Über Custom Box Agency
Custom Box Agency ist eine US-amerikanische Design-Agentur, die ihren Auftraggeber:innen dabei hilft, mit individuell gestalteten Boxen ein einzigartiges Markenerlebnis für ihre Kund:innen zu schaffen.
Branche
Design
Entdecke Filestage für DesignsZiele
- Skalierung des Design-Freigabeprozesses
- Zentralisierung von Design-Dateien, Versionen und Freigaben
- Transparenz im gesamten Freigabeprozess
Lieblingsfunktionen
- Dashboard-Übersicht für ein reibungsloses Management von Kundenfeedback
- Freigabe-Anfragen, um Kund:innen stärker in die Verantwortung zu nehmen
- Versionen vergleichen, um sicherzustellen, dass Feedback korrekt umgesetzt wurde
In der heutigen digitalen Welt setzen nur wenige Unternehmen darauf, physische Produkte mit hochwertigem Design zu schaffen, um das virtuelle Erlebnis zu ergänzen. Während viele ausschließlich auf digitale Lernangebote und Erlebnisse setzen, entdecken andere kreative Wege, um ihre Kund:innen langfristig zu binden – indem sie reale, greifbare Erlebnisse schaffen.
Ein großartiges Beispiel dafür sind die Customer- und Employee-Experience-Boxen (Boxen für Kund:innen und Mitarbeitende) von Custom Box Agency. Das Unternehmen verbindet digitales und physisches Erleben durch individuell gestaltete Boxen und zeigt seinen Kund:innen, wie sie das Markenerlebnis auf das nächste Level bringen.
Wie viele Design-Agenturen legt auch Custom Box Agency großen Wert auf klare und transparente Freigabe-Prozesse, um die Produktion schnell und effizient zu halten und unnötige Druckkosten zu vermeiden.
Um mehr darüber zu erfahren, wie diese wachsende Agentur ihren Verpackungsdesign-Prozess mit Filestage skaliert hat, haben wir mit CEO Mark Stern gesprochen.
Er hat uns spannende Einblicke in die Herausforderungen gegeben, mit denen das Unternehmen früher zu kämpfen hatte – und wie es diese gemeistert hat. Außerdem verrät er uns, wie das Team den nächsten großen Schritt plant: den Wandel von einem „Word-of-Mouth“-Geschäftsmodell hin zu einer skalierbaren Verpackungsdesign-Agentur mit internationaler Reichweite.
Unternehmen im Bereich Design brauchen ein spezielles Freigabe-Tool
Als Agentur für individuell gestaltete Boxen mit einzigartigen Inhalten steckt in jedem Projekt eine Vielzahl an Design-Elementen. Doch genau das führte früher zu Chaos – denn alle Beteiligten verloren schnell den Überblick in endlosen Nachrichtenverläufen.
Stern erklärt: „Jedes unserer Projekte umfasst zwischen 30 und 50 Design-Elemente. Man kann sich leicht vorstellen, wie mühsam es ist, so viele Dateien per E-Mail oder Slack zu verschicken.“
„Kommunikations-Tools wie Gmail oder Slack sind einfach nicht für komplexe Freigabe-Prozesse gemacht. Der Austausch wurde schnell unübersichtlich, Nachrichten gingen in separaten Chats unter, und uns war klar: Wir brauchen eine bessere Lösung, um unseren Design- und Produktions-Prozess effizient zu skalieren.“
Unklare Kommunikation überforderte die Kund:innen
Neben der verlorenen Zeit, die das Team mit dem Nachverfolgen von Freigaben und offenen Reviews verbrachte, wurde schnell klar, dass auch die Kund:innen von dem Prozess überfordert waren.
„Wenn man das Ganze aus Kundensicht betrachtet, ist es kein Wunder, dass sie schnell den Überblick verlieren. Ohne eine klare Übersicht müssen sie ständig selbst prüfen, was bereits freigegeben wurde und was noch aussteht“, erklärt Stern.
„Uns wurde schnell klar, dass wir den Aufwand für unsere Kund:innen im Freigabe-Prozess minimieren müssen. Wir brauchten einen Feedback-Flow, mit dem wir mehrere Kund:innen gleichzeitig effizient betreuen können.“
Eine zentrale Review- und Freigabe-Software als ideale Lösung
Nachdem sie verschiedene Tools getestet hatten, war für Stern und sein Team klar, dass Filestage mit seiner intuitiven Oberfläche und benutzerfreundlichen Funktionen genau das war, wonach sie gesucht hatten. Der gesamte Prozess wurde übersichtlicher und das Team konnte sich endlich auf das Wesentliche fokussieren: hochwertige Designs zu liefern und klares Feedback der Kund:innen darauf zu erhalten.
„Für uns war Filestage ein absoluter Gamechanger! Es ist jetzt unsere zentrale Plattform, auf der Kund:innen alles anschauen, Feedback geben und freigeben können. Der ganze Prozess läuft viel strukturierter und wir haben eine klare Historie, die zeigt, wann Kommentare hinterlassen und wann etwas freigegeben wurde.”
Mark Stern, CEO von Custom Box Agency
Mehr Transparenz, weniger Fehler und klare Verantwortlichkeiten
Ein großes Problem, mit dem das Team von Custom Box Agency früher zu kämpfen hatte, waren ständige Meinungsänderungen der Kund:innen. Wie Stern berichtet, kam es immer wieder vor, dass Kund:innen bereits freigegebene Designs nachträglich ändern wollten – sogar nachdem sie schon in den Druck gegangen waren.
Mit Filestage konnte das Team einen klar strukturierten Freigabe-Prozess einführen. Und dank Freigabe-Buttons ist jetzt sichergestellt: Sobald eine Datei das grüne Licht bekommt, ist sie offiziell druckfertig.
Stern erklärt: „Früher haben Kund:innen ihre Meinung geändert und neue Kommentare zu Designs hinzugefügt, die längst im Druck waren. Jetzt können wir ganz klar sagen: Sobald der Freigabe-Button gedrückt wird, gilt die Datei als bereit für die Produktion.“
Diese Transparenz hat nicht nur Fehler und unnötige Druckkosten reduziert, sondern auch den gesamten Prozess vereinfacht.
„Sobald ein Design bereit für den Review ist, teilen wir einen Link mit unseren Kund:innen. Sie haben dann 24 Stunden Zeit, um in der Plattform ihr Feedback zu hinterlassen. So müssen wir nicht auf das nächste Meeting warten, sondern können innerhalb eines Tages Freigaben erhalten,“ sagt Stern.
„Und das Beste: Die Nutzeroberfläche ist so einfach, dass unsere Kund:innen nur den Freigabe-Button anklicken müssen – und wir sofort wissen, dass ihnen das Design gefällt.“
Hier ist ein Beispiel dafür, wie Teams in Filestage Designs feedbacken.
Die benutzerfreundliche Versions-Verwaltung sorgt für einen optimalen Review-Flow
Sicherzustellen, dass Kund:innen jedes noch so kleine Detail in einer neuen Design-Version erkennen, ist nicht immer einfach. Ohne eine visuelle Übersicht über alle Änderungen kann es schnell passieren, dass wichtige Anpassungen übersehen werden – und das bedeutet oft zusätzliche Meetings oder Missverständnisse.
Stern erklärt: „Ich schätze die Vergleichsfunktion sehr, weil sie unserem Team ermöglicht, klar zu zeigen: Hier ist die vorherige Version, und so hat sich das Design basierend auf dem Feedback weiterentwickelt. Wenn man einfach nur eine neue Datei schickt, fällt es vielen Kund:innen schwer, die Unterschiede zu erkennen. Aber mit dieser einfachen Möglichkeit, Versionen direkt zu vergleichen, wird der Freigabe-Prozess viel effektiver.“
