Desde la pandemia, el trabajo a distancia e híbrido se ha convertido en un pilar para muchas empresas y particulares. En 2023, el 12,7 % de los empleados a tiempo completo trabajarán totalmente a distancia, y un 28,2 % más de forma híbrida.
Ahora es cada vez más probable que los equipos trabajen en distintas zonas horarias con horarios diferentes. Y con esta nueva forma de trabajar viene una nueva forma de comunicarse. Al fin y al cabo, no puedes acercarte a hacer una pregunta a tu compañero en su mesa. Y tampoco puedes garantizar que estén disponibles para una llamada improvisada.
La comunicación asincrónica, es decir, la que no se produce en tiempo real, es ahora más importante que nunca. Y las herramientas de comunicación asíncrona te facilitan al máximo el contacto con tu equipo y mantienen a todos centrados en lo mismo, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.
En esta guía veremos más de cerca lo que entendemos por comunicación asíncrona, sus ventajas y las siete mejores herramientas asíncronas para que tu equipo funcione como una máquina bien engrasada.
¿Qué es la comunicación asíncrona?
La comunicación asíncrona es la que no se produce en tiempo real. Es decir, hay un retraso a la hora de hacer preguntas y obtener las respuestas.
Un buen ejemplo de ello es el correo electrónico. Si envías un correo electrónico solicitando la opinión de un compañero de equipo, tendrás que esperar una respuesta en lugar de recibirla inmediatamente.
Otros ejemplos son:
- Mensajería instantánea
- Grabaciones de vídeo y demostraciones
- Wikis e intranets
- Software de gestión de proyectos
Lo contrario es la comunicación síncrona, también conocida como comunicación en tiempo real. La comunicación sincrónica incluye cosas como videoconferencias, llamadas telefónicas y reuniones en persona.
La comunicación síncrona y la asíncrona no siempre son mutuamente excluyentes. Tu equipo puede comunicarse de forma asíncrona la mayor parte del tiempo, con momentos programados de comunicación síncrona a lo largo de la semana (como una reunión de equipo semanal o quincenal).
Cuatro ventajas de la comunicación asíncrona
Puede que no obtengas una respuesta inmediata, pero las ventajas de la comunicación asincrónica son bastante amplias. He aquí cuatro de las principales ventajas de la comunicación asíncrona.
Más flexibilidad
La comunicación asíncrona permite a las personas participar a su propio ritmo. Esta flexibilidad es ideal cuando tu equipo está repartido en distintas zonas horarias, o cuando los miembros del equipo tienen horarios diferentes.
También puede mejorar la sensación de autonomía de tu equipo. Un estudio reveló que tres de cada cinco empleados creen que el trabajo asíncrono crea un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, lo que en última instancia genera una plantilla más feliz.
Aumento de la productividad
Pasar del trabajo al chat, del trabajo al chat, del trabajo al chat puede distraerte mucho e impedirte ponerte realmente manos a la obra. Al eliminar la presión de responder inmediatamente, los trabajadores remotos pueden centrarse plenamente en lo que están haciendo, sin distracciones. Esto puede aumentar la productividad y conducir a un trabajo más profundo, mejor y más útil.
Presión reducida
Hablando de presión, si das a los miembros del equipo más flexibilidad en cuanto a cuándo responder a un mensaje, puedes reducir el estrés y crear un ambiente de trabajo más relajado. Y admitámoslo, una plantilla relajada supera con creces a una estresada.
Respuestas reflexivas
Los miembros del equipo tienen más tiempo para pensar cómo quieren responder, lo que a menudo puede dar lugar a respuestas más claras, reflexivas y profundas. También puede reducir la probabilidad de falta de comunicación y de reacciones instintivas (que, admitámoslo, rara vez son útiles).
Las mejores herramientas de comunicación asíncrona para equipos distribuidos
La comunicación asíncrona es infinitamente más fácil con la ayuda de herramientas de colaboración especializadas. Las mejores herramientas asíncronas te ayudan a compartir información, hacer preguntas y mantener a todo el mundo centrado, sin necesidad de estar conectado y listo para participar al mismo tiempo.
Echemos un vistazo a siete de las mejores herramientas de comunicación asíncrona para equipos remotos.
1. Filestage – La mejor herramienta de comunicación asíncrona para revisar y aprobar
Conseguir la aprobación de diseños, documentos y otras formas de contenido puede ser una pesadilla, sobre todo cuando hay muchas partes interesadas. Más aún cuando no estáis todos en el mismo sitio y no podéis resolver desacuerdos en persona.
Aquí es donde entra en juego Filestage.
Filestage es una plataforma de revisión y aprobación que te ayuda a colaborar en la revisión de contenidos y a recopilar opiniones, todo en un mismo lugar. Desde la puesta en común hasta la aprobación, hace que todo el proceso sea más rápido, más ágil y menos estresante para todos los implicados.
Puedes invitar a tantas personas como quieras a revisar tu trabajo, y tus compañeros de equipo pueden dejar sus comentarios de varias formas, según cómo prefieran expresarse. Cualquier conflicto puede resolverse allí mismo, y tu trabajo estará terminado en un instante.
Características principales de la comunicación asíncrona
- Comentarios en contexto – Para una respuesta clara que aparece en tiempo real
- Anotaciones visuales – Para dar vida a los comentarios y dejar claro lo que hay que cambiar
- Listas de tareas pendientes – Para que tu equipo tenga una idea clara de lo que hay que modificar
- Comparar versiones – Para saber qué ha cambiado
- Historial de versiones – Para ver el recorrido completo de tu archivo desde la primera versión hasta su aprobación
- Grupos de revisores – Para asegurarte de que tus archivos son aprobados por las personas adecuadas en la fase correcta del proceso.
- Fechas de vencimiento – Para que tu proyecto siga su curso y avance
- Cuadros de mando de proyectos – Para saber de quién estás esperando todavía noticias
- Automatizaciones – Para reducir las tareas manuales y acelerar las revisiones de contenidos
- Integraciones con Dropbox, aplicaciones de gestión de proyectos de Google, Slack, Microsoft Teams, etc.
Precios
Filestage ofrece diferentes planes de precios, entre ellos
- Plan gratuito con archivos, versiones y revisores ilimitados
- Plan Básico – Comienza en 49 €/mes para usuarios ilimitados e incluye más proyectos y almacenamiento
- Plan Profesional – Comienza en 249 €/mes para usuarios ilimitados e incluye más almacenamiento y funciones complejas como comparar versiones y automatizaciones
- Plan Empresa – Precios personalizados (contacta con ventas)
Mejora la comunicación de tu proyecto
Comparte, revisa y aprueba todo tu contenido en un solo lugar con Filestage.
2. Asana – La mejor herramienta de comunicación asíncrona para la gestión de proyectos
Cuando todos trabajáis a distancia y con horarios diferentes, organizarse y mantener a tu equipo alineado en los proyectos es clave. Si no, puede ser difícil para todos ver el panorama general.
Utilizar una herramienta de gestión de proyectos como Asana da visibilidad a todo el mundo y te ayuda a ti y a tu equipo a crear flujos de trabajo, notificar entregas y hacer un seguimiento del progreso. Todo el mundo sabe lo que hay que hacer y cuándo, de modo que cada persona puede priorizar su carga de trabajo en consecuencia.
Características principales de la comunicación asíncrona
- Gestión de tareas. Crea tareas, asígnalas a los miembros del equipo y establece fechas de vencimiento.
- Gestión de proyectos. Crea proyectos, organiza tareas dentro de los proyectos y establece dependencias entre las tareas.
- Bandeja de entrada. Coordina el trabajo, comenta las tareas, responde a solicitudes y visualiza archivos adjuntos, actualizaciones de proyectos y mucho más.
- Actualizaciones de estado. Para mantener a tu equipo alineado con el progreso del proyecto.
- Campos de prioridad. Para establecer prioridades claras para tu equipo, de modo que todos sepan qué tareas son las más importantes.
- Integraciones. Asana se integra con una variedad de otras aplicaciones, como Google Drive, Salesforce y Slack.
Precios
Los planes de pago empiezan en 10,99 €/usuario al mes.
3. Slack – La mejor herramienta de comunicación asíncrona para chatear con compañeros de equipo
Las aplicaciones de mensajería instantánea como Slack tienen un valor incalculable para los equipos remotos. Estas herramientas de comunicación asíncrona agilizan la comunicación en equipo y eliminan la necesidad de largos hilos de correos electrónicos con las personas equivocadas metidas en ellos.
A nivel personal, Slack también ofrece a los miembros de equipos remotos un lugar donde conocerse y mantener conversaciones informales que suben la moral y conducen a una mejor armonía de equipo.
Slack es una opción popular para empresas de todos los tamaños, y ofrece diversas funciones para la comunicación asincrónica.
Características principales de la comunicación asíncrona
- Canales. Espacios dedicados a conversaciones sobre temas o proyectos específicos.
- Mensajes instantáneos directos. Para chatear con personas individuales o pequeños grupos.
- Compartir archivos. Comparte archivos de todo tipo, incluidos documentos, imágenes y vídeos.
- Buscar. Puedes buscar mensajes, archivos y otros contenidos específicos.
- Integraciones. Slack se integra con otras aplicaciones, como Google Drive, Dropbox y Salesforce.
Precios
Los planes de pago empiezan en 8,25 €/usuario al mes.
4. Loom – La mejor herramienta de comunicación asíncrona para compartir grabaciones y demos
Cuando trabajas de forma asíncrona, puede ser difícil encontrar una hora de reunión que funcione para todos, sobre todo si todos estáis en zonas horarias diferentes. Y con el verdadero trabajo asíncrono, no necesitas hacerlo.
Con Loom, puedes grabar mensajes y demostraciones para enviarlos a tu equipo. Y pueden ver las grabaciones a la hora que les convenga, sin interrumpir su productividad cuando están en mitad del flujo. Y sin locas reuniones virtuales a las 5 de la mañana.
Características principales de la comunicación asíncrona
- Grabación de pantalla y cámara. Graba tu pantalla, cara y voz al mismo tiempo.
- Llamadas a la acción. Añade enlaces a archivos y recursos relevantes para que tus espectadores los consulten.
- Reacciones enriquecidas. Los espectadores pueden añadir comentarios y reaccionar a tu vídeo con emojis.
- Aceleración de la información. Mira el contenido a doble velocidad para obtener información más rápidamente.
Precios
Hay una versión gratuita, o planes de pago con funciones avanzadas a partir de 12,50 $/usuario al mes.
5. Figma – La mejor herramienta de comunicación asíncrona para la colaboración en el diseño
Cuando trabajas en un diseño en distintos momentos y desde distintos lugares, necesitas una herramienta de colaboración en diseño que te ayude a trabajar en equipo, comunicarte y resolver problemas con facilidad.
Figma permite a los equipos de diseño trabajar juntos, sin importar en qué parte del mundo os encontréis. Tú y tus compañeros de equipo podéis codiseñar a vuestro propio ritmo, y dejar comentarios y preguntas para que los demás los consulten la próxima vez que se conecten.
Características principales de la comunicación asíncrona
- Colaboración en tiempo real. Trabaja en el mismo archivo de diseño simultáneamente o en diferentes momentos.
- Comentarios en contexto. Para una comunicación cristalina mientras diseñas.
- Control de versiones. Para ver qué ha cambiado y asegurarte de que nada se pierde en el proceso.
- Sistemas de diseño. Crea estilos, componentes y variables estandarizados para que tus diseños sean coherentes
- Integraciones. Con otras herramientas de colaboración como Google Workspace, Slack, Asana y Teams.
Precios
Hay una versión gratuita, o planes de pago a partir de 12 €/usuario al mes.
6. Notion – La mejor herramienta de comunicación asíncrona para construir una base de conocimientos
Disponer de una base de conocimientos es realmente importante cuando tú y tu equipo trabajáis de forma asíncrona. Esto significa que hay un lugar centralizado para almacenar y compartir recursos, de modo que puedas poner toda la información necesaria a disposición de tus compañeros, sin tener que compartir decenas de correos electrónicos y archivos.
Notion es una de las mejores herramientas de comunicación asíncrona para esto, ya que os proporciona a ti y a tu equipo un lugar central para acceder a información sobre procesos, mejores prácticas y cualquier otra cosa relacionada con la organización. Esto también es genial cuando se trata de la incorporación de empleados.
Características principales de la comunicación asíncrona
- Enlace de páginas. Para facilitar la navegación entre contenidos relacionados.
- Edición colaborativa. Para que equipos remotos trabajen en las mismas páginas, bases de datos y notas.
- Potente búsqueda. Para ayudarte a ti y a tus compañeros a obtener resultados rápidos e hiperrelevantes.
- Capas lógicas. Para tenerlo todo ordenado y sistemáticamente organizado.
- Integraciones con diversas aplicaciones, como Google Drive, Trello y Slack.
Precios
Los planes de pago empiezan en 8 $/usuario al mes.
7. Standuply – La mejor herramienta asíncrona para reuniones en pie
Los standups son una parte muy importante del día para los equipos de Scrum. ¿Pero cómo es posible que funcionen cuando tu equipo trabaja desincronizado?
Con Standuply, así es cómo.
Standuply es un bot de Slack y Teams que permite a tu equipo organizar reuniones asíncronas, mediante texto, voz o grabación de vídeo. Esta herramienta es estupenda para equipos distribuidos que trabajan en diferentes zonas horarias, porque te permite estar en contacto y mantener a todo el mundo informado, sin interferir en las horas de trabajo elegidas por cada uno.
Características principales de la comunicación asíncrona
- Automatización de procesos. Automatiza las reuniones diarias de preparación según el calendario que definas.
- Integraciones de datos. Recibe informes de tareas y gráficos de JIRA, GitHub y otros.
- Encuestas. Realiza encuestas únicas o recurrentes con preguntas condicionales.
- Recordatorios. Establece y gestiona recordatorios avanzados para tu equipo.
- Objetivos del equipo. Comparte las métricas del producto para mantener a tu equipo alineado.
Precios
Hay una versión gratuita para hasta tres usuarios, o planes de pago desde solo 1,50 $/usuario al mes.
Conclusión
Y ahí lo tienes. Siete de las mejores herramientas de comunicación asíncrona para ayudar a los equipos distribuidos a comunicarse y colaborar eficazmente. Cada una de estas herramientas de colaboración tiene sus propios casos de uso y funciones para ayudar a los equipos remotos a funcionar como una máquina bien engrasada.
Si quieres comprobar por ti mismo cómo Filestage puede ayudarte a revisar y aprobar, puedes iniciar una prueba gratuita aquí →
Edited by Aitor Morgado
