Die Software zur Versionskontrolle von Dokumenten für moderne Unternehmen

Bei einer Software zur Versionskontrolle von Dokumenten handelt es sich um ein Werkzeug, das dir hilft, verschiedene Versionen eines Dokuments zu verwalten. Es dokumentiert die im Laufe der Zeit vorgenommenen Änderungen, sodass du bei Bedarf leicht auf frühere Versionen zugreifen kannst. Mit Filestage können Teams von überall aus zusammenarbeiten, in der Gewissheit, dass jeder auf die aktuellste Version zugreift. Dies verhindert Verwirrung und spart Zeit, da eine zentrale Plattform für die Dokumentenverwaltung zur Verfügung steht. Mit der Software zur Versionskontrolle von Dokumenten kannst du Bearbeitungen verfolgen, Versionen vergleichen und Änderungen nahtlos zusammenführen. Sie ist ein praktisches Hilfsmittel, um deine Dokumente zu organisieren und deren Integrität zu gewährleisten.

Wenn wir von einer Software für die Verwaltung von Unternehmensdokumenten sprechen, dann meinen wir ein Tool oder eine Plattform, die großen Unternehmen hilft, ihre Dokumente zu speichern und zu teilen. Filestage ermöglicht dir dies, indem du Projekt-Dashboards zur Verwaltung all deiner Dokumente und Versionen erstellen kannst. Du kannst dann alles an einem Ort sehen, einschließlich der aktuellen Version und des Stands des Freigabeprozesses.

Filestage ist weit mehr als ein Online-Dokumentenmanagement-System. Es ist ein komplettes Tool zur Freigabe von Dokumenten, mit dem du Inhalte teilen, Feedback einholen, Versionen verwalten und Freigaben verfolgen kannst. Und mit den integrierten Automatisierungen und Integrationen kannst du in jeder Phase deines Review-Prozesses wertvolle Zeit sparen.

Ja, eine Software zur Versionskontrolle von Dokumenten unterstützt mehrere Benutzer:innen. Mit ihr können Teammitglieder und Stakeholder:innen gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, sodass alle auf demselben Stand sind. Filestage geht noch einen Schritt weiter, indem du Freigabe-Workflows zur Unterstützung deines Geschäftsprozesse erstellen kannst. So kannst du Stakeholder:innen in Reviewer-Gruppen wie Marketing, Produkt und Legal einteilen, damit sich der Schwerpunkt der Diskussion um bestimmte Themen drehen kann. Dadurch hast du auch die volle Kontrolle darüber, wann deine Stakeholder:innen deine Dokumente einsehen können, was deine Maßnahmen zur Dokumentenkontrolle noch verstärkt.

Auf jeden Fall! Mit einem System zur Versionskontrolle von Dokumenten kannst du ganz einfach frühere Versionen eines Dokuments abrufen. Filestage dokumentiert die im Laufe der Zeit vorgenommenen Änderungen, sodass du jede beliebige frühere Version überprüfen und abrufen kannst. Das bedeutet, dass du dir keine Sorgen mehr darüber machen musst, wichtige Informationen zu verlieren, und auch keine Schwierigkeiten mehr haben wirst, die richtige Version zu finden.

Ja, eine Software für die Versionskontrolle von Dokumenten unterstützt den direkten Vergleich von Versionen nebeneinander. So kannst du den Inhalt von zwei verschiedenen Versionen sowie alle Kommentare ganz leicht vergleichen. Darüber hinaus enthält Filestage eine der besten Funktionen für Versionskontrollsoftware: den automatischen Textvergleich! Dadurch wird alles, was in der neuen Version hinzugefügt wurde, grün markiert und alles, was aus der vorherigen Version entfernt wurde, wird rot markiert. Dies unterstützt nicht nur das Qualitätsmanagement während des Review-Prozesses, sondern hilft dir auch, zügiger Feedback abzugeben und Dokumente schneller freizugeben.

Mit einigen Programmen zur Versionskontrolle von Dokumenten kannst du Feedback und die Freigabe von Stakeholdern einholen – und Filestage ist eines davon! Du und deine Reviewer können die Dokumente auf jedem Desktop- oder Mobilgerät öffnen. Dann kannst du Text hervorheben oder Markierungen und Anmerkungen erstellen, um eindeutiges Feedback abzugeben. Weitere wichtige Funktionen sind das Antworten in Threads und das Hinzufügen von Anhängen zu Kommentaren, damit alles im richtigen Kontext bleibt.

Ja, mit einigen Dokumentenmanagement-Programmen kannst du Dokumente direkt bearbeiten. Dies kann jedoch Sicherheitsrisiken mit sich bringen, wenn es um die Revisionskontrolle geht – insbesondere bei der Verwaltung von Unternehmensdokumenten, bei der die Einhaltung von Vorschriften eine wichtige Rolle spielt. Wenn du Dokumente in Filestage teilst, ist jede Version fixiert. Du und deine Reviewer können Kommentare hinzufügen und gemeinsam besprechen, was in der nächsten Version hinzugefügt oder entfernt werden soll, aber es können keine direkten Änderungen vorgenommen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur ausgewählte Benutzer Dokumente direkt bearbeiten können.

Ja, eine Software zur Versionskontrolle von Dokumenten kann mit einer Reihe anderer Tools integriert werden, darunter Asana, Slack, Google Drive und Dropbox. Mit der Zapier-Integration von Filestage kannst du deine Geschäftsprozesse auf vielfältige Weise automatisieren. Zum Beispiel kannst du die Stakeholder:innen in Slack oder Microsoft Teams daran erinnern, ihr Feedback in Filestage abzugeben. Oder du kannst freigegebene Dateien automatisch in dein Google Drive-Konto oder eine andere Lösung zur Dokumentenverwaltung herunterladen.

Mit der Versionskontrollsoftware von Filestage kannst du Dokumente mit einer AES 256-Bit-Verschlüsselung teilen. Die Dateien werden auf unseren ISO-27017-zertifizierten EU-Servern gespeichert und alle Daten werden in Übereinstimmung mit der DSGVO gehandhabt. Filestage bietet auch eine Reihe von Zugriffskontrollen zur Unterstützung der Dokumentenverwaltung. Als Projektmitarbeiter:in kannst du festlegen, wer Zugriff auf geteilte Dokumente hat, oder du kannst Reviewer einladen, ihr Feedback abzugeben. Und wenn du deine Review-Links mit einem Passwort schützt oder das Herunterladen von Dateien erst nach deren Freigabe erlaubst, kannst du sicher sein, dass nur die endgültige Version das Licht der Welt erblickt.

Eine Dokumentenmanagement-Software unterstützt eine Vielzahl von Microsoft-Office-Formaten, darunter DOC (Microsoft Word), DOCX (Microsoft Word Open XML), XLSX (Microsoft Excel Open XML) und PPTX (Microsoft PowerPoint Open XML). Du kannst auch Google-Workspace-Inhalte teilen, indem du Google Docs, Präsentationen und Tabellen als PDF/X-Dateien exportieren. Filestage unterstützt auch eine Vielzahl anderer Formate, darunter Videos, Bilder, Designs, Audio, Live-Websites und interaktives HTML. Wirf für weitere Informationen einen Blick in unsere vollständige Liste der unterstützten Dateiformate.

Ja, mit Filestage kannst du ein Protokoll mithilfe von Datei- und Review-Berichten erstellen und herunterladen. Dazu gehören alle Kommentare, Änderungsanfragen und Freigaben zu jeder Version, einschließlich Zeitstempel. Für umweltbewusste Menschen ist dies ein großer Schritt in Richtung einer papierlosen Arbeitsumgebung. Statt Dokumente mit all ihren Versionskontroll- und Freigabedatensätzen auszudrucken, kannst du mithilfe eines Cloud-Speichers alles digital speichern und ebenso digital darauf zugreifen.

Wenn du verhindern möchtest, dass andere deine Word-Dokumente und Google Docs direkt bearbeiten, solltest du sie zunächst als PDF exportieren. Du kannst sie dann über das Versionskontrollsystem von Filestage teilen. So hat jede/r die Möglichkeit, Kommentare hinzuzufügen und Änderungen zu beantragen, ohne selbst Änderungen vornehmen zu können.