determinado las metas, los objetivos, los procedimientos, las funciones y las responsabilidades, se puede empezar a crear el documento.

Dependiendo del tipo de documento que tenga que crear, el proceso de creación puede implicar la colaboración interfuncional entre los redactores y el equipo de diseño.

Algunos sistemas de gestión documental emplean herramientas de colaboración o permiten la integración de software de uso común, como Google Docs.

2. Revisión/ aprobación del documento

Una vez terminado el primer borrador del documento, el archivo puede cargarse en el DMS. Es probable que necesites la aprobación de tus superiores, de otros miembros del equipo o incluso de diferentes funciones antes de finalizar el documento.

Sin un sistema adecuado de aprobación de documentos, hay que recurrir a largas cadenas de correo electrónico, numerosos grupos de Skype o incluso correr de un lado a otro de la oficina. Esto no sólo consume tiempo y nervios, sino que deja espacio para la falta de comunicación y los errores.

Aquí es donde entra en juego Filestage. Filestage es un sistema de aprobación centralizado y basado en la nube que facilita el proceso de revisión y aprobación de documentos al ofrecer una única plataforma para gestionar todos sus documentos.

Los documentos pueden compartirse, anotarse y discutirse fácilmente entre todas las partes interesadas. Todos los revisores pueden solicitar cambios o aprobar el documento con un solo clic. Si hay que hacer cambios, el creador de contenidos puede revisar el documento y subir la nueva versión de nuevo para otro paso de revisión. Los pasos 1 y 2 pueden repetirse varias veces hasta que el documento reciba la aprobación final de todas las partes interesadas.

Filestage facilita la organización y el seguimiento del estado de sus documentos a medida que reciben una aprobación documentada y con sello de tiempo.

sistema de aprobación de documentos filestage

3. Cargar el documento en su DMS

Tras recibir la aprobación final, puede cargar el documento en su DMS. Dependiendo del tipo de documento que utilice, es posible que ya haya configurado un proceso automatizado para guardar el documento en la ubicación correcta.

Al subir un documento, asegúrese de que el archivo será rastreable añadiendo el mayor número posible de etiquetas relevantes.

4. Publicar/compartir el documento

Ahora está listo para compartir el documento con todas las partes interesadas antes de publicarlo. Las partes interesadas internas serán informadas automáticamente de que un documento está listo para ser revisado una vez que usted cargue el archivo en el DMS.

Las publicaciones externas necesitan más esfuerzos. Por ejemplo, si su documento es una pieza de marketing colateral, como una infografía, después de la revisión tendrá que publicar su contenido en los canales de las redes sociales, tal y como se ha predeterminado en su plantilla de plan de proyecto.

Como puede ver en el flujo de trabajo anterior, la gestión de documentos rara vez es un objetivo final, sino que suele formar parte de una estrategia más amplia de marketing (o de otro tipo).

La gestión de documentos sirve para agilizar toda la documentación necesaria del proceso de creación.

En la siguiente sección, profundizaremos en el paso del flujo de trabajo más propenso a las dificultades: el proceso de revisión y aprobación.

Profundizar en el proceso de revisión y aprobación de documentos

En esta sección destacamos la importancia del proceso de revisión y aprobación. Si se descuida esta etapa clave, muchos de los beneficios que se esperan de un sistema de gestión documental eficaz no se materializarán.

El proceso de revisión y aprobación es la principal fuente de cuellos de botella, independientemente de si se trata de manuales de productos, protocolos internos u otro tipo de documentos. Si consigue dominar el proceso de revisión y aprobación, su equipo se verá recompensado con una gran cantidad de beneficios, entre ellos

Ahorro de tiempo

Por lo general, no sólo uno, sino muchos interesados deben aprobar un proyecto, desde los especialistas en marketing y productos hasta los desarrolladores de software y la alta dirección, y estas personas suelen estar en distintos departamentos y en diferentes lugares.

Si no ha trazado una estructura clara para este proceso, en lugar de necesitar horas para una aprobación, podría necesitar días, semanas y, en el peor de los casos, incluso meses para recopilar todos los comentarios necesarios, las revisiones y las aprobaciones finales.

Con Filestage, muchos de los procesos están automatizados: Una vez que subes el borrador inicial del documento, todas las partes interesadas son informadas automáticamente, lo que elimina la necesidad de largas cadenas de correos electrónicos.

Proceso de revisión y aprobación de documentos

Todas las contribuciones, observaciones y sugerencias se anotan en una sola plataforma, de modo que los creadores de contenidos pueden revisar fácilmente todas las sugerencias sin necesidad de buscar entre toneladas de conversaciones de correo electrónico.

Garantizar la coherencia y aumentar la calidad

Una plataforma centralizada con responsabilidades claras y compartidas entre las partes implicadas contribuye automáticamente a que los documentos sean de mayor calidad.

Cada revisor puede centrarse en puntos específicos, como el cumplimiento de las normas de marketing (¿se añaden los logotipos?), la redacción, el tono, la ortografía, las últimas fotos del producto, etc.

Independientemente de sus objetivos, un sistema de revisión y aprobación centralizado garantiza que incluso los pequeños detalles se aplicarán en todos los activos que produzca.

Obtención de una mejor visión general de todos los documentos de trabajo en curso

Como el tiempo es siempre un recurso escaso, es importante estar estructurado y tener acceso a una visión general del estado de los proyectos en curso.

Un buen sistema de revisión y aprobación puede incluir funciones de gestión de proyectos que le ofrezcan una vista de pájaro de todas las tareas.

software de gestión de documentos filestage work-in-progress

Por ejemplo, en Filestage, con un solo vistazo al panel de control, se obtiene una visión general concisa de todas las tareas actuales, incluyendo todos los plazos. Si algunas tareas están atrasadas, puedes tomar medidas y ponerte en contacto con los miembros pertinentes del equipo a través de las funciones de colaboración.

Trabajo en equipo eficaz

Los programas de revisión y aprobación como Filestage también ofrecen herramientas de colaboración que facilitan la comunicación entre todos los miembros del equipo.

En lugar de utilizar programas de mensajería y correos electrónicos por separado, la plataforma centralizada tiene todas estas herramientas de comunicación en un solo lugar e incluso permite cargar directamente los documentos desde Google Drive y Dropbox.

Está claro que sin una cuidadosa fase de revisión y aprobación, no se puede ahorrar tiempo ni conseguir calidad y coherencia en los documentos. Utilizar un DMS sin planificar los flujos de trabajo más cruciales no es suficiente.

En la siguiente sección se exponen algunos ejemplos de las mejores prácticas para crear un flujo de trabajo de gestión de documentos eficiente.

5 mejores prácticas de gestión de documentos para crear un proceso de gestión de documentos eficiente

A estas alturas debería estar claro que un proceso de gestión documental no es una solución única, sino que el DMS depende en gran medida de su sector, de sus metas y objetivos individuales, así como de la estructura de su empresa.

Mejores prácticas de gestión de documentos para crear un proceso de gestión de documentos eficiente

En la siguiente sección, describimos varias prácticas recomendadas que pueden ayudar a establecer el mejor flujo de trabajo de gestión de documentos para su organización.

#1 Crear procesos estandarizados.

Empezar siempre de cero no sólo es desesperante, sino que además consume demasiados recursos. Por lo tanto, es necesario crear ciertas normas que todos los miembros del equipo dentro de su organización puedan seguir.

En el mejor de los casos, puede establecer tantas reglas de automatización como sea posible para que su DMS asuma la mayor parte de la carga de trabajo. Aunque esto no sea siempre posible, todo el mundo debería estar familiarizado con sus políticas de nomenclatura o indexación de archivos para crear una estructura de archivos coherente.

#2 Mantenga el flujo de trabajo tan simple como sea posible.

No hay necesidad de complicar en exceso su flujo de trabajo. Hazlo lo más sencillo y memorable posible para que todos estén dispuestos a participar.

Demasiados flujos de trabajo complicados pueden conducir a la frustración, ya que los colaboradores pueden sentirse distraídos de sus tareas principales. En el peor de los casos, esto puede conducir a un DMS mal gestionado que carece de índices o de una estructura de archivos adecuada.

#3 Establecer un proceso de revisión y aprobación claro y rápido.

Como se ha mencionado en la sección anterior, su flujo de trabajo de gestión de documentos depende en gran medida de su proceso de revisión y aprobación. Los flujos de trabajo de aprobación mal gestionados son un factor primordial cuando las organizaciones incumplen los plazos. Por lo tanto, automatice este proceso en la medida de lo posible e introduzca un sistema de revisión y aprobación de documentos capaz de agilizar el proceso de aprobación.

#4 La comunicación es la clave.

A menudo, la falta de comunicación es la causa del fracaso de los procesos de gestión documental. Esto significa que todas las partes interesadas deben participar desde el principio y que las funciones y responsabilidades deben comunicarse y entenderse claramente.

Incluso después del lanzamiento inicial del proyecto, es fundamental mantener a los miembros del equipo informados de cualquier cambio. Por esta razón, siempre debe emplear el software DMS junto con herramientas de comunicación eficientes para agilizar el flujo de trabajo.

#5 Escriba el proceso y hágalo fácilmente accesible.

En un entorno laboral de ritmo rápido, es posible que se enfrente a cientos de datos al día. Para poder procesar todo, hay que organizarse.

Un primer paso para crear un proceso viable es redactar el proceso de gestión de documentos y ponerlo a disposición de todas las partes interesadas. Sólo un documento escrito permite que todo el mundo trabaje de forma similar y encuentre un punto de anclaje en caso de que algunos pasos no estén claros.

Además, un documento escrito le ayuda a encontrar posibles puntos débiles y áreas de mejora que podrían haber permanecido invisibles si no se hubieran anotado.

Después de nuestras primeras reflexiones sobre la gestión de documentos, es hora de empezar. En la siguiente sección, le mostramos cómo empezar con la gestión de documentos.

Cómo empezar con la gestión de documentos

En esta sección, describimos los pasos iniciales necesarios para implementar su estrategia de gestión de documentos.

Definir una estrategia de gestión de documentos

En primer lugar, aclare sus metas y objetivos. Puedes tener en cuenta el apartado anterior sobre la finalidad de la gestión documental. Una buena manera de empezar es hacer una lista de control con los puntos más importantes que debe cumplir su estrategia de gestión de documentos.

Esta lista puede incluir:

  • Ahorro de costes: Si el ahorro de costes es su principal objetivo, puede considerar un software de gestión documental gratuito si cumple con sus requisitos mínimos.
  • Fácil acceso: Si quieres que tus empleados o miembros del equipo accedan a tus archivos desde cualquier lugar, es necesaria una solución basada en la nube.
  • Mejora de la calidad: Si necesitas mejorar la calidad de tus resultados, asegúrate de que las funciones de colaboración, así como el proceso de revisión y aprobación, forman parte de tu flujo de trabajo.

DocuVantage ofrece un enfoque de 7 pasos para perfilar su estrategia de gestión documental.

El enfoque de DocuVantage para perfilar su estrategia de gestión documental
Fuente: DocuVantage

Una vez perfilada su estrategia inicial, puede añadir más detalles en un plan de gestión de documentos.

Crear un plan de gestión de documentos

Mientras que sus estrategias son amplias, su plan es más detallado y tiene en cuenta todos los procedimientos y procesos que contribuyen a los objetivos de su estrategia. En pocas palabras: Su plan de gestión de documentos pone en marcha su estrategia.

Si necesita un punto de partida, puede echar un vistazo a las directrices de preparación del plan de gestión de documentos publicadas por el gobierno de Qatar.

plan de gestión de documentos
Fuente: Gobierno de Qatar

Por ejemplo, si el ahorro de costes es su principal objetivo, un plan describiría cada proceso que contribuye a ese objetivo. Su plan de ahorro de costes de gestión de documentos podría incluir: ¿Cómo puede ahorrar costes de mano de obra agilizando los flujos de trabajo críticos, como los procesos de revisión y aprobación?

Desarrollar una política de gestión de documentos

¿Por qué debería su organización establecer una política de gestión de documentos?

Una vez que haya puesto en marcha su estrategia y plan inicial de gestión de documentos, puede ser el momento de dar un paso más y desarrollar políticas de gestión de documentos.

A diferencia de una estrategia o un plan, una política es una norma orientadora de la organización, que debe aplicarse en todas las estrategias y procesos.

Para obtener una primera inspiración, examine la política de gestión de documentos de la Universidad de Bristol.

política de gestión de documentos
Fuente: Universidad de Bristol

Una vez que haya completado estos tres pasos, es el momento de pensar en la solución de software adecuada para resolver sus problemas.

Cómo encontrar el mejor sistema de gestión documental para sus necesidades

Ahora que sus necesidades están claras y sabe lo que quiere conseguir con su sistema de gestión documental, es el momento de comparar sus herramientas favoritas.

La siguiente sección le dará una visión general de las herramientas más utilizadas por las pequeñas y grandes empresas. Pero antes de comparar las herramientas del mercado, debe asegurarse de los siguientes puntos:

¿Cuáles son los principales puntos débiles que debe resolver la solución?

Durante la fase de creación de su estrategia de gestión de documentos, probablemente ya haya pensado en esto. Asegúrate de poner este punto en el contexto de las capacidades de las herramientas que consideres comprar.

Por ejemplo, es inútil tratar de ahorrar costes buscando soluciones de software sofisticadas que no se ajustan a su presupuesto.

¿Qué características son esenciales?

Al trazar las estrategias, la gente suele caer en la trampa de intentar conseguir todo a la vez. En el fondo, puede que sepan que no es posible, pero aún así pueden tener expectativas poco realistas.

Para no perderse en demasiados detalles y para generar soluciones realistas, le sugerimos que cree una lista de las 10 características más esenciales que debe tener su sistema de gestión documental.

Crea una lista de tus herramientas favoritas para compararlas

Ahora puedes cambiar tu enfoque desde el interior hacia el exterior. Una vez que tenga claras sus propias necesidades, podrá ver qué puede ofrecer el mercado.

Para comparar todas las soluciones de gestión de documentos, es aconsejable hacer una hoja de cálculo y evaluar las herramientas según su lista de 10 características principales.

La herramienta más adecuada para su lista de los 10 mejores se convertirá en su nueva compañera en la oficina.

Mejor software de gestión de documentos en línea

En esta sección, le presentamos las soluciones de software de gestión documental online más utilizadas.

Filestage – revisión y aprobación de contenidos

Revisión y aprobación de la gestión de documentos Filestage

Filestage proporciona a los equipos una plataforma basada en la nube para agilizar el proceso de revisión y aprobación de documentos y otros tipos de archivos. La herramienta simplifica la colaboración con colegas y clientes con flujos de trabajo personalizables, automatización de tareas y control de versiones integrado.

Filestage es fácil de configurar, aprender y utilizar. También permite a los equipos ejecutar flujos de trabajo en minutos. Además, la plataforma impulsa la productividad de los equipos al reducir el esfuerzo y el tiempo dedicado al proceso de aprobación.

Con Filestage, puede gestionar fácilmente todas sus aprobaciones en un solo lugar y, por lo tanto, estar siempre al tanto del estado de sus documentos. Eso hace que Filestage sea la herramienta perfecta para organizar su proceso de retroalimentación y aprobación de documentos de una manera clara, fácil y eficiente.

iManage – gestión de documentos y correo electrónico

Solución de gestión de documentos y correo electrónico de iManage

iManage ofrece una solución de gestión de documentos y correo electrónico basada en la nube, Closing Folders, que se centra principalmente en soluciones adaptadas a los bufetes de abogados.

El software cuenta con herramientas de colaboración que permiten a los usuarios gestionar documentos y colaborar tanto en su escritorio como a través de una interfaz móvil optimizada para smartphones y tabletas. Los correos electrónicos y los documentos pueden combinarse inteligentemente en archivos de proyecto únicos.

Puede ponerse en contacto con iManage para solicitar una versión de demostración o la estructura de precios de Closing Folders.

Microsoft Sharepoint – intranet DMS

sistema de gestión documental microsoft sharepoint

Microsoft Sharepoint pertenece a una de las herramientas de colaboración más completas del mercado, el paquete Microsoft Office, e incluye un completo sistema de gestión de documentos.

Ya sea que necesite simplemente crear documentos o compartirlos con múltiples interesados, Sharepoint ofrece una amplia gama de funciones y se puede adaptar a las necesidades de su empresa.

Sharepoint está disponible en dos planes diferentes, que se dirigen tanto a las PYME como a las grandes empresas. El plan básico comienza a partir de 5 dólares por usuario al año.

Adobe Document Cloud: las principales herramientas PDF de Adobe

Gestión de documentos digitales de Adobe Document Cloud

Todo el mundo conoce la famosa Adobe Creative Cloud, que ofrece programas rompedores como Photoshop o Illustrator. Adobe Document Cloud es un DMS que ofrece herramientas igualmente útiles para gestionar todos tus documentos.

Adobe Document Cloud consta de programas como Adobe Acrobat DC para facilitar el proceso de creación de documentos a través de una interfaz colaborativa. Además, Adobe Sign le permite crear fácilmente firmas electrónicas y las combina con las principales herramientas de PDF de Adobe.

Adobe Document Cloud está disponible en diferentes paquetes: para individuos, equipos y empresas.

OpenKM – DMS 100% personalizable

Sistema de gestión documental OpenKM

OpenKM es un sistema avanzado de gestión de documentos que cumple todos los requisitos.

Con el DMS, los usuarios pueden almacenar, gestionar y hacer un seguimiento de los documentos electrónicos y escaneados en papel, automatizar procesos, colaborar en proyectos y establecer flujos de trabajo para revisar, aprobar y validar tareas.

Con el conjunto de herramientas de desarrollo de OpenKM, el software permite incluso que un departamento de TI sea creativo y cree una nueva aplicación que se adapte al 100% a las necesidades de su organización.

Puede solicitar una versión de prueba y un presupuesto en el formulario de contacto de OpenKM.

Docuvita – gestión documental versátil

Gestión documental versátil de Docuvita

Docuvita es un gestor documental versátil que atiende a una gran variedad de tipos de documentos.

La información sensible, como los archivos de personal, están protegidos del acceso no autorizado por Docuvita, y los archivos contables pueden combinarse con el software de contabilidad de su empresa para crear archivos con conformidad legal.

Los archivos pueden ser transferidos desde su sistema ERP o CRM a Docuvita para lograr el uso más eficiente de todos sus sistemas.

También puede crear múltiples flujos de trabajo automatizados para que usted y su equipo puedan ahorrar tiempo y concentrarse en las cosas más importantes.

Póngase en contacto con Docuvita para obtener un presupuesto para sus necesidades individuales.

LogicalDOC – nube pública, en las instalaciones o DMS híbrido

Sistema de gestión documental en la nube LogicalDOC

LogicalDOC es un DMS que está basado en la nube o en las instalaciones para que su empresa pueda elegir la solución más adecuada para su infraestructura actual.

El servicio en la nube se sugiere si su organización no tiene los recursos para un sistema totalmente autoalojado.

Además, es posible hacer uso de un sistema de gestión documental en la nube híbrida que combine una nube pública y una privada. Una nube híbrida es una solución perfecta para hacer copias de seguridad: Tus documentos pueden recuperarse siempre, incluso si tus servidores se dañan.

Puede ponerse en contacto con LogicalDoc para obtener una prueba gratuita o información sobre los precios.

Bitrix24 – gestión de proyectos y DMS

Gestión de documentos de proyectos de Bitrix24

Bitrix24 es más que un simple sistema de gestión de documentos.

Bitrix es un sistema de CRM, así como una herramienta de gestión de proyectos totalmente integrada que tiene muchas características para capitalizar su flujo de trabajo de gestión de documentos.

Desde el intercambio de archivos, el almacenamiento, la carga de trabajo y las funciones de programación hasta los sistemas de automatización y el creador de gráficos – Bitrix24 ofrece una amplia gama de herramientas útiles para impulsar la colaboración y agilizar los procesos.

Además de ofrecer un plan gratuito, Bitrix24 tiene cinco planes de suscripción diferentes que pueden satisfacer sus necesidades individuales.

Filecamp – DAM y DMS

Funciones de gestión de documentos de Filecamp DAM

Filecamp es un sistema completo de gestión de activos digitales (DAM) que ofrece una gran variedad de funciones de gestión de documentos.

Su equipo tiene acceso a una biblioteca de medios y a las directrices de la marca, así como a soluciones de prueba y aprobación en línea para agilizar la colaboración.

Filecamp es una plataforma intuitiva y fácil de usar que no requiere una formación intensiva. Además, el sistema DAM está disponible en tres modelos de suscripción diferentes.

Revv – DMS de propósito especial

Flujo de trabajo de gestión de documentos de organizaciones sin ánimo de lucro Revv

Vamos a terminar esta sección con Revv, una plataforma especializada en la donación de leads y en aumentar el compromiso de los usuarios y la recaudación de fondos.

Las herramientas de cumplimiento político y de elaboración de informes de Revv son completamente personalizables y pueden producir calendarios de informes automatizados. Las funciones especiales, como las donaciones o los formularios con un solo clic, las peticiones y las encuestas, ayudan a las organizaciones sin ánimo de lucro a agilizar sus flujos de trabajo y a liberar recursos escasos.

Además, la plataforma está dotada de herramientas de venta que ayudan a las organizaciones a aumentar sus servicios y ofertas.

Revv Basic es gratuito, mientras que Revv Pro está disponible por 49 dólares al mes. Las empresas también pueden solicitar un presupuesto personalizado.

Conclusión:

A la hora de gestionar su organización, es importante mejorar siempre que sea posible. A primera vista, la gestión de documentos puede parecer una actividad secundaria que no merece mucha atención.

Sin embargo, como demuestran nuestros ejemplos, una empresa que aplique un enfoque eficaz de gestión de documentos ahorrará tiempo, recursos y dinero valiosos, además de producir activos de mayor calidad. Para realizar los cambios necesarios, es importante conseguir el apoyo de las partes interesadas adecuadas en toda la organización.

Esperamos que este artículo sirva para concienciar y apoyar a su empresa en la racionalización de los procesos que consumen tiempo.