Heutzutage ist es in allen Branchen wichtig, die Arbeit möglichst effizient zu erledigen. In unserer Umfrage gaben 3 von 4 Personen an, dass sie bessere Arbeit leisten könnten, wenn sie weniger Zeit mit der Verwaltung von Feedback verbringen würden.
Mit einem Online-Proofing-Tool können Teams Dateien teilen, Feedback einholen und mit den Beteiligten zusammenarbeiten, bis sie von allen die Freigabe erhalten. Das gestaltet den gesamten Feedback-Prozess reibungsloser und schneller.
Also, schauen wir uns die besten Tools etwas genauer an:
1. Filestage – die beste Online-Proofing-Software
Filestage ist eine Online-Proofing-Software, mit der Sie alle Ihre Dateien an einem Ort teilen, diskutieren und freigeben können. Es bietet Agenturen und Marketing-Teams eine bessere Möglichkeit, digitale Projekte zu verwalten und kontextbezogenes Feedback einzuholen.
Und so funktioniert es:
- Laden Sie Ihre Dateien hoch und legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest.
- Laden Sie Ihre Reviewer ein oder senden Sie ihnen einen Link (sie brauchen kein Konto).
- Lassen Sie die Reviewer ihr Feedback hinzufügen und Ideen in den Kommentaren diskutieren.
- Verwandeln Sie die Kommentare in eine To-Do-Liste, damit Sie die Kommentare während der Bearbeitung der nächsten Version abhaken können.
- Laden Sie die neue Version in Filestage hoch.
2. ProofHub
ProofHub ist ein Online-Proofing-System, das es Managern von Kreativ-Teams ermöglicht, den Feedback-Prozess ihres Teams zu beschleunigen. Das Tool bietet ihnen einen zentralen Ort, an dem sie Dateien teilen, mit Anmerkungen versehen, Änderungen markieren und anschließend freigeben können.
Es lässt sich mit Software von Drittanbietern wie Google Drive, OneDrive, Dropbox und Box verknüpfen. So erhalten Kreativ-Teams einen zentralen Ort, um auf Dateien zuzugreifen und diese zu speichern.
3. Screenlight
Screenlight soll Kreativ-Teams dabei helfen, Feedback verständlicher zu machen und Videoprojekte voranzutreiben. Diese digitale Proofing-Software ermöglicht es ihren Benutzern, Videos, Audiodateien oder Bilder zu hochzuladen, die dann in Vorschaudateien umgewandelt werden, die überall angeschaut werden können.
Wenn ein Reviewer mit der Eingabe eines Kommentars beginnt, wird das Video automatisch angehalten und mit einem Zeitstempel markiert. Auf diese Weise verbringen die Benutzer weniger Zeit damit, zu raten, an welcher Stelle der Kunde Änderungen vornehmen möchte, und haben mehr Zeit, das Projekt fertigzustellen.
4. Lytho
Lytho ist eine Proofing-Software, die es Kreativ-Teams ermöglicht die Zusammenarbeit mit Kunden und Stakeholdern zu verbessern. Dazu können die Teams kreative Workflows erstellen, um alle wichtigen Aspekte des Projekts effizient zu verwalten, einschließlich aller Beteiligten und ihrer Ressourcen.
5. ConceptShare
ConceptShare ist ein Online-Proofing-Tool, das sich an Kreativ- und Marketingteams richtet. Sein Ziel ist es, diesen Teams zu helfen, Inhalte zu geringeren Kosten schneller fertigzustellen. Jedoch sollten Sie beachten, dass einige fortgeschrittene Funktionen etwas Einarbeitungs- und Lernzeit benötigen.
6. SyncSketch
SyncSketch bietet seinen Nutzern einen Echtzeit-Content-Review in der Cloud. Mit diesem Tool können Sie zwar auf unterhaltsame Weise allgemeines Feedback einholen, aber es bietet kein Aufgabenmanagement, was die Effizienz von Marketing- und Kreativteams beeinträchtigen kann.
SyncSketch wurde entwickelt, um Kreativagenturen und Fachleuten für visuelle Effekte, Animation und Spiele dabei zu helfen, ihre Remote-Workflows zu optimieren.
7. Kollaborate
Kollaborate ist eine Cloud-Workflow-Plattform für Videoprofis. Sie wird von Digital Rebellion entwickelt und bietet eine Integration mit den anderen Anwendungen des Unternehmens. Um die Vorteile dieses Tools voll ausschöpfen zu können, laufen die Benutzer jedoch Gefahr, in ein Ökosystem hineingezogen zu werden, das kontraproduktiv sein könnte.
Das Tool ist hauptsächlich für professionelle Videoeditoren und Reviewer gemacht und ermöglicht ihnen Echtzeit-Feedback von Kollegen und Kunden einzuholen, bis das Projekt die Freigabe erhält.
8. Cospective
Cospective ist eine Proofing-Software, die zwei verschiedene Tools bietet, um Marketing- und Kreativteams bei der Überprüfung ihrer Videoinhalte zu unterstützen.
Das Remote-Reviewer-Tool ist sehr genau und liefert den Benutzern hochauflösende Videos mit hohen Bildraten. Allerdings ist das Tool recht teuer, was den Bedürfnisse der meisten Marketing- und Kreativteams oft übersteigt.
9. ProofQuick
ProofQuick beschleunigt die Freigabe von Designs. Dieses Tool soll Kreativ- und Marketingabteilungen helfen, Zeit und Geld zu sparen, kann aber auch etwas veraltet sein.
Dieses System ermöglicht es Agenturen und ihren Kunden, Inhalte zu überprüfen, Änderungen zu bearbeiten und zu markieren oder die Dateien einfach freizugeben. Die Freigabe werden dann übermittelt, ohne dass eine spezielle Software installiert oder heruntergeladen werden muss.
10. Ashore
Das Ziel von Ashore ist es, zu verhindern, dass die Entwürfe von Kreativen in der Menge an Dateien verloren gehen. Dieses Online-Proofing-System verfügt über Automatisierungstools, mit denen Teams flexible Workflows für jede Art von Review einrichten und speichern können. Die Benutzer müssen lediglich ihre Freigabe-Schritte hinzufügen, die Freigabeberechtigten auswählen und ihre E-Mail-Vorlagen anhängen.
11. CrossCap
CrossCap ist eine Marketing-Management-Software, die sich an die Business-Anforderungen jedes einzelnen Kunden anpasst. Das Tool ist nicht speziell auf das Proofing ausgerichtet, was es für Teams, die speziell nach dieser Funktion suchen, etwas umständlich und kompliziert machen kann.
Warum sollten Sie ein Online-Proofing-Tool verwenden?
Proofing-Tools helfen Ihnen dabei, die Probleme und Frustrationen des traditionellen Review-Prozesses zu beseitigen, indem sie den gesamten Feedback-Prozess schneller, klarer und einfacher für alle Beteiligten machen.
Denn im Projektmanagement zählt jede Sekunde. Um sicherzustellen, dass Ihre Projekte effizient und fehlerfrei verwaltet werden, sollten Sie das beste Online-Proofing-Tool für Ihre Bedürfnisse finden.
4 Gründe, warum Online-Proofing-Tools das Einholen von Feedback erleichtern
Wenn Sie Feedback zu Ihren Inhalten einholen möchten, kann Ihnen das Kopfzerbrechen bereiten. Doch das Online-Proofing macht allen Beteiligten das Leben leichter – von den Autoren der Inhalte bis hin zu den Stakeholdern auf C-Level.
Hier sind vier konkrete Beispiele, die aufzeigen und beschreiben, wie Online-Proofing-Tools das Einholen von Feedback einfacher machen:
- Sie sehen, was in allen Ihren Projekten passiert.
- Sie erhalten klares Feedback mit vollständigem Kontext.
- Sie stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
- Sie verwalten Versionen und Review-Runden mit Leichtigkeit.
1. Sie sehen, was in allen Ihren Projekten passiert
Stellen Sie sich vor, Sie könnten innerhalb von 10 Sekunden jede Frage zum Status Ihrer Entwürfe beantworten. Vielleicht sogar in fünf. Mit einer Online-Proofing-Software können Sie genau das.
Das Problem
Um den Status Ihrer Inhalte zu überprüfen, müssen Sie beträchtliche Detektivarbeit leisten. Und zwar nicht auf die unterhaltsame Art. Sondern die sehr, sehr langweilige Art, bei der Sie sich durch E-Mail-Ketten, Chat-Verläufe, Kommentare in Apps und Tabellen durcharbeiten müssen, nur um herauszufinden, ob eine Datei freigegeben wurde oder nicht.
Tatsächlich würde es Ihnen wahrscheinlich schwer fallen, schnell eine Antwort auf eine dieser Fragen zu geben:
- Ist diese Version freigegeben und kann sie veröffentlicht werden?
- Wer muss noch Feedback abgeben?
- Welche Bilder hat der Kunde freigegeben?
- Wann können wir mit Feedback vom Produktteam rechnen?
- Wurde die neueste Version mit Jana in der Rechtsabteilung geteilt?
Wie Online-Proofing-Tools Ihnen helfen
Mit Proofing-Tools wie Filestage können Sie den aktuellen Status all Ihrer Inhalte in Ihrem Projekt-Dashboard einsehen. So erhalten Sie eine Reihe wichtiger Informationen auf einen Blick, darunter:
- Freigabestatus – Sie sehen, welche Stakeholder-Gruppen Ihren Content freigegeben haben (z. B. das Kreativteam) und welche noch Feedback abgeben müssen (z. B. das Produktteam).
- Review-Entscheidungen – Sie haben direkt im Blick, ob die einzelnen Reviewer die Freigabe erteilt oder Änderungen angefordert haben oder ob sie noch einen Blick auf die Inhalte werfen müssen.
- Dateistatus – Sie erkennen sofort, welche Dateien im Review, freigegeben oder zur Bearbeitung bereit sind.
- Fälligkeitstermine – Sie sehen, wann Feedback fällig ist, und können herausfinden, wer den Review-Prozess aufhält.
- Versionsverwaltung – Sie stellen direkt fest, welche Version die neueste ist, und können überprüfen, wer frühere Versionen freigegeben hat.
Die Kirsche auf der Sahnetorte
Mit Filestage können Sie auf Ihrer Tastatur auf „F“ drücken, um jedes Projekt, jede Datei, jeden Reviewer, jede Version und jeden Kommentar zu durchsuchen. Wenn Sie sich also an wichtiges Feedback erinnern, aber nicht mehr wissen, wo Sie es gelesen haben, spüren Sie es so im Handumdrehen auf.
2. Sie erhalten klares Feedback mit vollständigem Kontext
Man munkelt, dass, wenn Sie alle Stunden zusammenzählen, die die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen damit verschwenden, Screenshots zu erstellen, Timecodes zu kopieren, lange Beschreibungen auszuarbeiten, die für niemanden Sinn ergeben außer ihnen selbst, und an Meetings teilzunehmen, um zu erklären, was sie damit gemeint haben… Nun, mit Sicherheit lässt sich sagen, dass Sie eine sehr große Zahl erhalten!
Das Problem
Die Trennung von Dateien und Feedback ist das Rezept für eine Katastrophe. Warum? Hier sind drei Gründe:
- Es wird die Zeit aller Stakeholder verschwendet – es gibt keine einfache Möglichkeit, wie Ihre Reviewer Feedback abgeben können, deswegen müssen sie erklären, über welche Teile Ihres Inhalts sie sprechen.
- Es entsteht ein großer Spielraum für Fehler – es passiert ganz leicht, dass Feedback missverstanden wird und die falschen Änderungen vorgenommen werden – und das führt später im Prozess zu mehr Arbeit.
- Es führt zu Konflikten und Verwirrung – das Feedback wird zwischen den Stakeholdern selten konsolidiert, also müssen Meetings einberufen werden, um Dinge zu klären.
Wie Online-Proofing-Tools Ihnen helfen
Mit Online-Proofing-Tools ist es ganz einfach, Feedback abzugeben und einzuholen, und zwar auf den Punkt genau – bis auf die Sekunde, den Buchstaben oder das Pixel.
Hier sind fünf Funktionen von Filestage, die helfen, Kommentare deutlich zu machen:
- Markierungen – Tippen Sie auf eine beliebige Stelle in Ihrem Entwurf, um eine Markierung zu erstellen. Das funktioniert sogar in Videos.
- Anmerkungen – Erstellen Sie eine Zeichnung auf Ihrem Inhalt, um Ihren Standpunkt perfekt darzustellen.
- Hervorhebungen – Wählen Sie ein Wort oder einen Satz aus, den Sie kommentieren möchten.
- Durchstriche – Wählen Sie ein Wort oder einen Satz aus, den Sie löschen möchten.
- Anhänge – Fügen Sie Ihrem Kommentar eine Referenz oder eine Datei hinzu.
Die Kirsche auf der Sahnetorte
In Filestage erhalten Sie klareres Feedback zu all Ihren Inhalten. Dazu gehören Dokumente, PDFs, Videos, Bilder, Live-Webseiten, interaktives HTML und Audio. So sparen Sie auch Ihrem Team die Zeit, zwischen verschiedenen Tools hin und her springen zu müssen!
3. Sie stellen sicher, dass alle auf demselben Stand sind
Ich habe mich immer gefragt, warum die Stakeholder Feedback abgeben, in dem so viele Widersprüche stecken. Aber dann wurde mir etwas klar. Es mag Ihnen vielleicht nicht gefallen, aber ich verspreche Ihnen, dass es stimmt: Es ist nicht die Aufgabe Ihrer Stakeholder, ihr Feedback zu konsolidieren.
Ich wiederhole: Es ist nicht die Aufgabe Ihrer Stakeholder, ihr Feedback zu konsolidieren.
Das Problem
Ihre Stakeholder haben keine Zeit, das Feedback aller anderen zu lesen und zu verstehen. Sie haben kaum Zeit, selbst ihr Feedback abzugeben. Und selbst wenn sie sehen möchten, was andere gesagt haben, werden sie sicher Schwierigkeiten haben, es zu finden.
Warum?
- Sie haben keinen standardisierten Prozess zum Einholen von Feedback.
- Stakeholder geben ihr Feedback auf die Weise ab, die sich für sie am besten eignet.
- Kommentare werden über viele Tools und E-Mail-Verläufe verstreut.
Wie Online-Proofing-Tools Ihnen helfen
Das Online-Proofing stellt Transparenz und Zusammenarbeit in den Mittelpunkt Ihres Feedback-Prozesses.
In Filestage geben alle Reviewer ihr Feedback an derselben Stelle ab. Während sie also Ihre letzte Bearbeitung betrachten oder Ihre Broschüre lesen, sehen sie genau, zu welchen Punkten andere Kommentare abgegeben haben.
Wenn sie also mit etwas einverstanden sind, brauchen sie nur einen Daumen hoch zu geben ????. Sind sie nicht einverstanden, können sie einen Kommentar hinzufügen und die andere Person mit @ markieren, um eine Diskussion in Echtzeit zu starten.
Die Kirsche auf der Sahnetorte
In Filestage können Sie auch Team-Only-Kommentare abgeben. Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, einen Kommentar oder eine Antwort zu posten, die nur Ihre Teamkollegen sehen können. Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass Diskussionen im Kontext bleiben. Postet also ein Kunde einen merkwürdigen Vorschlag in den Kommentaren, können Sie einen Teamkollegen markieren, um gegenzuchecken, dass Sie nicht der Einzige sind, der diese Idee für verrückt hält.
4. Sie verwalten Versionen und Review-Runden mit Leichtigkeit
Versionen sind wie Beziehungen. Wenn klar ist, dass sie nicht funktionieren, müssen Sie einen Schlussstrich ziehen und darüber nachdenken, was falsch gelaufen ist. Erst dann sind Sie wirklich bereit, wieder einen Schritt nach vorne zu machen.
Das Problem
Die Versionskontrolle ist, nun ja, außer Kontrolle. Und moderne Kollaborations-Tools machen alles nur noch schlimmer. Dokumente und Entwürfe befinden sich in einem ständigen Wandel und ändern sich mit jedem neuen Kommentar. Und dann werden die Kommentare abgehakt oder gelöscht, sobald die Änderungen abgeschlossen sind. Fast so, als wäre nichts passiert.
Dies ist ein Problem, und zwar aus verschiedenen Gründen:
- Es gibt keine Aufzeichnungen darüber, wo Ihr Entwurf begonnen und wie er sich entwickelt hat.
- Es gibt keinen Verlauf darüber, wer was gesagt hat und wie sich das auf Ihre Arbeit ausgewirkt hat.
- Ihre Versionen verschmelzen alle zu einer endlosen Feedback-Schleife.
Auch ohne diese Tools sind Ihnen wahrscheinlich schon einmal die einen oder anderen Schwierigkeiten bei der Versionierung von Dateien begegnet. Zum Beispiel, wenn Sie Feedback zu einer alten Version erhalten oder wenn Ihr Kunde Ihren Text direkt bearbeitet. Sie ahnen bereits wohin das führt …
Wie Online-Proofing-Tools Ihnen helfen
Proofing-Tools verwalten automatisch Ihre Versionen, sodass jeder weiß, welche Version die neueste ist.
Hier sind drei Funktionen von Filestage, die bei der Versionsverwaltung helfen:
- Versionsverlauf – Rufen Sie mithilfe des Dropdown-Menüs in Ihrem Dashboard frühere Versionen auf und prüfen Sie den Content oder die Kommentare.
- Neue Version verfügbar – Wenn jemand eine alte Version einer Datei öffnet, wird eine Meldung eingeblendet, die darauf hinweist, dass es eine neuere Version gibt.
- Automatische Versionierung – Wenn Sie mehrere neue Versionen auf einmal hochladen, werden diese automatisch mit gleichnamigen Dateien abgeglichen.
Die Kirsche auf der Sahnetorte
Mit Filestage können Sie zwei Versionen Ihres Entwurfs direkt nebeneinander vergleichen. Möchten Sie also die neue Version mit dem vergleichen, was Sie und Ihre Teamkollegen beim letzten Mal gesagt haben, ist Ihr Feedback nur einen Klick entfernt.
Was ist ein Online-Proofing-Tool?
Bei einem Online-Proofing-Tool handelt es sich um eine cloudbasierte Anwendung, mit der Sie Dateien austauschen, Feedback einholen und mit Ihren Shareholdern zusammenarbeiten können, bis Sie die Freigabe erhalten. Solche Proofing-Tools wurden entwickelt, um die Probleme und Frustrationen im traditionellen Review-Prozess zu beseitigen, wodurch alles schneller, klarer und einfacher wird – und zwar für alle Beteiligten.
Was sind die wichtigsten Funktionen von Online-Proofing-Tools?
Im Folgenden finden Sie einige der beliebtesten Funktionen des Online-Proofing-Tools von Filestage:
- Hochladen einer unbegrenzten Anzahl von Dateien und Versionen
- Teilen Ihrer Inhalte mit einer unbegrenzten Anzahl von Reviewern
- Festlegen von Fälligkeitsterminen, um automatische Erinnerungen zu versenden, wenn Beteiligte vergessen haben, Feedback abzugeben
- Hinzufügen von Kommentaren zu jedem Dateiformat, einschließlich Videos und Live-Webseiten
- Erstellen von Zeitstempeln für Videos, anstatt sie einzeln auszuschreiben
- Zeichnen von Anmerkungen und Hinzufügen von Anhängen, um das Feedback zu verdeutlichen
- Verwenden von Kommentaren als To-do-Liste für die Erstellung der nächsten Version
- Vergleichen von Versionen nebeneinander, um zu sehen, was sich geändert hat
- Verwalten von Projekten mit Review-Schritten für verschiedene Arten von Stakeholdern
- Integrieren von Filestage in Ihre Lieblings-Tools, z. B. Asana und Slack
Fazit
Jeder begegnet Problemen im Feedback-Prozess, aber nur wenige entscheiden sich, etwas dagegen zu tun.
Ich hoffe, ich konnte dazu beitragen, diese Probleme zu beleuchten und Lösungen aufzuzeigen, die für Sie, Ihr Team und Ihre Stakeholder funktionieren. Wenn Sie sich das Online-Proofing-System von Filestage näher anschauen möchten, können Sie hier eine Testphase anfordern.
