Haben Sie Schwierigkeiten, mit der schieren Menge an Multimedia-Inhalten, die Sie produzieren, Schritt zu halten? Wenn Ihre Dateien über verschiedene Plattformen verstreut sind, kann das Verwalten und Auffinden von Inhalten zu einem logistischen Albtraum werden.
Das Media-Asset-Management (MAM) ist dazu da, dass all Ihre Rich-Media-Bestände ordentlich gespeichert und an einem zentralen Ort organisiert werden. Das ist nicht nur aus organisatorischer Sicht ein Segen, sondern auch aus Sicherheitsaspekten.
In diesem Leitfaden tauchen wir in die Welt des Media-Asset-Managements ein und erläutern, was es ist, welche Vorteile es bietet und welche Best Practices für die Implementierung einer Media-Asset-Management-Software gelten.
Legen wir direkt los!
Was ist Media-Asset-Management?
Lassen Sie uns zunächst einmal erläutern, was wir unter Media Assets oder Medienbeständen verstehen. Bei Media Assets handelt es sich in diesem Zusammenhang um Multimediadateien wie Videos und Audiodateien – Rich-Media-Content, der für Marketingkampagnen, Social Media, interne Kommunikation und mehr unerlässlich ist.
Media-Asset-Management bezieht sich dann sowohl auf den Prozess als auch auf die Software, die zum Speichern, Organisieren und Verteilen dieser Medieninhalte verwendet wird.
Indem Sie all Ihre Rich-Media-Dateien an einem zentralen Ort speichern, erleichtern Sie es allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens, die richtigen Dateien zu finden und darauf zuzugreifen. Dies führt zu einer besseren Zusammenarbeit, mehr Konsistenz über verschiedene Projekte hinweg und einer geringeren Wahrscheinlichkeit, dass Assets verloren gehen, verlegt oder missbraucht werden.
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Was ist der Unterschied zwischen MAM, DAM und VAM?
Media-Asset-Management wird oft mit den Begriffen Digital-Asset-Management (DAM) und Video-Asset-Management (VAM) verwechselt oder synonym dazu verwendet. Es gibt jedoch einige feine Unterschiede:
- Media-Asset-Management – Media-Asset-Management-Software ist für das Handling einer Vielzahl von Dateiformaten und -größen konzipiert, wird aber in der Regel dafür eingesetzt, große Mengen an umfangreichen Inhalten wie Video-, Audio- und anderen Multimediadateien zu verwalten.
- Digital-Asset-Management – Digital-Asset-Management-Software deckt ein breiteres Spektrum an digitalen Assets ab, darunter Bilder, Dokumente und Präsentationen. Solche Digital-Asset-Management-Systeme werden oft verwendet, um Werbematerialien über verschiedene Märkte zu verteilen, wie zum Beispiel Point-of-Sales-Displays.
- Video-Asset-Management – Video-Asset-Management-Software, ebenfalls Teil eines Digital-Asset-Management-Systems, konzentriert sich ausschließlich auf Video-Assets und umfasst in der Regel tiefgreifende Integrationsfunktionen für den Videoproduktionsprozess, wie zum Beispiel fortgeschrittene Bearbeitung und Transkodierung.
Im Wesentlichen ist VAM eine spezialisierte Teilmenge von MAM, was wiederum eine spezialisierte Teilmenge von DAM ist. Wenn Sie so wollen, ist eine Digital-Asset-Management-Software also gewissermaßen der übergeordete Container, der auch die anderen Systeme beinhalten kann. Welches System Sie wählen, hängt von den spezifischen Bedürfnissen und dem Schwerpunkt Ihrer Organisation ab.
Lassen Sie uns ein wenig tiefer in Media-Asset-Management-Systeme eintauchen.
7 Vorteile von Media-Asset-Management-Software
Dies sind einige der wichtigsten Vorteile der Implementierung einer Media-Asset-Management-Lösung.
1. Bessere Organisation und Zugänglichkeit
Einer der wesentlichen Vorteile von Media-Asset-Management-Software ist die zentrale und gut organisierte Speicherung aller Mediendateien und -bestände.
Das bedeutet, dass jeder in Ihrem Unternehmen einfachen Zugriff auf Dateien hat. Teammitglieder können bei Bedarf jederzeit auf die Mediathek zugreifen, unabhängig von ihrem Standort und ihrem Gerät – und ohne um Hilfe bitten zu müssen.
Keine verzweifelten E-Mails oder Slack-Nachrichten mehr mit der Frage, ob jemand weiß, wo die neueste Version einer Videodatei ist. Alles ist nur ein paar Klicks entfernt, was Zeit spart und Frustration verringert.
2. Einfachere Suchfunktionalität
Die Suche nach bestimmten Mediendateien in Ihrer Datenflut ist mit einer MAM-Lösung viel einfacher.
Sie können Metadaten-Tags zu Mediendateien hinzufügen, sodass diese nach verschiedenen Kriterien wie Keywords, Upload- oder Veröffentlichungsdatum, Dateityp, Ersteller, Projektname und anderen benutzerdefinierten Attributen durchsuchbar sind.
So können Sie die benötigten Assets schnell finden und abrufen, was Ihnen und Ihrem Team eine Menge Zeit und Ärger erspart.
3. Bessere Zusammenarbeit
Einige MAM-Systeme ermöglichen es Nutzern, Kommentare abzugeben und sogar digitale Medien-Assets an Ort und Stelle zu bearbeiten und freizugeben.
Dies kann kollaborative Workflows unterstützen, indem es sicherstellt, dass das Feedback konsolidiert und zugänglich ist, wodurch Missverständnisse vermieden und die Projektzeitpläne beschleunigt werden.
Mit Funktionen wie der Versionskontrolle können Teams Änderungen und Aktualisierungen verfolgen und gleichzeitig sicherstellen, dass jeder mit den aktuellsten Dateien arbeitet.
4. Mehr Sicherheit und Kontrolle über Bestände
Das Speichern und Verteilen von Mediendateien auf verschiedenen Plattformen kann ein Sicherheitsrisiko darstellen, insbesondere wenn Sie mit sensiblen Inhalten arbeiten.
MAM-Systeme verfügen über robuste Sicherheitsfunktionen und ermöglichen es Administratoren, Berechtigungen und Zugriffsebenen festzulegen, sodass nur autorisierte Nutzer bestimmte Assets anzeigen oder bearbeiten können.
MAM-Systeme können auch Nutzeraktivitäten und Änderungen an Assets nachverfolgen und so einen Prüfpfad erstellen, der die Sicherheit und Verantwortlichkeit in Ihrer Organisation erhöht.
5. Blick aus der Vogelperspektive auf die Medienbestände
MAM-Systeme bieten einen klaren und umfassenden Überblick über alle Multimedia-Assets innerhalb einer Organisation.
Dieser Überblick hilft bei der Planung und Entscheidungsfindung – zum Beispiel bei der Entscheidung, welche Assets für ein bevorstehendes Projekt produziert werden müssen, oder bei der Identifizierung von Lücken in bestehenden Inhalten.
Mit einem klaren und organisierten Überblick über alle Medienressourcen können Marketingmanager und andere Stakeholder die vorhandenen Ressourcen optimal nutzen und zukünftige Inhalte strategisch planen.
Wenn Marketing Ihr tägliches Brot ist, sollten Sie sich unseren Leitfaden zum Marketing-Asset-Management ansehen.
6. Skalierbarkeit
Die Planung für die Zukunft ist entscheidend. Wenn Ihre Organisation schnell expandiert, kann die Verwaltung einer zunehmenden Anzahl von Medienbeständen und komplexen Workflows zu einer Herausforderung werden.
MAM-Systeme sind skalierbar, das heißt, sie können mit Ihrer Organisation wachsen. Wenn Ihre Medienbibliothek wächst und Ihre Medien-Workflows komplizierter werden, passt sich Ihr MAM-System an diese Veränderungen an, damit Ihre Media-Management-Prozesse effizient und effektiv bleiben – unabhängig vom Umfang.
7. Versionskontrolle
Die Versionskontrolle ist ein Muss für digitale und Artwork-Management-Prozesse. Und sie ist auch ein weiterer bedeutsamer Vorteil von Media-Asset-Management-Systemen.
Diese Lösungen sorgen für eine sichere Speicherung verschiedene Versionen Ihrer Medienbestände und dafür, dass immer die aktuellsten Versionen zugänglich sind. Dies verhindert die versehentliche Verwendung veralteter Dateien und beseitigt das übliche Chaos rund um die Frage: „Ist das die neueste Version?“.
Sie müssen sich nicht mehr durch endlose E-Mail-Ketten oder Cloud-Ordner wühlen, in dem Versuch, die richtige Datei zu finden – alles wird im System verfolgt und aktualisiert, was Ihnen jede Menge Kopfschmerzen und potenzielle Missgeschicke erspart.
7 Best Practices für die Implementierung eines MAM-Systems
Jedes MAM-System ist ein wenig anders. Uabhängig davon haben wir hier einige bewährte Verfahren für Sie zusammengestellt, die sich durchgängig anwenden lassen, wenn Sie eine MAM-Software implementieren.
1. Standardisieren Sie Namenskonventionen und Metadaten
Die Festlegung standardisierter Grundsätze für die Benennung von Dateien und Metadaten ist der erste und wichtigste Schritt bei der Implementierung eines neuen Media-Asset-Management-Systems. So kann jeder Dateien mithilfe der Suchfunktion ganz leicht finden und identifizieren.
Beginnen Sie damit, ein Standardformat für Dateinamen festzulegen, zum Beispiel „Projektname_Videobeschreibung_Datum_Versionsnummer“. Dasselbe Format sollte überall angewendet werden – stellen Sie also sicher, dass dies allen Nutzern mitgeteilt wird, die die Berechtigung haben, neue Assets hochzuladen.
Auch die Metadaten sollten für alle Assets standardisiert sein. Fügen Sie detaillierte Tags wie Keywords, Erstellernamen und Projektdetails hinzu. So bleibt Ihre Mediathek übersichtlich und leicht durchsuchbar.
2. Verwenden Sie Metadaten, um Urheberrechtsprobleme zu vermeiden
Metadaten dienen nicht nur der Auffindbarkeit, sondern können Ihnen – rechtlich gesehen – auch das Leben retten. Versehen Sie Ihre Rich-Media-Assets mit relevanten Copyright-Informationen und Details zu Lizenzierung, Nutzungsbeschränkungen und Ablaufdaten, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Medienbestände im Rahmen ihrer rechtlichen Bestimmungen verwendet werden, um eine unbefugte Nutzung zu verhindern. So bleibt Ihre Organisation konform und sicher.
3. Stellen Sie sicher, dass Assets vor dem Hochladen freigegeben wurden
Vergewissern Sie sich vor dem Hochladen, dass alle Video- und Multimediadateien von den entsprechenden Stakeholdern komplett freigegeben wurden. So bleibt Ihre Bibliothek frei von Unordnung, da alle Assets abgesegnet und einsatzbereit sind. Verwenden Sie ein Review- und Freigabe-Tool wie Filestage, um einen Review-Prozess einzurichten und jedes Asset auf Qualität, Relevanz und Einhaltung der Branding-Richtlinien zu überprüfen.
Apropos Branding: Werfen Sie einen Blick in unseren Leitfaden zum Thema Brand-Asset-Management.
4. Legen Sie klare Zugriffsberechtigungen und Nutzerrollen fest
Die Festlegung klarer Zugriffsberechtigungen und Benutzerrollen ist entscheidend. Wenn Sie festlegen, wer auf verschiedene Arten von Mediendateien zugreifen, sie bearbeiten und verwalten darf, schützen Sie sensible Inhalte. Zudem verhindern Sie Änderungen und einen unbefugten Zugriff. Auf diese Weise bleiben Ihre Medienbestände sicher und jedes Teammitglied kann seine Aufgaben erfüllen, ohne irgendwelche Grenzen zu überschreiten.
5. Aktualisieren und prüfen Sie das System regelmäßig
Regelmäßiges Aktualisieren und Prüfen Ihres MAM-Systems trägt dazu bei, dass es seine Spitzenleistung und ein hohes Maß an Sicherheit beibehält, sodass Ihre Medienbestände auch weiterhin sicher und zugänglich sind. Planen Sie regelmäßige Audits ein, um veraltete oder irrelevante Inhalte zu entfernen, Metadaten zu aktualisieren und sicherzustellen, dass alles den aktuellen Standards entspricht.
6. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter für die effektive Nutzung des MAM-Systems
Damit Ihre MAM-Lösung läuft wie am Schnürchen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihr Team in der effektiven Nutzung der Lösung zu schulen. Behandeln Sie die Grundlagen des Hochladens, Benennens, Markierens und Abrufens von Assets und gehen Sie auf erweiterte Funktionen wie Versionskontrolle und Workflow-Automatisierung ein. Je besser Ihre Mitarbeiter das System verstehen, desto besser sind sie in der Lage, es unabhängig und effektiv zu nutzen.
7. Integrieren Sie Ihre MAM-Software mit anderen Tools
Um Ihre Media-Asset-Management-Software optimal nutzen zu können, sollten Sie ihre Integrationsmöglichkeiten erforschen. Durch die Integration in andere Tools wie Projektmanagement-, Bearbeitungs- oder Kollaborationssoftware und Cloud-Speicher entsteht ein nahtloser Workflow für die Verwaltung und Nutzung Ihrer Multimedia-Assets.
Die Integration mit Filestage kann zum Beispiel den Review- und Freigabe-Prozess optimieren, indem Teammitglieder direkt auf der Plattform Feedback teilen und Assets freigeben können.
Wie Filestage Sie beim Media-Asset-Management unterstützt
Wie wir bereits besprochen haben, ist es wichtig, dass alles, was zur Verteilung in Ihre MAM-Software gelangt, von den richtigen Personen freigegeben wurde. Bevor Sie neue Inhalte in das System hochladen, hilft Ihnen ein effektiver Review- und Freigabe-Prozess dabei, sicherzustellen, dass alles den Vorschriften entspricht und zugleich markenkonform und fehlerfrei ist.
Dies sind nur einige der Möglichkeiten, wie Filestage die Prüfung und Freigabe von Medieninhalten vereinfacht:
- Richten Sie Projekt-Workflows ein, um alle Medienbestände und Stakeholder an einem Ort zu verwalten und freizugeben.
- Lesen und diskutieren Sie das Feedback an einem Ort, damit Ihre Stakeholder immer auf dem neuesten Stand sind.
- Holen Sie mit Point-and-Click-Kommentaren, Anmerkungen und einer automatischen Timecode-Erfassung schnelles und präzises Feedback ein.
- Legen Sie Fristen fest, um Ihre Projekte auf Kurs zu halten.
- Verfolgen Sie Freigaben und Änderungsanfragen auf einen Blick in Ihrem Dashboard.
- Protokollieren Sie jede Version und jeden Kommentar, damit Sie überprüfen können, ob das gesamte Feedback berücksichtigt wurde.
- Integrieren Sie Filestage nahtlos in Ihr bestehendes MAM-System, damit freigegebene Inhalte direkt in den entsprechenden Ordner eingefügt werden.
Beschleunigen Sie Ihre Marketing-Reviews
Teilen Sie Entwürfe, holen Sie Feedback dazu ein und lassen Sie alle Ihre Media-Assets an einem Ort freigeben.
Fazit
Mit einem Media-Asset-Management-System werden all Ihre Video- und Multimediadateien ordentlich gespeichert und organisiert. So kann Ihr Team die benötigten Assets schnell finden und nutzen. Zudem bleibt die Konsistenz über alle Projekte hinweg gewahrt, ohne die Gefahr, dass Inhalte verloren gehen oder falsch verwendet werden.
Wenn Sie selbst sehen möchten, wie Filestage Ihnen dabei helfen kann, Feedback einzuholen und Freigaben für Ihre Medien-Assets zu erhalten, bevor diese in Ihr Media-Asset-Management-System hochgeladen werden, → starten Sie hier eine kostenlose Testphase.
