El famoso autor y fundador de la revista SUCCESS, Orison Swett Marden, dijo una vez: “Un buen sistema acorta el camino hacia la meta”. No podía tener más razón, especialmente en el complejo mundo de la gestión de proyectos.
La gestión de cualquier proyecto es tan exitosa como la organización y la preparación que se le dedique. Sin embargo, gracias a la gran cantidad de plantillas de gestión de proyectos disponibles en Internet, no es necesario reinventar la rueda. Los proyectos pequeños pueden gestionarse de forma inteligente utilizando un par de plantillas bien elegidas, mientras que los proyectos a gran escala pueden requerir una serie de plantillas lo suficientemente robustas como para cubrir todos los aspectos del proyecto a largo plazo.
1. Carta del proyecto
La base de toda la documentación de gestión de proyectos es la carta del proyecto, un documento que define claramente la finalidad y los objetivos del proyecto, su alcance, las funciones y responsabilidades de todas las partes interesadas y otros elementos vitales. Una carta de proyecto bien establecida y completa garantizará que ninguna pregunta de alto nivel quede sin respuesta.
La carta del proyecto sirve como documento de referencia durante la duración del proceso de gestión del proyecto, de modo que todos los implicados puedan acceder a la información crítica necesaria para mantener el proyecto en marcha, como las limitaciones del proyecto, las autoridades, las cifras presupuestarias de alto nivel, los riesgos y las justificaciones para emprender el proyecto en primer lugar.
Plantillas de la Carta del Proyecto
Plantilla de Carta de Proyecto de Filestage
Esta plantilla de carta de proyecto gratuita de Filestage mantiene toda la información esencial en una hoja de cálculo sencilla. Las secciones incluyen información general sobre el proyecto, funciones y responsabilidades, resultados del proyecto/restricciones/riesgos/planes de contingencia, calendario de resultados, metodologías y recursos del proyecto, e información de contacto para todas las partes implicadas. Cada sección incluye la posibilidad de ampliar las entradas y notas adicionales.
Plantilla de Carta de Proyecto de Excellence In Financial Management
En su sitio web, Excellence in Financial Management, Matt Evans ofrece una plantilla gratuita de carta de proyecto en Excel. Esta plantilla en particular está lleno de ejemplos, una característica especialmente útil para las personas que se inician en la gestión de proyectos. Las cabeceras básicas incluyen todo lo que se puede esperar de una plantilla de carta de proyecto y un poco más.
Plantilla de Carta de Proyecto de la Universidad Memorial
Este
documento de dos páginas de la carta del proyecto
La plantilla proporcionada por la Universidad Memorial tiene un aspecto mucho más suave, pero sigue conteniendo secciones para introducir la información esencial relevante para su proyecto. Los puntos de contacto relevantes aparecen en primer lugar, seguidos de la necesidad declarada (justificación del proyecto), y la descripción y el presupuesto del proyecto. A continuación, el resto de la información relevante.
2. Plan del proyecto
Un plan de proyecto está relacionado con una carta de proyecto, pero de forma mucho más detallada. Donde terminan las cartas de proyectos, comienzan los planes de proyectos. Un plan de proyecto bien pensado tendrá en cuenta todos los detalles conceptuales del proyecto antes de que comience la ejecución real.
Un plan de proyecto es su herramienta para pensar en el proyecto desde el principio hasta el final. acabado, teniendo en cuenta todos los factores y partes interesadas, como las etapas, y los pasos dentro de las etapas, necesarios para alcanzar el objetivo del proyecto, la programación de las tareas, la asignación de responsabilidades, la formulación de protocolos dentro de cada etapa del proyecto, las medidas de control de calidad, la estimación exhaustiva de los costes y la evaluación de riesgos fase por fase.
Plantillas de planes de proyectos
Plantilla de plan de proyecto de Filestage
Plan de proyecto basado en documentos de Filestage utilizó distintos colores para indicar las diferentes secciones clave necesarias para un plan de proyecto eficaz. Los campos se rellenan con las respuestas a las preguntas clave que pretenden conducir a los componentes esenciales de cada categoría. Por ejemplo, la pregunta principal para la sección de programación de tareas es “¿Cuáles son las fases, tareas y subtareas?”
Plantilla de plan de proyecto de ProjectManager
Esta plantilla de plan de proyecto de nueve páginas es una opción adecuada para la planificación de proyectos complejos. El índice aparece en la segunda página, después de la parte de control de documentos del plan del proyecto. El control de documentos proporciona una cadena de custodia desde el propietario del documento hasta los aprobadores, de modo que se puedan marcar todas las casillas adecuadas antes de que el plan siga adelante.
Plantilla del plan de proyecto de Atlassian
Una plantilla de plan de proyecto simple y
plantilla de plan de proyecto sencilla y directa
proporcionado por Confluence proporciona todos los componentes principales y más necesarios. Se trata de una plantilla adecuada para proyectos pequeños o individuales que no requieran una gran cantidad de detalles.
El documento identifica en primer lugar a los miembros del equipo y, a continuación, define el espacio del problema, la hipótesis y los antecedentes pertinentes.
3. Alcance del proyecto
Los límites del proyecto se delimitan en el ámbito del proyecto, una declaración que define las inclusiones y exclusiones del ámbito, o en otras palabras, lo que ocurrirá y lo que no puede ocurrir. En el proceso de utilización de una plantilla para determinar el alcance, la forma de los límites del proyecto comenzará a formarse a medida que el alcance se vuelve más específico.
Una buena plantilla le ayudará a hacer que su alcance sea específico y medible. Los interesados en el proyecto deben tener una medida tangible para determinar qué está dentro o fuera del alcance. Una vez que haya identificado y definido el alcance del proyecto con especificidad, estará listo para ser aprobado o revisado.
Plantillas de alcance del proyecto
Plantilla de alcance del proyecto de MyPM
El modelo de declaración de alcance proporcionada por MyPM identifica los límites del proyecto y deja espacio para otros detalles. Esta plantilla es una excelente opción para los gestores que no ven la necesidad de un conjunto completo de documentos de gestión de proyectos y prefieren que algunos se consoliden en elementos de doble uso.
Plantilla de alcance del proyecto de NHS Education
Esta plantilla de NHS Education ilustra un buen ejemplo de plantilla de alcance de proyecto específica para una organización. Cada categoría va acompañada de una explicación y de indicaciones sobre el tipo de información que se debe proporcionar. Este tipo de plantilla es la más adecuada para un proyecto de bajo riesgo y de naturaleza más conceptual.
Plantilla de alcance del proyecto por el Estado de Colorado
Este completo
paquete de siete páginas sobre el alcance del proyecto
proporcionada por el estado de Colorado, con un índice completo, muestra lo detallados que pueden llegar a ser los alcances del proyecto. Aunque no toda la información de este ejemplo concreto es necesaria en el ámbito del proyecto, la información adicional facilita la comunicación y el mantenimiento de las expectativas.
4. Informe sobre el estado del proyecto
La clave de la comunicación durante la iteración de un proyecto es un informe de estado del proyecto bien definido, pero no abarrotado. A
informe de situación del proyecto
es un documento dinámico que se elabora o actualiza periódicamente y que proporciona información crítica a las partes interesadas y mantiene una comunicación fluida entre todos los miembros del equipo.
Un informe sobre el estado del proyecto sirve de indicador de los progresos realizados a lo largo del mismo, identifica los contratiempos en el camino y evita que se pierdan pasos mediante una documentación clara y actualizada. Es una de las mejores formas de mantener la responsabilidad de todas las partes implicadas. Un estado del proyecto bien redactado revela información útil al tiempo que evita detalles extraños e irrelevantes. Lo siguiente plantillas de informes de proyectos le ayudarán a empezar.
Plantillas de informes de estado del proyecto
Plantilla de informe de estado del proyecto del Departamento de Tecnología de California
El
plantilla de informe de situación exhaustivo
creado por el Departamento de Tecnología de California investiga todos los componentes relevantes para saber si un proyecto concreto va por buen camino. Plantea preguntas críticas como “¿Está el proyecto en vías de alcanzar los objetivos en el plazo aprobado?”, a la vez que proporciona tablas de datos que deben rellenarse con la información de apoyo pertinente.
Plantilla de informe de situación del proyecto de la Red Local de Integración Sanitaria de Ontario
Una plantilla de informe de estado del proyecto
plantilla de informe de estado del proyecto
proporcionada por la Red Local de Integración Sanitaria de Ontario destaca la información más esencial para hacerse una idea concreta del estado del proyecto. Esta plantilla fácil de usar comienza con una estimación del progreso del proyecto codificada por colores que va desde “en camino” hasta “no comenzado”.
Plantilla de informe de estado del proyecto de Microsoft
Este
Plantilla de informe de estado del proyecto de Microsoft Office
utiliza colores y sombras para resaltar rápidamente los elementos esenciales del proyecto relativos al estado de avance en áreas como la visión general del proyecto, la visión general del presupuesto y el historial de riesgos y problemas. Una buena opción para las pequeñas empresas con proyectos de menor envergadura, esta plantilla es limpia y sencilla.
5. Propuesta de proyecto
A menudo, su proyecto requiere la aprobación o el patrocinio, financiero o de otro tipo, de las partes interesadas. Informar adecuadamente a los participantes clave sobre su posible proyecto y proporcionarles toda la información necesaria para que tomen una decisión inteligente respecto a su aprobación,
se necesita una propuesta de proyecto
.
Una propuesta de proyecto suele venir en un documento o formato pdf con un índice de todas las secciones incluidas. Una propuesta de proyecto típica constará de componentes en los que se discutirán los requisitos, el alcance, el presupuesto y cualquier otra información pertinente necesaria para que las partes interesadas decidan sobre el proyecto. Las propuestas pueden ser tan cortas como una o dos páginas o tan largas como cientos de páginas.
Plantillas de propuestas de proyectos
Plantilla de propuesta de proyecto de Slidebean
Una propuesta de proyecto puede ser un resumen pulido de alto nivel que consiste en unas pocas páginas como
como ésta
de Slidebean, o puede ser un plan detallado de 50 páginas sobre cómo se procederá exactamente con un proyecto propuesto. Su entorno operativo y las partes interesadas dictarán la profundidad de la propuesta. Sin embargo, cuanto más detallada sea, mejor podrá servir como punto de referencia común para todos.
Plantilla de propuesta de proyecto de Proposify
Algunas plantillas están muy pulidas y son increíblemente detalladas. Gracias a un software de presentación fácil de usar, se puede descargar una gran cantidad de plantillas de aspecto elegante. Sólo tienes que asegurarte de que el contenido que introduces se ajusta a la sofisticación del estilo.
Esta propuesta
tiene líneas limpias y mucho espacio para todos los detalles de su propuesta.
Plantilla de propuesta de proyecto del Banco Mundial
Esta sencilla plantilla es un ejemplo de lo que son la mayoría de las propuestas de proyectos de organismos gubernamentales u otras instituciones públicas. No son tan llamativos como otros que se apoyan mucho en el marketing, pero se amplían fácilmente para adaptarse a la amplitud de la información que necesita para encajar en la propuesta.
6. Horario de trabajo
Un calendario de trabajo es un paso más en la maleza de la gestión de proyectos. El uso de una plantilla de calendario de trabajo le permite planificar los detalles de cómo y cuándo los miembros del equipo realizan el trabajo en el proyecto. Le permite visualizar el flujo de producción, teniendo en cuenta también el coste de la mano de obra acumulada.
Un horario de trabajo centrado en es uno que se adapta a su entorno operativo, ya sea que consista en trabajo por turnos, trabajo basado en tareas, tramos tradicionales del tipo 9 a 5 o trabajo a tiempo parcial. También se puede marcar con precisión para que los miembros del equipo asignados a varios proyectos definan cuándo deben dedicar tiempo a ese proyecto específico.
Plantillas de horarios de trabajo
Plantilla de horario de trabajo de WhenIWork
Las plantillas de horarios de trabajo son rápidas y fáciles de manipular según sus necesidades exactas. Los empleados pueden introducir el tiempo en función del proyecto en el que trabajan. El tiempo puede incluso desglosarse por tareas dentro de un proyecto.
Este
de WhenIWork proporciona los costes laborales asociados junto con las horas trabajadas y el total de horas de la semana.
Plantilla de calendario de trabajo de ProjectManager
Las plantillas de horarios de trabajo no tienen por qué ser complicadas, siempre que incluyan la información que necesita. Este by ProjectManager proporciona campos para el nombre del empleado y la tarea, con espacio para rellenar las horas trabajadas en una tarea concreta cada día de la semana. Las horas se suman al final.
Plantilla de horario de trabajo de Homebase
Muchos calendarios de trabajo estándar pueden convertirse fácilmente en una plantilla de calendario de trabajo basada en un proyecto con sólo cambiar algunos títulos de los campos. En este modelo de plan de trabajo de Homebase, sustituyendo campos como el turno por el proyecto, o el puesto por la tarea, le ofrece toda la información que necesita saber semanalmente.
7. Estructura de desglose del trabajo
Antes de definir los entresijos del programa de trabajo de su equipo, tendrá que desarrollar la estructura de desglose del trabajo. La estructura de desglose del trabajo es un proceso por el que el proyecto global se separa en niveles descendentes de resultados definidos a su vez por tareas, subtareas, elementos de acción, etc.
Es jerárquico, con el proyecto global en la parte superior, seguido de una estructura de árbol que se ramifica en secciones de productos, datos, servicios o combinaciones, cada una con sus propias listas de resultados. Las estructuras de desglose del trabajo se adentran en los “cómos” específicos de la consecución del objetivo general del proyecto, al tiempo que delimitan las áreas específicas de responsabilidad en lo que respecta a cada entregable.
Plantillas de la estructura de desglose del trabajo
Plantilla de estructura de desglose del trabajo de Creately
Como puede ver en
este ejemplo
Las plantillas de la estructura de desglose del trabajo se individualizan en función de las tareas que se realizan y de la complejidad del proyecto. Pueden parecerse a simples árboles con sólo unas pocas ramas o a otros más complejos que ocupan toda la página. Organice su estructura de desglose del trabajo como mejor le parezca.
Plantilla de estructura de desglose del trabajo de Mindjet
Esta plantilla de Mindjet es un ejemplo de la creatividad que se puede poner en una estructura de desglose del trabajo. Esta plantilla animada se amplía a medida que usted lo necesita para que pueda examinar cada nivel de desglose del trabajo en detalle. Los iconos se utilizan dentro de cada rama para denotar ciertas características del desglose del trabajo.
Plantilla de estructura de desglose del trabajo de Waterloo
Este
plantilla de estructura de desglose del trabajo estilo documento
proporciona información de fondo sobre el proyecto antes de profundizar en el diagrama de desglose tradicional. También incluye un diccionario para el desglose del trabajo, de modo que todas las partes interesadas puedan interpretar los datos desde la misma o similar perspectiva. El gráfico en sí es sencillo y se apoya en el diccionario para una interpretación más profunda.
8. Hojas de tiempo
Uno de los componentes integrales en el cálculo del coste real del proyecto se consigue mediante el registro preciso y completo del tiempo empleado en los componentes específicos del proyecto. Mientras que los sistemas tradicionales de registro de horas permiten a los empleados fichar a la entrada y a la salida del trabajo, las hojas de tiempo de los proyectos permiten a cada miembro del equipo desglosar su trabajo por proyecto, o incluso por tarea y subtarea dentro de un proyecto.
Disponer de este tipo de transparencia en el trabajo permite a los jefes de proyecto evaluar con precisión si están asignando el tiempo de forma eficaz. También les da una idea clara de dónde están en términos de presupuesto global para la mano de obra.
Plantillas de hojas de tiempo
Plantilla de hoja de horas de Hubstaff
Cualquiera que tenga acceso a Google Docs o pueda descargar un PDF puede utilizar
esta sencilla hoja de horas
plantilla de Hubstaff. Hace bien su trabajo en lo que respecta a desglosar la jornada de los miembros de un equipo por tareas o proyectos, de manera que se pueda tener una idea precisa de la cantidad de trabajo que se está dedicando.
Plantilla de hoja de horas por Vertex42
Esta plantilla de hoja de horas de Vertex42 es el equivalente mensual a la plantilla proporcionada por Hubstaff con algunos detalles adicionales. Los empleados pueden introducir proyectos o tareas con códigos asociados y hacer un seguimiento de cada parte de su jornada en incrementos de una hora o un cuarto de hora durante un mes como máximo. Esta hoja de cálculo de Excel puede adaptarse a sus necesidades específicas.
Plantilla de hoja de horas de Orangescrum
Esta plantilla de hoja de horas de Orangescrum permite al usuario introducir tanto el proyecto como la tarea. Para los miembros del equipo que participan en múltiples proyectos y tareas en un momento dado, esta plantilla de hoja de horas es una excelente manera de mantener la naturaleza caótica de este tipo de trabajo organizado en términos de horas trabajadas.
9. Plan de comunicación
Uno de los mayores obstáculos para una gestión eficaz de los proyectos es la falta de comunicación. Contar con un plan de comunicación claramente definido garantiza que existan directrices y expectativas claras sobre cómo, cuándo y a quién deben comunicarse los miembros del equipo en función de la tarea o la necesidad.
Los planes de comunicación son esfuerzos de colaboración en los que participan todas las partes interesadas. Tendrá que definir el objetivo del plan de comunicación, identificar las funciones de las personas implicadas, como el director del proyecto, los patrocinadores del proyecto o los miembros del equipo, designar el método principal de comunicación y detallar qué reuniones son necesarias y cuándo lo serán, así como qué miembros del equipo deben participar exactamente.
Plantillas de planes de comunicación
Plantilla del plan de comunicación de los CDC
El CDC ofrece una de las plantillas de comunicación más
plantillas de comunicación más completas
con un índice de contenidos y un historial de versiones. Este tipo de plan de comunicación permite una información muy detallada sobre las reuniones, los informes y la comunicación periódica, además de otros tipos de comunicación necesarios para que su proyecto sea un éxito a largo plazo.
Plantilla de plan de comunicación de Coschedule
Los planes de comunicación también pueden estar orientados al exterior y hablar en términos de alcance a las partes interesadas, sin importar el número. Este plan en particular se presenta en formato .ppt, dedicando una diapositiva por enfoque. Si su proyecto tiene un componente externo que es una parte clave de su proyecto, considere la posibilidad de incorporar dos planes de comunicación y diferenciar ambos adecuadamente.
Plantilla de plan de comunicación de The Digital Project Manager
Los planes de comunicación son tan específicos y únicos como su proyecto. El método que se elija para comunicar, la frecuencia con la que se realice la comunicación y la naturaleza de la misma vendrán determinados por el alcance del propio proyecto y por las personas implicadas en el resultado.
Esta plantilla
de Digital Project Manager enumera los tipos de comunicación y cómo debe realizarse cada uno de ellos.
10. Plan de gestión de riesgos
Aunque es normal que surjan sorpresas en el transcurso de un proyecto, los gestores pueden hacer lo posible por anticiparse a los posibles problemas mediante un plan de gestión de riesgos. Un plan de gestión de riesgos identifica todos los riesgos previsibles y analiza los impactos potenciales de esos riesgos. En función de estos riesgos y de su impacto, los gestores determinarán y registrarán el curso de acción previsto para mitigar estos imprevistos en la medida de lo posible.
Los planes de gestión de riesgos deben ser documentos vivos que se reevalúan periódicamente a lo largo de la vida del proyecto. Pueden aparecer nuevos riesgos que no estaban identificados previamente y que deben añadirse al plan.
Plantillas de planes de gestión de riesgos
Plantilla del Plan de Gestión de Riesgos de Meliora Partners
Esta plantilla se creó para organizaciones más grandes. Como tal, es de carácter formal. Sin embargo, en términos generales, los planes de gestión de riesgos están redactados de manera más formal que otros documentos del conjunto de herramientas de gestión de proyectos. Esta plantilla en particular aumenta la información textual con infografías para una rápida referencia de la gestión de riesgos.
Plantilla del Plan de Gestión de Riesgos por Creative Commons
Este modelo de plan de gestión de riesgos está redactado con un énfasis explicativo para que no quede ninguna duda sobre si se han evaluado adecuadamente todos los posibles riesgos. La redacción es completa y precisa, lo que la convierte en una excelente opción para organismos gubernamentales, otras instituciones públicas u organizaciones sin ánimo de lucro.
Plantilla del Plan de Gestión de Riesgos del Gobierno de Georgia
Otro ejemplo del carácter formal de los planes de gestión de riesgos,
esta plantilla
del gobierno de Georgia detalla cada uno de los componentes del proceso de gestión de riesgos para incluir el proceso, la identificación de riesgos, el análisis de riesgos (análisis de riesgos cualitativos y análisis de riesgos cuantitativos), etc. Debe evaluar las necesidades de su proyecto en particular.
11. Presupuesto del proyecto
Superar el presupuesto es una de las mayores amenazas para el éxito de la gestión de proyectos. Sin una idea clara de cuánto debe costar cada etapa del proyecto, sus estimaciones y, lo que es más importante, las expectativas de las partes interesadas, pueden ser tremendamente inexactas.
Los presupuestos de los proyectos incluyen estimaciones detalladas del coste de cada aspecto del proyecto, desde el principio hasta el final. Puede desglosarse por fases o tareas, pero debe incluir los costes de mano de obra, los costes de explotación, los gastos generales y los costes de material. Los presupuestos no son en absoluto estáticos. Pueden actualizarse a medida que avanza el proyecto, siempre que todas las partes interesadas estén al corriente o participen en los cambios.
Plantillas para el presupuesto del proyecto
Plantilla de presupuesto del proyecto por el Instituto de Finanzas Corporativas
Plantillas de presupuestos de proyectos puede meterse bastante en la maleza de la financiación de proyectos. Por lo tanto, una plantilla bien presentada es esencial para mantener todos los datos organizados y fáciles de digerir. Esta plantilla del Instituto de Finanzas Corporativas utiliza un juego de colores estratégico, negrita y sombreado para mostrar los datos con claridad.
Plantilla de presupuesto del proyecto por CABHI
Plantillas de presupuestos de proyectos puede estar lleno de información detallada y de una fila tras otra de números, pero el diseño y el aspecto de la plantilla pueden variar mucho según la organización, el proyecto y el objetivo. Esta plantilla concreta se centra en las necesidades de gasto de los equipos de médicos e investigadores, por lo que se dan muchas más explicaciones sobre los detalles.
Plantilla de presupuesto de proyecto de Clicktime
El hecho de que un buen número de plantillas de presupuestos de proyectos tengan un diseño detallado, no significa que la suya tenga que serlo. Si su presupuesto es sencillo y su proyecto es pequeño, pruebe esta plantilla en el tamaño. Proporciona toda la información y los campos necesarios para rellenar los costes asociados a su proyecto de principio a fin.
12. Gráficos de Gantt
Los diagramas de Gantt son herramientas increíblemente útiles para ofrecer una rápida referencia visual del calendario del proyecto y de cómo se desglosan las tareas en relaciones interdependientes. Los diagramas de Gantt pueden variar enormemente en cuanto a complejidad y apariencia, pero los componentes básicos siguen siendo los mismos.
Las tareas suelen figurar en un eje, mientras que los intervalos de tiempo (definidos por el director o el equipo del proyecto) suelen estar en el otro eje. Algunas tareas pueden solaparse con otras, mientras que otras no pueden iniciarse hasta que se completen otras tareas específicas. Esta disposición ilustra una relación de dependencia entre el tiempo y las tareas asignadas. También se pueden utilizar para mostrar la finalización de la tarea proyectada frente a la finalización real de la tarea.
Plantillas de diagramas de Gantt
Plantilla de diagrama de Gantt por Orangescrum
Uno de los documentos más atractivos visualmente utilizados en la gestión de proyectos es el diagrama de Gantt. Este gráfico en particular tiene una tabla de tareas que sirve de entrada para la creación del gráfico. Sin embargo, los diagramas de Gantt no tienen por qué estar informatizados. Puedes crear un diagrama de Gantt en una pizarra si trabajas con un equipo pequeño.
Plantilla de diagrama de Gantt por métrica de la demanda
Como la mayoría de los diagramas de Gantt,
este en particular
creado por Demand Matric presenta un eje que enumera las tareas y otro eje que enumera los incrementos de tiempo. Las tareas y los incrementos dependen completamente de ti. También tendrá que determinar la duración (o fecha de inicio y fecha de finalización) de cada tarea para rellenar el gráfico.
Plantilla de diagrama de Gantt de Creately
Algunas plantillas de diagramas de Gantt presentan detalles adicionales que pueden ser útiles para el proceso de gestión de tareas, como el progreso hacia la finalización, además de la duración total.
Esta plantilla de Creately
es accesible en línea y puede ser manipulada en tiempo real por todos los miembros del equipo que tengan acceso a la plantilla.
13. Registro de riesgos
Un registro de riesgos o “bitácora de riesgos” es un gráfico que documenta todos los riesgos identificados y su probabilidad, impacto y efecto a lo largo del proyecto. Un plan eficaz de gestión de riesgos se basa en los elementos enumerados en un registro de riesgos. Sin un registro de riesgos, las posibilidades de que se produzcan imprevistos sin respuesta prevista aumentan considerablemente.
Cada riesgo identificado está numerado. A continuación, se le da una descripción y se le asigna una categoría. La causa, la probabilidad, el impacto, la respuesta propuesta, el propietario y el estado son otros campos que pueden incluirse en un registro de riesgos. A medida que el proyecto avanza, pueden añadirse nuevos riesgos al registro, mientras que el estado de los riesgos actuales puede modificarse.
Plantillas de registro de riesgos
Plantilla de registro de riesgos del Departamento de Transporte de Minnesota
Las organizaciones que utilizan un registro de riesgos suelen tener una buena cantidad de riesgos en distinto grado para tener en cuenta antes de desarrollar un plan de gestión de riesgos. Esta plantilla del Departamento de Transporte de Minnesota proporciona instrucciones detalladas para rellenar los campos correspondientes del registro de riesgos en cada pestaña del libro de trabajo de la hoja de cálculo.
Plantilla de registro de riesgos de Leading Agile
Al igual que en las plantillas de presupuestos de proyectos, el uso del color y el formato creativo, como se ve en
este ejemplo
, puede mantener la información más organizada y fácil de digerir. Los proyectos más grandes y complicados pueden acabar teniendo registros de riesgo muy complejos. Pero cuanto más completa sea, más probable será que el riesgo potencial pueda mitigarse con éxito.
Plantilla de registro de riesgos de CDC
La mayoría de las plantillas de registro de riesgos se presentan en forma de hojas de cálculo como
ésta de los CDC
debido al volumen y al detalle de la información que hay que introducir. Hay que dar la descripción justa a cada riesgo junto con la codificación adecuada para que cada riesgo pueda ser digerido rápidamente y mitigado cuando surja la necesidad.
14. Caso de negocio
Un caso de negocio es crucial para que un proyecto propuesto llegue a manos de los responsables de la toma de decisiones. Cuando se toman decisiones, éstas deben ser siempre en el mejor interés de la empresa, teniendo en cuenta los recursos limitados. El argumento de por qué su proyecto es lo mejor para su empresa reside en la solidez de su caso de negocio.
Los casos empresariales son muy adaptables al entorno en el que se trabaja. Pueden ser largas y detalladas, o cortas y francas, según el sector, el tamaño de la audiencia y la necesidad de detalle. Pero debe tener un argumento convincente que obligue al responsable de la toma de decisiones a elegir su proyecto en lugar de un competidor.
Plantillas de casos empresariales
Plantilla de caso de negocio de Filestage
El caso de negocio es uno de los elementos más cruciales de cualquier documentación de gestión de proyectos porque es el defensor del proyecto. Como este ejemplo de caso de negocio de Filestage muestra que el caso de negocio es el argumento por el que su organización, con sus limitados recursos, debería asignar tiempo, dinero y material a su proyecto.
Plantilla de caso de negocio de CMS
Un ejemplo más tradicional de caso de negocio es el que ofrece CMS.gov. Este caso de negocio de varias páginas es similar en apariencia a una propuesta de proyecto o a un plan de gestión de riesgos. Sin embargo, es más condensado y contiene un lenguaje que intenta convencer a los interesados de que el proyecto concreto que se propone merece un tiempo y unos recursos valiosos y finitos.
Plantilla de caso de negocio del Ministerio de Infraestructuras, Alberta, Canadá
Algunos
casos de negocio organizativo como éste
son bastante largos debido a varios factores: el alcance del proyecto propuesto, el coste y la duración del proyecto, el número de partes interesadas y el tamaño de la institución que presenta el caso empresarial. El tiempo y la experiencia en su organización le dirán cuán detallado o conciso debe ser su caso de negocio.
15. Resumen creativo
En el mundo de la publicidad y los medios de comunicación, un briefing creativo es el diccionario común de dos vías para que cliente y empresa creen juntos una visión creativa para un producto o una campaña. Sirve como hoja de ruta visual para el equipo del proyecto a medida que avanza, y se remite a ella para mantenerse fiel a la visión creativa del cliente.
Los informes creativos suelen tener entre una y tres páginas y destacan todos los aspectos esenciales del proyecto que son importantes para el cliente. Cuanto mejor compuesto esté el briefing creativo, mayores serán las posibilidades de que el cliente quede satisfecho con el producto final. Desde el punto de vista del cliente, los briefs creativos le ayudan a tomar una decisión sobre hacia dónde quiere ir con el proyecto en cuestión.
Plantillas de briefing creativo
Plantilla de resumen creativo de Filestage
Los informes creativos pueden organizarse y presentarse en cualquier formato que elijas, ya sea un documento de Word, una presencia dinámica en línea o una presentación en PowerPoint. En este ejemplo de resumen creativo de FilestageCada aspecto del briefing, como el público objetivo, la posición en el mercado, el tono de voz, etc., tiene su propia diapositiva para que la empresa creativa y el cliente puedan centrarse en estos componentes.
Plantilla de informe creativo de Strategy Cube
Los informes creativos pueden ser muy detallados, como
éste de Strategy Cube
dependiendo de la visibilidad mutua que su equipo de proyecto quiera compartir con el cliente. Cuanto más se sincronice su visión colectiva sobre el papel, menos probable será que se encuentre con problemas de comunicación o creativos con su cliente en el camino.
Plantilla de resumen creativo de Milanote
Esta plantilla de Milanote es una forma visualmente intrigante de mostrar todos los aspectos de un briefing creativo bien elaborado. Muestra tu propia creatividad al tiempo que comunicas la visión y las necesidades de tu cliente de forma multidimensional. Los informes creativos pueden ser tan reflexivos y originales como lo sea su equipo de proyecto.
16. Objetivos SMART
SMART es un acrónimo utilizado en muchos ámbitos empresariales, incluida la gestión de proyectos, para definir objetivos. La “S” significa “específico”. Los objetivos deben estar claramente expuestos con detalles específicos y libres de vaguedades. La M significa medible. Los objetivos no son válidos si no se pueden medir de alguna manera. De lo contrario, no podrá saber si los ha conseguido. La R significa relevante. Cada objetivo debe estar directamente relacionado con el alcance del proyecto propuesto, y ser realista en términos de recursos disponibles. La T significa “time-bound”. A todos los objetivos se les debe asignar un plazo en el que deben ser completados.
Plantillas de objetivos SMART
Plantilla de objetivos SMART de Filestage
Su documento de objetivos SMART no tiene por qué ser elegante. Tampoco es necesario que repita la información que figura en otros documentos de gestión de proyectos. Los objetivos SMART son internos a su equipo, a los que se puede hacer referencia como punto de referencia para mantener el rumbo y el enfoque (como Filestage lo ha hecho con esta plantilla de objetivos SMART).
Plantilla de objetivos SMART de la Universidad de Cincinnati
Los objetivos SMART se utilizan en muchos aspectos fuera de la gestión de proyectos, como
este ejemplo de gestión del rendimiento
de la Universidad de Cincinnati. Sin embargo, cambie la redacción y tendrá una plantilla perfecta para establecer objetivos o hitos en el marco de la gestión de proyectos.
Plantilla de objetivos SMART de la UC Berkeley
La forma de representar la información no es tan importante como la calidad de las respuestas a las preguntas de las siglas SMART. Como se muestra
en esta plantilla de la UC Berkeley,
cada letra del acrónimo SMART tiene su propia celda en la que aparece una explicación detallada del objetivo inteligente.
17. Hitos del proyecto
Hitos del proyecto son los componentes incrementales más pequeños que se unen para crear un proyecto completo. Una vez completados todos los hitos, el proyecto está terminado. Los hitos suelen ser de naturaleza incremental y dan a todos los miembros del equipo y a las partes interesadas una idea de cómo avanza el proyecto.
Los hitos se diferencian de las tareas en que son puntos de mayor nivel, más estratégicos, a lo largo de la trayectoria del proyecto que ofrecen un indicador del progreso del mismo. Las tareas y elementos similares son elementos más cotidianos que deben completarse para llegar al siguiente hito. Un hito es una representación del éxito, y son especialmente útiles para mantenerse en el objetivo con proyectos más grandes y complicados.
Plantillas de hitos del proyecto
Plantilla de hitos del proyecto de Mindtools
Una plantilla de hitos como ésta permite a los gestores de proyectos definir hitos claros que pueden celebrarse una vez alcanzados a lo largo del proyecto. Es posible realizar un proyecto sin hitos, pero su presencia mantiene motivados a los miembros del equipo y ayuda a gestionar grandes trozos de trabajo en piezas más grandes.
Plantilla de hitos del proyecto de EERE Energy
Plantillas de hitos puede utilizarse para profundizar en los entregables, identificando no sólo el hito y la fase del proyecto correspondiente, sino también las tareas y subtareas que corresponden a esos hitos. Los hitos pueden ser tan descriptivos como sea necesario para que todas las partes interesadas comprendan claramente lo que se espera del proceso.
Plantilla de hitos del proyecto por métrica de la demanda
Plantillas de hitos del proyecto como ésta de la Métrica de la Demanda también puede parecerse a los diagramas de Gantt. Este ejemplo en particular identifica el hito, su estado, los entregables esperados y la fecha prevista. También proporciona una comparación de la fecha real con la fecha prevista para ayudar a mantener los hitos en el camino.
Conclusión:
Tanto si se trata de una pequeña empresa de 10 personas, como de un grupo sin ánimo de lucro que quiere iniciar un nuevo proyecto, un gran hogar que intenta organizar sus operaciones o una empresa en crecimiento que necesita soluciones sólidas de gestión de proyectos, aprovechar algunas, si no muchas, plantillas de gestión de proyectos en línea puede agilizar sus operaciones, abrir la comunicación y aumentar la eficiencia de sus proyectos y la probabilidad de éxito.
Piense en qué componentes de la gestión de proyectos son más importantes para su equipo. Es posible que todos los formatos de plantillas, desde el caso de negocio hasta el registro de riesgos, pasando por la estructura de desglose del trabajo, sean lo que necesita para que su proyecto prospere. Tal vez todo lo que necesitas es un diagrama de Gantt y un briefing creativo bien pensado. Elijas lo que elijas, aprovéchalo al máximo para maximizar tu ventaja.
