Las herramientas de comunicación en equipo son imprescindibles para colaborar en los proyectos, especialmente para los equipos remotos. Facilitan que tú y tus compañeros de equipo estéis en contacto, compartáis información y os mantengáis informados en todo momento.
Con funciones como la videoconferencia, la mensajería instantánea, el intercambio de archivos y la colaboración en tiempo real, las herramientas de comunicación mantienen las cosas transparentes, claras y coordinadas. Lo que, en última instancia, conduce a unos resultados de proyecto más satisfactorios.
Cuando elijas herramientas de comunicación en equipo, ten en cuenta las necesidades y preferencias específicas de tu equipo y la naturaleza de los proyectos en los que estáis trabajando. Si eres un equipo de diseño, por ejemplo, busca herramientas que te ayuden en todo el flujo de trabajo de diseño. Si eres un equipo asíncrono, busca herramientas que te ayuden con la comunicación asíncrona. Puede que quieras utilizar varias herramientas para ayudarte con distintos aspectos de tu proyecto.
En esta guía he destacado ocho de las mejores herramientas de comunicación en equipo para ayudar a tu equipo a mantenerse conectado mientras colaboráis.
¡Vamos a sumergirnos!
1. Asana – La mejor herramienta de comunicación en equipo para la gestión global de proyectos
La comunicación eficaz en equipo es crucial en la gestión de proyectos, ya que garantiza que todos estén alineados y puedan ver el panorama general.
Asana es una herramienta de gestión de proyectos que te ayuda a ti y a tu equipo a comunicaros eficazmente en cada fase de un proyecto. Te asiste en todos los aspectos de la gestión de tareas, ayudándote a organizar, planificar y hacer un seguimiento de todos tus proyectos, manteniendo a tu equipo dentro del calendario y en la misma página en cada paso.
Todos los miembros del equipo pueden ver exactamente qué tareas tiene encomendadas cada persona, cuándo vencen esas tareas, cuáles son los grandes objetivos y un camino bien definido para alcanzarlos. Al proporcionar una visibilidad total, queda claro cómo influye cada individuo en el objetivo general, lo que ayuda a cada miembro del equipo a sentirse responsable y a priorizar su carga de trabajo.
Características principales
- Crea proyectos, organiza tareas dentro de los proyectos y establece dependencias entre tareas
- Asigna tareas a los miembros del equipo y fija fechas de vencimiento
- Establece prioridades claras para que todos sepan qué tareas son las más importantes
- Utiliza la función de bandeja de entrada para comentar las tareas, responder a las solicitudes y ver las actualizaciones del proyecto
- Sigue el progreso y comparte actualizaciones de estado para mantener a tu equipo alineado con el progreso del proyecto
- Se integra con otras herramientas de comunicación empresarial, como Google Drive y Slack
Precios
Los planes de pago empiezan en 10,99 $/usuario al mes.
Herramientas alternativas de gestión de proyectos
- Trello
- Monday.com
- Basecamp
2. Slack – El mejor software de comunicación en equipo para preguntas y conversaciones ad hoc relacionadas con el proyecto.
Poder ponerte en contacto con tus compañeros de equipo rápida y fácilmente es crucial, especialmente cuando todos trabajáis a distancia. Por eso el software de mensajería instantánea tenía que estar entre los dos primeros de nuestra lista de herramientas de comunicación en equipo.
Slack es una de las mejores herramientas de comunicación en equipo para mensajería instantánea, y es adorada tanto por equipos pequeños como por grandes organizaciones. Ayuda a la comunicación, colaboración y organización del equipo, proporcionando una solución intuitiva para las conversaciones cotidianas y el chat de equipo relacionados con tu proyecto.
Una de las características clave de Slack es la posibilidad de crear canales, que son espacios dedicados para que los equipos discutan temas o proyectos específicos. Con la ayuda de los canales, puedes mantener todas tus conversaciones bien organizadas para que te resulte fácil consultarlas cuando y como quieras.
Características principales
- Crea canales dedicados a conversaciones sobre temas o proyectos específicos
- Envía mensajes directos a individuos o crea chats de grupos pequeños
- Comparte archivos de todo tipo, incluidos documentos, imágenes y vídeos
- Envía mensajes de voz que te ayuden a expresarte más rápidamente
- Busca mensajes, archivos y otros contenidos específicos con la función de búsqueda intuitiva
- Haz llamadas de audio y vídeo a tu equipo
- Se integra con otras herramientas de comunicación en equipo, como Google Drive, Dropbox y Filestage
Precios
Los planes de pago empiezan en 7,25 $/usuario al mes.
Herramientas alternativas de mensajería instantánea
- Microsoft Teams
- Google Chat
- Flock
3. Filestage – La mejor herramienta de comunicación en equipo para obtener comentarios colaborativos sobre contenidos creativos
Obtener opiniones sobre tu contenido -ya sean diseños, documentos, vídeos o algo totalmente distinto- puede ser un trabajo duro. Por decirlo suavemente. Sobre todo cuando hay que incluir a muchos miembros del equipo.
Entra en Filestage.
Filestage es una plataforma de revisión y aprobación que te ofrece un lugar centralizado para recoger opiniones. Puedes invitar a tantos miembros del equipo como quieras a revisar tu trabajo, y tus compañeros pueden dejar sus comentarios de varias formas, según su estilo de comunicación preferido.
Cualquier desacuerdo puede resolverse allí mismo, con comentarios en contexto y en tiempo real, y etiquetas de compañeros que mejoran la comunicación del equipo. Para que puedas llevar tu trabajo a la meta… rápidamente.
La interfaz sencilla e intuitiva facilita su uso, y todo el proceso de retroalimentación se vuelve más colaborativo, más ágil y más agradable para todos los implicados.
Características principales
- Deja comentarios en contexto para obtener una respuesta clara que aparezca en tiempo real
- Da vida a los comentarios con anotaciones visuales, y deja claro lo que hay que cambiar
- Convierte los comentarios en listas de tareas pendientes para que tu equipo tenga una idea clara de lo que hay que modificar
- Verifica los cambios viendo dos ediciones una al lado de la otra en una pantalla
- Consulta el recorrido completo de tu archivo desde v1 hasta su aprobación con el historial de versiones
- Crea grupos de revisores para asegurarte de que tus archivos son aprobados por las personas adecuadas en la fase correcta del proceso.
- Utiliza los paneles de control del proyecto para saber de quién estás esperando noticias
- Benefíciate de las integraciones con otras herramientas de comunicación en equipo, como Dropbox, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, etc.
Precios
Filestage ofrece diferentes planes de precios, entre ellos
- Plan gratuito con archivos, versiones y revisores ilimitados
- Plan básico – Comienza en 49 €/mes con usuarios ilimitados e incluye más proyectos y almacenamiento
- Plan profesional – Comienza en 249 €/mes con usuarios ilimitados e incluye más almacenamiento y funciones complejas como comparar versiones y automatización
- Plan Empresa – Precios personalizados (contacta con ventas)
Mejora la comunicación de tu proyecto
Comparte, revisa y aprueba todo tu contenido en un solo lugar con Filestage.
4. Miro – La mejor herramienta de comunicación en equipo para la planificación de proyectos y la lluvia de ideas
Como cada vez somos más los que trabajamos a distancia, nuestra forma de idear ha tenido que evolucionar. Puede que no consigas reunir a todo el mundo en la misma sala, pero con la ayuda de un programa informático puedes llevar a cabo sesiones eficaces de lluvia de ideas y planificación de proyectos.
Miro es una plataforma de pizarra digital que te permite trabajar con tu equipo en tiempo real en diversos proyectos, como lluvias de ideas y planificación de proyectos. No importa en qué parte del mundo estéis tú y tus compañeros de equipo, esta herramienta os ayuda a conectaros, colaborar, comunicaros y cocrear para conseguir la máxima creatividad.
Características principales
- Crea tablones y compártelos con tus compañeros para una comunicación y colaboración en tiempo real
- Exprésate en tiempo real con notas adhesivas, imágenes, mapas mentales, vídeos, funciones de dibujo y mucho más
- Utiliza plantillas personalizables para estandarizar los procesos
- Controlar el acceso y los permisos para la seguridad y la confidencialidad
- Benefíciate de la perfecta integración con otras aplicaciones como Slack, Jira, Trello y Google Drive
Precios
Los planes de pago empiezan en 8 $/usuario al mes.
Herramientas alternativas de brainstorming virtual
- Mural
- Lucidspark
- Conceptboard
5. Microsoft Teams – La mejor herramienta de comunicación en equipo para videollamadas diarias o semanales
Ya sea para actualizar el estado de un proyecto, para sesiones de colaboración o para hacer check-ins, una plataforma de videoconferencia es otra de tus herramientas de comunicación de equipo imprescindibles.
Microsoft Teams es una herramienta de comunicación y colaboración diseñada para empresas y organizaciones de todos los tamaños. Forma parte del paquete Microsoft Office 365 y permite a los equipos trabajar juntos en proyectos y permanecer conectados mediante reuniones virtuales, independientemente de su ubicación.
Con funciones como llamadas de voz y vídeo, mensajería instantánea, uso compartido de archivos e integración perfecta con otras aplicaciones de Microsoft, Microsoft Teams es una solución completa para la comunicación en equipo.
Características principales
- Inicia llamadas de audio y videoconferencia y aprovecha al máximo la pantalla compartida para la comunicación y colaboración a distancia
- Chatea y comparte archivos en la barra lateral, sin salir de la reunión
- Crea y publica encuestas en cualquier chat para obtener respuestas en tiempo real
- Establece canales y chats de grupo para la comunicación específica del proyecto
- Benefíciate de la integración con las aplicaciones de Microsoft Office 365
Precios
Consigue Microsoft Teams Essentials por 4 $/usuario al mes, o paquetes de Microsoft Office 365 a partir de 6 $/usuario al mes.
Herramientas alternativas de videoconferencia
- Zoom
- Google Meet
- Slack
6. Figma – La mejor herramienta de comunicación en equipo para colaborar en diseños y prototipos
La comunicación es una parte clave del proceso de diseño. Los equipos de diseño deben ser capaces de trabajar juntos con eficacia, independientemente del lugar del mundo en que se encuentren, compartiendo ideas, opiniones y sugerencias de mejora.
Figma se ha convertido en una de las herramientas de comunicación en equipo más populares entre los diseñadores por su facilidad de uso, sus funciones de colaboración y su flexibilidad. Es una herramienta de diseño basada en la nube que ayuda a los equipos de diseño a comunicarse y colaborar en los proyectos, permitiéndoles trabajar juntos en tiempo real.
Varios diseñadores pueden trabajar en el mismo proyecto al mismo tiempo, con funciones como comentarios, edición en directo y seguimiento del historial de versiones. Los cambios y comentarios aparecen inmediatamente, para una comunicación y colaboración perfectas.
Características principales
- Colabora en diseños en tiempo real desde cualquier lugar, con acceso multiusuario a los mismos archivos
- Añade comentarios en contexto y etiqueta a tus compañeros de equipo para una comunicación clara
- Ver el historial de versiones para que nada se pierda
- Accede y edita tus diseños en cualquier ordenador o dispositivo móvil
- Crea sistemas de diseño estandarizados para que tus diseños sean coherentes
Precios
Hay una versión gratuita de Figma, o planes de pago a partir de 12 $/usuario al mes.
Herramientas de diseño alternativas
- InVision
- Sketch
- Adobe XD
7. Google Workspace – La mejor herramienta de comunicación en equipo para colaborar en documentos, hojas y diapositivas
Cuando tu proyecto requiere que tú y tu equipo colaboréis en una amplia gama de contenidos -desde documentos y hojas de cálculo hasta diapositivas y formularios-, necesitas una solución todo en uno para compartir archivos.
Google Workspace ofrece una serie de herramientas de comunicación para equipos virtuales, como Google Docs, Google Drive, Google Sheets y Google Slides. Con la ayuda de estas herramientas, tú y tu equipo podéis acceder, revisar, editar, comentar y dar vuestra opinión sobre los documentos.
Puedes hacer un seguimiento de los cambios, tomar notas, etiquetar a compañeros y mantener conversaciones en tiempo real mientras trabajas en colaboración en tus archivos.
El Espacio de Trabajo también incluye herramientas populares de comunicación en equipo como Gmail, Google Chat y Google Meet para correos electrónicos, mensajes instantáneos y videoconferencias.
Características principales
- Comenta archivos y edítalos en tiempo real para una colaboración perfecta
- Guarda archivos en la nube para facilitar el acceso a todo tu equipo
- Establece diferentes configuraciones de acceso para los distintos miembros del equipo (modo ver, comentar o editar)
- Crea calendarios compartidos utilizando Google Calendar para ver cuándo tu equipo está libre u ocupado
Precios
Los planes de Google Workspace empiezan en 6 $/usuario al mes.
Herramientas de colaboración alternativas
- Microsoft365
- Dropbox
8. Loom – La mejor herramienta de comunicación en equipo para poner al día a los compañeros sobre el progreso de un proyecto
Cuando estás trabajando en un gran proyecto, dando vueltas a varios platos y corriendo para cumplir los plazos, lo último que necesitas es el estrés de intentar encontrar otro momento en las agendas de todos para otra videollamada. Ahí es donde un software como Loom salva el día.
Loom es una de las mejores herramientas de comunicación en equipo para poner al día a los compañeros sobre el progreso de un proyecto, sin necesidad de videoconferencia. En cambio, te permite grabar mensajes y demostraciones para enviarlos a tu equipo. Y pueden ver las grabaciones a la hora que más les convenga.
Esta herramienta gratuita de comunicación en equipo (con la opción de una actualización de pago para funciones avanzadas) es una salvación para los equipos remotos ocupados que quieren estar todos al tanto sin interrumpir el flujo de trabajo de los demás.
Características principales
- Graba tu pantalla, cara y voz al mismo tiempo
- Añade enlaces a archivos y recursos relevantes para que tus espectadores puedan consultarlos
- Añade comentarios y reacciona a tu vídeo con emojis para enriquecer las reacciones
- Mira el contenido a doble velocidad para obtener información más rápidamente
Precios
Hay una versión gratuita, o planes de pago con funciones avanzadas a partir de 12,50 $/usuario al mes.
Herramientas alternativas de grabación de pantalla
- Clip de ClickUp
- SoapBox
- ScreenRec
Conclusión
Y ahí lo tienes: ocho de las mejores herramientas de comunicación en equipo para colaborar en proyectos. Desde la lluvia de ideas y la creación de contenidos hasta su revisión y aprobación, estas eficaces herramientas de comunicación te ayudarán a que tus proyectos funcionen a la perfección de principio a fin. Si quieres comprobar por ti mismo cómo Filestage puede ayudarte con la comunicación del equipo a lo largo del proceso de revisión y aprobación, puedes iniciar una prueba gratuita aquí → Filestage.
