Vielleicht kommt Ihnen diese Situation bekannt vor: Nachdem Sie mit Ihrem Team Wochen oder gar Monate am gleichen Projekt gearbeitet haben, stecken Sie irgendwie fest. Dabei sollte die Aufgaben doch eigentlich einfach und unkompliziert sein. Sie benötigen allerdings die Genehmigung eines Projektleiters. Plötzlich herrscht Verwirrung darüber, welcher Projektleiter Ihnen grünes Licht geben kann.
In der Zwischenzeit bittet Ihr Kollege im Projektteam Sie um Hilfe bei der Umsetzung einer Idee, die Ihrer Meinung nach nicht Teil des Projekts ist. Er ist aber überzeugt, dass sie notwendig ist. Keiner von Ihnen beiden kann wirklich beweisen, dass seine Sicht die richtige ist. Gleichzeitig können Sie Ihre Projektmanagerin nicht erreichen, weil sie damit beschäftigt ist, alle möglichen Krisen zu bewältigen, und Sie haben das schreckliche Gefühl, dass, obwohl der anfängliche Zeitplan des Projekts vage war, es unmöglich sein wird, alle notwendigen Ergebnisse rechtzeitig vorzulegen.
Nutzen Sie unsere kostenlose Projektauftrag-Vorlage
Das oben beschriebene Projekt ist hektisch und unorganisiert, kommt jedoch am durchschnittlichen Arbeitsplatz nur allzu häufig vor. Wahrscheinlich wissen auch Sie, wie es ist, an einem Projekt mit ungenauen Zielen, einem sich ständig ändernden Zeitplan oder unklar definierten Projektgrenzen zu arbeiten. Jeder fürchtet sich vor solchen Projekten und angesichts der Wahrscheinlichkeit, dass während des Projektverlaufs unvorhersehbare Hindernisse auftauchen, scheinen solche Verzögerungen unvermeidlich.
Sie können derartige Unwägbarkeiten und Terminüberschreitungen während Ihres Projekts jedoch vermeiden, wenn Sie vor Projektbeginn etwas Zeit in die Organisation investieren. Die beste Verteidigungsstrategie eines Projektmanagers gegen unvorhersehbare Hindernisse ist ein klarer Projektauftrag. Daher haben wir eine einfache Projektauftrag-Vorlage erstellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Was ist ein Projektauftrag?
Ein Projektauftrag ist ein Dokument, das jeden Aspekt Ihres Projekts beschreibt. Es dient sowohl als Leitfaden für zukünftige Schritte im Projekt als auch als Referenz, die das Projektziel sowie Teamrollen, Verantwortlichkeiten, Budgetbeschränkungen usw. definiert. Vor Beginn Ihres Projekts muss jeder in Ihrem Team ein genaues Bild von dem Ziel und den gewünschten Ergebnisse haben. Mit dem Projektauftrag können Sie dies klar in Ihrem Leitbild formulieren.
Obwohl ein Projektauftrag eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten hat, können wir die wichtigsten Ziele grob wie folgt zusammenfassen:
Gesamtziel des Projekts definieren
Ein Projektauftrag sollte das Gesamtziel des Projekts definieren. Handelt es sich um ein Projekt mit Start- und Enddatum? Hat es einen natürlichen Endpunkt oder muss die Ziellinie als Teil des Zeitplans definiert werden? Wenn es sich um ein fortlaufendes Projekt handelt, welchen Zweck erfüllt es im Tages- oder Wochenablauf Ihres Unternehmens? Was ist die Begründung für die Existenz dieses Projekts?
Ihr Projektauftrag sollte all diese umfassenden, übergreifenden und sogar ganzheitlichen Fragen zu Ihrem Projekt beantworten.
Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen
Ein Projektauftrag sollte die Rollen und Verantwortlichkeiten aller am Projekt beteiligten Personen klar festlegen. Dazu gehören nicht nur alle Mitarbeiter Ihres kreativen Projektteams, sondern auch alle Stakeholder, Projektsponsoren, Lieferanten, wichtige Kontakte in anderen Unternehmen usw.
Es ist sehr wichtig, die einzelnen Verantwortlichkeiten zu Beginn Ihres Projekts schriftlich und eindeutig festzulegen, um spätere Verwirrung über die Verantwortlichkeiten zu vermeiden.
Phasen des Projekts beschreiben
Ein Projektauftrag sollte alle Phasen des Projekts beschreiben, klare Schritte (in angemessenem Rahmen) für die wichtigsten Aufgaben umreißen und einen Zeitplan für die Arbeitsergebnisse auf dem Weg zum Projektabschluss vorgeben.
Ihre Aufgabe als Projektmanager ist es nicht, jedem in Ihrem Team bei jeder Aufgabe anzuleiten. Ein umfassender Leitfaden darüber, wer was tun muss, kann die Anzahl der Fragen, mit denen Teammitglieder während des Projekts zu Ihnen kommen, minimieren.
Denken Sie daran, dass der Projektauftrag als eine Art Vertrag dient, der Ihre Befugnisse als Projektmanager definiert und als Vereinbarung zwischen allen beteiligten Parteien zur Erfüllung ihrer Aufgaben dient.
Elemente des Projektauftrags
Nun, da wir einen Überblick über den Zweck eines Projektauftrags haben, können wir genauer auf die Inhalte des Projektauftrags eingehen.
Projektübersicht
Diese sollte einen Elevator Pitch, bestehend aus 1 bis 2 Sätzen, beinhalten, der das Projekt definiert, sowie mit einigen Hintergrundinformationen das Projekt begründet. Dieser Abschnitt sollte kurz und bündig gehalten werden. Verlinken Sie also auf detailliertere externe Dokumente für zusätzliche Hintergrundinformationen.
Liste mit allen beteiligten Personen
Eine Liste aller beteiligten Parteien und Definitionen ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten. Unterteilen Sie diese Liste in Kategorien: Stakeholder, Management, Implementierungsteam, Sponsoren etc. Vergessen Sie nicht, aktuelle Kontaktinformationen für jeden anzugeben.
Hierarchiediagramm
Im Zusammenhang mit den obigen Informationen kann es nützlich sein, eine Art illustriertes Hierarchiediagramm oder eine Grafik einzubinden, die zeigt, wem jedes Teammitglied untersteht.
Projektergebnisse
Eine detaillierte Beschreibung der optimalen Projektergebnisse. Das grundlegende Projektziel sollten Sie in der Übersicht beschreiben. In diesem Abschnitt definieren Sie die einzelnen Projektziele detaillierter, um Ihrem Team zu vermitteln, wie der optimale Projekterfolg aussehen soll.
Projektbeschränkungen
Eine detaillierte Auflistung der Projektbeschränkungen ist wichtig und hilft Ihnen bei der Planung des Projekts. Einige davon mögen Ihnen offensichtlich erscheinen, aber halten Sie sie trotzdem auf Papier fest.
Risiken und Hindernissen
Eine Beschreibung aller Risiken und Hindernisse, die im Laufe dieses Projekts auftreten können, und Entwürfe für entsprechende Notfallpläne. Sie werden nicht in der Lage sein, jede mögliche Hürde vorherzusagen. Es lohnt sich für den Ernstfall jedoch, vorausgeplant zu haben.
Projektbudget
Zusätzlich zu den Finanzdaten sollte das Projektbudget so viele Informationen wie möglich darüber enthalten, welche Unternehmensressourcen verwendet werden können und sollten.
Projekt-Methoden
Eine angemessene Beschreibung der verwendeten Methoden im Projekt sollte nicht fehlen. Auch hier können Sie (vielleicht nicht allzu detailliert) auf alle Methoden eingehen, die jedes Teammitglied verwenden muss, um seine Aufgaben zu erfüllen. Eine Zusammenfassung der Methoden kann im weiteren Verlauf sehr hilfreich sein.
Projektzeitplan
Ein Projektzeitplan, einschließlich eines klaren Zeitplans für die Arbeitsergebnisse. Festgelegte Fristen für die zu erbringenden Leistungen im Verlauf des Projekts halten Ihr gesamtes Team auf Kurs und vermeiden, dass Sie erst kurz vor der endgültige Deadline merken, dass Ihr Projekt dramatisch im Rückstand ist.
So erstellen Sie Ihren Projektauftrag
Die Erstellung Ihres Projektauftrags sollte ein unkomplizierter Prozess sein. Wenn Sie ein solches Dokument noch nie geschrieben haben, brauchen Sie sich nicht zu stressen. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, stellen wir einige Beispiele für Vorlagen bereit, die Sie einfach ausfüllen und verwenden können. Einen Projektauftrag formulieren Sie wie folgt:
1. Sammeln Sie Informationen von allen an Ihrem Projekt beteiligten Personen.
Sammeln Sie richtigen Kontaktinformationen aller Projektmitglieder. Nehmen Sie sich aber auch die Zeit, Ihre Kollegen und Stakeholder zu befragen, was ihrer Meinung nach das Ziel dieses Projekts ist und wie sie ihre Rolle im Projekt sehen.
Dieser Schritt zur Informationsbeschaffung wird Ihnen dabei helfen, Ihre Projektübersicht zu erstellen. Wenn einige der Antworten ergeben, dass nicht jeder derselben Auffassung ist oder dass einige Leute falsche Eindrücke vom Umfang des Projekts haben, sind das auch für Sie nützliche Informationen. So wissen Sie, welche Fehlinformationen Sie in Ihrem Projektauftrag korrigieren müssen.
2. Schreiben Sie zuerst die Projektübersicht / das Leitbild.
Dies kann der schwierigste Teil des gesamten Projektauftrags sein, da es erfordert, viele Informationen in ein paar prägnanten Sätzen zusammenzufassen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Projektübersicht deutlich zu formulieren, denn sie fungiert als Leitvision für Ihr gesamtes Projekt.
3. Definieren Sie den Umfang des Projekts und seine Grenzen.
Beschäftigen Sie sich hiermit frühzeitig. Sie könnten sonst Zeit mit dem Schreiben eines Abschnitts Ihres Projektauftrags verschwenden, nur um später festzustellen, dass die fragliche Aufgabe letztlich irrelevant ist, weil sie außerhalb des Projektumfangs liegt.
4. Definieren Sie Ihre Projektergebnisse.
Für diesen Schritt könnte es hilfreich sein, zuerst Ihrer Fantasie freien Lauf zu lassen und möglichst idealistische Projektergebnisse zu benennen. Dann werden Sie etwas realistischer und beschreiben die Ergebnisse, die realistisch erreichbar und wünschenswert sind.
5. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Arbeitsergebnisse.
Jetzt, da Sie ein Ziel mit Ihren Projektergebnissen haben, unterteilen Sie diese Endergebnisse in Abschnitte, die zu Arbeitsergebnissen für Ihr Team werden. Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan, wann die einzelnen Arbeitsergebnisse abgeschlossen sein sollen.
6. Sie haben nun den groben Entwurf Ihres Projektauftrags.
Sie können den Rest dessen, was Sie benötigen (Methoden, Budget, Risiken und Hindernisse etc.), in beliebiger Reihenfolge ausfüllen. Es könnte jedoch hilfreich sein, zuerst die ausführlichsten und kreativsten Punkte anzugehen (wahrscheinlich die Notfallpläne und die Methoden) und die einfachen praktischen Schritte zuletzt auszufüllen.
So verwenden Sie Ihren Projektauftrag
Sobald Sie Ihren Projektauftrag vollständig geschrieben haben, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie ihn am besten nutzen können. Stellen Sie zunächst sicher, dass der Projektauftrag für alle Mitarbeiter Ihres Projektteams leicht zugänglich ist. Das klingt einfach, aber Sie wären überrascht, wie viele Unternehmen die Bedeutung der einfachen, leicht verfügbaren Dokumentation vergessen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, wo sie ihn elektronisch finden, verteilen Sie Papierkopien und lassen Sie zusätzliche Papierkopien an einem zentralen Ort (z.B. einer Büro-Pinnwand) platzieren, wenn dies für Ihr Bürolayout und Ihre Teamstruktur geeignet ist.
Ihr Projektauftrag ist ein lebendiges Dokument und selbst als Perfektionist werden Sie nicht in der Lage sein, einen perfekten Projektauftrag zu erstellen, der nie Änderungen erfordert. Es liegt in der Natur des Geschäfts und des Projektmanagements, dass während des gesamten Projekts unerwartete Dinge passieren und Ihre Pläne angepasst werden müssen. Ihr Projektauftrag ist ein lebendiges Dokument, das sich mit dem Projekt weiterentwickeln kann und sollte, und es wäre falsch, wenn Sie ihn im Laufe Ihres Projekts nicht nach Bedarf überarbeiten.
Sie sollten auch nicht zulassen, dass Ihr Team oder Sie selbst den Projektauftrag vergessen, nachdem Sie ihn erstellt und verteilt haben. Sie haben nicht hart an diesem Dokument gearbeitet, nur damit es in den Tiefen einer Schreibtischschublade verschwindet und verstaubt. Nutzen Sie Ihren Projektauftrag während Projektmeetings und überprüfen Sie Ihren Fortschritt anhand des Zeitplans und der Ziele, die Sie für Ihr Team im Projektauftrag festgelegt haben.
Schlussendlich ist es praktisch unvermeidlich, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt während Ihres Projekts mindestens eine Person in Ihrem Team darüber verwirrt sein wird, was ihre Rolle ist oder was in ihrer Verantwortung liegt. Hier kommt Ihnen Ihr Projektauftrag als Vertrag gelegen. Wenn Sie alle Rollen und Verantwortlichkeiten zu Beginn Ihres Projekts schriftlich festgehalten haben, eliminiert dies spätere Verwirrung und hilft allen, Verantwortung zu übernehmen.
Projektauftrag-Beispiele
Jetzt haben Sie viel über Projektaufträge und deren Erstellung gelernt. Gehen wir einen Schritt zurück und schauen uns bestehende Projektauftrag-Beispiele an. Natürlich können Sie sie nicht einfach kopieren. Aber sie helfen Ihnen beim Einstieg und liefern wertvolle Anregungen.
Lean Sigma Projektauftrag-Beispiel
Projektmanagement Projektauftrag-Beispiel
Six Sigma Projektauftrag-Beispiel
Vereinfachtes Projektauftrag-Beispiel
Ihr Projektauftrag rechtfertigt sich von selbst
Wenn Sie neu im Projektmanagement sind oder ein größeres Projekt übernommen haben, als Sie es gewohnt sind, kann sich Ihr Projektauftrag als Ihre Rettung erweisen. Ihr Projektauftrag definiert das Ziel und den Zweck des Projekts, weist die Rollen und Verantwortlichkeiten aller beteiligten Parteien klar zu und definiert die Methoden, den Zeitplan und den Umfang Ihres Projekts. Egal, wie sehr Sie daran zweifeln, die Zeit und den Aufwand auf sich zu nehmen, um dieses Dokument jetzt zu formulieren; es werden wahrscheinlich nicht mehr als ein paar Tage mit Ihrem Projekt vergehen, bevor ein Ereignis oder eine Frage es erfordert, dass Sie sich an Ihren Projektauftrag wenden. Im Handumdrehen rechtfertigt der Nutzen Ihres Projektauftrag-Dokuments die Arbeit, die Sie in die Erstellung investiert haben.
Dieses Dokument wird es Ihnen so viel einfacher machen, mit unerwarteten Hindernissen umzugehen, die Ihnen der Projektalltag entgegenstellt. Anstatt sich mit einem unorganisierten Durcheinander und der Gefahr von verpassten Terminen und unzufriedenen Stakeholdern herumzuschlagen, hilft Ihnen Ihr Projektauftrag dabei, Ihr schwergängiges Schiff auf den richtigen Kurs zu bringen, unabhängig davon, auf welche rauen Gewässer Sie stoßen.
