Die Top 10 der Team-Management-Software für einen harmonischen Arbeitsablauf

Wenn es darum geht, ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, ist Teamwork der Schlüssel zum Erfolg. Oder wie man im Englischen so schön sagt: „Teamwork makes the dream work“. Aber nur, wenn diese Teams effektiv geführt werden und die nötigen Werkzeuge an die Hand bekommen, um erfolgreich zu sein.

In diesem Artikel helfe ich Ihnen bei der Auswahl der besten Team-Management-Software, mit der Sie Teams bei jedem Projekt effizienter managen können.

Dies sind die 10 besten Team-Management-Tools:

1. Asana
2. Filestage
3. Basecamp
4. Helpjuice
5. monday.com
6. ClickUp
7. Slack
8. Clockify
9. Trello
10. Height

Doch bevor wir uns mit den verschiedenen Anwendungsfällen der einzelnen Management-Tools für Teams befassen, lassen Sie uns einen Blick auf einige der größten Vorteile werfen, die der Einsatz der richtigen Team-Management-Software mit sich bringt.

5 Gründe für den Einsatz einer Team-Management-Software

Bei der Verwaltung eines Teams gibt es viele Dinge zu beachten, von der Sicherstellung, dass jeder weiß, an welchen Aufgaben er arbeitet, bis hin zur Verfolgung des Projektfortschritts und der Berichterstattung darüber. Aus diesem Grund verwenden viele Unternehmen ein Tool, das ihnen einen Teil der Zeit und des Stresses beim Management ihres Teams abnimmt.

Hier sind fünf Gründe, warum Unternehmen die Arbeit mit einem Team-Management-Tool in Betracht ziehen sollten.

1. Effiziente Zusammenarbeit

Team-Management-Tools bieten allen Teammitgliedern eine zentrale Plattform, auf der sie in Echtzeit kommunizieren, Dateien teilen, Aufgaben zuweisen und an Projekten zusammenarbeiten können. Dies schafft natürlich Raum für eine bessere Teamarbeit, denn es wird sichergestellt, dass alle Beteiligten denselben Informationsstand haben und leicht auf die Informationen zugreifen können, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Ganz besonders wichtig für Remote-Teams!

2. Höhere Produktivität

Die besten Teammanagement-Tools sind mit Funktionen wie Aufgabenzuweisung, Fristenverwaltung und Fortschrittskontrolle ausgestattet. Zusammen helfen diese Funktionen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Teamkollegen für deren Teil eines Projekts verantwortlich zu machen. Dies verringert das Risiko, dass jemandem Aufgaben entgehen, und hilft den Teams, den Fokus auf ihre Ziele zu halten.

Indem Sie mit einem Team-Management-Tool Reibungsflächen in Ihrem Workflow ausbügeln, können Ihre Teams schneller und produktiver arbeiten.

3. Effektive Kommunikation

Teammanagement-Tools verfügen in der Regel auch über eine Reihe von Kommunikationsfunktionen wie Chats, Kommentare und Benachrichtigungen. Status-Updates für alle Beteiligten gelingen so beinahe mühelos. Diese Methoden erleichtern es den Teammitgliedern, effektiv zu kommunizieren, ohne auf langwierige E-Mail-Verläufe oder auf verschiedenen Plattformen verstreute Nachrichten angewiesen zu sein.

Auf diese Weise verringern die Tools für die Teamkommunikation Missverständnisse und sorgen dafür, dass durch eine schnelle und klare Kommunikation alle auf dem Laufenden bleiben.

4. Mehr Verantwortlichkeit und Initiative

Damit Teams wirklich erfolgreich sind, muss jedes Mitglied die Verantwortung für seine individuelle Rolle innerhalb eines Projekts übernehmen. Team- und Projektmanagement-Tools fördern das Gefühl der Verantwortlichkeit, indem sie den Teammitgliedern genau zeigen, wer wofür verantwortlich ist, und den Projektstatus verfolgen. Das verschafft dem gesamten Team mehr innere Ruhe und baut Vertrauen innerhalb des Teams auf.

Diese Art von Transparenz schafft auch mehr Möglichkeiten für Teammitglieder, sich in arbeitsreichen Zeiten gegenseitig zu helfen und so das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.

5. Kontinuierliche Verbesserung

Manche Tools für die Zusammenarbeit im Team bieten Projektmanagern und Teamleitern wertvolle Einblicke in Zeitplanung, Projektabläufe und mehr. Durch die Analyse dieser Daten sind Unternehmen in der Lage, Engpässe zu erkennen, Prozesse zu optimieren und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, um ihre Effizienz und Effektivität kontinuierlich zu verbessern.

Die 10 besten Team-Management-Tools

Es gibt eine Fülle von Tools für das Teammanagement, und es kommen ständig neue Plattformen auf den Markt. Um Ihnen die Suche nach einem Tool zu erleichtern, habe ich eine Liste mit meinen Top-Empfehlungen für eine Reihe verschiedener Anwendungsfälle zusammengestellt.

Los geht’s!

1. Asana – Das beste Tool für die Aufgabenverwaltung

Asana hilft Projektmanagern und Teammitgliedern gleichermaßen, den Überblick über ihr Arbeitspensum zu behalten und Projekte pünktlich fertigzustellen – jedes Mal.

Dieses beliebte Projektmanagement-Tool bietet eine breite Palette von Funktionen, die es jedem Teammitglied erleichtern, Projekte von Anfang bis Ende zu bearbeiten. Die Benutzeroberfläche von Asana ist erfreulich einfach zu bedienen, sodass jeder die Funktionen ohne große Umwege optimal nutzen kann.

Mit Asana können Sie verschiedenen Teammitgliedern Aufgaben zuweisen. Wenn diese dann ihren Teil erledigt haben, können sie die Aufgabe als abgeschlossen markieren, damit sie in den nächsten Schritt verschoben wird. Stellen Sie sich das Ganze wie ein virtuelles Fließband vor, das Projekte mit vollständiger Transparenz für alle Beteiligten in Gang hält.

Darüber hinaus bietet die Projektmanagement-Software von Asana auch Funktionen wie Zeiterfassung und Workload-Management, um Teams bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.

2. Filestage – Der Spitzenreiter für die Freigabe von Inhalten

Nichts schafft schneller Chaos als ein fehlerhafter Review-und Freigabeprozess. Das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Plattformen. Sich in langwierigen E-Mail-Ketten verfangen. Verwechseln von Dateiversionen. All diese kleinen Pannen machen jede Arbeit komplexer und zeitaufwändiger, als sie sein müsste. Deshalb brauchen Teams Filestage.

Filestage ist ein Tool für die Zusammenarbeit im Team, das die Art und Weise, wie Sie Inhalte teilen, prüfen und Feedback dafür geben, optimiert. Filestage bietet Ihnen einen einzigen, zentralisierten Bereich für all Ihre Content-Reviews und verbessert so die Zusammenarbeit – sowohl innerhalb Ihres Teams als auch zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern.

Die wichtigsten Funktionen

• Laden Sie unbegrenzt viele Teamkollegen und Kunden ein, Ihren Content zu prüfen und freizugeben.
• Führen Sie Reviews für alle gängigen Dateiformate (Dokumente, Designs, Videos, Audio, HTML, PDFs, Live-Websites) mit einem Tool durch.
• Fügen Sie Fälligkeitsdaten hinzu, um Ihre Projekte auf Kurs zu halten und Ihrem Team bei der Einhaltung von Deadlines zu helfen.
• Erstellen Sie Reviewer-Gruppen, um sicherzustellen, dass Dateien in der richtigen Phase von den richtigen Teammitgliedern freigegeben werden.
• Kommentieren Sie für klareres Feedback, das in Echtzeit angezeigt wird, direkt in der Datei.
• Verwandeln Sie Kommentare in To-do-Listen, damit Ihr Team genau weiß, was es als Nächstes zu tun hat.
• Der Versionsverlauf hilft Ihrem Team, den Überblick über frühere Kommentare und Änderungen zu behalten.
• Automatisieren Sie Routine-Prozesse, um Ihre Content-Reviews zu beschleunigen.
• Projekt-Dashboards helfen Ihnen, die Übersicht darüber zu behalten, was zu tun ist und wer noch Feedback geben muss.
• Integrationen mit Dropbox, Google Projektmanagement-Apps, Slack, Microsoft Teams und mehr für einen reibungsloseren teamübergreifenden Workflow.

Wie Sie Projekte mit Filestage prüfen und freigeben

• Registrieren Sie sich kostenlos bei Filestage.
• Laden Sie Ihre Dateien hoch und fügen Sie ein Fälligkeitsdatum hinzu.
• Laden Sie Reviewer ein oder senden Sie ihnen einen Link.
• Lassen Sie Mitarbeiter in den Kommentaren Feedback abgeben und Ideen diskutieren.
• Laden Sie neue Versionen hoch, bis alle Teamkollegen zufrieden sind.

3. Basecamp – Die Nr. 1 für die Verwaltung kleiner Teams

Basecamp ist eine Team-Management-Software, die in all ihren Funktionen auf Einfachheit setzt, indem sie kreatives Projektmanagement, Kollaboration und Kommunikation in einer benutzerfreundlichen Plattform vereint. Das macht sie zum perfekten Werkzeug für kleinere Teams oder für diejenigen, die ein zuverlässiges Tool ohne viel Schnickschnack suchen.

Das wirklich Schöne an Basecamp ist, dass der Bedarf an mehreren verschiedenen Plattformen und E-Mail-Ketten überflüssig wird. Denn es dient als zentraler Knotenpunkt für alles rund um die Zusammenarbeit im Team. Die Mitglieder können sowohl öffentlich als auch privat kommunizieren, Dateien teilen, To-do-Listen erstellen, den Projektfortschritt verfolgen und vieles mehr.

Alles in allem ist Basecamp auf jeden Fall einen Versuch wert, wenn Sie sich ein erschwingliches und unkompliziertes Tool zur Teamverwaltung wünschen!

4. Helpjuice – Das Top-Tool für die Erstellung gemeinsamer Wissensdatenbanken

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Teammanagements ist die Möglichkeit, auf einfache Weise Informationen zwischen den Teammitgliedern auszutauschen. Und Helpjuice ist eines der besten Tools, das Ihnen hilft, alle Informationen zu sammeln, die Ihr Team braucht!

Mit Helpjuice können Teams gemeinsam Wissensdatenbanken erstellen und teilen, um einen schnellen Zugriff und schnellere Arbeitsabläufe zu ermöglichen. Diese Team-Management-Software bietet außerdem eine beeindruckende Auswahl an Formatierungs- und Integrationsfunktionen, mit denen Sie die Art und Weise, wie die Informationen angezeigt und geteilt werden, an die Präferenzen Ihres Teams anpassen können.

Wenn Sie Ihre Wissensdatenbank einmal erstellt und gespeichert haben, können Sie sie jederzeit ergänzen. Dann können Sie die leistungsstarke Suchmaschine der Plattform nutzen, um genau das zu finden, was Sie so schnell wie möglich brauchen.

5. monday.com – Der Spitzenkandidat für die Planung von Teamabläufen

Monday.com ist ein marktführendes Teammanagement-Tool, das Organisationen dabei unterstützt, Projektabläufe zu planen und zu verwalten. Dabei bietet es mehr als 200 voreingestellte Vorlagen zur Auswahl.

Die benutzerfreundliche Oberfläche von monday.com vereinfacht das Erstellen und Anpassen von Workflows. Teams können Projektabläufe mühelos mit Drag-and-Drop-Funktionen, benutzerdefinierten Boards und Aufgabenstrukturen gestalten und ändern.

Sie können die Plattform auch nutzen, um in einem gemeinsamen Raum zu kommunizieren, Feedback auszutauschen und zusammenzuarbeiten. Dieses Maß an Klarheit hilft allen Beteiligten, während des gesamten Projektlebenszyklus informiert und abgestimmt zu bleiben.

Insgesamt bietet monday.com als Workflow-Management-Software eine Fülle von Funktionen und Integrationen, die Teams bei der Zusammenarbeit helfen, egal ob sie sich im selben Büro oder auf der anderen Seite der Welt befinden.

6. ClickUp – Der Favorit für die Workflow-Automatisierung

ClickUp ist ein Tool für Teamproduktivität und Projektmanagement, das träge Workflows durch die Automatisierung von Routineaufgaben optimiert und Teams einen zentralen Raum für die projektübergreifende Zusammenarbeit bietet.

Mit dem hochgradig anpassbaren Arbeitsbereich des Tools können Teams entscheiden, welche Art von Aufgaben sie automatisieren möchten. Abhängig von den spezifischen Projektanforderungen können sie dann entsprechend Anpassungen vornehmen.

Neben fortschrittlichen Funktionen zur Workflow-Automatisierung bietet ClickUp auch eine Auswahl an fertigen Vorlagen für alle möglichen Aufgaben, zum Beispiel Agenturmanagement, Content-Erstellung, Budgetberichte und Brainstorming. Diese Vorlagen sparen jedem Team in Ihrem Unternehmen wertvolle Zeit, sodass es sich vollkommen auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren kann.

Wenn Sie ein Tool brauchen, um die Produktivität zu steigern und die schwerfälligen Arbeitsabläufe Ihrer Teams zu verbessern, könnte ClickUp das richtige Tool für Sie sein!

7. Slack – Das beste Tool für die Teamkommunikation

Ohne eine schnelle, klare Kommunikation wird Ihr Team kaum großartige Arbeit leisten können. Das ist einer der vielen Gründe, warum moderne Unternehmen auf Kommunikation spezialisierte virtuelle Kollaborationstools einsetzen. Wobei Slack eine der beliebtesten Optionen ist.

Slack ist ein Kommunikationstool, mit dem Sie Kanäle für verschiedene Projekte und interne Abteilungen erstellen können, in denen Teams Dateien teilen, Meetings abhalten und ganz allgemein alle Beteiligten über Updates im Projekt, in Bezug auf ein Produkt und allgemein im Unternehmen auf dem Laufenden halten können.

Integrationen mit anderen Apps, wie Trello und Google Drive, vereinfachen die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zusätzlich. Slack ist zwar besonders nützlich für Hybrid- und Remote-Teams, die über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten, aber ein Tool wie dieses hilft bei der Teamverwaltung in jeder Art von Arbeitsumgebung.

8. Clockify – Führendes Tool für das Zeitmanagement

Zeitmanagement ist für jedes Unternehmen wichtig, das seine Produktivität steigern und gleichzeitig das Chaos in Schach halten möchte. Dies kann ein Zeitmanagement-Tool wie Clockify erforderlich machen

Wenn Ihre Organisation regelmäßig damit beschäftigt ist, Fristen einzuhalten, Ressourcen zu verwalten oder die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu managen, könnte Clockify eine gute Ergänzung für Ihr Team sein. Unternehmen können mit diesem Tool ganz einfach verfolgen und erfassen, wie viel Zeit die Teammitgliedern für verschiedene Aufgaben und Projekte aufwenden. Außerdem können Teams damit Projektzeitpläne erstellen und verwalten, um effizienter zu arbeiten.

9. Trello – Das beliebteste Tool für die Visualisierung von Arbeitsabläufen

Trello ist eine webbasierte Plattform für Kanban-Boards und Listen, die Teams bei der Visualisierung und Verwaltung von Arbeitsabläufen unterstützt.

Dies ist eines der Team-Management-Tools, das super einfach und intuitiv zu bedienen ist, während es für die Teams ein Leichtes ist, zusammenzuarbeiten und den Überblick zu behalten. Sie können damit Boards erstellen, um verschiedene Zeitpläne oder Workflows für Aufgaben und komplexe Projekte darzustellen. Dann können Sie innerhalb der einzelnen Boards Listen hinzufügen, um die Aufgaben in überschaubare Schritte zu unterteilen.

Bei Trello geht es um eine mühelose Organisation. So können Teams mit nur wenigen Mausklicks Labels, Fristen, Anhänge und Kommentare zu den einzelnen Aufgaben hinzufügen. Es lässt sich auch mit beliebten Apps wie Zapier und Slack integrieren und ermöglicht so eine blitzschnelle Zusammenarbeit.

10. Height – Das Top-Tool mit KI-Funktionen

Height bietet seinen Nutzern ein ziemlich umfassendes Projekt- und Aufgabenmanagement-System mit Kalendern, Chat-Funktionen, Zeiterfassung und mehr. Damit ist es das perfekte Tool für Agenturen, deren Team-Management-Software ein bisschen von allem können soll. Aber was diese Plattform wirklich auszeichnet, ist die Art und Weise, wie sie KI einsetzt, um Workflows zu beschleunigen.

Mit Height können Teams nicht nur Routineaufgaben automatisieren, ohne programmieren zu müssen, sondern das Tool nutzt auch modernste KI, um Feedback und Aufgaben zu verfolgen, Gespräche zusammenzufassen, Notizen zu erstellen und vieles mehr.

Das Beste daran? Die meisten der KI-Funktionen von Height sind im kostenlosen Paket enthalten, sodass Sie einen optimierten Workflow genießen können, ohne viel (oder überhaupt) Geld investieren zu müssen.

Fazit

Die Verwaltung eines oder mehrerer Teams kann eine überwältigende Aufgabe sein, bei der es viele Dinge zu beachten gibt. Aber mit der richtigen Team-Management-Software wird die Teamverwaltung gleich viel einfacher.

Von der schnelleren Aufgabenverwaltung bis zur Workflow-Automatisierung – ich hoffe, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, ein Tool zu finden, das den Bedürfnissen Ihres Teams besonders gut entspricht. Und wenn Sie sich selbst davon überzeugen möchten, wie Filestage die Art und Weise verbessern kann, wie Ihre Teams Inhalte prüfen und freigeben, starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase.