Qu’est-ce que l’approbation de documents ?
L’approbation de documents consiste à obtenir le feu vert qui vous indique qu’un document est prêt à être utilisé ou publié.
Le logiciel d’approbation de documents qui facilite les retours
Conservez les commentaires et les discussions dans leur contexte à chaque étape de votre processus d’approbation, de la v1 à la signature. Vous accélérerez ainsi vos cycles de révision et respecterez vos délais.
Approuvé par +20 000 personnes issues de grandes marques et agences
Mettez en place un processus d’approbation cohérent pour l’approbation de vos documents
Avec le logiciel d’approbation de documents Filestage, vous pouvez configurer le flux d’approbation de votre projet en amont, ainsi qu’y inviter tous les évaluateurs. De cette manière, les personnes concernées sont automatiquement dans la boucle à chaque fois que vous partagez un nouveau fichier, une nouvelle version ou un commentaire, et vous pouvez obtenir leurs retours et approbations sans avoir à envoyer un seul e-mail. L’approbation des documents, en toute simplicité.
Améliorez la transparence entre les parties prenantes
Il n’y a rien de pire que d’obtenir des retours à différents endroits sans consolidation entre les parties prenantes. Avec les flux d’approbation de documents de Filestage, tout le monde partage ses retours au même endroit, à côté de votre contenu. De cette façon, si un conflit survient, il peut être résolu en un rien de temps et en toute connaissance de cause.
Gérez et comparez toutes vos versions dans une seule plateforme d’approbation des documents
Le logiciel d’approbation de documents Filestage facilite la gestion des versions et des documents. Chaque fois que vous téléchargez une nouvelle version, elle est superposée à la précédente afin que tout le monde sache laquelle est la plus récente. Et le meilleur dans tout ça? Vous pouvez ouvrir deux versions côte à côte pour comparer automatiquement le contenu, vérifier les commentaires et voir ce qui a changé.
Un seul logiciel d’approbation des documents pour tous vos contenus
Dessins et modèles
Obtenez un retour consolidé sur tous vos documents et toutes vos maquettes, et économisez le temps passé à jongler avec vos e-mails.
Documents d’entreprise
Révisez tous vos supports, des présentations d’entreprise et pitchs decks, aux offres d’emploi et aux contrats des employés.
Articles de blog
Impliquez les parties prenantes en charge de la conformité pour vous assurer de la clareté et de la précision de vos longs formats.
Obtenez un retour d’information clair et collaboratif en contexte
Des surlignements, aux ratures et aux annotations dessinées à la main, le logiciel d’approbation de documents de Filestage est doté de nombreuses fonctionnalités qui rendent le retour d’information plus précis pour votre équipe. Et comme les commentaires de chacun apparaissent au même endroit, il est facile de collaborer dans les commentaires pour s’aligner avant de travailler sur la version suivante.
Gagnez du temps grâce à un flux d’approbation automatisé pour vos documents
Le système d’approbation des documents de Filestage vous permet de gagner du temps. Vous pouvez définir des dates d’échéance pour déclencher des rappels automatiques pour vos parties prenantes, au lieu de les relancer manuellement par e-mail ! Et grâce aux automatisations de flux de travail, vous pouvez lancer la révision dans le groupe suivant dès qu’un fichier du groupe précédent a été partagé par tous.
Filestage fonctionne également avec les vidéos, les images et d’autres formats
Filestage n’est pas réservé aux documents. Vous pouvez également partager des vidéos, des images, des dessins, des sites web, du contenu HTML interactif et des pistes audio, le tout dans le cadre d’un même projet. Par conséquent, au lieu de recevoir des commentaires sur des fichiers en divers endroits, vous bénéficiez d’une seule et même plateforme facile à utiliser pour partager l’ensemble de vos réalisation et solliciter leur approbation.
Comment fonctionne un logiciel d’approbation des documents
Créez vos projets et vos groupes de réviseurs
Mettez en place des processus d’approbation avec des groupes de réviseurs distincts pour chaque étape de signature.
Importez du contenu dans votre tableau de bord
Classez vos documents et autres formats de fichiers dans des sections pour organiser vos projets.
Invitez les réviseurs à donner leur avis
Ajoutez des réviseurs à votre projet ou envoyez-leur un lien, et ils seront automatiquement tenus au courant.
Discutez des idées pour la prochaine version
Répondez aux commentaires et faites circuler des idées jusqu’à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Partagez les nouvelles versions
Développez votre contenu jusqu’à ce que tous les participants à votre premier groupe de réviseurs soient satisfaits.
Répétez pour tous les groupes de réviseurs
Améliorez encore plus votre travail jusqu’à ce que vous obteniez le feu vert de toutes les parties prenantes.
Comment les logiciels d’approbation de documents vous font gagner du temps
Consolidez automatiquement les commentaires
Consultez les commentaires de chacun en un seul endroit, au lieu de jongler avec de longues chaînes d’e-mails.
Réduire le nombre de versions et de cycles de révision
Assurez-vous que tout le monde regarde la bonne version afin d’éviter les erreurs et les remaniements.
Ajoutez des commentaires sur votre contenu
Utilisez des outils intuitifs tels que le surlignage et les annotations pour faire vos retours en quelques secondes.
Comparez les versions et les commentaires côte à côte
Ne perdez plus de temps à chercher dans votre boîte de réception ce que vous avez dit à propos de la dernière version.
Cochez les commentaires au fur et à mesure
Transformez les commentaires en listes de tâches pour savoir ce qui a déjà été pris en compte.
Envoyez des rappels automatisés aux réviseurs
Ajoutez des dates d’échéance et assurez-vous de recevoir les retours à temps grâce aux rappels automatiques.
Un logiciel d’approbation de documents qui vous permet d’avoir l’esprit tranquille
Filestage est doté de fonctions de sécurité qui vous permettent de contrôler totalement votre processus de révision. Protégez votre contenu par un mot de passe, limitez les téléchargements et rendez les commentaires anonymes, le tout en quelques clics.
De plus, avec une conformité totale à la RGPD, un cryptage AES 256 bits et des serveurs européens certifiés ISO 27017, vous pouvez être assuré que vos données sont entre de bonnes mains.
En savoir plus sur les logiciels d’approbation de documents
Les réponses à vos questions sur l’approbation des documents
Qu’est-ce qu’un processus d’approbation de documents ?
Le processus d’approbation de documents est l’ensemble des étapes qu’un document doit franchir avant de pouvoir être utilisé ou publié. La plupart des processus d’approbation de documents impliquent une série de parties prenantes, des créatifs à l’équipe marketing, en passant par les services juridiques et financiers. Filestage vous offre un moyen simple de réunir toutes ces parties prenantes dans un seul système d’approbation de documents.
Qu’est-ce qu’une plateforme d’approbation de documents ?
Une plateforme d’approbation de documents est un outil accessible depuis un navigateur internet qui permet de partager des documents et des PDF en vue de recueillir l’avis et l’approbation de différentes personnes. Il s’agit d’une plateforme centralisée où vos collègues et vos clients peuvent échanger des idées, demander des modifications et approuver le contenu, au même endroit.
Pouvez-vous créer un flux d’approbation de documents dans Filestage ?
Tout à fait ! La plupart des processus d’approbation de documents impliquent des groupes spécifiques de parties prenantes, comme le marketing, l’équipe produit et le service juridique. Avec Filestage, vous pouvez configurer ce processus comme un Kanban, afin que les documents soient toujours partagés, révisés et approuvés dans le bon ordre. De plus, vous pouvez automatiser votre flux d’approbation des documents. Cela vous permet de faire passer les documents d’une étape à l’autre dès qu’ils ont reçu l’approbation des réviseurs, au lieu de devoir le faire manuellement.
L’outil Filestage peut-il être utilisé pour la validation des contrats ?
Filestage offre de nombreux avantages pour les contrats, les factures et l’approbation de documents juridiques. Vous pouvez télécharger des documents et solliciter des retours et des approbations à des personnes spécifiques à l’aide de liens protégés par un mot de passe. En gérant toutes les versions et tous les commentaires en un seul endroit, vous disposez d’un registre d’audit complet sur la façon dont chaque document a été approuvé. Vous pouvez même exporter des rapports de révision pour vos documents juridiques afin d’en conserver une trace dans vos propres systèmes.
Les réviseurs ont-ils besoin d’un compte pour approuver les documents ?
Non, les réviseurs n’ont pas besoin d’un compte Filestage pour ajouter des commentaires ou approuver vos documents. Ils devront saisir leur nom et leur adresse électronique de sorte à ce que vous puissiez voir de qui proviennent leurs commentaires, mais aussi qu’ils puissent être tenus au courant des nouvelles versions et réponses apportées.
Quels formats de documents pouvez-vous réviser dans Filestage ?
Filestage prend en charge un large éventail de formats, notamment PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX et PPTX. Vous pouvez également solliciter des retours et approbations sur des documents Office 365 et Google Docs en insérant l’url correspondant. Bien entendu, Filestage prend également en charge les contenus vidéo, images, audio et HTML.
