online proofing for graphic designers

Der ultimative Leitfaden zum Online-Proofing für Grafikdesigner im Jahr 2022

Ein klares und präzises Feedback zu Ihren Entwürfen ist entscheidend, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen und die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen.

Oft kommt es allerdings vor, dass Fristen schnell näher kommen und man trotz mehrfacher Aufforderung noch immer auf Feedback der Beteiligten wartet. Das setzt nicht nur den Designer unter Druck, der die Änderungen umsetzen muss, sondern kann das gesamte Projekt verzögern.

Online-Proofing für Grafikdesigner kann in deshalb in Projekten den entscheidenden Unterschied ausmachen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie rechtzeitig eindeutiges Feedback erhalten und unnötige Engpässe vermeiden können.

Was sind Proofs im Grafikdesign?

Proofs im Grafikdesign sind Vorentwürfe, die alle wichtigen Aspekte des finalen Ergebnisses abdecken, einschließlich des schriftlichen Inhalts, des Bildmaterials, der Produktinformationen, der Farben, der Position des Inhalts und vielem mehr. Diese Entwürfe werden mit allen Beteiligten geteilt, um konstruktives Feedback einzuholen.

Schauen wir uns an, wie sich das in den Prozess der grafischen Gestaltung einfügt:

In der Regel bringt das Marketingteam neue Ideen ein (Lernphase), erstellt einen Plan (Planungsphase) und beauftragt die Kreativteams mit der Erstellung der Designs. Daraufhin liefern die Teams am Ende der Entwurfsphase die ersten Proofs. Nun müssen die Reviewer prüfen, ob der Entwurf alle Anforderungen aus dem Briefing erfüllt. Ihr Feedback leiten sie an die Kreativteams weiter, die ihrerseits die noch notwendigen Anpassungen vornehmen (Iterationsphase). Je nach Umfang des Projekts werden anschließend in der Buildphase alle einzelnen Assets vor dem endgültigen Start zusammengestellt. Das ist zum Beispiel bei Website-Designs der Fall.

Das alles klingt zunächst einmal ziemlich einfach. Doch die meisten Grafikdesigner wissen nur zu gut, dass die Überarbeitung der Proofs (Iterationsphase) das gesamte Projekt verzögern kann.

Grafikdesign-Prozess
Quelle: KreativStudio

Was sind die Herausforderungen für Grafikdesigner im Überarbeitungsprozess?

In der Iterationsphase tauschen Grafikdesigner Proofs, wie z. B. das Design einer Produktverpackung oder digitale Entwürfe, mit allen Projektbeteiligten aus.

Typische Reviwer sind Personen aus dem Marketingteam, der Markenmanager oder Kunden, wenn Sie in einer Agentur arbeiten (in letzterem Fall sollten Sie sich unseren Leitfaden zum Online-Proofing für Agenturen ansehen).

Werfen wir einen Blick auf einige der Herausforderungen, denen Sie im Feedback-Prozess begegnen könnten:

  • Sie wissen nicht, wie Sie die Entwürfe am besten an alle Beteiligten weitergeben können.
  • Feedback erreicht Sie über verschiedene Kanäle, was bedeutet, dass Sie zunächst alle Beiträge sammeln und konsolidieren müssen, bevor Sie mit der Bearbeitung des Proofs beginnen können.
  • Sie erhalten widersprüchliche Rückmeldungen von verschiedenen Reviewern, weil sie die Kommentare der anderen Personen nicht sehen können. Das bedeutet, dass Sie auf jeden Einzelnen zugehen und widersprüchliche Vorschläge klären müssen.
  • Das Feedback ist unklar, weil Ihnen der Kontext fehlt. Das kann zu Missverständnissen, weiteren Review-Schritten und einer Menge Hin- und Her im Kommunikationsprozess führen, um Änderungen zu diskutieren und zu klären.
  • Stakeholder geben Feedback zu einer veralteten Version des Designs, weil sie die neueste E-Mail übersehen haben.

Wie Sie sehen, ist die Liste der potenziellen Herausforderungen recht lang und umfasst noch nicht einmal alle Eventualitäten, die ein Problem im Prozess darstellen könnten. Daher ist es für Sie als Designer von entscheidender Bedeutung, den Überprüfungs- und Freigabeprozess für alle Beteiligten so effizient wie möglich zu gestalten. Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, wie Sie das zukünftig umsetzen können.

Warum brauchen Grafikdesigner Online-Proofing-Software?

Warum ist Online-Proofing nun die optimale Lösung für alle bereits genannten Probleme? Die richtige Proofing-Software hilft Ihnen bei der Einrichtung eines strukturierten und einfachen Review- und Freigabeprozesses für Kreativteams.

Die Online-Proofing-Software bietet eine zentralisierte, cloudbasierte und kollaborative Plattform zum Hochladen, Freigeben, Diskutieren, Prüfen und Genehmigen aller digitalen Assets – und das an nur einem einzigen Ort.

Die Vorteile des Online-Proofings für Grafikdesigner lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Vorteile des Online-Proofings für Grafikdesigner

Entwürfe ganz einfach mit dem Team teilen

Mit einer Online-Proofing-Software können Sie alle Ihre Entwürfe mit den am Projekt beteiligten Personen an einem einzigen Ort teilen. Auf diese Weise brauchen Sie Ihre Entwürfe nur einmal hochzuladen und die Reviewer können von jedem Gerät aus problemlos darauf zugreifen.

Präzises Feedback an einem einzigen Ort erhalten

Da alle Reviewer ihr Feedback in derselben Datei hinterlassen, müssen Sie die Kommentare nicht mehr aus unterschiedlichen Kanälen sammeln. Ein weiterer Vorteil: Kommentare und Anmerkungen werden direkt in den Entwurf eingefügt, so dass Sie als Designer den gesamten Kontext kennen und das Feedback klar und verständlich ist.

Widersprüchliches Feedback in Echtzeit diskutieren

Wenn alle Beteiligten im selben Dokument arbeiten, können die Reviewer die Kommentare der anderen Personen jederzeit sehen. So können widersprüchliche Rückmeldungen, Beiträge oder offene Fragen in Echtzeit diskutiert werden. Das vereinfacht die Zusammenarbeit und erhöht die Transparenz.

Struktur in Ihren Prozess bringen

Online-Proofing-Tools bieten sogar noch weitaus mehr Funktionen. Die automatische Versionskontrolle zum Beispiel verhindert, dass die Beteiligten eine veraltete Version prüfen. Darüber hinaus können Sie Ihre Dateien um Fälligkeitsdaten erweitern, mehrere Review-Schritte für verschiedene Interessengruppen einrichten und Freigaben mit Zeitstempeln erhalten.

Der ideale Online-Proofing-Prozess für Grafikdesigner

Nun schauen wir uns einmal an, wie Sie den idealen Review- und Freigabeprozess einrichten, um Ihr Projekt um Tage oder sogar Wochen beschleunigen und bessere Ergebnisse erzielen können.

1. Den Entwurf teilen und Reviewer einladen

Anstatt den ersten Entwurf per E-Mail einzeln an alle Reviewer zu senden, kann der Designer die Datei mit wenigen Klicks in der Online-Proofing-Plattform hochladen.

Nach dem Hinzufügen der E-Mail-Adressen der Reviewer werden diese automatisch vom System benachrichtigt und aufgefordert, ihr Feedback zu hinterlassen. Alternativ können Sie den Bewertungslink auch über andere Kanäle, wie beispielsweise Slack teilen.

2. Feedback einholen

Wenn Sie den gemeinsamen Link öffnen, können alle Reviewer den Entwurf in ihrem Browser ansehen. Jetzt können sie klare und präzise Rückmeldungen geben, indem sie Kommentare und Anmerkungen direkt in die Datei einfügen. Da alle Rückmeldungen in derselben Datei gespeichert werden, können die Reviewer auch mit den Kommentaren anderer Personen interagieren. Das erleichtert es am Ende den Grafikern, den Überblick über alle Anmerkungen und Kommentare zu behalten.

Feedback auf Designs geben

3. Inhalt überarbeiten und erneut teilen

Nachdem alle Reviewer ihr Feedback abgegeben haben, können die Designer das Feedback durchgehen, Änderungsvorschläge umsetzen und gelöste Kommentare abhaken. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass kein Feedback verloren geht. Sobald alle Änderungen vorgenommen wurden, kann der Designer die überarbeitete Version erneut in der Online-Proofing-Software hochladen.

4. Weitere Rückmeldungen oder finale Freigabe erhalten

Nun beginnt die zweite Review-Runde und der Prozess wiederholt sich: Alle Reviewer werden benachrichtigt, um ein Feedback zur zweiten Version abzugeben. Nach jeder weiteren Runde setzt der Designer die Änderungen im Anschluss um.

Dieser Prozess wird fortgesetzt, bis alle Reviewer mit dem Design zufrieden sind und auf die Schaltfläche “Freigeben” klicken.

Kundenfreigabe

Was ist die beste Online-Proofing-Software für Grafikdesigner?

Nachdem Sie nun eine Vorstellung davon haben, wie Sie Ihren Online-Proofing-Prozess strukturieren können, werfen wir einen Blick auf die Online-Proofing-Tools, die für Marketing- und Design-Teams heute am Markt verfügbar sind.

Filestage

Filestage für Design-Reviews

Filestage ist eines der besten Online-Proofing-Tools auf dem Markt und wird von Kreativ- und Designteams auf der ganzen Welt empfohlen. Durch die Möglichkeit, direkt im Dokument Kommentare und Anmerkungen zu hinterlassen, wird das Feedback sehr klar und lässt weniger Raum für Fehlinterpretationen. Außerdem können Reviewer und Designer Änderungswünsche im Kommentarbereich in Echtzeit diskutieren.

Die automatische Dateiversionierung stellt sicher, dass jeder ein Feedback zur neuesten Version abgibt. Außerdem kann jeder Reviewer die Änderungen verfolgen, indem er zwei verschiedene Versionen einer Datei vergleicht.

Mit Filestage können Sie außerdem konsistente Workflows einrichten, manuelle Aufgaben automatisieren und Verbindungen zu anderen Tools wie Slack, Google Drive oder Asana herstellen.

GoVisually

GoVisually - Werkzeug zur Zusammenarbeit bei der Gestaltung

GoVisually ist eine weitere Online-Proofing-Software, die von Kreativ- und Marketingteams verwendet wird.

Das Tool fördert die kreative Zusammenarbeit zur Bearbeitung von Bildern, PDFs und Videoinhalten. Ein Pluspunkt von GoVisually sind seine zahlreichen Integrationen. Sie können das Online-Review-Tool mit gängigen Softwarelösungen verbinden, z. B. mit der Adobe Creative Cloud.

GoVisually ist vor allem für kleinere Teams zu empfehlen, da zusätzliche Nutzer die monatlichen Abonnementkosten schnell in die Höhe treiben können.

Hive

Bienenstock-Werkzeug

Hive ist ein Online-Proofing-Tool, dessen Fokus auf der Aufgabenverwaltung liegt.

Mit Hive können Sie Projekte einrichten und überprüfen, Meilensteine hinzufügen und so Ihre eigenen individuellen Arbeitsabläufe erstellen. Vielbeschäftigte Teams werden durch anpassbare Projektmanagement-Funktionen wie Kalender, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Übersichtsansichten aller kreativen Projekte unterstützt.

Einige Kritiken bemängeln jedoch die fehleranfälligen E-Mail-Integrationen in Hive.

LookAt

LookAt - Werkzeuge für die Zusammenarbeit bei der Gestaltung

Während die zuvor erwähnten Online-Proofing-Plattformen cloudbasierte Überprüfungsfunktionen bieten, geht LookAt einen Schritt weiter und kombiniert Feedback und Freigabe mit dem kreativen Designprozess.

LookAt arbeitet zum Beispiel mit Bearbeitungsprogrammen wie Adobe Premiere oder Adobe After Effects zusammen, so dass Designer Kommentare sehen können, während sie ihre kreativen Inhalte bearbeiten und rendern. Damit ist es auch für das Proofing von Fotos geeignet.

Zu den negativen Aspekten von LookAt zählen allerdings einige fehlende Projektmanagement-Funktionen, wie z. B. Gantt-Diagramme, die andere Online-Proofing-Software bietet.

ReviewStudio

ReviewStudio Online-Proofing-Tool

ReviewStudio ist eine Online-Proofing-Software, die sich an Kreativstudios und Werbeagenturen gleichermaßen richtet. So können Sie beispielsweise mehrere Dateien, wie Videos, PDFs, Bilder und HTML-Dateien, in einem einzigen Review-Schritt gemeinsam prüfen. Darüber hinaus können Sie bestimmte Überprüfungsoptionen festlegen, z. B. Fristen und Download-Optionen.

Auch wenn das Proofing-Tool verschiedene Preisoptionen anbietet, gibt es für größere Teams und Projekte eine relativ kostspielige Premium-Version, die für manche Funktionsbudgets zu teuer sein könnte.

Was sind die wichtigsten Funktionen einer Online-Proofing-Software für Grafikdesigner?

Nach all diesen Informationen stellen Sie sich nun vielleicht die Frage, welches Online-Proofing-Tool Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Um Ihnen dabei zu helfen, die Antwort auf diese Frage zu finden, werden im folgenden Abschnitt die wichtigsten Online-Proofing-Funktionen beschrieben, die Sie bei der Wahl der richtigen Online-Proofing-Plattform berücksichtigen sollten.

Merkmale der Online-Proofing-Software

Kommentare innerhalb der Datei

Die Reviewer müssen in der Lage sein, Anmerkungen und Kommentare direkt den zu prüfenden Dateien hinzuzufügen, damit die Designer ein verständliches Feedback mit vollständigem Kontext erhalten. Daher sollten Sie nach einer stabilen und einfach zu bedienenden Kommentarfunktion suchen.

Funktionen zur Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist der Schlüssel zur Vereinfachung des Review- und Freigabeprozesses – und zum Erhalt von umsetzbarem Feedback. Achten Sie auf ein Online-Proofing-Tool, das es sowohl den Reviewern ermöglicht, Änderungen zu besprechen als auch den Designern, Fragen zu stellen. Dazu kann auch die Möglichkeit gehören, andere Personen zu erwähnen und in Echtzeit zu kommunizieren.

Automatische Versionierung

Die automatische Versionierung stellt sicher, dass alle Reviewer an der neuesten Version eines Proofs arbeiten. Außerdem ist es für Designer einfacher, den Überblick über Überarbeitungen und den Fortschritt der Datei zu behalten.

Versionen vergleichen

Je nachdem, wie viel Zeit die Überarbeitung in Anspruch nimmt, vergessen die Reviewer oft, wie die älteren Versionen aussahen. Dank des Side-by-Side-Vergleichs können Reviewer zwei Versionen einer Datei gleichzeitig betrachten und sehen, was sich verändert hat.

Zwei Versionen einer Datei vergleichen

Integrationen mit anderen Tools

Bei der Auswahl von Online-Proofing-Tools sind Integrationen wichtig, um die von Ihnen verwendeten Werkzeuge zu verbinden und effizientere Prozesse einzurichten. Filestage kann zum Beispiel in gängige Softwareanwendungen wie Google Drive, Slack, Microsoft Teams und viele andere integriert werden.

Funktionen zur Workflow-Automatisierung

Die Funktionen zur Workflow-Automatisierung helfen Ihnen, manuelle Aufgaben zu automatisieren und wertvolle Zeit zu sparen. Ein gutes Beispiel dafür sind Benachrichtigungen, die automatisch vom Tool verschickt werden, um die Reviewer daran zu erinnern, ihr Feedback vor dem festgelegten Fälligkeitsdatum abzugeben.

Schlussfolgerung

Wie Sie sehen, ist eine Online-Proofing-Software eine großartige Möglichkeit, Ihren kreativen Review- und Freigabeprozess zu vereinfachen und in kürzester Zeit ein klareres Feedback zu erhalten.

Ganz gleich, ob Sie mehrere Dateien gleichzeitig prüfen, Versionen verfolgen, zwei Entwürfe vergleichen oder die endgültige Freigabe einholen müssen – Online-Proofing macht Grafikdesignern und Reviewern das Leben leichter.

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Filestage wird auf Capterra mit 4,8 von 5 Sternen bewertet.

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