Was ist Online-Proofing? – Die wichtigsten Funktionen und Schritte erklärt

Für Kreativ- und Marketingteams gibt’s in jedem Projekt diesen einen Moment: Du willst deine Arbeit teilen – um Feedback und Freigaben zu bekommen.

Egal, ob du ein neues Verpackungsdesign, eine Webseite oder einen Markenfilm gestaltest – ohne Freigabe kannst du es nicht einfach so veröffentlichen.

Genau da kommt das Online-Proofing ins Spiel.

Was ist Online-Proofing?

Online-Proofing, auch bekannt als Content-Proofing, ist der Prozess, bei dem du Inhalte teilst, um Feedback und Freigaben einzuholen – und zwar mit spezieller Online-Proofing-Software

Es ist besonders beliebt bei Marketingabteilungen, Agenturen, Designstudios und Videoproduktionsfirmen. Und vor allem ist es superpraktisch für remote Teams, die an kreativen Projekten arbeiten.

Bevor wir aber tiefer in den Prozess und seine Funktionsweise eintauchen, schauen wir uns erstmal an, welche Probleme Online-Proofing eigentlich löst. Und dafür drehen wir die Uhr ein Stück zurück.

Traditionelles Proofing vs. Online-Proofing: Was ist der Unterschied?

Machen wir einen Sprung zurück in die 60er Jahre. Damals war die Werbebranche noch geprägt von Anzügen, Pomade im Haar und Whiskey. Die einzige Möglichkeit, um Feedback zu einem kreativen Entwurf zugeben, bestand darin, diese auf Papier zu bringen und sich persönlich auszutauschen. Später, als die Agenturnetzwerke sich ausbreiteten und Unternehmen Niederlassungen rund um den Globus eröffneten, kam die E-Mail und rettete den Tag.

Die E-Mail als Rettung, wirklich?

Wenn du jemals versucht hast, einen Entwurf per Mail abzustimmen, weißt du, wie nervig das sein kann. Feedback wird ignoriert, Transfer-Links laufen ab. Und wenn endlich was zurückkommt, widerspricht sich alles, sodass du trotzdem wieder ein Meeting brauchst, um alle Beteiligten abzuholen.

Oh… bitte mach, dass es aufhört!

Da wir uns einig sind, dass klassische Freigaberunden einfach nur stressig sind, schauen wir uns jetzt mal an, was beim Online-Proofing eigentlich anders (und besser!) läuft.

Die fünf wichtigsten Funktionen, auf die du bei Online-Proofing-Software achten solltest

Online-Proofing-Software macht das Leben für alle im Freigabeprozess leichter und organisierter – egal ob Kreative, Marketingteams, Projektmanager:innen, Kundenbetreuer:innen oder Kund:innen.

Wenn du dich zum ersten Mal mit einer Online-Proofing-Lösung beschäftigst, ist es wichtig zu wissen, auf welche Funktionen du achten solltest. Deshalb habe ich dir hier die fünf wichtigsten Bereiche zusammengestellt.

Los geht’s!

1. Projekt-Workflow-Management

Die besten Online-Proofing-Tools ermöglichen dir, einen klaren Review-Prozess für jedes deiner Projekte aufzusetzen. Das Ganze funktioniert wie ein Workflow, der Feedback in strukturierte Schritte unterteilt.

Für ein Kreativteam in einer Agentur könnte dieser Workflow so aussehen:

• Creative – Erstes Feedback vom Creative Director und anderen Senior Creatives, danach wird der Entwurf weiterentwickelt, bis alle zufrieden sind
• Projekt- und Kundenmanagement – Zweite Feedbackrunde, um sicherzustellen, dass der Entwurf dem Briefing entspricht und ins Budget passt
• Kund:innen – Letzte Freigabe, bevor das Ganze veröffentlicht oder in den Druck gegeben wird

Diese Funktion verwandelt deine Online-Proofing-Software gleichzeitig in ein Projektmanagement-Tool. Du kannst Deadlines festlegen, automatische Erinnerungen verschicken und mit Statusanzeigen ganz leicht sehen, welche Dateien schon freigegeben sind – und welche noch nicht.

2. Unterstützung für verschiedene Dateiformate

Sobald du sichergestellt hast, dass die Software deine Anforderungen im Projektmanagement erfüllt, solltest du dir anschauen, welche Dateiformate unterstützt werden.

Die besten Proofing-Tools kommen mit einer breiten Formatvielfalt klar, z. B.:

• Bilder
• Videos
• Dokumente und PDFs
• Microsoft-Office-Dateien
• Live-Webseiten
• HTML-Webbanner

Mach am besten eine Liste aller Dateiformate, die dein Team regelmäßig nutzt. So sparst du dir und allen Beteiligten das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Tools – und alles bleibt im selben Projekt.

3. Kommentar- und Annotationsfunktionen

Das zentrale Feature jeder Proofing-Software ist die Möglichkeit, Feedback von verschiedenen Personen an einem Ort zu sammeln. Die besten Tools gehen aber noch einen Schritt weiter und bieten dir auch Markup-Funktionen wie Zeichnungen und Hervorhebungen.

So unterstützen dich Proofing-Tools dabei, dass alle Beteiligten den gleichen Stand haben:

• Kommentare und Marker – Du siehst genau, worauf sich das Feedback bezieht
• Timecodes – Kommentare bei Videos oder Audio-Dateien werden automatisch mit einem Timecode versehen
• Zeichenwerkzeuge – Direkt in die Datei zeichnen, um präzises Feedback zu geben
• Anhänge – Relevante Referenzen oder zusätzliche Dateien an Kommentare hängen
• To-do-Listen – Kommentare direkt in Aufgaben umwandeln, damit nichts verloren geht

4. Versionsverwaltung

Eines der größten Probleme beim Traditionellen Proofing ist die Versionskontrolle.

Gute Online-Proofing-Software löst das mit einer integrierten Versionierung. Jede neue Datei-Version wird als Erweiterung der bisherigen Datei gespeichert – nicht als extra Datei. So kann jede:r jederzeit auf ältere Versionen zurückgreifen und sehen, was sich geändert hat.

Einige Tools bieten sogar einen Direktvergleich von zwei Versionen nebeneinander, inklusive aller Kommentare.

Mit Filestage kannst du sogar zwei Versionen automatisch vergleichen und dir direkt anzeigen lassen, was geändert wurde. Aus eigener Erfahrung: Das spart richtig viel Zeit!

5. Nahtlose Integrationen

Der letzte Punkt auf deiner Checkliste: Passt die Proofing-Software zu den Tools, die dein Team sowieso schon nutzt?

Integrationen können deinen Freigabeprozess nämlich deutlich beschleunigen:

• Aufgabenmanagement – Aufgaben mit Deadlines direkt in deinem Projekttool zuweisen, damit Feedback rechtzeitig kommt
• Projekt-Updates – Kommentare und Freigaben direkt in Slack oder Microsoft Teams erhalten
• Bearbeitung – Dateien direkt aus Adobe Creative Cloud (z. B. Premiere Pro) teilen und Feedback dort einsehen, wo du sowieso arbeitest

Wenn du diese fünf Punkte im Blick behältst, findest du schnell ein Tool, das nicht nur zu deinem Workflow passt, sondern ihn auch richtig smart macht.

So funktioniert Online-Proofing in 6 Schritten

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Online-Proofing-Prozess ist – du ahnst es vermutlich bereits – eine Online-Proofing-Software. Mit der richtigen Plattform kannst du alle deine Projekte, Dateien, Versionen, Teammitglieder, Stakeholder und (besonders wichtig) Feedback an einem Ort zusammenführen und Dateien online freigeben.

Sehen wir uns die sechs Schritte an, mit denen du deine Arbeit von v1 bis zur Freigabe bringst!

1. Ein Projekt erstellen 

In Filestage ist ein Projekt wie ein Dashboard für deinen gesamten Review-Prozess. Du kannst ihm einen Namen geben und es in einem Ordner ablegen, sodass alles organisiert ist. Und du kannst Teammitglieder als Mitarbeiter einladen, damit auch sie dein Projekt verwalten können.

Sobald dein Projekt gestartet ist und läuft, kannst du in deinem Dashboard diese Dinge sehen:

• Wer die einzelnen Dateien freigegeben hat
• Wie viele Versionen geteilt wurden
• Zu welchen Dateien es Feedback gibt, an dem gearbeitet werden kann
• Wie viele Kommentare hinzugefügt wurden
• Wer noch eine Review-Entscheidung einreichen muss

2. Reviewer-Gruppen einrichten und Reviewer einladen

Nachdem du nun ein Projekt erstellt und ihm einen Namen gegeben haben, kannst du den Freigabe-Flow für Inhalte einrichten. In Filestage kannst du deinen Prozess in sogenannte Reviewer-Gruppen unterteilen.

Jede Reviewer-Gruppe steht für eine bestimmte Gruppe von Stakeholder, die deine Entwürfe prüfen und freigeben müssen. Du kannst sie für jedes Projekt individuell anpassen – das hilft dabei, die Diskussion gezielt auf bestimmte Themen zu lenken.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie du deine Reviewer-Gruppen organisieren kannst:

1. Sequenziell: Du holst dir erst Feedback und Freigaben von der ersten Gruppe (zum Beispiel der Kreativabteilung) und gehst danach zur nächsten über (zum Beispiel dem Account-Team).
2. Parallel: Du bekommst Feedback von mehreren Gruppen gleichzeitig und setzt dann alle Änderungen gebündelt um.

Sobald du deine Reviewer-Gruppe erstellt und ihr einen Namen gegeben hast, kannst du die Reviewer zu den einzelnen Gruppen einladen. Diese bekommen dann jedes Mal, wenn du ein neues Review startest, automatisch eine Benachrichtigung. Und du kannst sicher sein, dass jede Datei auf ihrem Weg zur Ziellinie von den richtigen Leuten freigegeben wird.

3. Dateien hochladen und Deadlines festlegen

Du hast ein Projekt erstellt und einen Online-Proofing-Prozess eingerichtet, auf den dein gesamtes Team zugreifen kann. Jetzt ist es an der Zeit, die Inhalte zu teilen.

Diese Medien kannst du mit Filestage teilen:

• Videos
• Bilder
• Designs
• Dokumente
• PDFs
• Live-Webseiten
• Interaktives HTML
• Audio-Dateien

Für die einzelnen Dateien und Reviewer-Gruppen kannst du dann eine Deadline festlegen. So wissen alle, wann ihr Feedback gebraucht wird, um das Projekt voranzutreiben. Und wenn am Tag vor der Deadline immer noch keine Entscheidung abgegeben wurde, schickt Filestage den entsprechenden Personen automatisch eine Erinnerung – damit du dich auf das Wichtigste konzentrieren kannst: deine Produktivität.

4. Feedback von den Reviewern einholen

OK. Die optimalen Voraussetzungen sind geschaffen! Du hast deine Reviewer-Gruppen eingerichtet, deine Entwürfe hochgeladen und die Deadlines festgelegt. Jetzt kannst du dich zurücklehnen und entspannen, während das Feedback eintrudelt.

In Filestage ist das Hinzufügen von Feedback kinderleicht. Du musst einfach auf eine beliebige Stelle im Entwurf klicken und einen Kommentar schreiben – das geht sogar bei Videos. Das macht Feedbackgeben viel einfacher, schneller und angenehmer, als wenn du lange Beschreibungen und Timecodes per E-Mail ausformulieren müsstest.

Hier sind einige Online-Proofing-Tools in Filestage, mit denen das Geben von Feedback schnell und einfach geht:

• Anmerkungen: Zeichne direkt auf dem Entwurf, damit dein Kommentar noch klarer wird.
• Anhänge: Teile Referenzen oder wichtige Dateien wie Schriften und Logos.
• Markierungen: Wähle bestimmte Wörter oder Sätze aus, die überarbeitet werden müssen.
• Durchstriche: Markiere, welche Teile eines Dokuments gestrichen werden sollen.

Und da in jeder Reviewer-Gruppe alle ihr Feedback an einem Ort abgeben, kannst du ganz einfach antworten und Teammitglieder markieren, damit alle auf dem gleichen Stand sind, bevor die nächste Version geteilt wird.

5. Einfache Zusammenarbeit bis zur finalen Freigabe 

Hier erreicht das Online-Proofing seine volle Leistungskraft.

Du hast Feedback zu allen ersten Versionen deines Contents erhalten. Normalerweise wäre das der Punkt, an dem dein Freigabeprozess im Chaos versinken würde. Zum Glück bietet Filestage eine Reihe von Tricks, die dir hier helfen.

Hier sind drei Möglichkeiten, wie Online-Proofing dich bei der Zusammenarbeit an deinem Content unterstützt:

• To-do-Listen: Die Kommentarspalte dient auch als To-do-Liste für Kreative, sodass sie einen Kommentar nach dem anderen abhaken können, um sicherzustellen, dass sie auf das Feedback aller Beteiligten eingegangen sind.
• Versionsvergleich: Du kannst zwei Versionen einer Datei nebeneinander betrachten, um auf einen Blick zu sehen, was sich geändert hat.
• Review-Entscheidungen: Reviewer können sich für die „Freigabe“ einer Datei entscheiden oder „Änderungen anfragen“, sodass du immer über den Status deiner Datei informiert bist.

6. Für die restlichen Reviewer-Gruppen wiederholen

Möchtest du deinen Content-Proofing-Prozess in Sequenzen durchführen (z. B. erst das Kreativteam, dann das Account-Team und schließlich der Kunde), musst du nur noch die Freigabe in den verbleibenden Reviewer-Gruppen einholen.

Klicke einfach auf „Review starten“, um den nächsten Review in der nächsten Gruppe anzustoßen. Dadurch wird automatisch die neueste Version deiner Datei mit den Personen in dieser Reviewer-Gruppe geteilt. Hole Feedback ein, arbeitet zusammen und wiederhole das Ganze so lange, bis du in allen Reviewer-Gruppen die Freigabe erhalten hast.

Wer verwaltet Online-Proofing-Tools in Agenturen?

In Kreativagenturen und Videoproduktionsfirmen wird Online-Proofing-Software meist vom Projektmanagement-Team verwaltet. Der Hauptgrund dafür ist, dass ein Online-Proofing-Tool wie Filestage auch als Projektmanagement-Plattform fungiert.

Jederzeit können Projektmanager:innen auf einen Blick sehen, wo sich Dateien im Freigabeprozess befinden. So lässt sich schnell erkennen, welche Dateien freigegeben sind und welche für Änderungen bereit sind. Danach können Designer:innen, Texter:innen und Videoeditor:innen direkt loslegen und die Änderungen abarbeiten.

Die Besonderheiten des Online-Proofings in Unternehmen

Während Agenturen den Online-Proofing-Prozess gestalten müssen, um den Freigabeprozess mit ihren Kund:innen zu vereinfachen, haben Unternehmen beim Online-Proofing oft einen anderen Fokus. Beim Enterprise Online-Proofing geht es darum, die richtigen Stakeholder zur richtigen Zeit einzubeziehen und sicherzustellen, dass die Prozesse sicher und reguliert ablaufen.

Hier ist ein genauerer Blick auf die Besonderheiten des Online-Proofings in Unternehmen:

1. Sicheres File-Sharing: Unternehmen legen großen Wert auf Datensicherheit, da jede Sicherheitslücke Geld und Reputation kosten kann. Deshalb müssen cloud-basierte Lösungen für Enterprise Online-Proofing starke Sicherheitsfunktionen bieten. Oft geschieht das durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
2. Echtzeit-Zusammenarbeit: In Unternehmen muss jeder Social-Media-Post oder jede Änderung des Werbebudgets von mehreren Personen freigegeben werden. Daher ist es wichtig, dass die Online-Proofing-Lösung mehreren Nutzern ermöglicht, Dateien in Echtzeit anzusehen und zu kommentieren.
3. Versionskontrolle: Damit das gesamte Team alle Änderungen an Dateien nachverfolgen kann, hilft die Versionskontrolle. So kann jeder bei Bedarf jederzeit auf eine frühere Version zurückgreifen. Das ist besonders nützlich, wenn es Probleme mit dem Endprodukt gibt oder Änderungen erforderlich sind, nachdem die Datei freigegeben wurde.
4. Workflows: Du kannst individuelle Workflows erstellen, die genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind. Das hilft, den Review-Prozess zu optimieren und effizienter zu gestalten, besonders wenn viele Dateien gleichzeitig bearbeitet werden müssen.
5. Reporting und Analysen: Enterprise-Online-Proofing-Lösungen bieten in der Regel Funktionen für das Reporting und die Analyse, mit denen du den Fortschritt deiner Projekte verfolgen und Einblicke in die Performance erhalten kannst. Diese Informationen sind hilfreich, um den Proofing-Prozess zu verbessern.

Was sind die Vorteile eines Online-Proofing-Tools im Vergleich zu E-Mail?

Online-Proofing reduziert den Zeitaufwand für administrative Aufgaben während des Review- und Freigabeprozesses. Indem Feedback schneller und klarer wird, beschleunigt es auch die Feedback-Runden und verringert die Anzahl der Versionen, die nötig sind, um die Inhalte final freizugeben. Das hilft deinem Team, sich auf die Erstellung besserer Inhalte zu konzentrieren, neue Kund:innen zu gewinnen oder einfach Kampagnen rechtzeitig fertigzustellen.

Fazit

Das Online-Proofing wurde entwickelt, um jedes Problem zu lösen, das du jemals beim Abstimmen von kreativen Inhalten hattest. Widersprüchliche Kommentare, Reviewer, die Änderungen an einer alten Version beantragen … die Liste ist endlos. Mit einer Online-Proofing-Software kannst du ganz einfach Entwürfe hochladen und freigeben.

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