Die beste Online-Proofing-Software für kleine und große Unternehmen im Jahr 2021

Stellen Sie sich vor: Sie verbringen Tage, Wochen oder sogar Monate mit der Erstellung Ihrer Marketinginhalte, nur um nach der Veröffentlichung festzustellen, dass Sie einen Rechtschreibfehler übersehen oder ein veraltetes Produktbild verwendet haben.

Fehler wie diese sind leider keine Seltenheit. Sie machen nicht nur die Bemühungen zunichte, die Sie in ein bestimmtes Projekt gesteckt haben, sondern können sich im schlimmsten Fall auch negativ auf Ihr Geschäft auswirken.

Um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte fehlerfrei und markenkonsistent sind und Ihren hohen Qualitätsansprüchen genügen, benötigen Sie einen etablierten Online-Proofing-Prozess. Am besten lässt sich dieser Prozess mit Hilfe einer Online-Proofing-Software bewältigen. Deshalb möchten wir mit Ihnen 20 der besten Online-Proofing-Tools teilen, die bei der Optimierung Ihrer Inhalte helfen.

Was ist Online-Proofing?

Online-Proofing beschreibt die cloudbasierte Überprüfung und Freigabe von Inhalten. Bei diesem Verfahren laden die Ersteller von Inhalten ihren Entwurf auf eine Online-Proofing-Plattform hoch, wo er von allen verantwortlichen Entscheidungsträgern geprüft, diskutiert und freigegeben werden kann.

Was bedeutet Online-Proofing? Die Tatsache, dass der Prozess der Inhaltsüberprüfung in der Cloud stattfindet, hat den Vorteil, dass die Reviewer gemeinsam an den Dateien arbeiten, Kommentare hinzufügen, Änderungen diskutieren und Fragen klären können – alles in Echtzeit. Darüber hinaus rationalisiert eine Online-Proofing-Plattform den Workflow, da alle Rückmeldungen an einem einzigen Ort gesammelt werden.

Wer nutzt Online-Proofing und warum?

Auch wenn Online-Proofing in vielen verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt werden kann, ist es für einige Teams ganz besonders wichtig. Dazu gehören:

Marketing-Teams

Da das Marketing-Team Inhalte für die Zielgruppe und die Kunden eines Unternehmens erstellt, ist es zwingend erforderlich, dass jeder Inhalt einen Freigabeprozess durchläuft. Selbst kleine Fehler, veraltete Informationen oder andere Ausrutscher können dem Ruf Ihres Unternehmens schaden und zu einem negativen Kundenerlebnis führen, das sich auf den Umsatz auswirken kann. Daher sollte das Marketing-Team über eine etablierte Online-Proofing-Software verfügen, um Qualität, Konsistenz und Genauigkeit sicherzustellen.

Design-Teams

Das Designteam arbeitet eng mit dem Marketingteam zusammen, um Inhalte für bestimmte Marketingkampagnen oder andere Projekte zu erstellen. Die Auswahl oder Erstellung von Bildmaterial, das nicht zum Zweck der Kommunikation passt, wirkt sich negativ auf die Organisation aus. Daher sollte das Designteam auch Online-Proofing nutzen, um Feedback und Freigaben für ihre Arbeit zu erhalten.

Werbetexter

Ob sie nun Teil des Marketing-Teams sind oder nicht, Texter verwenden täglich Online-Proofing-Software. Egal, ob es sich um ein Buch, Website-Inhalte oder Übersetzungen handelt, mit dem Online-Proofing werden die Inhalte von höchster Qualität sein, damit Ihre Kunden mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Video-Editoren

Ohne Online-Proofing kann der Freigabeprozess für Videoersteller und -reviewer besonders anstrengend sein. Anstatt schnelle Anmerkungen zu einem Video hinzuzufügen, müssen die Reviewer Screenshots anhängen oder Kommentare zu langen E-Mail-Verläufen hinzufügen. Dies nimmt nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Videoersteller beim Überarbeiten wichtige Punkte übersehen.

Juristische Teams

Wenn es um Reviews und die Freigabe von Dokumenten geht, kann das juristische Team ebenfalls von einer Online-Proofing-Plattform profitieren. Eine falsche Nummer in einem Vertrag, fehlende Informationen oder andere Fehler können einen enormen Einfluss auf Ihr Geschäft haben. Deshalb braucht die Rechtsabteilung ein zuverlässiges Online-Proofing-Tool, um Fehler zu minimieren.

Was ist eine Online-Proofing-Software?

Die Online-Proofing-Software ist eine cloudbasierte Freigabesoftware, die den Online-Proofing-Prozess vereinfacht und vereinheitlicht. Der Freigabeprozess findet auf einer einzigen Plattform statt, die über einen Internetbrowser auf einem PC oder einem Mobiltelefon aufgerufen werden kann.

Die Tatsache, dass das Online-Proofing in der Cloud stattfindet, eröffnet eine Vielzahl von Funktionen für die Zusammenarbeit, z. B. die gemeinsame Nutzung von Dateien, das Hinterlassen und Diskutieren von Kommentaren sowie das Erwähnen anderer Benutzer. Dies führt zu viel besseren Ergebnissen als E-Mail-Ketten oder Messenger-Gruppen und ist einer der vielen Gründe, warum Online-Proofing-Software so erfolgreich und weit verbreitet ist.

filestage Online-Proofing-Lösung

Strukturieren Sie Ihre Freigabeprozesse

Der Freigabeprozess ist einer der am meisten unterschätzten Prozesse innerhalb des gesamten Content Creation Workflows. Darin müssen alle Benutzer einen gemeinsamen Nenner finden, ihr Feedback umgesetzt sehen und Zustimmung geben.

Eine Online-Proofing-Software zur Freigabe von Inhalten wie Filestage ermöglicht es allen Benutzern, zeitbasierte Freigaben zu hinterlassen, so dass die Ersteller von Inhalten in Echtzeit reagieren können. Administratoren können jedes einzelne Projekt mit Ordnern strukturieren, wenn sie alle Arten von digitalen Assets hochladen, prüfen und genehmigen, von PDFs bis hin zu Bildern und Videos.

Automatisieren und vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe

Online-Proofing-Software bietet eine Vielzahl von Automatisierungsfunktionen, um Ihren Content-Workflow zu optimieren. Nachdem ein Inhaltsersteller den ersten Inhaltsentwurf hochgeladen hat, werden alle Reviewer automatisch benachrichtigt, um Kommentare zu hinterlassen, sobald sie dem System hinzugefügt wurden. Durch das Hinzufügen von Terminen zu jeder Datei können Projekte viel effizienter koordiniert werden.

Organisieren Sie Ihre Teams effizienter

Da Marketingteams keine Silos sind, werden in vielen dezentralen Unternehmen Entscheidungen auf demokratische Weise getroffen. Dies führt in der Regel zu guten Ergebnissen, ist aber ohne die richtige Freigabesoftware schwer umzusetzen. Ganz gleich, welche Teamstruktur Sie haben, von Matrix- bis zu virtuellen Teams – Freigabesoftware bietet die richtigen Werkzeuge, um funktionale Silos aufzubrechen.

Es sollte mittlerweile klar sein, dass Online-Proofing-Software unverzichtbar ist, wenn es darum geht, effiziente Freigabe-Workflows zu erstellen. Mehr über Online-Proofing-Workflows erfahren Sie in den späteren Abschnitten.

Im folgenden Abschnitt besprechen wir die Vorteile von Online-Proofing-Software für Sie und Ihr Team.

Vorteile der Online-Proofing-Software für Ihr Team und Ihr Unternehmen

Sie fragen sich vielleicht, warum Ihr Unternehmen einen Online-Review- und Freigabeprozess einrichten und eine Online-Proofing-Software einsetzen sollte. Wenn Sie sich die Online-Proofing-Software genauer ansehen, werden Sie viele materielle und immaterielle Vorteile finden, die zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.

Deshalb fassen wir hier die wichtigsten Vorteile zusammen, die Ihr Unternehmen durch ein Online-Proofing-Tool erhält.

Vorteile der Online-Proofing-Software für Ihr Team und Ihr Unternehmen

Optimierte Arbeitsabläufe

Online-Proofing-Software ermöglicht die enge Zusammenarbeit mehrerer Teams auf einer einzigen Plattform. Lange E-Mail-Threads werden durch einen klaren Prozess ersetzt, was die Arbeit effizienter macht und im Alltag wertvolle Zeit spart. Zusätzlich erinnert das Tool die Reviewer an ausstehende Aufgaben und Fristen.

Höhere Qualität der Ergebnisse

Während die meisten Unternehmen funktionale Q&A-Prozesse für ihre Produkte etabliert haben, wenden nur wenige Unternehmen das gleiche Maß an Standardisierung auf die Inhalte an, die von ihren Marketing-, Design- oder Rechtsteams erstellt werden. Ein Online-Review-Prozess stellt sicher, dass alle Inhalte vor der Veröffentlichung doppelt geprüft wurden.

Erhöhte Transparenz

Da alle Kommentare und Freigaben nachvollziehbar sind, können die Ersteller von Inhalten Feedback umsetzen, ohne langwierige E-Mail-Ketten durchlaufen zu müssen. Die Tatsache, dass alles transparent ist, trägt zu einer besseren Kommunikationsstruktur und weniger Missverständnissen innerhalb Ihrer gesamten Organisation bei.

Mehr Konsistenz

Die richtige Online-Proofing-Software sorgt dafür, dass Sie Ihre Markenrichtlinien perfekt umsetzen können. Beziehen Sie einfach Ihren Markenmanager in den Review- und Freigabeprozess ein, um sicherzustellen, dass jeder neue Inhalt mit Ihren Richtlinien übereinstimmt.

Bessere Zusammenarbeit

Wenn Sie eine Lösung wünschen, die funktionsübergreifende Anstrengungen erfordert, wie z. B. das Markenmanagement, müssen Sie den Siloeffekt zwischen den Abteilungen aufbrechen. Online-Proofing-Tools erleichtern die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Teams erheblich, da sie es den Mitarbeitern ermöglichen, gegenseitig Feedback zu hinterlassen und zu diskutieren. Diese offene Kommunikation erhöht die Transparenz und reduziert Missverständnisse, was wiederum die Anzahl der Feedback-Runden, die Ersteller und Reviewerdurchlaufen müssen, verringert.

Beiträge zu Umsatz und Erträgen

Die vorangegangenen Überlegungen machen deutlich, dass Online-Proofing-Software eine wertvolle Investition für kleine und große Unternehmen ist, denn hochwertige Marketingmaterialien helfen Ihnen, mehr Kunden zu gewinnen.

Indem Sie Arbeitsabläufe vereinfachen und die Effizienz Ihrer Mitarbeiter steigern, trägt die Online-Proofing-Software direkt zum Gewinn Ihres Unternehmens bei.

Es ist also nicht die Frage, ob Sie ein Online-Proofing-Tool verwenden sollten, sondern vielmehr, welches Sie auswählen sollten. Der folgende Abschnitt fasst 20 der besten Online-Proofing-Tools zusammen, die Ihren Freigabeprozess optimieren können.

Übersicht über die 20 besten Online-Proofing-Software

Online-Proofing-Software gibt es in verschiedenen Formen. Während Software für die Freigabe von Grafiken und Designs die geeignetsten Werkzeuge enthält, um Ihren Grafikdesignprozess zu rationalisieren, benötigen juristische Dokumente etwas andere Werkzeuge, um Ihren Freigabe-Workflow optimal zu nutzen.

Deshalb schauen wir uns die besten Freigabesoftware Lösungen für 2021 genauer an.

Filestage – eine zentrale Plattform für alle Freigaben

filestage Online-Proofing-Software

Filestage ist eine Online-Proofing-Software, die den Freigabeprozess für Dokumente, Bilder, Videos und Audiodateien vereinfacht und vereinheitlicht. Die Online-Proofing-Plattform ermöglicht es Teams, alle Dateien an einem zentralen Ort zu teilen, zu diskutieren und freizugeben. Darüber hinaus macht es Filestage den Reviewern leicht, präzises Feedback zu hinterlassen, da Kommentare und Anmerkungen direkt in der Datei hinuzgefügt werden können.

Filestage verfügt über eine intuitive und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche, die es Ihnen ermöglicht, individuelle Reviewprozesse einzurichten und in wenigen Minuten loszulegen. Und mit dem Projekt-Dashboard behalten Sie den Überblick über den Status jeder Datei. Diese Transparenz macht es noch einfacher, Ihre Projekte zu verwalten und sicherzustellen, dass sie pünktlich fertiggestellt werden.

Aproove – für optimierte Freigabe-Workflows

Aproove - für optimierte Freigabe-Workflows

Aproove ist ein Arbeitsmanagement-Tool, das Ihren Teammitgliedern hilft, Arbeitssilos in kollaborative Räume zu verwandeln. Ein integriertes Aufgabenmanagement ermöglicht es Ihnen, Arbeitsaufgaben über angepasste To-Do-Listen den richtigen Teammitgliedern zuzuweisen.

Mit Aproove behalten Sie den Überblick über alle Benutzer- und Projektaktivitäten mit Kanban- und Dashboard-Ansichten. Außerdem können Sie Versionen mit Versionsvergleichswerkzeugen wie Side-by-Side-Vergleich, Ghosted-Vergleich, Pixelvergleich und Overlay-Vergleich verfolgen und vergleichen. Eine Schwäche des Tools ist, dass es externen Beteiligten zu viel Kontrolle gibt, was Ihren Arbeitsablauf unterbrechen und die Dinge komplizierter machen kann.

Approval Studio – Software zur Designfreigabe für kreative Teams

ApprovalStudio - Design-Freigabe-Software für kreative Teams

Approval Studio bietet eine Lösung, um Ihre kreativen Assets auf die nächste Stufe zu bringen: Vier Vergleichsmodi helfen Kreativteams, das Beste aus dem Überprüfungs- und Genehmigungsprozess herauszuholen. Die Online-Proofing-Plattformunterstützt die meisten Dateitypen, die von Kreativteams verwendet werden, und ist in sieben Sprachen verfügbar.

Die Dreh- und Zoomfunktionen ermöglichen es dem Benutzer, das Layout von allen Seiten zu betrachten und alle Details zu bewerten. Einige Anwender haben berichtet, dass sie Probleme mit dem Hochladen großer PDF-Dateien hatten und dass sie mehrere Trainingseinheiten absolvieren mussten, um sich an dieses Tool zu gewöhnen.

Ashore – automatisierte kreative Arbeitsabläufe

Ashore - automatisierte kreative Arbeitsabläufe

Ashore ist eine weitere Online-Proofing-Plattform für Kreative. Mit diesem Werkzeug können Sie Arbeitsabläufe anpassen, indem Sie Meilensteine zur Freigabe für einzelne Projekte festlegen. Automatisierungsfunktionen sorgen dafür, dass alle Teammitglieder Erinnerungen erhalten, wenn sie vergessen haben, einen Review-Schritt vorzunehmen. Ashore verfügt auch über White-Labeling-Funktionen, so dass Sie Ihr eigenes Firmenlogo und Ihre eigene Domain hinzufügen können, wenn Sie mit Kunden zusammenarbeiten.

Wenn Sie viel mit Designs arbeiten, kann ein Nachteil dieses Tools sein, dass es keine Integration mit Adobe (InDesign, Illustrator, Photoshop) hat. Dadurch wird verhindert, dass Korrekturen und Ergänzungen des Auftraggebers direkt an den Designer zur Freigabe weitergegeben werden können.

Cospective – Online-Proofing für Film, TV und VFX

Cospective - Online-Proofing für Film, TV und VFX

Cospective ist ein sehr spezialisiertes Online-Proofing-System, das verschiedene Freigabe-Toolboxen anbietet, die auf die Film- und Unterhaltungsindustrie zugeschnitten sind. Mit cineSync bietet Cospective ein Remote-Review- und Freigabesystem für Film, TV und VFX. Frankie ist eine weitere Toolbox, die es Ihrem Team ermöglicht, Video-Reviews in Echtzeit zu erstellen.

Cospective bietet eine Nischen-Software für das Online-Proofing an, die von internationalen Film- und Fernsehproduktionen sowie von Kreativstudios aus den Bereichen Werbung, Musik und Videoerstellung eingesetzt wird.

Filecamp – Online-Proofing und DAM

Filecamp - Online-Proofing und DAM

Mit Filecamp erhalten Sie eine Online-Proofing-Software und ein Digital Asset Management (DAM )-System zur Verwaltung aller Ihrer digitalen Assets. Die Online-Proofing-Funktionen ermöglichen es Ihnen, Ihre Dateien zu kommentieren und freizugeben. Sie können auch Ihre Kunden einladen, Reviewer zu werden, indem Sie ihre E-Mail-Adressen zu jedem Projekt hinzufügen. Außerdem ermöglicht das DAM-System das Organisieren, Freigeben, Markieren und Verteilen all Ihrer digitalen Assets.

Obwohl Filecamp eine Vielzahl von Funktionen bietet, sind einige Benutzer besorgt über die schlechte mobile Erfahrung, das Layout und das minimalistische UI. Da Sie für jede Datei nur ein kleines Vorschaubild haben, kann es beim Navigieren schwierig sein, Bilder zu erkennen. Auch eine Drag-and-Drop-Funktion zum Verschieben von Dateien fehlt derzeit.

GoVisually – intuitive kreative Proofing-Software

GoVisually - intuitive kreative Proofing-Software

GoVisually besteht aus einer kreativen Freigabe-Toolbox, die sich hauptsächlich an drei verschiedene Zielgruppen richtet: Designer, die Feedback von internen und externen Kunden einholen müssen, Kreativagenturen und Marken, die ihren Review-Prozess vereinfachen müssen, und Marketing-Teams, die eine intuitive Möglichkeit für Reviews und Freigaben ihrer Design- und Videodateien benötigen.

Ein Problem, von dem Benutzer berichteten, ist die Unfähigkeit, E-Mail-Benachrichtigungen zu deaktivieren. Daher erhalten Sie zu viele E-Mails, so dass die Leute enttäuscht sind und sie ignorieren. Außerdem fehlen bei wirklich wichtigen Änderungen oder Updates in Ihren Projekten die Benachrichtigungen gänzlich.

GoProof – Freigabe-Workflows mit Adobe Creative Cloud®-Integration

GoProof - Freigabe-Workflows mit Adobe Creative Cloud®-Integration

GoProof ist eine Online-Proofing-Software, die sich hauptsächlich an die Designfunktion Ihres Unternehmens richtet. Mit GoProof können Sie anpassbare Freigabeprozesse für Reviews und Freigaben von Entwürfen einrichten. GoProof bietet eine Integration mit Adobe Creative Cloud einschließlich InDesign, Photoshop, Illustrator oder Premiere Pro.

Sie sollten dieses Tool jedoch nicht auf Ihrem mobilen Gerät verwenden, da viele Benutzer erwähnten, dass die mobile Erfahrung sehr schlecht ist. Benutzer berichteten auch, dass Dateinamen geändert werden, um sie dem Projekt anzupassen, was zu Verwirrung und Fehlern führen kann.

LookAt – Reviews und Zusammenarbeit für kreative Teams

LookAt - Überprüfung und Zusammenarbeit für kreative Teams

LookAt ermöglicht Designern und Vermarktern die Arbeit mit den gängigsten Dateitypen wie PSD, Videodateien, Microsoft Office sowie HTML, um nur einige zu nennen.

LookAt kann in gängige Schnittprogramme wie Adobe Premiere, After Effects oder Nuke Studio von The Foundry integriert werden. Sie können auch Dateien aus Cloud-Anwendungen wie DropBox oder Google Drive herunterladen. Zusätzlich enthält die Review- und Freigabesoftware von LookAt Funktionen zur Versionskontrolle und zum Vergleich, so dass Sie zwischen der neuesten Version und früheren Versionen Ihrer kreativen Arbeit hin und her wechseln können.

Eine Beschwerde von Anwendern ist, dass die Software zu teuer ist für die geringe Anzahl von Projekten, die Sie pro Monat erstellen können. Auch die geringe Qualität der 360-Videovorschau wird bemängelt.

PageProof – der Alleskönner unter den Freigabewerkzeugen

PageProof - der Alleskönner unter den Freigabewerkzeugen

PageProof bietet Ihnen ein Freigabe- und Review-Toolkit, das Funktionen wie ein Lineal, Gitternetzlinien, Fokusmodus, automatische Linkprüfung, Schriftarten, Farbanalyse und vieles mehr enthält.

Darüber hinaus können Sie Ihren Review- und Freigabeprozess gezielt steuern, z. B. indem Sie in der Marketingabteilung beginnen und über den Vertrieb und die Rechtsabteilung bis zur endgültigen Freigabe durch das obere Management gehen.

Allerdings können Benutzer nicht für jede Stufe des Prozesses eine Frist einrichten, was es schwieriger macht, Ihren Prozess zu verwalten und Fristen für einzelne Stufen oder Dateien einzuhalten.

Pastel – Software zur Freigabe von Kundenprojekten

Pastel - Software zur Genehmigung von Kundenprojekten

Pastel ist ein Online-Proofing-Tool, das den Review- und Freigabeprozess von kreativen Inhalten zwischen Ihnen und dem Unternehmen Ihres Kunden unterstützt. Mit Pastel können Sie automatisch Tickets in anderen Programmen wie Trello, Asana oder Jira erstellen. Das Tool fügt Informationen wie Browsertyp, Bildschirmgröße sowie einen Screenshot Ihrer Tickets hinzu.

Um den Review- und Freigabeprozess in Pastel zu starten, können Sie eine Freigabe-URL erstellen und den Link mit internen Teammitgliedern oder Ihrem Kunden teilen. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, alle wichtigen Stakeholder innerhalb und außerhalb der Organisation zu jedem Projekt einzuladen.

ProofHub – Proofing und Projektplanung

ProofHub - Proofing und Projektplanung

ProofHub ist eine beliebte webbasierte Review- und Freigabesoftware, die ein umfangreiches Toolkit zum Planen, Zusammenarbeiten, Organisieren und Freigeben Ihrer digitalen und kreativen Inhalte bietet. Die ProofHub-Software enthält eine Vielzahl von Planungswerkzeugen, mit denen Sie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, benutzerdefinierte Workflows und Stakeholder-Management-Funktionen zur Zuweisung individueller Rollen erstellen können.

Außerdem kann ProofHub mit Software wie FreshBooks, QuickBooks, Google Calendar, Dropbox, Google Drive, OneDrive und Outlook integriert werden. Nach Angaben von Anwendern kann es schwierig sein, den Überblick über alle Ihre Projekte zu behalten und gleichzeitig Projekte von anderen zu sehen.

ProofQuick – für Drucker, Fotografen und Designer

ProofQuick - für Drucker, Fotografen und Designer

ProofQuick bietet eine Online-Proofing-Lösung für drei verschiedene Zielmärkte: Druckereien, Fotografen und Designer. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen B2B- oder B2C-Dienstleistungen anbietet, können Sie mit ProofQuick jeden zu Ihrem Proofing-Prozess einladen, ohne zusätzliche Gebühren oder Datenbeschränkungen, damit Sie Feedback einholen können.

Mit der Online-Proofing-Software können Sie schneller Feedback geben und PNG-, PDF-, JPG-, GIF- und EPS-Formate freigeben, was zu Kosten- und Zeiteinsparungen führt.

Viele Softwareanbieter behaupten, dass ihr Tool einfach und leicht zu bedienen ist. Wenn Sie sichergehen wollen, dass das Tool, das Sie kaufen wollen, auch wirklich Ihren Anforderungen entspricht, sollten Sie es immer mit einer kostenlosen Testversion ausprobieren.

RemarkHQ – Video-Online-Proofing

RemarkHQ - Video-Online-Proofing

RemarkHQ ist eine Software für Video Collaboration und Online-Proofing für interne und externe Beteiligte. Die webbasierte Software konzentriert sich eindeutig auf die kreative Videoproduktion, so dass Marketing- und Videoagenturen sowie videokreative Freiberufler die Hauptzielgruppen des Unternehmens sind.

Die browserbasierte Oberfläche funktioniert geräteübergreifend und unterstützt u. a. Chrome, Firefox, Internet Explorer 9+ und Safari. Trotz aller positiven Aspekte des Tools konzentriert es sich nur auf die Videozusammenarbeit. Da die meisten Teams auch andere Dateiformate prüfen und gemeinsam bearbeiten müssen, erfüllt dieses Tool möglicherweise nicht alle Ihre Anforderungen.

ReviewStudio – gestraffte Projektgenehmigung

ReviewStudio - gestraffte Projektgenehmigung

ReviewStudio ist eine Online-Proofing-Software, die sich vor allem an Vermarkter und Designer wendet. Das Tool ermöglicht Marketing-Teams die gemeinsame Bearbeitung von Bildern, Videos, Webinhalten und PDFs. Seite-an-Seite-Vergleiche ermöglichen es Ihnen, den Fortschritt zwischen zwei Versionen zu überprüfen, was den Review- und Freigabeprozess all Ihrer Projekte weiter vereinfacht.

ReviewStudio bietet eine einzige Schnittstelle, auf der Webdesigner und Reviewer zusammenarbeiten und Feedback austauschen können. Aber eine wirklich wichtige Funktion fehlt: zeitgestempeltes Feedback. Außerdem sind die Kommentare nicht nach ihrer Reihenfolge im Video sortiert. Wenn Sie sie also durchgehen, springen Sie möglicherweise in Ihrem Video oder Dokument hin und her, was verwirrend sein kann.

QuickReviewer – für schnelles Online-Proofing

QuickReviewer - für schnelles Online-Proofing

Mit QuickReviewer können Sie Ihren gesamten Review- und Freigabeprozess vereinfachen, egal ob Sie Bilder, PDFs, Videos, Audiodateien oder Websites erstellen. Mit dem Website-Proofing-Tool können Sie Werbebanner, HTML-Seiten, Newsletter und Live-Websites auf die Reaktionsfähigkeit auf verschiedenen Bildschirmgrößen prüfen. Außerdem können Sie jede Ansicht in einem einzigen Dashboard mit Anmerkungen versehen.

Derzeit bietet das Tool keine mobile Version an. Einige Benutzer kritisieren, dass man keine vergangenen Kommentare sehen kann, nachdem eine neue Version hochgeladen wurde. Außerdem bietet das Tool nur eine Kommentarfunktion für Dokumente.

Screenlight – für organisiertes Kundenfeedback und kreative Arbeit

Screenlight - für organisiertes Kundenfeedback und kreative Arbeit

Screenlight bietet Kreativ- und Marketing-Teams eine einzige Management-Plattform, um Kunden-Feedback zu organisieren und zu verwalten. Je mehr Personen an einem einzigen kreativen Projekt beteiligt sind, desto mehr Probleme können die Designer haben, wenn sie versuchen, alle Vorschläge umzusetzen. Screenlight ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeit hochzuladen, sie mit allen Beteiligten zu teilen und Feedback einzuholen.

Trotz der Stärken des Tools beklagen einige Anwender eine fehlende Versionskontrolle, fehlende Unterstützung für Side-by-Side-Vergleiche und Schwierigkeiten mit der Benutzeroberfläche.

WebProof – optimierte Proofing-Workflows

WebProof - optimierte Proofing-Workflows

WebProof bietet eine Proofing-Management-Plattform, die Ihnen eine Vogelperspektive auf alle Ihre Projekte bietet. Sie können sofort sehen, welche Projekte Ihre Aufmerksamkeit benötigen. Über die Oberfläche können Sie Korrekturen, Rückmeldungen, Review- und Freigabestatus überprüfen. Darüber hinaus besteht die Toolbox von WebProof aus nützlichen Funktionen wie Kommentaren, Zeichenfeld, Textmarker und Werkzeugen zur Zusammenarbeit. Das Werkzeug arbeitet auch nahtlos mit bekannter Drittsoftware wie InDesign oder Illustrator zusammen.

Um Ihre Abläufe anpassen zu können, benötigen Sie ein fundiertes Wissen über Arbeitsabläufe und Prozesse im Tool. Außerdem kann es manchmal schwierig sein, die richtigen Informationen zu finden. Eine weitere Sache, die von Anwendern gemeldet wurde, ist, dass man ein PDF mit Kommentaren nicht herunterladen kann, um es an Beteiligte außerhalb des Systems zu senden.

Workfront – optimierte Arbeitsabläufe und Projektverwaltung

Workfront - optimierte Arbeitsabläufe und Projektverwaltung

Workfront richtet sich insbesondere an Marketing-, IT- und Projektmanager. Seine Oberfläche ermöglicht es Ihnen, an mehreren Aufgaben zusammenzuarbeiten, Feedback zu hinterlassen und Ihre Arbeit schneller abzuschließen.

Ganz gleich, ob Sie Ihren Feedback- und Korrekturprozess optimieren müssen oder ob Sie eine Projekt- und Aufgabenmanagementlösung zur Optimierung eines komplexen Workflows benötigen, WorkFront bietet eine Plattform, die mehreren Anforderungen gerecht wird. Da dieses Tool viele Funktionen und ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten bietet, kann die Einrichtung schwierig und zeitaufwendig sein. Wenn Sie auf der Suche nach einem Werkzeug sind, mit dem Sie sofort loslegen können, könnte dieses Werkzeug zu komplex sein.

Ziflow – vereinfachte Review Prozesse

Ziflow - vereinfachte Inhaltsüberprüfung

Mit Ziflow können Benutzer Videos, Bilder, Webseiten, Dokumente und andere Inhalte auf einer einzigen Plattform überprüfen. Diese Plattform ermöglicht es den Benutzern, alle relevanten Inhalte zu visualisieren, wodurch es einfacher wird, Feedback zu sammeln und umzusetzen.

Allerdings enthält das Tool keine Funktionen für die Aufgabenverwaltung, was den Arbeitsablauf stören und die Arbeit weniger effizient machen kann. Benutzer kritisieren auch, dass es verwirrend sein kann, Projekte einzurichten, bis man den Unterschied zwischen den Phasen und die Rollen der Reviewer und Entscheider kennt. Das bedeutet, dass Ihr Team möglicherweise mehrere Schulungen benötigt und viel Zeit aufwenden muss, um dieses Tool kennen zu lernen.

Die Struktur des Online-Proofing-Prozesses

Nachdem Sie nun einen guten Überblick über die am häufigsten verwendete Online-Proofing-Software haben, stellen wir Ihnen den Online-Proofing-Prozess im Detail vor.

Die Struktur des Online-Proofing-Prozesses

Das Online-Proofing umfasst die letzte Phase der Inhaltserstellung und beginnt, nachdem der erste Entwurf erstellt wurde.

1. Fragen Sie nach Feedback

Laden Sie Ihre Datei auf die Online-Proofing-Plattform hoch und laden Sie Ihre Reviewer ein, indem Sie deren E-Mail-Adressen hinzufügen. Sie werden dann automatisch benachrichtigt, dass eine neue Datei für sie zur Freigabe vorliegt.

Filestage Reviewer einladen

2. Feedback erhalten

Je nach den Rollen und Berechtigungen der einzelnen Teammitglieder können Kommentare hinzugefügt und mit einem bestimmten Teil der Datei verknüpft werden. Außerdem können Sie Anmerkungen und Zeichnungen hinzufügen und sogar Beispiele anhängen, um Ihr Feedback zu verdeutlichen. Bei komplexen Dateien wie z. B. Videos können die Reviewer einfach auf das Video zeigen und klicken, um Änderungen zu markieren und Kommentare zu hinterlassen.

3. Feedback besprechen

Wenn Reviewer mit einem Kommentar nicht einverstanden sind oder das Feedback weiterer Erklärungen bedarf, bieten Online-Korrekturwerkzeuge eine breite Palette von Funktionen für die Zusammenarbeit. Im Kommentarbereich können Rezensenten und Inhaltsersteller auf andere Kommentare antworten, Personen erwähnen oder Anhänge hinzufügen, um die Dinge zu verdeutlichen.

Feedback besprechen

4. Änderungen umsetzen

Jetzt können die Ersteller der Inhalte beginnen, alle erforderlichen Änderungen zu implementieren. Je nach Feedback kann diese Phase einige Stunden oder sogar Tage dauern. Viele Tools bieten integrierte To-Do-Listen, die den Redakteuren helfen, kein Feedback zu übersehen.

5. Weitere Feedback-Runden

Sobald die Änderungen aus dem ersten Review-Schritt implementiert und genehmigt wurden, geht diese Version in den zweiten Review-Schritt, wo sie von einer weiteren Stakeholder-Gruppe geprüft wird. Normalerweise müssen Designer mehrere neue Versionen hochladen, um alle Reviewer und Reviewgruppen zufriedenzustellen.

6. Endgültige Freigabe

Sobald die Datei alle Review-Schritte durchlaufen und die endgültige Freigabe erhalten hat, können Sie sie einfach herunterladen und auf Ihren geplanten Kanälen veröffentlichen. Außerdem können Sie es mit wenigen Klicks in das DAM-System Ihres Unternehmens einbinden.

Wie das obige Beispiel zeigt, vereinfacht und vereinheitlicht eine Online-Proofing-Software wie Filestage den gesamten Online-Proofing-Prozess und spart damit wertvolle Arbeitszeit für alle Beteiligten.

Im folgenden Abschnitt graben wir ein wenig tiefer und zeigen Ihnen, wie Online-Proofing-Software dazu beiträgt, den Gewinn Ihres Unternehmens zu steigern.

Wie Online-Proofing zu Ihrem Geschäftsergebnis beitragen kann

Wie kann eine Review- und Freigabesoftware einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen? In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Online-Proofing-Software zu Ihrem Umsatz und Gewinn beiträgt.

Markenkonformität

Je nach Branche kann die Einhaltung von Markenvorschriften entscheidend für den Erfolg sein – denken Sie nur an die Pharmaindustrie. Infolgedessen kann eine Online-Proofing-Software Ihnen helfen, schädliche Klagen zu vermeiden. Außerdem sorgt die Review- und Freigabesoftware für Konsistenz über alle Marken-Assets hinweg.

Verträge

Wenn Sie vergessen, kritische Punkte in einem Vertrag zu überprüfen, kann dies langfristige Auswirkungen auf die Beziehungen zu Ihren Kunden haben. Online-Proofing stellt sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen in Ihren Vertrag aufnehmen.

Marketing-Inhalte

Mit Hilfe eines Online-Proofing-Tools und einer Review- und Freigabesoftware ist Ihr Marketingteam in der Lage, qualitativ hochwertigen Output in einem schnelleren Tempo zu produzieren, was sich positiv auf den Umsatz Ihres Unternehmens auswirkt.

Höhere Produktivität

Da jeder, der am Online-Proofing beteiligt ist, Zeit sparen kann, profitieren Sie von einer effizienteren Belegschaft. Sie können jeden Monat hunderte von Stunden einsparen, die sonst verschwendet werden könnten. Diese Effizienzsteigerung ermöglicht es Ihrem Team, mehr Arbeit zu erledigen.

Fazit

Wie wir gesehen haben, bietet die beste Online-Proofing-, Review- und Freigabesoftware eine einfache und schnelle Möglichkeit, den Output von praktisch allen Unternehmensfunktionen zu verbessern und gleichzeitig die Arbeitsabläufe zu optimieren.

Da jedes Review-Team wie Produktmanagement, Marketing oder Rechtsabteilung bestimmte Kriterien Ihrer Inhalte und Dokumente prüfen kann, ermöglicht ein solider Online-Proofing-Prozess Ihrer gesamten Organisation einen Effizienzsprung. Dies wird einen spürbaren Einfluss auf die Gewinn- und Verlustrechnung Ihres Unternehmens haben.

Wir hoffen, dass wir Ihnen wertvolle Einblicke in Online-Proofing-Software gegeben haben, die es Ihnen ermöglichen, einen der am meisten unterschätzten Geschäftsprozesse zu rationalisieren.