Über IMPACT! Brand Communications
IMPACT! Brand Communications ist eine Full-Service-Digitalagentur aus Singapur. Sie betreut Kund:innen aus den Bereichen Technologie, B2B und Finanzen.
Branche
Marketing
Entdecke Filestage für dein MarketingZiele
- Etablieren eines effizienten und intuitiven Freigabeprozesses
- Zentralisieren von allem Feedback an einem Ort
- Steigerung der Kundenzufriedenheit
Lieblingsfunktionen
- Dashboards für eine einfache Verwaltung von Freigabe-Flows
- Zeitstempel und Anmerkungen, um Video-Reviews zu beschleunigen
- Teilbare Links für eine schnellere Projektfreigabe
Eine Digitalagentur zu führen, ist alles andere als einfach. Der Arbeitsalltag in Digitalagenturen ist schnelllebig und verschiedene Kund:innen mit unterschiedlichen Anforderungen müssen betreut werden. Wenn in dieser Brache der Freigabe-Prozess zu kompliziert und langwierig wird, können Agenturen dadurch Kund:innen verlieren.
IMPACT! Brand Communications hat jedoch einen Weg gefunden, diesen Herausforderungen zu begegnen – und Projekte ohne Verzögerungen auf höchstem Niveau abzuliefern.
Ein entscheidender Wendepunkt war vor fünf Jahren die Einführung von Filestage. Damit konnte das Team seinen „mühsamen Freigabe-Prozess“ in einen nachhaltigen und effizienten Review-Flow verwandeln.
Werfen wir einen Blick darauf, wie Donald Chan, Gründer und Head of Business bei IMPACT! Brand Communications und sein Team Filestage im Arbeitsalltag nutzen, um sich weiterhin einen guten Namen zu machen.
Freigaben per E-Mail waren für alle eine Herausforderung
„Vor Filestage war der Review-Prozess einfach nur anstrengend“, bringt Donald es auf den Punkt.
Beim Freigabe-Prozess per E-Mail hatte die Agentur vor allem zwei große Probleme:
- Chaos bei Versionen und Korrekturschleifen – Es war schwer nachzuvollziehen, welche Datei die aktuellste Version war und welche Änderungen in welcher Runde umgesetzt wurden.
- Feedback ohne Kontext – Endlose E-Mail-Ketten machten es mühsam und kompliziert, herauszufinden, welcher Kommentar sich auf welche Änderung bezog.
Deshalb suchte das Team nach einem visuellen und intuitiven Tool, um das Feedback und die Freigaben zu managen.
„Feedback per E-Mail zu sammeln, hat für uns einfach nicht funktioniert. Wir brauchten ein visuelles Tool, mit dem wir Zeitstempel in Videos setzen und bestimmte Bereiche in Designs direkt markieren können – für schnelleres und präziseres Feedback. So wurden wir auf Filestage aufmerksam“, beschreibt Donald die Reise.
Freigaben vereinfachen mit einer zentralen Plattform
„Seit wir Filestage nutzen, ist es unser zentraler Ort für alle Freigaben“, sagt Donald. „Das Tool ist so fest in unseren Workflow integriert, dass wir uns kaum noch vorstellen können, wie es vorher war.“
Filestage dient nicht nur als “Single Source of Truth” für das Team und die Kund:innen, sondern hat IMPACT! auch geholfen, einen schlanken und effektiven Freigabe-Prozess zu etablieren.
So sieht ihr einfacher drei-Schritte-Feedback-Flow aus, um Dateien schneller freizugeben:
- Interne Freigabe
- Review-Links mit Kund:innen teilen
- Freigabe der Kund:innen
Manchmal reichen schon ein paar Versionen, bis eine Datei final freigegeben wird. In anderen Fällen sind mehrere Bearbeitungen nötig. Doch egal, wie viele Versionen es gibt – laut Donald gibt es einen entscheidenden Faktor, der die Freigabe enorm beschleunigt:
„Meistens schicken wir unseren Kund:innen einfach einen Link zur aktuellen Datei-Version und bitten um Feedback. Das sorgt für einen schnelleren, kontextbezogenen Review und beschleunigt den gesamten Freigabe-Prozess.“
Hybrides Arbeiten fördern – schon bevor es Trend wurde
IMPACT! Brand Communications setzte auf hybrides Arbeiten, lange bevor es durch die COVID-19-Pandemie eingeführt wurde. Einer der Hauptgründe, warum das Team so nahtlos auf ein hybrides Modell umsteigen konnte, war Filestage.
Donald erklärt: „Wir haben schon hybrid gearbeitet, bevor es durch die Pandemie zum Standard wurde. Filestage war von Anfang an ein fester Bestandteil unseres Feedback-Flows, weil wir Dateien ortsunabhängig prüfen und Änderungen anfragen konnten – und trotzdem jederzeit den Überblick über den Fortschritt der einzelnen Projekte behalten haben.“
Einen Tag pro Woche bei Content-Reviews einsparen
Teams werden erst dann wirklich effizienter, wenn sie intuitive und schnelle Prozesse etablieren und damit Stress reduzieren. Laut Donald kommt jede Review-Runde mit Kund:innen mit einem gewissen Stressfaktor und deshalb war es besonders wichtig, Fehlerquellen zu minimieren und den Freigabe-Prozess produktiver zu gestalten.
„Filestage hat es uns ermöglicht, einen effizienteren und effektiveren Review-Flow zu schaffen. Ich würde sagen, wir sparen täglich rund 20 % unserer Zeit – einfach, weil wir uns das ewige Hin und Her per E-Mail mit unseren Kund:innen sparen.“
Donald Chan, Gründer von IMPACT! Brand Communications
Durch den Wechsel von einem E-Mail-basierten Review-Prozess zu Filestage spart IMPACT! rund 20 % der täglichen Arbeitszeit – das entspricht einem ganzen Arbeitstag pro Woche für das gesamte Team.
„Außerdem reduzieren wir den Stress, der entsteht, wenn wir sicherstellen müssen, dass jede Änderung aus jeder Review-Runde korrekt umgesetzt wird. Das lässt sich zwar schwer in Zahlen messen, ist für uns aber genauso wichtig.“, so Donald.
Bessere Reputation bei Kund:innen
Effiziente Feedback-Flows und ein zufriedenes Team hinterlassen Eindruck – auch bei den Kund:innen. Wenn der Freigabe-Prozess so reibungslos läuft, dass jede Änderungsanfrage schnell und ohne Missverständnisse umgesetzt wird, werden die Kund:innen das schnell merken.
Donald erzählt: „Wir bekommen viel positives Feedback von unseren Kund:innen für unsere Arbeitsweise – dank Filestage. Ich denke, das Tool macht einen professionellen Eindruck und lässt auch unsere Kund:innen erkennen, wie viel einfacher der Freigabe-Prozess ist. Einer unserer Kunden war so begeistert, dass Filestage sogar direkt im eigenen Team übernommen wurde!“
