20+ Meilleures pratiques de gestion de projet (qui feront exploser vos projets)

En 2017, le Project Management Institute a réalisé une enquête intitulée

Pulse of the Profession

. Dans cette enquête, les dirigeants ont identifié la raison la plus courante de l’échec d’un projet comme étant l’absence d’objectifs clairs.

reasons of failure in project management according to pmi

(
Source
: PMI
)

Qu’est-ce que ce constat nous apprend ?

Les dirigeants de toutes sortes d’entreprises peuvent faire tout ce qu’il faut, mais leurs projets ne seront pas couronnés de succès sans une bonne gestion de projet. Il est essentiel que chacun prête attention à ses tactiques actuelles de gestion de projet, afin de les améliorer et d’en introduire de nouvelles si nécessaire.

Pourquoi les dirigeants devraient-ils s’inquiéter de la gestion de projet ?

La gestion de projet est « l’application des connaissances, des compétences, des outils et des techniques aux activités du projet afin de répondre aux exigences du projet.” Il ne s’agit pas nécessairement de travailler plus, mais de travailler de manière plus intelligente.

Cette définition se traduit par l’obtention de bons résultats– —lors de la première tentative, et avant la date limite. Il faut rester dans les limites du budget du projet, tout en répondant aux attentes.

À titre d’exemple, disons qu’une organisation non gouvernementale travaille sur un projet de construction d’une salle de sport pour une école locale. Tout d’abord, Johan, le chef de projet, doit élaborer une proposition détaillée qu’il soumettra à plusieurs investisseurs. Une fois que Johan aura obtenu les fonds, il élaborera un plan d’action étape par étape qui disciplinera l’équipe de cette proposition.

Sans les principes de gestion de projet appropriés, le processus prendra beaucoup trop de temps pour être achevé. Dans de nombreuses situations, il peut même s’arrêter à mi-chemin. Mais avec une équipe disciplinée, guidée par un chef de projet dévoué, tout se passera bien.

Maintenant, voici la question : Existe-t-il des techniques précises de gestion de projet que vous devriez commencer à mettre en pratique ? Vous trouverez ci-dessous une liste des plus efficaces.

23 des meilleures pratiques et principes en matière de gestion de projet

1. Soyez empathique.

L’empathie est une compétence essentielle de la gestion de projet. Même dans l’armée américaine, le

Le manuel de terrain de l’armée sur le développement des leaders

souligne que l’empathie est un élément crucial d’un leadership réussi.

project management principles

(

Source :

)

Cependant, être empathique ne signifie pas nécessairement être doux. Cela signifie se mettre à la place des membres de votre équipe, de vos clients, de vos partenaires commerciaux et de tous ceux avec qui vous travaillez. Quels que soient les problèmes auxquels vous êtes confrontés, essayez de comprendre le point de vue de la personne à l’autre bout du fil.

Si vous utilisez une approche empathique pour comprendre les problèmes de vos collègues, vous trouverez une solution.

2. Définir les résultats.

Quel est l’objectif exact ? De quels éléments livrables avez-vous besoin à la fin de chaque étape? Quels objectifs voulez-vous que chaque membre de l’équipe atteigne ?

Avant de commencer le travail, vous devez élaborer et documenter des objectifs tangibles.

3. Gérer les risques.

Chaque projet est associé à des risques. Parmi les plus courantes, citons :

  • Des tâches qui ne sont pas terminées à temps
  • Les membres de l’équipe qui manquent de compétences techniques pour accomplir les tâches
  • Les dépenses qui dépassent le budget

Chaque fois que vous commencez à planifier un nouveau projet, identd’informer sur les risques possibles. Prévoyez ensuite les moyens de gérer les facteurs de risque les plus élevés, au cas où ils se produiraient.

4. Identifiez vos propres forces et faiblesses.

Il ne s’agit pas seulement du projet, mais aussi du leader. Êtes-vous capable de gérer ce projet ? Serez-vous en mesure d’ organiser des réunions productives? Êtes-vous assez inspirant ? Parviendrez-vous à attirer les bons clients ?

Il est important d’analyser vos compétences en tant que manager, afin de pouvoir travailler à leur amélioration.

Notez vos forces et vos faiblesses. Lorsque vous les identifiez, soyez totalement honnête avec vous-même. Que pouvez-vous faire pour améliorer ces faiblesses ? Pouvez-vous suivre un cours en ligne ou une formation complémentaire ? Peut-être qu’il suffit de changer votre état d’esprit.

5. Développer des canaux de communication efficaces.

Si vous communiquez de manière inefficace, vos problèmes resteront sous la surface. Et au moment où vous réalisez qu’ils sont toujours là, ils pourraient être hors de contrôle.

Vous pouvez résoudre ce problème en développant une culture dans laquelle les membres de l’équipe se sentent à l’aise pour parler de leurs problèmes. Ils ne doivent pas avoir peur de faire remonter les problèmes à la hiérarchie, qui doit constamment demander un retour d’information à ses insubordonnés.

6. Tenir chacun pour responsable.

La gestion de projet consiste à s’assurer que tout le monde est performant. En tant que manager, vous devez souligner l’importance de la responsabilité. Chacun doit accomplir les tâches qui lui sont assignées dans les délais impartis, afin que l’équipe réussisse dans son ensemble.

7. Soyez un grand motivateur.

Non, tu ne dois pas commencer à faire des discours de motivation tous les jours.

Mais en tant que manager, il est de votre responsabilité de motiver vos employés. Envoyez donc de temps en temps des courriels positifs, encouragez votre équipe à contrôler et à ajuster si nécessaire, et remerciez tout le monde pour les bons résultats obtenus.

Être un motivateur signifie donner l’exemple. Si vous voulez que les membres de votre équipe accomplissent les tâches à temps, vous devez faire la même chose avec vos tâches. Si vous voulez qu’ils s’engagent, vous devez être le premier à vous engager pleinement dans le projet.

8. Tenir compte de chaque changement.

Les gestionnaires de projet négligent souvent l’aspect du changement. Ils planifient tout en détail, mais oublient que l’environnement commercial peut être amené à changer en cours de route.

Les parties prenantes peuvent changer d’avis sur les projets et être plus exigeantes. Inévitablement, vous devez revoir le budget et repousser le délai.

Le plan initial doit être suffisamment souple pour intégrer tout type de changement. Pour faire face aux changements, vous pouvez réaffecter des ressources et ajuster le processus de manière à obtenir des résultats sans prolonger le délai.

9. Faites en sorte que vos réunions soient brèves.


Les réunions de Scrum
sont vraiment efficaces. Elles stimulent les niveaux d’énergie de l’équipe et informent les membres de l’équipe de tous les aspects du projet. Ils peuvent ainsi se coordonner et s’entraider.

Au début de chaque journée, organisez de brèves réunions Scrum !

10. Suivre les déviations.

Les déviations ne sont pas des exceptions. Ce sont des normes. Votre équipe risque de ne pas respecter les délais. Le projet peut dépasser le budget et vous pouvez être confronté à des risques que vous n’aviez pas prévus. Tout peut arriver.

L’important est de rester sain d’esprit. Pendant le développement du projet, vous devez garder la trace de tous les processus, afin de pouvoir identifier ces déviations et agir au plus vite.

Les facteurs les plus importants à suivre sont les budgets des travaux que vous avez programmés et le coût réel des travaux que vous effectuez.

11. Créez un programme clair.

Ne vous contentez pas d’informer tout le monde des délais et d’en rester là. L’équipe a besoin d’un calendrier clair avec des tâches et des délais bien identifiés. Vous pouvez utiliser
Trello
,
Google Agenda
ou toute autre application qui vous permet de partager le plan.

Trello pour la gestion de projets

(
Source :
: Trello)

En particulier, Trello est très efficace pour organiser le flux de travail. Vous pouvez créer différents tableaux, avec des tâches pour tous les membres de l’équipe. Au fur et à mesure qu’ils accomplissent les tâches, ils les signalent dans la même application.

12. Rendre le projet transparent.

Les données du projet ne doivent pas être top secrètes. Au lieu de simplement déléguer des tâches à des individus, vous devez expliquer comment ces tâches s’intègrent dans l’ensemble du projet.

Grâce à cette approche, vous inspirerez un plus grand sens de la responsabilité et de l’obligation de rendre des comptes à chaque membre de l’équipe.

13. Suivez les progrès et rédigez des rapports détaillés.

En tant que chef de projet, vous devez suivre le développement du projet à toutes ses étapes.

Vous avez besoin de rapports d’avancement de la part de tous les membres de l’équipe, et vous devez rédiger votre propre rapport. Ce rapport enregistre les écarts entre le calendrier et le budget que vous aviez prévus et ceux qui se sont effectivement manifestés.

Si la rédaction de rapports vous prend trop de temps, vous pouvez compter sur les rédacteurs de SuperiorPapers.com.. Vous fournissez simplement les données, et ils vous fournissent des rapports bien structurés.

14. Organiser toutes les ressources.

Si quelqu’un a besoin d’accéder à un rapport hebdomadaire, où peut-il le trouver ? Et s’ils ont besoin d’un document spécifique, où se trouve-t-il ?

Vous devez organiser toutes les ressources, et informer les membres de votre équipe de ce système d’organisation. Par exemple, s’ils empruntent quelque chose, ils doivent le remettre là où ils l’ont trouvé.

En ce qui concerne l’organisation en ligne,
Dropbox
et
Google Drive
vous offrent des tonnes d’espace pour le partage de fichiers. Veillez à bien organiser les fichiers et à placer chaque document là où il doit être.

15. Créez une base de connaissances.

Pour bénéficier de l’expertise des personnes de votre organisation, vous devriez conserver toutes les ressources de connaissances liées au projet dans une seule base de données. Vous y partagerez des rapports et des recommandations issus de projets antérieurs.

Si vous rencontrez un obstacle en cours de route, demandez-vous :
L’équipe a-t-elle déjà fait face à un problème similaire dans le passé ?
Vos projets précédents ont beaucoup à vous apprendre. Les solutions précédentes que vous avez mises en œuvre se sont avérées soit efficaces, soit inefficaces. Si vous les analysez, il vous sera plus facile de proposer des mesures à prendre.

16. Communiquez !

Vous ne pouvez pas simplement dire aux gens de vous fournir des rapports et vous attendre à ce qu’ils apparaissent exactement comme vous l’aviez prévu. En tant que leader, vous devez encourager le processus de communication.

Mélangez-vous aux membres de votre équipe et posez des questions pertinentes. Si vous pouvez aider à quelque chose, faites-le. Lorsque vous vérifiez les progrès accomplis, demandez comment vous pouvez rendre le processus plus efficace.

17. Réinventez vos pratiques.

Dans une Deloitte auprès de cadresEn effet, 58 % d’entre eux ont déclaré que leur approche actuelle de la gestion des performances n’était pas efficace pour stimuler l’engagement et les performances des employés. Et seulement 39 % des personnes interrogées avaient revu et mis à jour leurs pratiques au cours des 18 derniers mois.

Project Management Tips


(Source
: Deloitte)

Deloitte Project Management Study


(Source
: Deloitte)

Ces résultats nous enseignent une leçon précieuse : même si vous êtes un excellent gestionnaire de projet, vous ne pouvez pas rester coincé dans le même schéma.

18. Restez réaliste.

Vos objectifs sont-ils réalistes ? Vous répondrez probablement avec une ferme oui. Mais sont-ils réalistes, compte tenu des délais et du budget ?

Un bon gestionnaire de projet sait comment fixer des attentes réalistes, compte tenu des ressources disponibles.

19. Créez une équipe de spécialistes.

Chaque membre de votre équipe doit se spécialiser dans des tâches spécifiques, afin de pouvoir les accomplir à nouveau sans trop d’efforts.

Par exemple, si une personne est douée pour le marketing des médias sociaux, confiez-lui la responsabilité de cet aspect du projet. Ne les chargez pas de tâches extérieures, afin qu’ils puissent se concentrer sur ce qu’ils font le mieux.

20. Prenez votre boîte de réception au sérieux.

Certains chefs de projet gardent leur boîte de réception vide en permanence. Toute notification non surveillée sur leur smartphone les rend nerveux. D’autres gestionnaires ont des dizaines de messages qui attendent d’être ouverts.

Lesquelles sont les plus organisées, selon vous ?

À vrai dire, lorsque vous recevez trop de messages au quotidien, il n’est pas facile de les traiter tous. Si c’est votre cas, vous avez besoin d’un système.

  • Créez des dossiers dans votre boîte de réception.
  • Trier les messages par ordre de priorité.
  • Traitez les plus importantes le jour même où vous les recevez.
  • Consacrez une heure par semaine à l’examen des autres dossiers.

Grâce à cette stratégie, vous éviterez que des notifications importantes soient ignorées.

21. Ayez un but.

Chaque projet doit avoir un but, qui motive l’équipe à faire plus d’efforts. Déterminez donc le but de chaque personne impliquée en posant ces questions :

  • Que signifie ce projet pour tous ceux qui y participent ?
  • Cela aide-t-il la communauté ?
  • Renforce-t-il les compétences individuelles ?

22. Célébrez les petites victoires.

N’attendez pas que le projet soit terminé pour célébrer l’ultime réalisation. Au contraire, célébrez toutes les étapes. C’est le processus qui compte. Lorsque quelqu’un de l’équipe fait un excellent travail en couvrant les tâches quotidiennes, félicitez-le immédiatement !

23. Organisez une séance de réflexion.

Quel que soit le succès ou l’échec d’un projet, il permet de tirer des enseignements précieux.

Une fois que vous avez franchi toutes les étapes et obtenu des résultats tangibles, il est important d’y réfléchir. Vous devez donc répondre à quelques questions :

  • Qu’est-ce qui a marché, et qu’est-ce qui n’a pas marché ?
  • Quels sont les défis auxquels vous avez été confronté, et qu’avez-vous fait pour les surmonter ? Ces mesures ont-elles été efficaces ?
  • Quelle leçon chaque épreuve a-t-elle enseignée ?

Asseyez-vous avec votre équipe et demandez-leur de répondre à ces questions individuellement. Voyez ensuite ce que vous pouvez extraire de ces réponses. Si vous regroupez vos réponses dans un rapport, celui-ci vous montrera comment éviter les mêmes erreurs à l’avenir. Il énumérera également les solutions efficaces afin que vous puissiez les mettre en œuvre à nouveau.

Tout est dans la pratique.

Comment devenir un meilleur gestionnaire de projet ? Faites juste votre travail ! Mais pour devenir excellent dans ce domaine, il faut sans cesse introduire de nouvelles pratiques. Vous pouvez essayer des tonnes de techniques, mais les pratiques énumérées ci-dessus vous donnent un bon point de départ.

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