Online proofing for graphic designers

Der ultimative Leitfaden zum Online-Proofing für Grafikdesigner im Jahr 2022

Ein klares und präzises Feedback zu Ihren Entwürfen ist entscheidend, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen und die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen.

Oft kommt es allerdings vor, dass Fristen schnell näher kommen und man trotz mehrfacher Aufforderung noch immer auf Feedback der Beteiligten wartet. Das setzt nicht nur den Designer unter Druck, der die Änderungen umsetzen muss, sondern kann das gesamte Projekt verzögern.

Online-Proofing kann daher den entscheidenden Unterschied ausmachen, ob ein Projekt rechtzeitig fertiggestellt wird oder nicht. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eindeutiges Feedback rechtzeitig einholen und unnötige Engpässe vermeiden.

Was sind Proofs im Grafikdesign?

Proofs im Grafikdesign sind Vorentwürfe, die alle wichtigen Aspekte des finalen Ergebnisses abdecken, einschließlich des schriftlichen Inhalts, des Bildmaterials, der Produktinformationen, der Farben, der Position des Inhalts und vielem mehr. Diese Entwürfe werden mit allen Beteiligten geteilt, um konstruktives Feedback einzuholen.

Schauen wir uns an, wie sich das in den Prozess der grafischen Gestaltung einfügt:

In der Regel bringt das Marketingteam neue Ideen ein (Learn – Lernphase), erstellt einen Plan (Plan -Planungsphase) und beauftragt die Kreativteams mit der Erstellung der Designs. Daraufhin liefern die Teams am Ende der Designphase die ersten Proofs. Nun müssen die Reviewer prüfen, ob der Entwurf alle Anforderungen aus dem Briefing erfüllt. Ihr Feedback leiten sie an das Kreativteam weiter, welche die noch notwendigen Änderungen vornehmen (Iterate – Überarbeitungsphase). Je nach Umfang des Projekts werden anschließend in der Fertigstellungsphase (Build) alle einzelnen Assets zusammengefügt bevor ds fertige Ergebniss dem Kunden übergeben oder veröffentlich wird (Launch).

Das alles klingt zunächst einmal ziemlich einfach. Doch die meisten Grafikdesigner wissen nur zu gut, dass die Überarbeitung der Proofs das gesamte Projekt verzögern kann.

Grafikdesign-Prozess
Quelle: KreativStudio

Was sind die Herausforderungen für Grafikdesigner im Überarbeitungsprozess?

In der Überarbeitungsphase tauschen Grafikdesigner Proofs, wie z. B. das Design einer Produktverpackung oder digitale Entwürfe, mit allen Projektbeteiligten aus.

Typische Reviewer sind Personen aus dem Marketingteam, der Brand-Manager oder Kunden, wenn Sie in einer Agentur arbeiten (in letzterem Fall sollten Sie sich unseren Leitfaden zum Online-Proofing für Agenturen ansehen).

Werfen wir einen Blick auf einige der Herausforderungen, denen Sie im Feedback-Prozess begegnen könnten:

  • Sie wissen nicht, wie Sie die Entwürfe am besten mit alle Beteiligten teilen können.
  • Feedback erreicht Sie über verschiedene Kanäle, was bedeutet, dass Sie zunächst alle Kommentare sammeln und konsolidieren müssen, bevor Sie mit der Bearbeitung des Entwurfs beginnen können.
  • Sie erhalten widersprüchliches Feedback von verschiedenen Reviewern, weil sie die Kommentare der anderen Personen nicht sehen können. Das bedeutet, dass Sie auf jeden Einzelnen zugehen und widersprüchliche Vorschläge klären müssen.
  • Das Feedback ist unklar, weil Ihnen der Kontext fehlt. Das kann zu Missverständnissen, weiteren Review-Schritten und einer Menge Hin- und Her im Kommunikationsprozess führen, um Änderungen zu diskutieren und zu klären.
  • Stakeholder geben Feedback zu einer veralteten Version des Designs, weil sie die neueste E-Mail übersehen haben.

Wie Sie sehen, ist die Liste der potenziellen Herausforderungen recht lang und umfasst noch nicht einmal alle Eventualitäten, die ein Problem im Prozess darstellen könnten. Daher ist es für Sie als Designer von entscheidender Bedeutung, den Abstimmungs- und Freigabeprozess für alle Beteiligten so effizient wie möglich zu gestalten. Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, wie Sie das zukünftig umsetzen können.

9 Vorteile von Online-Proofing-Tools für Designer

Warum ist Online-Proofing nun die optimale Lösung für alle bereits genannten Probleme? Die richtige Proofing-Software hilft Ihnen bei der Einrichtung eines strukturierten und einfachen Review- und Freigabeprozesses.

Zudem bietet die Software eine zentralisierte, cloudbasierte und kollaborative Plattform zum Hochladen, Freigeben, Diskutieren, Prüfen und Freigeben aller digitalen Assets – und das an nur einem Ort.

Die Vorteile des Online-Proofings für Grafikdesigner lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  1. Teilen Sie alle Entwürfe und Versionen an einem Ort
  2. Erhalten Sie präzises Feedback direkt in Ihren Dateien
  3. Diskutieren Sie widersprüchliches Feedback in Echtzeit
  4. Hacken Sie Kommentare ab, während Sie die nächste Version erstellen
  5. Vergleichen Sie Versionen nebeneinander, um zu sehen, was sich geändert hat
  6. Mit nur einem Klick können Sie Entwürfe freigeben oder Änderungen anfragen
  7. Laden Sie interne und externe Reviewer ein, um Feedback zu geben
  8. Legen Sie Fristen fest, um Abstimmungsrunden voranzutreiben
  9. Stimmen Sie auch Websites, Bilder und Videos ab

1. Teilen Sie alle Entwürfe und Versionen an einem Ort

Vermutlich kennen Sie das Problem: ein paar Dateien befinden sich auf Ihrem Cloud-Laufwerk, ein paar weitere auf Ihrem Desktop und ein oder zwei weitere, irgendwo ganz anders. Sie wissen nicht genau, wo, aber sie existieren. Irgendwo.

Es ist schwierig alle Dateien und Entwürfe strukturiert zu organisieren. Und wenn dann noch mehrere Versionen mit drei oder vier verschiedenen Namen hinzukommen, wird es geradezu chaotisch.

Die Online-Proofing-Software von Filestage kann Ihnen dabei helfen. Sie macht es einfach, alle Ihre Designdateien an einem Ort gemeinsam zu nutzen, einschließlich:

  • Bilder – Social Media Posts, E-Mail-Banner, Illustrationen
  • PDFs – Presseanzeigen, Broschüren, Pitch Decks
  • Animationen – GIFs, Display-Anzeigen, E-Mail-Banner
  • Live-Websites – Webseiten, Microsites, E-Learning-Inhalte

Und das Beste daran? Alle Ihre Versionen sind übersichtlichen sortiert. Wenn Sie also mitten in der Arbeit an v5 einer Kampagne stecken, können Sie ganz einfach auf frühere Versionen und Kommentare zurückgreifen.

Dashboard mit mehreren Dateiversionen

2. Erhalten Sie präzises Feedback direkt in Ihren Dateien

Feedback zu Entwürfen per E-Mail, Messenger und über Projektmanagement Tools einzuholen, ist ein Alptraum. Und stundenlanges Erstellen von Präsentationen, nur damit Stakeholder neben Ihren Inhalten Kommentare abgeben können, macht niemandem Spaß!

Am schwierigsten ist es, herauszufinden, worauf genau sich ein Kommentar bezieht. Wenn Sie die Person um Klarheit bitten, müssen Sie vermutlich noch ein paar Tage auf eine Antwort warten. Wenn Sie das nicht tun, könnten Sie die Kommentare falsch interpretieren und noch mehr Zeit verschwenden.

Mit Filestage können Ihre Teamkollegen und Kunden ihr Feedback direkt auf dem Entwürfen hinzufügen. Unserem Jahresrückblick zufolge können Sie dadurch im Vergleich zur Nutzung von E-Mails einen Tag pro Monat einsparen, und zwar für jeden, der am Freigabeprozess Ihrer Datei beteiligt ist.

Hier sind einige weitere Möglichkeiten, wie Filestage das Geben von Feedback erleichtert:

  • Zoomen und drehen Sie die Datei, um jedes Detail Ihrer Entwürfe genau zu betrachten
  • Klicken Sie auf eine beliebige Stelle, um eine Markierung zu erstellen und einen Kommentar hinzuzufügen
  • Markieren Sie Text, um Feedback zu einem bestimmten Wort oder Satz zu geben
  • Streichen Sie Text durch, um zu zeigen, welche Sätze gelöscht werden sollten
  • Fügen Sie Zeichnunegn hinzu, um das Feedback klarer und visueller zu gestalten
  • Laden Sie Referenzen und wichtige Assets als Anhänge zu Kommentaren hoch
Designdatei

3. Diskutieren Sie widersprüchliches Feedback in Echtzeit

Einer der größten Vorteile eines Online-Proofing-Systems für Grafikdesigner ist die Zusammenarbeit in Echtzeit. Wenn alle Beteiligten im selben Dokument arbeiten, können die Reviewer die Kommentare der anderen Personen jederzeit sehen. So können Sie Ihren Reviewern antworten, so dass es einfach ist, Ideen oder Referenzen auszutauschen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie eine bestimmte Datei benötigen, um das Feedback zu erfüllen, z. B. eine Schriftart oder eine Logovariante.

Mit Filestage können Sie auch:

  • Personen in einem Kommentar-Thread markieren, um sie in die Konversation einzubeziehen
  • Team-Only-Kommentare nutzen, um privat mit Ihren Teamkollegen Feedback zu besprechen
  • Kommentare mit Zeitstempeln speichern, so dass Sie einen Nachweis über jede Diskussion haben

Und da das gesamte Feedback direkt neben Ihrem Inhalt steht, können Sie mit dem vollen Kontext schneller vorankommen. Das vereinfacht die Zusammenarbeit und erhöht die Transparenz.

Team-only-Kommentar

4. Hacken Sie Kommentare ab, während Sie die nächste Version erstellen

Verabschieden Sie sich davon, Feedback aus E-Mail-Ketten, Chat-Verläufen und anderen Kanälen konsolidieren zu müssen. Mit Filestage dienen die Kommentare gleichzeitig als To-do-Liste für die nächste Version.

Sie können sie der Reihe nach abarbeiten und abhaken, um sicherzugehen, dass Sie nichts übersehen haben. Anstatt mit einem Design-Briefing zu arbeiten, das durch eine Vielzahl von Brand-, Marketing- und Projektmanagern gefiltert wurde, können Sie Ihr Briefing also direkt aus erster Hand erhalten.

To-do-Liste

5. Vergleichen Sie Versionen nebeneinander, um zu sehen, was sich geändert hat

Traditionell müssten Sie zwei Fenster öffnen, um beide Versionen nebeneinander zu sehen – wenn Sie sie denn finden können. Aber selbst dann müssten Sie alle Kommentare durchgehen, um sicherzustellen, dass Sie alles berücksichtigt haben.

Mit Filestage können Sie all das und mehr auf einer einzigen Plattform tun:

  • Zwei beliebige Versionen Ihres Entwurfs nebeneinander anzeigen
  • Die Kommentare für beide Versionen ein- und ausblenden
  • Auf die Kommentare klicken, um zu sehen, auf welchen Teil des Entwurfs sie sich beziehen
Versionen vergleichen

6. Mit nur einem Klick können Sie Entwürfe freigeben oder Änderungen anfragen

Ein weiterer großer Vorteil eines Online-Proofing-Systems für Grafikdesigner besteht darin, dass Sie einen klaren Überblick darüber haben, wer was freigegeben hat.

Mit Tools wie E-Mail und Slack ist es schwierig den Überblick darüber zu behalten, wer Ihre Datei freigegeben hat. Einige Reviewer antworten vielleicht nicht auf Ihre Feedbackanfrage. Aber was bedeutet das? Gefällt ihnen der Entwurf oder sind sie einfach zu beschäftigt, um einen Blick darauf zu werfen?

Wenn Sie Reviewer in Filestage zur Abgabe von Feedback einladen, haben diese die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten:

✓ Freigeben
↻ Änderungen anfragen

In Ihrem Projekt-Dashboard können Sie dann alle Entscheidungen der Reviewer sehen. So wissen Sie genau, an welchen Entwürfen Sie als nächstes arbeiten müssen und welche zur Veröffentlichung bereit sind.

Review-Entscheidung

7. Laden Sie interne und externe Reviewer ein, um Feedback zu geben

Wenn Sie in einer Agentur oder einem großen Unternehmen arbeiten, sind Sie wahrscheinlich daran gewöhnt, Freigaben von verschiedenen Gruppen von Stakeholdern einzuholen. In Filestage können diese Gruppen mit Hilfe von “Review-Schritten” getrennt werden.

Wenn Sie ein Projekt in Filestage einrichten, können Sie Ihre Review-Schritte erstellen und individuell an Ihren Freigabeprozess anpassen. Sie können dann Ihre Reviewer einladen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Inhalte von den richtigen Personen freigegeben werden.

Hier finden Sie einige der häufigsten Review-Schritte, die Teams in Filestage verwenden:

  • Design-Team
  • Kundenbetreuung
  • Marketing-Team
  • Brand Manager
  • Produkt Manager
  • Rechtsabteilung
  • Compliance-Abteilung

Indem Sie den Freigabeprozess in einzelne Review-Schritte unterteilen, können Sie das Feedback auf bestimmte Themen konzentrieren. Das spart Zeit und verhindert ein chaotisches Durcheinander von Feedback.

Dashboard mit mehreren Dateien

8. Legen Sie Fristen fest, um Abstimmungsrunden voranzutreiben

Laut unserem Jahresrückblick haben 52% der Designer und Kreativen im Jahr 2021 verspätetes Feedback zu ihrer Arbeit erhalten. Das bedeutet nicht nur, dass Sie Zeit damit verschwenden müssen, die Leute um ihre Rückmeldung zu bitten, sondern auch, dass Sie weniger Zeit für das Erstellen der nächsten Version haben.

Filestage löst dieses Problem mit Fälligkeitsdaten. Jedes Mal, wenn Sie eine Datei teilen, können Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen, um Ihre Reviewer wissen zu lassen, wann Sie ein Feedback benötigen. Und wenn sie am Tag vor dem Fälligkeitsdatum immer noch keine Rückmeldung gegeben haben, sendet Filestage automatische Erinnerungen an diese Personen.

Fristen setzen

9. Stimmen Sie auch Websites, Bilder und Videos ab

Und nicht zuletzt sind Online-Proofing-Tools nicht nur für die Überprüfung von Designs gedacht. Sie können auch Live-Websites, Bilder, Videos, interaktive HTML-Dateien, Dokumente und Audiodateien austauschen.

Anstatt je nach Dateiformat per E-Mail, in Figma oder Acrobat Ihr Feedback einzuholen, können Sie an allen Ihren Dateien an einem Ort zusammenarbeiten.

Mehrere Dateiformate managen

Der ideale Online-Proofing-Prozess für Grafikdesigner

Nun schauen wir uns einmal an, wie Sie den idealen Review- und Freigabeprozess einrichten, um Ihr Projekt um Tage oder sogar Wochen beschleunigen und bessere Ergebnisse erzielen können.

1. Den Entwurf teilen und Reviewer einladen

Anstatt den ersten Entwurf per E-Mail einzeln an alle Reviewer zu senden, kann der Designer die Datei mit wenigen Klicks in der Online-Proofing-Plattform hochladen.

Nach dem Hinzufügen der E-Mail-Adressen der Reviewer werden diese automatisch vom System benachrichtigt und aufgefordert, ihr Feedback zu hinterlassen. Alternativ können Sie den Bewertungslink auch über andere Kanäle, wie beispielsweise Slack teilen.

2. Feedback einholen

Wenn Sie den gemeinsamen Link öffnen, können alle Reviewer den Entwurf in ihrem Browser ansehen. Jetzt können sie klare und präzise Rückmeldungen geben, indem sie Kommentare und Anmerkungen direkt in die Datei einfügen. Da alle Rückmeldungen in derselben Datei gespeichert werden, können die Reviewer auch mit den Kommentaren anderer Personen interagieren. Das erleichtert es am Ende den Grafikern, den Überblick über alle Anmerkungen und Kommentare zu behalten.

Feedback auf Designs geben

3. Inhalt überarbeiten und erneut teilen

Nachdem alle Reviewer ihr Feedback abgegeben haben, können die Designer das Feedback durchgehen, Änderungsvorschläge umsetzen und gelöste Kommentare abhaken. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass kein Feedback verloren geht. Sobald alle Änderungen vorgenommen wurden, kann der Designer die überarbeitete Version erneut in der Online-Proofing-Software hochladen.

4. Weitere Rückmeldungen oder finale Freigabe erhalten

Nun beginnt die zweite Review-Runde und der Prozess wiederholt sich: Alle Reviewer werden benachrichtigt, um ein Feedback zur zweiten Version abzugeben. Nach jeder weiteren Runde setzt der Designer die Änderungen im Anschluss um.

Dieser Prozess wird fortgesetzt, bis alle Reviewer mit dem Design zufrieden sind und auf die Schaltfläche “Freigeben” klicken.

Kundenfreigabe

Was sind die wichtigsten Funktionen einer Online-Proofing-Software für Grafikdesigner?

Nach all diesen Informationen stellen Sie sich nun vielleicht die Frage, welches Online-Proofing-Tool Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Um Ihnen dabei zu helfen, die Antwort auf diese Frage zu finden, werden im folgenden Abschnitt die wichtigsten Online-Proofing-Funktionen beschrieben, die Sie bei der Wahl der richtigen Online-Proofing-Plattform berücksichtigen sollten.

Merkmale der Online-Proofing-Software

Kommentare innerhalb der Datei

Die Reviewer müssen in der Lage sein, Anmerkungen und Kommentare direkt den zu prüfenden Dateien hinzuzufügen, damit die Designer ein verständliches Feedback mit vollständigem Kontext erhalten. Daher sollten Sie nach einer stabilen und einfach zu bedienenden Kommentarfunktion suchen.

Funktionen zur Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist der Schlüssel zur Vereinfachung des Review- und Freigabeprozesses – und zum Erhalt von umsetzbarem Feedback. Achten Sie auf ein Online-Proofing-Tool, das es sowohl den Reviewern ermöglicht, Änderungen zu besprechen als auch den Designern, Fragen zu stellen. Dazu kann auch die Möglichkeit gehören, andere Personen zu erwähnen und in Echtzeit zu kommunizieren.

Automatische Versionierung

Die automatische Versionierung stellt sicher, dass alle Reviewer an der neuesten Version eines Proofs arbeiten. Außerdem ist es für Designer einfacher, den Überblick über Überarbeitungen und den Fortschritt der Datei zu behalten.

Versionen vergleichen

Je nachdem, wie viel Zeit die Überarbeitung in Anspruch nimmt, vergessen die Reviewer oft, wie die älteren Versionen aussahen. Dank des Side-by-Side-Vergleichs können Reviewer zwei Versionen einer Datei gleichzeitig betrachten und sehen, was sich verändert hat.

Zwei Versionen einer Datei vergleichen

Integrationen mit anderen Tools

Bei der Auswahl von Online-Proofing-Tools sind Integrationen wichtig, um die von Ihnen verwendeten Werkzeuge zu verbinden und effizientere Prozesse einzurichten. Filestage kann zum Beispiel in gängige Softwareanwendungen wie Google Drive, Slack, Microsoft Teams und viele andere integriert werden.

Funktionen zur Workflow-Automatisierung

Die Funktionen zur Workflow-Automatisierung helfen Ihnen, manuelle Aufgaben zu automatisieren und wertvolle Zeit zu sparen. Ein gutes Beispiel dafür sind Benachrichtigungen, die automatisch vom Tool verschickt werden, um die Reviewer daran zu erinnern, ihr Feedback vor dem festgelegten Fälligkeitsdatum abzugeben.

Fazit

Wie Sie sehen, ist eine Online-Proofing-Software eine großartige Möglichkeit, Ihren kreativen Review- und Freigabeprozess zu vereinfachen und in kürzester Zeit ein klareres Feedback zu erhalten.

Ganz gleich, ob Sie mehrere Dateien gleichzeitig prüfen, Versionen verfolgen, zwei Entwürfe vergleichen oder die endgültige Freigabe einholen müssen – Online-Proofing macht Grafikdesignern und Reviewern das Leben leichter.

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