Was ist die Dokumentenfreigabe?
Die Dokumentenfreigabe ist der Prozess, bei dem die beteiligten Reviewer deine Inhalte freigeben. Dies ist in vielen Branchen ein wesentlicher Schritt, bevor Inhalte verwendet oder veröffentlicht werden können.
Einfach Feedback managen: mit der Software zur digitalen Freigabe von Dokumenten
Verfolge Feedback und Diskussionen im Kontext – vom Erstentwurf bis zur Freigabe. Für weniger Feedback-Runden und fristgerechte Freigaben.
Geschätzt von mehr als 20.000 Menschen aus Top-Marken und Agenturen
Definiere einen einheitlichen Freigabe-Flow für Dokumente
Mit unserer Software zur Freigabe von Dokumenten kannst du alle Stakeholder:innen zu deinem Projekt einladen und in Reviewer-Gruppen organisieren. Wann immer eine neue Datei, eine neue Version oder ein neuer Kommentar geteilt wird, sind die richtigen Personen automatisch mit an Bord. Das bedeutet: keine lästigen E-Mails mehr, um Feedback und Freigaben zu erhalten. Yeah!
Sorge für mehr Transparenz für alle Beteiligten
Statt unkoordiniertes Feedback von verschiedenen Stakeholder:innen auf diversen Kanälen zu erhalten, kannst du mit Filestage ganz bequem Dokumente und Dateien feedbacken und freigeben lassen. Denn mit der Software können alle Beteiligten ihre Kommentare an einem zentralen Ort austauschen – direkt neben den Inhalten. Und falls es doch einmal zu Unstimmigkeiten kommt, können diese schnell und übersichtlich direkt im passenden Kontext geklärt werden.
Verwalte und vergleiche alle Versionen an einem Ort
Filestage erleichtert dir die Versionsverwaltung. Jedes Mal, wenn du Dateien digital freigeben lassen willst und eine neue Version hochlädst, wird diese direkt über der vorherigen eingefügt. So weiß jede/r, welche Version die neueste ist. Und das Beste daran: Du kannst zwei Versionen nebeneinander öffnen und Inhalte vergleichen, Kommentare prüfen und schnell nachvollziehen, was sich geändert hat.
Eine Software zur Freigabe aller Inhalte
Entwürfe und Mockups
Erhalte gebündeltes Feedback zu deinen Entwürfen und rette dich aus der E-Mail-Flut.
Interne Dokumente
Checke sämtliche Unterlagen von Präsentationen und Pitch Decks bis zu Stellenanzeigen und Arbeitsverträgen.
Blogbeiträge
Hol das Compliance-Team dazu, um spannende und rechtskonforme Inhalte zu teilen.
Hol dir präzises Feedback vom gesamten Team direkt im Kontext
Dateien hochladen und freigeben war noch nie so leicht. Egal ob Texte markieren, Textpassagen durchstreichen oder Anmerkungen mit Zeichnungen verdeutlichen – Filestage hat alle nötigen Tools, damit dein Team präzises Feedback geben kann. Und weil alles zentral an einem Ort passiert, kann man einfach in den Kommentaren zusammenarbeiten und sich abstimmen, bevor an der nächsten Version gearbeitet wird.
Spar dir Zeit bei der Freigabe – mit einem automatisierten Feedback-Flow
Wie wär es mit weniger Arbeit? Lege Deadlines fest, um automatische Erinnerungen an deine Reviewer zu versenden, anstatt selbst Reminder-E-Mails zu schreiben. Nutze automatisierte Prozesse, damit der Review der nächsten Gruppe dann startet, sobald die Datei in der vorherigen Gruppe freigegeben wurde.
Nutze Filestage auch für Videos, Bilder und weitere Formate
Teile nicht nur Dokumente, sondern auch Videos, Bilder, Entwürfe, Live-Websites, interaktives HTML und Audiodateien – alles in einem Projekt. Statt Feedback überall verstreut zu sammeln, bündelst du alles auf einer einzigen Plattform zur Freigabe – einfacher geht’s nicht.
So funktioniert die Dokumentenfreigabe
Erstelle deine Projekte und Reviewer-Gruppen
Definiere einen einheitlichen Feedback-Flow mit separaten Reviewer-Gruppen für alle Beteiligten.
Lade Inhalte in dein Dashboard hoch
Sortiere und gruppiere deine Dokumente und andere Dateien für ein übersichtliches Dashboard.
Lade Reviewer ein, Feedback zu geben
Füge Reviewer in Filestage hinzu oder sende ihnen einen Link, um sie automatisch auf dem Laufenden zu halten.
Bespreche Vorschläge für die nächste Version
Antworte auf Kommentare und tausche Ideen aus, bis alle auf demselben Stand sind.
Teile neue Versionen, bis sie final freigegeben sind
Bearbeite die Inhalte so lange, bis alle Beteiligten deiner ersten Reviewer-Gruppe zufrieden sind.
Wiederhole den Prozess in den nächsten Reviewer-Gruppen
Arbeite weiter an den Inhalten, bis alle Reviewer die Datei freigeben.
So sparst du mit Filestage Zeit
Hole automatisch gesammeltes Feedback ein
Du siehst alle Kommentare an einem Ort, statt in zahllosen E-Mails danach zu suchen.
Minimiere Versionen und Review-Runden
Stell sicher, dass jede/r die richtige Version prüft, um Fehler und Korrekturen zu vermeiden.
Nutze die Kommentare, um dich schneller auszutauschen
Die intuitiven Tools wie Hervorhebungen, Anmerkungen und Zeichnungen helfen dir dabei.
Vergleiche Versionen und Kommentare nebeneinander
Damit sparst du dir Zeit bei der Suche und siehst auf einen Blick, was geändert wurde.
Hake Feedback während der Überarbeitung ab
Die Kommentare werden zu deiner To-do-Liste, die du der Reihe nach abarbeiten kannst, ohne den Überblick zu verlieren.
Versende automatische Erinnerungen
Setze Deadlines und lasse die Reviewer automatisch daran erinnern, um pünktliches Feedback zu erhalten.
Integrierte Sicherheit und Compliance
Filestage hat alle wichtigen Sicherheitsfunktionen, die dir die volle Kontrolle über deinen Feedback- und Freigabeprozess geben. Schütze deine Inhalte mit einem Passwort, schränke die Download-Möglichkeit ein und anonymisiere Feedback – alles mit ein paar Klicks.
Und mit voller DSGVO-Konformität, einer AES-256-Bit-Verschlüsselung und ISO 27017-zertifizierten EU-Servern kannst du dich darauf verlassen, dass deine Daten bestens aufgehoben sind.
Erfahre mehr über die Freigabe von Dokumenten
Fragen und Antworten zur Dokumentenfreigabe
Was ist ein Freigabeprozess für Dokumente?
Unter einem Freigabeprozess für ein Dokument versteht man die Schritte, die ein Dokument durchlaufen muss, bevor es genutzt oder veröffentlicht werden kann. An den meisten Dokumenten-Freigabeprozessen sind verschiedene Stakeholder:innen beteiligt, vom Kreativ-Team über das Marketing-Team bis hin zu den Rechts- und Finanzabteilungen. Filestage bietet dir dafür eine einfache Möglichkeit, alle Stakeholder:innen auf einer einzigen Freigabe-Plattform zusammenzubringen.
Was ist eine Dokumentenfreigabe-Software?
Eine Dokumentenfreigabe-Software ist ein browserbasiertes Tool für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und PDFs für Feedback und Freigaben. Es ist eine zentrale Plattform, auf der dein Team und deine Kund:innen an einem Ort Ideen diskutieren, Änderungen hinzufügen und Dateien freigeben können.
Kann ich einen Freigabe-Flow für Dokumente in Filestage erstellen?
Na klar! Bei den meisten Dokumentenfreigabe-Flows sind bestimmte Reviewer-Gruppen, wie Marketing, Produkt und die Rechtsabteilung involviert. In Filestage kannst du einen Kanban-Prozess einrichten, sodass Dokumente immer in der richtigen Reihenfolge geteilt, gecheckt und freigegeben werden. Darüber hinaus kannst du deinen Dokumentenfreigabe-Flow auch automatisieren. Dadurch werden die Dokumente automatisch nach Freigabe einer Reviewer-Gruppe mit der nächsten geteilt.
Kann Filestage für die Freigabe von Verträgen verwendet werden?
Filestage bietet dir die nötige Sicherheit und Funktionen, um Verträge, Rechnungen und juristische Dokumenten freigeben zu lassen. Du kannst Dokumente hochladen und über passwortgeschützte Links Feedback und Freigaben von bestimmten Personen einholen. Und indem du alle Versionen und Kommentare an einem Ort verwaltest, erhältst du ein vollständiges Audit zu jedem Dokument. Du kannst darüber hinaus Review-Berichte exportieren, um eine Dokumentation der Freigabe in deinen eigenen Systemen zu speichern.
Benötigen Reviewer für die Freigabe von Dokumenten einen eigenen Account?
Nein, Reviewer benötigen keinen eigenen Filestage-Account, um Kommentare hinzuzufügen oder Dokumente freizugeben. Sie müssen lediglich ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse angeben. Damit siehst du, von wem die Kommentare stammen und kannst alle Beteiligten über neue Versionen und Antworten auf dem Laufenden halten.
Welche Dokumentenformate kann ich mit Filestage freigeben lassen?
Filestage unterstützt eine breite Palette an Dokumenten, darunter PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX und PPTX. Du kannst auch Live-Website-Reviews nutzen, um Feedback und Freigaben für Dokumente in Office 365 und Google Docs zu erhalten. Und natürlich unterstützt Filestage auch Video-, Bild-, Audio- und HTML-Inhalte.
