Über dm-drogerie markt
dm ist die umsatzstärkste Drogeriemarktkette Deutschlands – mit über 60.300 Mitarbeiter:innen und mehr als 2.100 Filialen im ganzen Land. Täglich kaufen rund zwei Millionen Kund:innen bei dm ein.
Branche
Einzelhandel
Entdecke Filestage →Ziele
- Verzögerungen vermeiden
- Feedback zentral bündeln
- Mehr Transparenz schaffen
Lieblingsfunktionen
- Kommentare im Kontext
- Anhänge direkt zu den Kommentaren
- Unterstützung vieler Datei-Formate
Die Erfolgsgeschichte von dm in Zahlen
Fünf Jahre effizienter Feedback- und Freigabe-Prozess. Und es läuft immer noch rund.
Klare Kampagnen-Kommunikation für über 2.100 dm Filialen in ganz Deutschland.
Konsistente Kommunikation, die täglich Millionen Menschen erreicht.
Nationale Marketingkampagnen für über 2.100 Filialen zu koordinieren, ist keine leichte Übung. Kommen dann noch mehrere Agenturen und interne Teams ins Spiel, wird’s schnell unübersichtlich.
Genau das war die Situation bei Julia Wolf und dem Team für nationale Marktkommunikation bei dm.
- Dateien gingen in endlosen E-Mails verloren
- SharePoint-Links funktionierten nicht oder führten zu alten Versionen
- Manche konnten die Dateien nicht öffnen (und wenn doch, fehlten die Kommentare der Kolleg:innen)
Das ständige Hin und Her hat alles ausgebremst und die fehlende Transparenz beim Feedback hat für Frust gesorgt.
Also war klar: Es braucht eine bessere Lösung. Und die kam mit Filestage. Seit über fünf Jahren läuft der Feedback- und Freigabe-Prozess bei dm nun deutlich effizienter.
Das Feedback von Stakeholder:innen zusammenzutragen war vorher zeitintensiv und frustrierend
Julias Team hat hauptsächlich mit PDF-Layouts für Kommunikationsmaterialien gearbeitet. Damals sah ihr Workflow so aus:
- Datei per E-Mail oder Filesharing von der Agentur erhalten
- Auf SharePoint speichern
- SharePoint-Link intern mit mehreren Stakeholder:innen teilen
- Alle Kommentare separat sammeln und die Datei wieder per E-Mail oder Filesharing zurück an die Agentur schicken
Klingt hier in Stichpunkten erstmal nach einem einfachen Ablauf – war in der Praxis aber ziemlich mühsam. Denn:
- Unterschiedliche Dateiversionen schwirrten per E-Mail, SharePoint-Link und in verschiedenen Ordnern herum
- Nicht alle konnten die Datei öffnen
- Kommentare waren nicht für alle sichtbar
- PDFs mussten heruntergeladen, kommentiert und wieder hochgeladen werden, bevor Feedback weitergegeben werden konnte
- Es gab mehrere Versionen und man musste am Ende alle Kommentare selbst zusammenführen
Diese Herausforderungen haben dem Team enorm viel Zeit gekostet, vor allem beim Auflösen widersprüchlicher Kommentare und beim ständigen Hin und Her mit Dateien und Links.
„Zwei Punkte waren entscheidend: 1. Das gleichzeitige Kommentieren und die Sichtbarkeit der Kommentare anderer – das reduziert Doppelungen. 2. Weniger Hin und Her mit Dateien und Links.“
Julia Wolf, Teamleiterin Nationale Marktkommunikation, dm-drogerie markt
Auf der Suche nach mehr Transparenz und weniger Hin und Her
Julia und ihr Team wollten eine Lösung finden, die:
- gleichzeitiges Kommentieren ermöglicht – mit voller Sichtbarkeit für alle
- das endlose Verschicken von Dateien und Links endlich überflüssig macht
Da kam der Vorschlag vom Agenturpartner Wongdoody (damals noch oddity) genau richtig: Filestage – ein Tool, das bereits erfolgreich vom Content & SEO-Team genutzt wurde.
„Als wir gemerkt haben, dass Filestage fast alle unsere Herausforderungen löst, haben wir uns keine andere Plattform mehr angeschaut. Wenn’s gut funktioniert und schon von Kolleg:innen getestet wurde, warum ein neues Tool einführen?“
Gemeinsam mit dem Customer-Success-Team von Filestage hat dm dann die Feedback- und Freigabe-Flows abgebildet, Projektvorlagen eingerichtet und die Plattform an ihre Bedürfnisse angepasst.
Volle Transparenz über den Projektstatus – auf einen Blick
Seit dm Filestage nutzt, sehen alle jeden Kommentar, jede Dateiversion und den aktuellen Status aller Projekte.
Julia Wolf findet: „Es ist besonders praktisch, dass man direkt an Kommentare etwas anhängen kann, wie z.B. ein Produktbild. Man kann auch direkt auf die Kommentare anderer reagieren, dadurch gibt es keine Dopplungen und es ist einfacher, Stichpunkte an der richtigen Stelle zu ergänzen – oder auch mal zu widersprechen.“
Diese Transparenz, gepaart mit einem klaren Workflow, hat den Freigabe-Prozess deutlich beschleunigt. Heute läuft ein typisches Projekt bei dm so:
- Die Agentur lädt das Kreativ-Konzept in Filestage hoch
- Die Projektleitung gibt Feedback
- Überarbeitungen kommen wieder direkt über Filestage
- Weitere Reviewer wie das Produktmanagement, Sortiments-Teams und die Rechtsabteilung geben ebenfalls ihr Feedback ab
- Alle Kommentare werden gebündelt an die Agentur zurückgeschickt
- Die finale Freigabe wird in Filestage erteilt – bevor die Datei weitergeht in den Druck
Alle laufenden Reviews in einem übersichtlichen Dashboard
Weil Filestage viele verschiedene Dateitypen unterstützt, kann dm alle Freigaben (sogar rechtliche Prüfungen) an einem zentralen Ort abwickeln.
Das heißt: Wer in ein Projekt einsteigt, sieht sofort die aktuelle Version der Datei und das gesamte bisherige Feedback, ohne extra nach Updates fragen zu müssen.
Und genau diese Einfachheit sorgt für eine hohe Akzeptanz.
Julia Wolf dazu: „Filestage ist super intuitiv zu bedienen. Neue Reviewer brauchen keine Schulung, alle finden sich direkt zurecht.“
Das Feedback ist stressfreier und die Freigaben kommen jetzt schneller
Mit Filestage sieht das Team den Projektstatus sofort, ohne sich durch endlose SharePoint-Ordner zu klicken. Dank dieser kompletten Transparenz verbringen Julia Wolf und ihr Team heute viel weniger Zeit damit, Fragen zu beantworten, wo Dateien liegen oder wer was gesagt hat:
„Wir haben im Feedback-Prozess deutlich weniger Rückfragen als früher. Weniger ‘Sonderwege’, weil jemand keinen Zugriff hat und Feedback per Mail schickt, das dann wieder zusammengeführt werden muss. Und damit insgesamt weniger Zeitaufwand und weniger Frust.“
Der optimierte Workflow spart dem Team außerdem viel Zeit, weil auch die ganze Verwaltungsarbeit drumherum reduziert wird.
„Bei Projekten haben wir heute weniger administrativen ‘Datei-Management-Aufwand’ und außerdem ist die Transparenz zum Projektstatus besser, weil man den in Filestage direkt sieht und sich nicht durch zig SharePoint-Ordner klicken muss“, meint Julia Wolf weiterhin.
Dateien-Chaos? Gehört bei dm längst der Vergangenheit an
Heute läuft der Feedback-Prozess bei dm reibungslos – und wir sind stolz, als Partner dabei geholfen zu haben.
Julia Wolf abschließend: „Die einfache Handhabung, die intuitive Nutzung und vor allem der tolle Support durch die Filestage-Kolleg:innen lassen uns echt fragen, wie wir so lange mit E-Mails und File-Sharing klarkommen konnten.”
