Jeder Projektmanager ist es gewohnt, mit knappen Deadlines und Budgets zu jonglieren, während er versucht, großartige Projekte zu liefern. Und wir müssen zugeben, dass es verdammt anstrengend ist, alle drei Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
Um Ihnen das Leben ein wenig zu erleichtern, haben wir hier fünf Anwendungsmöglichkeiten für Sie zusammengestellt, wie Sie Filestage über Zapier mit Ihren Lieblingstools verknüpfen können:
- Automatisierte Benachrichtigungen
- Datei-Backup
- Aufgabenverwaltung
- Zeiterfassung
- Projektdokumentation
1. Automatisierte Benachrichtigungen
Wenn Sie bereits eine Form von automatisierten Benachrichtigungen verwenden, erinnern Sie sich wahrscheinlich gar nicht mehr daran, wie Ihre Arbeit vor diesen aussah. Diese subtilen Erinnerungen halten Sie über verschiedene Aktionen in Ihrem Projekt auf dem Laufenden.
Mit unserer Filestage- und Zapier-Integration können Sie Tausende von Apps mit Ihrem Filestage-Konto verknüpfen und automatisierte Benachrichtigungen in den Kommunikationskanal Ihrer Wahl einfliegen lassen.
Sie können Ihr Filestage-Profil mit Messaging-Apps verknüpfen, z. B mit diesen:
- Slack
- Microsoft Teams
- Discord
Damit erhalten Sie jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn jemand eine neue Datei hochlädt, den Status der Datei ändert oder einen neuen Kommentar hinzufügt.
Auf diese Weise müssen Sie sich nicht jedes Mal bei Filestage anmelden, wenn Sie den Status des Projekts überprüfen möchten. Außerdem können Sie sicherstellen, dass Sie rechtzeitig an einer Diskussion in Filestage teilnehmen. Dies ist besonders nützlich für Remote-Teams, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
2. Datei-Backup
Jeder würde zustimmen, dass die Sicherung Ihrer Dateien notwendig, aber zeitaufwändig ist. Zum Glück können Sie mit Filestage Ihre Dateien automatisch sichern und so eine Menge Zeit und Energie sparen.
Mit Zapier können Sie zwischen den Cloud-Speicherdiensten Google Drive, OneDrive oder Dropbox wählen, um Ihre Dateien automatisch von Filestage aus zu speichern. Und der Rest ist Geschichte – alle Ihre Dateien werden von nun an automatisch gesichert.
So können Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene schaffen und sicherstellen, dass Ihre Dateien nicht durch technische oder menschliche Fehler verloren gehen.
3. Aufgabenverwaltung
Einer der Hauptverantwortungsbereiche eines Projektmanagers ist das Aufgabenmanagement. Und mit Zapier können Sie Ihr Filestage-Konto mit Ihrer Projektmanagement-App verknüpfen und Ihre Aufgaben automatisieren lassen.
Sie können Ihr Filestage-Konto mit Asana, ClickUp, Monday.com, Jira, Basecamp oder Trello verknüpfen.
Hier finden Sie alles, was Sie für eine einfachere Aufgabenverwaltung in Filestage automatisieren können:
- Erhalten Sie eine neue Aufgabe oder ein neues Ticket, wenn jemand eine neue Datei in Filestage hochlädt.
- Erhalten Sie eine neue Aufgabe, wenn ein Mitarbeiter in Ihrem Projekt Sie um Ihr Feedback bittet.
- Erhalten Sie eine neue Aufgabe, wenn jemand einen neuen Kommentar hinterlässt.
Durch die Verknüpfung Ihrer Projektmanagement-Tools mit Filestage können Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren. Dies hilft Ihren Teams, organisiert zu bleiben, und gewährleistet, dass kein Aspekt der Arbeit übersehen wird.
4. Zeiterfassung
Wenn Sie wissen, wie viel Zeit Ihr Team für bestimmte Aufgaben aufwendet, können Sie den Prozess optimieren und Ihren Kunden genaue Rechnungen stellen. Mit Zapier können Sie Ihr Filestage-Konto mit einer Zeiterfassungs-App wie Toggl verknüpfen und dokumentieren, wie viel Zeit Sie mit der Bearbeitung von Dateien verbringen.
Dies alles können Sie von Filestage aus verfolgen:
- Die aufgewendete Zeit für das Review bestimmter Projekte
- Den Zeitaufwand für das Überprüfen von Dateien
- Die Zeit, die benötigt wird, bis die Freigabe erteilt wurde
Stellen Sie sich nur einmal vor, wie viel Zeit alle Beteiligten sparen, wenn sie ihre Stunden nicht in einer separaten Tabelle dokumentieren müssen. Und denken Sie an all die wertvollen Schlussfolgerungen, die Sie aus diesen Daten für Ihren Review- und Freigabeprozess ziehen können.
5. Projektdokumentation
Für jedes Projekt, das Sie verwalten, müssen bestimmte Dinge dokumentiert und gespeichert werden.
Dank Zapier können Sie Ihr Filestage-Konto mit Microsoft Excel verknüpfen und mehrere automatisierte Aktionen durchführen lassen.
Das bedeutet, dass für jedes neue Projekt, jede neue Datei, jeden neuen Ordner oder jede Statusänderung in Filestage neue Zeilen zu Ihren Excel-Tabellen hinzugefügt werden. Sie können sogar wählen, ob Sie diese neueste Aktivität mit Namen oder ID dokumentieren möchten.
Diese automatisierten Aktionen helfen Ihnen:
- Den Überblick über abgeschlossene Projekte zu behalten
- Eine Übersicht aller Dateien im Projekt zu haben
- Den Status Ihrer Projekte zu verfolgen
Wie Sie Integrationen mit Zapier und Filestage einrichten
Von nun an finden Sie Zapier in der Liste der Integrationen in Filestage-Apps. Mit Zapier können Sie Ihr Filestage-Konto mit Tausenden von anderen Apps verknüpfen und so ziemlich jede Aufgabe automatisieren, die Sie sich nur vorstellen können.
Hier sind einige einfache Schritte, die Sie ausführen müssen, um Ihre eigenen Zaps in Filestage zu erstellen:
- Öffnen Sie Zapier und suchen Sie nach Filestage und dem anderen Tool, mit dem Sie es verknüpfen möchten.
- Authentifizieren Sie Filestage und die andere App.
- Wählen Sie eine der Apps als Auslöser für die Automatisierung.
- Wählen Sie in der App eine Aktion, die ausgeführt werden soll.
- Wählen Sie, welche Daten Sie von einer App zur anderen senden möchten.
- Das war’s! Sie können jetzt die automatisierten Aktionen nutzen!
Fazit
Effizientes Projektmanagement bedeutet, mit Aufgaben, Fristen und Menschen umzugehen. Und der einzige Faktor in dieser Gleichung, der Ihre Arbeit einfacher und effizienter gestalten kann, ist eine leistungsstarke Technologie, die Sie bei jedem Schritt unterstützt.
Um alle automatisierten Aktionen zu testen, die als Teil der neuesten Filestage- und Zapier-Integration verfügbar sind, können Sie hier eine kostenlose Testphase starten.
