Dentro de cualquier proceso creativo, puede que no haya un final definitivo para las nuevas ideas que parecen surgir por el camino. Aunque, por un lado, los cambios y las adiciones a un proyecto pueden añadir un valor significativo, también pueden hacerlo descarrilar si no se mantienen bajo control. Utilizar una hoja de registro es una forma eficaz de mantener tu proyecto dentro de los objetivos y a todas las partes interesadas informadas y contentas con su progreso.
Por qué es indispensable una hoja de registro
Las hojas de registro son una de esas piezas clave de documentación que resultan esenciales en cualquier proceso creativo para mantener un registro de lo que se ha acordado, en qué punto del desarrollo se encuentra el proyecto y si todas las partes están de acuerdo o no con el resultado final.
Sin hojas de aprobación que acompañen la vida de un proyecto, tu equipo de proyecto y tu cliente pueden tener ideas diferentes sobre el concepto del proyecto, la forma e incluso el plazo de las entregas.
Incluso para los jefes de proyecto que odian el papeleo, la hoja de registro es una bendición oculta, porque sirve como recordatorio de las expectativas tanto del cliente como del equipo del proyecto. Cualquiera que tenga alguna duda sobre las distintas fases del proyecto puede consultar la hoja de registro para ver qué acciones se han llevado a cabo hasta el momento y quién ha aprobado cada una de ellas.
Tres ventajas de las hojas de registro
- Gestiona las expectativas entre el cliente y el equipo creativo.
- Deja espacio para adiciones o cambios, manteniendo clara la comunicación.
- Mantiene la responsabilidad última de cada fase del proyecto.
Utilizar hojas de registro evita que los proyectos se adelanten, lo que es especialmente importante en cualquier empresa creativa. Cada etapa importante del proyecto se revisa y aprueba para garantizar que todas las partes interesadas están satisfechas con su progreso antes de seguir adelante.
Pasar de las hojas de registro en papel a las digitales
En los últimos años, cada vez más empresas están pasando de las hojas de registro de proyectos de la vieja escuela a herramientas que pueden automatizar el proceso por ti.
Al comparar los dos procesos, Naeran Rubio, director asociado de Content & Communications and Sharp, dice: «Una persona clave del departamento de marketing imprimía el material de marketing, lo grapaba a un formulario rosa, que luego se pasaba a diferentes aprobadores de la lista. Esto les hacía perder mucho tiempo, ya que tenían que ir andando a varias mesas de la oficina. Una vez completado todo esto, la persona que obtenía las aprobaciones tenía que escanear todos los cambios y luego ponerlos en la red para que todo el mundo pudiera acceder a ellos.
Desde que ahora hacemos todas nuestras aprobaciones y solicitudes de cambio digitalmente a través de Filestage, el proceso es mucho más automatizado y sencillo. También es más rápido».
Automatiza tu proceso de aprobación de proyectos
Libérate del papel en tu proceso de aprobación de proyectos y haz que la aprobación sea más rápida, clara y automatizada.
¿Cómo es el proceso de aprobación de un proyecto?
Obtener la aprobación formal es importante porque significa el fin oficial de un proyecto o la finalización de un producto y la aceptación del producto por parte del cliente (interno o externo). Aunque el proceso no es complicado, es un paso esencial para garantizar la satisfacción del cliente.
Proceso para los entregables completados
Cuando tu equipo de proyecto haya llegado al final del entregable, estarás listo para revisarlo con el cliente. Ofrecer la oportunidad de revisar el producto por completo dará a todas las partes interesadas el espacio necesario para considerar y aceptar el producto final, o aportar comentarios para que se ajuste más a las expectativas del cliente.
Una herramienta de revisión y aprobación como Filestage puede ayudarte a agrupar los comentarios sobre los entregables y proyectos de todas las partes implicadas. Así se hace en 6 sencillos pasos:
1. Inicia aquí tu prueba gratuita de Filestage
2. Configura tus Pasos de revisión en Filestage
Antes de empezar, debes replicar tu actual proceso de revisión y aprobación en Filestage. Establece pasos de revisión para cada instancia de revisión por la que tengan que pasar tus archivos.
En cada paso de revisión pueden intervenir distintos revisores y distintos archivos. Por ejemplo, el primer paso podría utilizarse para verificar el informe del producto final junto con tu equipo, mientras que el segundo paso implicaría a los directivos para obtener el visto bueno del producto final.
3. Sube el entregable a Filestage
Ahora, tienes que subir tu entregable a Filestage simplemente haciendo clic en el botón SUBIR ARCHIVO.
En nuestro ejemplo, primero subirías el informe durante el primer paso de revisión y subirías tu producto final en el segundo paso.
4. Invita a todos los revisores pertinentes
Para cada paso de revisión, invita a los revisores necesarios haciendo clic en el icono Revisores o compartiendo directamente el enlace de revisión.
5. Pídeles que dejen su opinión
Una vez que el revisor ha sido invitado y sabe qué es Filestage, puede que siga sintiendo curiosidad por saber cómo funciona este nuevo software.
Al tener un comentario visible en el archivo, los revisores pueden ver realmente el beneficio de la herramienta antes de dejar su propia opinión. Además, es mucho menos intimidante dejar una opinión visible cuando otra persona ya ha dejado la primera marca. Y puedes recopilar y discutir fácilmente las opiniones de todos en un solo lugar.
6. Consigue la aprobación de tus entregables
Una vez que tus revisores hayan terminado de revisar tu entregable, pueden solicitar modificaciones o aprobar el archivo.
Conseguir autorizaciones nunca ha sido tan fácil.
Una vez que todas las partes interesadas consideran que el proyecto es satisfactorio, entra en juego la hoja de registro. Todas las partes interesadas principales firmarán su parte de esta hoja. Una vez que se aprueba la hoja, el proyecto ha llegado oficialmente a su fin.
Proceso para proyectos finalizados
Si utilizas una hoja de aprobación para completar un entregable que forma parte de un proyecto mayor, entonces repetirás el proceso anterior hasta que todos los entregables del proyecto se hayan completado y aprobado.
Una hoja de registro completa es esencial para señalar el final del proyecto por la única razón de que los clientes pueden volver a menudo con requisitos cambiantes, añadidos deseados o ampliaciones a los productos originales. Una vez que un proyecto está oficialmente cerrado, tu equipo tiene libertad para empezar un nuevo proyecto para ese cliente con nuevas condiciones de pago. De este modo, no trabajas sin descanso y abiertamente en un proyecto por una cantidad finita de dinero.
Una vez completada la hoja de aprobación y finalizado el proyecto, los directores de proyecto pueden revisar el proyecto en su totalidad con su equipo para identificar lo que ha ido bien y lo que puede mejorarse. Incluso puedes optar por solicitar la opinión del cliente sobre el proyecto en su conjunto, la calidad del producto final y la coherencia de la comunicación entre el equipo creativo y el cliente.
Descarga gratis nuestras plantillas de hojas de registro
Rellena el siguiente formulario para obtener acceso instantáneo a nuestras plantillas de hojas de registro.
Para guardar una copia editable, sigue estos sencillos pasos:
- Haz clic en «Archivo» en la esquina superior izquierda.
- Haz clic en «Hacer una copia».
- Elige tu carpeta de destino.
Plantilla de hoja de registro para entregables
La mejor forma de mantener las expectativas del cliente y del equipo del proyecto es utilizar una hoja de aprobación para cada entregable del proyecto. Así evitarás que el cliente añada peticiones de última hora que no estén dentro del alcance del proyecto.
También ofrece al cliente una visibilidad completa de los componentes más pequeños del proyecto global, proporcionándole un alcance importante en el flujo del proyecto. Deben dar el visto bueno a los entregables, reconociendo su satisfacción con el producto y dando el visto bueno para continuar con la siguiente fase del proyecto.
Las hojas de registro de los entregables proporcionan una protección añadida al equipo del proyecto, ya que garantiza que las expectativas del cliente coinciden totalmente con las del equipo creativo. Así no habrá sorpresas en el camino hacia la finalización del proyecto.
Este es el aspecto de la plantilla:
ENTREGABLE GRÁFICO – HOJA DE REGISTRO
Nombre de la entrega: __________________________
Entregable n.º: ______________ DE ____________________
Fecha de entrega: __________________________
Nombre del cliente: __________________________
Aprobación del representante del cliente: __________________________
Nombre de la empresa de diseño: __________________________
Jefe de proyecto de diseño: __________________________
APROBACIÓN DE LOS ENTREGABLES
La firma de este documento significa que el representante del cliente que lo aprueba está satisfecho con el producto final enumerado anteriormente. El cliente reconoce estar satisfecho y haber completado todos los elementos del entregable.
Firma del cliente: __________________________
Fecha: __________________________
Firma del director del proyecto: __________________________
Fecha: __________________________
ENTREGABLE NO APROBADO
Si no estás preparado para aprobar este entregable, proporciona tus comentarios a continuación y adjunta cualquier información relevante para ayudar al equipo del proyecto a realizar los cambios necesarios:
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
Firma del cliente: __________________________
Fecha: __________________________
Plantilla de hoja de registro para proyectos finalizados
Tan importante como la hoja de aprobación de cada entregable es la hoja de registro del proyecto completo. Sin una hoja de aprobación firmada, el cliente puede sentirse con derecho a volver con peticiones o cambios adicionales bajo la creencia de que el proyecto nunca llegó a cerrarse oficialmente, sobre todo si no hay una firma del cliente que lo respalde.
Esto deja a tu equipo de proyecto en una situación complicada, sobre todo si has pasado a un nuevo proyecto para otro cliente. Cuanto más puedas hacer para documentar el entendimiento entre el cliente y el equipo creativo sin meterte en trámites burocráticos ni volverte redundante, mejor te irá a ti y a tu equipo.
La hoja de registro también sirve como mensaje alto y claro al cliente de que tiene que prestar toda su atención a este proyecto para asegurarse de que está completamente satisfecho con el trabajo que le has proporcionado. Si no lo están, la hoja de firmas es tu forma de decir «habla ahora o calla para siempre».
FINALIZACIÓN DEL PROYECTO – HOJA DE REGISTRO
Nombre del proyecto: __________________________
Fecha de entrega: __________________________
Nombre del cliente: __________________________
Aprobación del representante del cliente: __________________________
Nombre de la empresa de diseño: __________________________
Jefe de proyecto de diseño: __________________________
RESULTADOS DEL PROYECTO
APROBACIÓN DEL PROYECTO
Firmar este documento significa que el representante del cliente que lo aprueba está satisfecho con los entregables completados enumerados en la tabla anterior y que no falta ningún entregable. El cliente reconoce estar satisfecho y haber completado todos los elementos del proyecto.
Firma del cliente: __________________________
Fecha: __________________________
Firma del director del proyecto: __________________________
Fecha: __________________________
PROYECTO NO APROBADO
Si no estás preparado para aprobar este entregable, proporciona tus comentarios a continuación y adjunta cualquier información relevante para ayudar al equipo del proyecto a realizar los cambios necesarios:
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
Firma del cliente: __________________________
Fecha: __________________________
6 plantillas y ejemplos más de hojas de registro que puedes robar
Las hojas de registro pueden ser tan sencillas o complejas como necesites. Sin embargo, no tienes que reinventar la rueda creando uno. Utiliza uno de los ejemplos anteriores, o echa un vistazo a la miríada de plantillas disponibles en internet.
1. Formulario de aprobación del diseño
Este ejemplo de hoja de registro de diseño define específicamente los parámetros de la aprobación del diseño. Al firmar este formulario, el cliente da su consentimiento a las opciones y tamaños de letra, selección de colores, ubicación de la navegación, jerarquía de la información, diseño de la página, anchura de la página y selección de imágenes propuestas por el equipo de diseño. También indican en esta aprobación que cualquier cambio necesario en el diseño tras la firma de esta aprobación estará sujeto a cargos adicionales.
Es una forma sencilla de asegurarte de que cobras por el trabajo que haces y de que el cliente está contento con lo que has creado para él hasta el momento. Añade o elimina elementos de este formulario para adaptarlo a tus necesidades específicas.
2. Hoja de registro de marketing
Este es un ejemplo de un sistema integrado de gestión de proyectos con una interfaz de cliente para toda la documentación adjunta. Para las empresas de marketing, la aprobación por parte del cliente de cada aspecto de la estrategia de marketing propuesta es necesaria para gestionar con éxito las expectativas. Junto con el marketing, la hoja de registro debe ser una copia detallada del plan de marketing propuesto.
3. Hoja de registro del cliente
Una hoja de registro del cliente es muy similar a una hoja de firmas del proyecto. Una puede utilizarse en lugar de la otra, o ambas pueden utilizarse para enfatizar el consentimiento del cliente a todos los entregables de un proyecto. Sea cual sea el que utilices, el lenguaje que contenga debe estar escrito con claridad. Debe incluir campos para el nombre del cliente (o patrocinador), el nombre del director del proyecto y lugares para que ambas partes estampen su firma bajo una declaración similar a la que aparece en el ejemplo: «Al firmar este documento, reconozco que he entregado todos los entregables indicados» o «Al firmar este documento, reconozco que he recibido todos los entregables indicados».
4. Formulario de aceptación del cliente
Un formulario de aceptación del cliente establece la naturaleza de la relación entre la empresa creativa y el cliente e incluye todos los datos relevantes sobre el cliente que la empresa creativa necesitaría para realizar los servicios acordados.
Dependiendo de la naturaleza de tu empresa, puede que no necesites un formulario de aceptación del cliente tan detallado. Únicamente tienes que incluir la información que necesites. Incluso podrías combinar el formulario de aceptación del cliente con el formulario de aprobación del cliente o del proyecto para minimizar el papeleo adicional.
5. Documento de aprobación del proyecto
Esta hoja de aprobación del proyecto es un ejemplo de plantilla sencilla que puede utilizarse para obtener la aprobación final del cliente del proyecto terminado. Este tipo de formulario es especialmente útil para las empresas más pequeñas o los proyectos de menor envergadura que únicamente constan de uno o unos pocos entregables.
Utiliza este formulario tal cual o amplíalo para incluir todos tus entregables al cliente, de modo que tenga constancia de todo lo que ha recibido hasta el momento antes de aprobar el proyecto final. Introduce toda la información que necesites sin saturar el formulario con información inútil o superflua. Cuanto más directo seas con tu cliente, más probable será que repita.
6. Formulario de aceptación del proyecto
Este formulario de aceptación del proyecto incluye un espacio para el contrato completo entre la empresa y el cliente. Tanto si decides incluir el contrato como si no, la parte importante se encuentra en la primera mitad del formulario: los datos del cliente y de la empresa y un lugar para la firma de aceptación.
Los formularios de aceptación del proyecto pueden utilizarse al principio del proyecto para marcar su inicio. También puede utilizarse una vez finalizado el proyecto para demostrar que el cliente ha aprobado los resultados.
Conclusión
Utiliza hojas de registro siempre que necesites crear un entendimiento claro y legítimo sobre el inicio o la finalización de un proyecto, o la entrega de productos y entregables. Si actualmente no empleas un software de gestión de proyectos, puedes utilizar una sencilla plantilla de documento para crear una hoja de registro o aprobación.
Si usas un software de gestión de proyectos, o estás pensando en utilizar uno, debes saber que muchas aplicaciones de gestión tienen una interfaz de cliente o un creador de formularios como parte del paquete. Puedes crear formularios personalizados y enviarlos a tus clientes para su aprobación. Tanto si empleas un creador de formularios como si utilizas un formulario incorporado, rellenas una plantilla en línea o creas tu propia hoja de registro, asegúrate de utilizar una para cada cliente para optimizar tu relación y hacer que tu trabajo sea lo más eficaz posible.
Edited by Aitor Morgado
