Es gibt kaum etwas Schlimmeres, als einen Fehler erst zu entdecken, wenn die Produktion bereits stattgefunden hat und die Auflage gedruckt ist. Teure Nachdrucke und verschwendete Ressourcen sind für niemanden ein Vergnügen. Wirklich niemanden.
Die Druckfreigabe für den Korrekturabzug – die kritische letzte Review-Phase im Produktionsprozess – soll dies verhindern, indem sie sicherstellt, dass jedes Detail vor dem Druck den Spezifikationen entspricht. Ob diese Spezifikationen von internen oder externen Kunden stammen spielt dabei keine Rolle. Vom Text und der Grafik bis hin zur Farbgenauigkeit und den Abmessungen muss jedes Element akribisch überprüft werden.
Diese Freigaben zu verfolgen ist jedoch oft leichter gesagt als getan. Wenn mehrere Stakeholder beteiligt sind und vielleicht auch noch mehrere Projekte gleichzeitig laufen, kann es leicht passieren, dass einem etwas entgeht. Im besten Fall kommt es zu Verzögerungen. Im schlimmsten Fall bleiben kritische Fehler unbemerkt.
Werfen wir einen Blick auf die sieben wichtigen Schritte, die Ihnen dabei helfen, die Freigabe von Änderungen und Korrekturabzügen verfolgen, bevor Ihre Arbeit in den Druck geht. So gewährleisten Sie einen schnellen und sicheren Freigabeprozess, auf den Sie stolz sein können.
1. Nutzen Sie eine Online-Proofing-Plattform, um den Freigabeprozess für Ihre Korrekturabzüge zu verfolgen
Wenn Sie versuchen, Druckvorlagen zu verwalten und die Freigabe von Proofs über E-Mail zu verfolgen, kommt es unweigerlich zu mehreren E-Mail-Ketten, Missverständnissen, widersprüchlichen Empfehlungen und einem totalen Chaos. Die Verwaltung des Ganzen wird schnell schwierig und es ist fast unmöglich zu verfolgen, wer was freigegeben hat.
Mit einer Online-Proofing-Plattform wie Filestage haben Sie alles an einem Ort. Sie können den Freigabestatus des letzten Proofs klar erkennen – einschließlich der Beteiligten, die die Freigabe erteilt haben, und derjenigen, auf deren Antwort Sie noch warten.
Mit Filestage können Sie:
- so viele Versionen Ihrer Korrekturabzüge hochladen, wie Sie für die Freigabe benötigen
- verschiedene Reviewer-Gruppen für verschiedene Stakeholder erstellen
- Ihre Reviewer in Bezug auf den Proof „Änderungen anfragen“ oder ihn “Freigeben“ lassen, damit Sie immer wissen, ob noch etwas geändert werden muss, bevor Ihr Werk in den Druck geht
- automatisierte Freigabe-Workflows für eine schnellere Freigabe erstellen.
Dies ist besonders wichtig für Projekte wie Reisebroschüren und Verpackungsdesigns, bei denen Fehler hohe Nachdruckkosten nach sich ziehen. Und indem Sie Ihre Compliance- und Regulierungsexperten mit einbeziehen, können Sie das Risiko eines Werbebetrugs vermeiden.
Managen Sie alle Freigaben an einem Ort
Holen Sie mit Filestage alle Freigaben ein, ohne eine einzige E-Mail zu verschicken.
2. Legen Sie klare Rollen und Verantwortungsbereiche für die Druckfreigabe fest
Im Vorfeld bereits klare Rollen und Zuständigkeiten festzulegen ist von entscheidender Bedeutung. Denn so wird sichergestellt, dass jeder versteht, was von ihm erwartet wird und worauf er sich bei der Prüfung des Korrekturabzugs konzentrieren sollte. Jede Stakeholder-Gruppe hat ihr eigenes Fachgebiet. Machen Sie sich dies also zunutze, um sicherzustellen, dass der Review- und Freigabeprozess so gründlich wie möglich ist.
Beginnen Sie damit, die verschiedenen am Freigabeprozess Beteiligten aufzulisten und ihre Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu umreißen.
Zum Beispiel:
- Designer – verantwortlich für die Freigabe der visuellen Elemente und des Layouts, einschließlich der Grafik, der Bildqualität, der Farbqualität und des Aussehens des Designs auf Papier.
- Copy-Team – übernimmt die Freigabe abhängig von der Korrektheit der Rechtschreibung, Grammatik und der allgemeinen Verständlichkeit des Inhalts.
- Produktteam – erteilt die Freigabe, wenn Content und Produktbeschreibungen stimmen.
- Rechtsteam – verantwortlich für die Freigabe auf der Grundlage der regulatorischen Compliance, indem die Richtigkeit der dargebotenen Information bestätigt wird.
Indem Sie im Vorfeld explizite Richtlinien festlegen und sicherstellen, dass jeder seinen Arbeitsbereich kennt, können Sie auch verhindern, dass die Beteiligten ihren Verantwortungsbereich überschreiten und sich gegenseitig auf die Füße treten.
Dies wiederum hilft, Verzögerungen und Fehler zu vermeiden, was zu einem reibungsloseren, effizienteren Freigabeprozess für die Korrekturabzüge führt.
3. Setzen Sie Fristen und planen Sie Erinnerungen
Wenn mehrere Teams und Stakeholder ihr Feedback abgeben und ihre Freigabe erteilen müssen, kann es schnell zu einer Herausforderung werden, Ihre Fristen einzuhalten. Sie werden sich unweigerlich dabei ertappen, dass Sie Leuten hinterherlaufen müssen, um ihre Meinung einzuholen, und das Warten kann sich wie eine Folter anfühlen, da die Uhr immer weiter tickt.
Die Festlegung von Fristen für die einzelnen Phasen für Feedback und Freigabe ist wichtig, damit der Prozess nicht aus dem Ruder läuft. Das bedeutet, dass die Reviewer eine klare Frist haben, auf die sie hinarbeiten können, was ihnen hilft, ihre Arbeit zu priorisieren. Und wenn Sie das Feedback rechtzeitig erhalten, haben Ihre Kreativteams genügend Zeit, die notwendigen Korrekturen vorzunehmen – ohne unnötigen Stress.
Mit Filestage können Sie für jede Review-Runde spezifische Fristen festlegen. Filestage sendet automatisch Erinnerungen, wenn die Fälligkeitstermine näher rücken. Das hilft allen Beteiligten, den Zeitplan einzuhalten, damit Ihr Projekt reibungslos voranschreitet. Dies wiederum verhindert Verzögerungen und sorgt für einen reibungslosen Design-Freigabeprozess.
4. Holen Sie Feedback ein und konsolidieren Sie es
Eine Freigabe bedeutet nicht immer einfach ein schnelles „Ja“. Oft müssen Sie Feedback einholen und konsolidieren, um Ihren Korrekturabzug so weit zu bringen, dass er schließlich gedruckt werden kann. Mit einer Review-Software wird dieser Prüfprozess so viel einfacher – für Sie und auch für Ihre Reviewer.
Nachfolgend finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie mit Filestage schnell und einfach Feedback geben und diskutieren können:
- Anmerkungen – zeichnen Sie auf den Content, um Ihre Kommentare zu verdeutlichen.
- Anhänge – teilen Sie Referenzen oder wichtige Dateien wie Schriftarten und Logos.
- Markierungen – wählen Sie bestimmte Wörter und Sätze aus, die bearbeitet werden müssen.
- Durchstreichen – geben Sie an, welche Teile eines Dokuments gelöscht werden sollen.
- Zoomen und Drehen – richten Sie sich auf die einzelnen Details aus, damit Sie besonders spezifisches Feedback geben können.
- Kommentar-Threads – Reviewer können die Kommentare der anderen sehen und darauf reagieren, Probleme ansprechen und Meinungsverschiedenheiten sofort klären.
Mit Filestage wird das gesamte Feedback zentral an einem Ort gesammelt, und Reviewer können klar erkennen, was andere sagen. Diese Transparenz trägt dazu bei, die Kommunikation und die Zusammenarbeit zu verbessern, und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Sobald Sie das Feedback aller notwendigen Stakeholer eingeholt haben, können Sie sich ganz einfach durch das Feedback arbeiten, um Ihren Proof zu verfeinern. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
5. Prüfen Sie Änderungen systematisch und setzen Sie sie um
Wenn Sie das Feedback eingeholt haben, ist es an der Zeit, diese Hinweise durchzuarbeiten und die Änderungen umzusetzen. Am besten gehen Sie dabei systematisch vor, denn so ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie wichtiges Feedback übersehen oder Ihnen Fehler entgehen.
Beginnen Sie damit, das Feedback in Kategorien wie Inhalt, Design und technische Änderungen zu sortieren. Weisen Sie danach den jeweiligen Teammitgliedern Aufgaben zu. Designer können sich beispielsweise um die Anpassung von Bildern kümmern, während Texter für die Bearbeitung von Texten zuständig sind.
Bei Filestage dient die Seitenleiste mit den Kommentaren gleichzeitig als To-do-Liste. Wenn Sie also an der nächsten Version Ihres Proofs arbeiten, können Sie sich durch die Kommentare arbeiten und sie nach und nach abhaken, um Ihren Fortschritt zu verfolgen. Die Kommentare werden dabei nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet, damit Sie wissen, wie weit Sie sind.
Sie können auch zwei Versionen nebeneinander prüfen, um zu sehen, was sich geändert hat, und um Ideen zu vergleichen. Schauen wir uns das im nächsten Abschnitt etwas genauer an.
6. Implementieren Sie eine Versionskontrolle, um die Druckfreigabe zu beschleunigen
Wenn Sie die neueste Version Ihres Proofs überprüfen, müssen sowohl Sie als auch Ihre Reviewer in der Lage sein, sie mit früheren Versionen und der letzten Feedback-Runde abzugleichen. Dies ist besonders wichtig in Situationen, in denen Fehler hohe Kosten verursachen, wie zum Beispiel bei der Neugestaltung von Verpackungen oder Produktpräsentationen in Geschäften.
Mit Filestage können Sie zwei Versionen Ihrer Arbeit nebeneinander auf einer Plattform vergleichen.
Sie können:
- wählen, welche beiden Versionen Sie vergleichen möchten
- die Kommentare für beide Versionen ein- und ausblenden
- auf die Kommentare klicken, um zu sehen, auf welchen Bereich des Designs sie sich beziehen
- Kommentare hinzufügen oder beantworten, während Sie Versionen vergleichen, um sicherzustellen, dass Sie den vollen Kontext haben.
Durch die Einführung der Versionskontrolle erleichtern Sie es den Reviewern, Änderungen zu verfolgen, Revisionen zu überprüfen und Proofs schnell freizugeben – für einen effizienteren und fehlerfreien Freigabeprozess.
7. Führen Sie abschließende Reviews und Freigaben durch
Der letzte und abschließende Schritt bei der Freigabe des Proofs ist die Einholung der so wichtigen endgültigen Freigabe, bevor der Druck in Produktion gehen kann. Dieser letzte Schritt zeigt Ihnen im Prinzip eine Vorschau auf Ihr endgültiges Produkt. Er stellt sicher, dass jegliches Feedback berücksichtigt wurde, dass alles genau und korrekt und dass der Proof zum Druck bereit ist – und damit steht dem Korrekturabzug-Druck nichts mehr im Wege.
Mit Filestage können Sie eine letzte Reviewer-Gruppe einrichten, in der alle Ihre wichtigsten Stakeholder vertreten sind. Diese können mit einem Mausklick ihre Freigabe erteilen, und Sie können ganz einfach verfolgen, wer Ihren Proof freigegeben hat und wer nicht. Wenn er freigegeben ist, ist der Statusindikator grün. Und Sie haben eine klare Dokumentation, wer den Korrekturabzug freigegeben hat – was für die Rechenschaftspflicht wichtig ist.
Sobald Sie alle Freigaben eingeholt haben, können Sie Ihren Proof vertrauensvoll in den Druck geben.
Fazit
Wenn Sie Ihren Freigabe-Workflow wie oben beschrieben einrichten, können Sie:
- Freigaben effizient verfolgen und auf einen Blick sehen, wer seine Freigabe erteilt hat
- die Zeit verkürzen, die es dauert, um Feedback zu den Proofs zu erhalten und sie freizugeben
- das Verantwortungsgefühl aufrechterhalten, mit einer klaren Aufzeichnung darüber, wer was wann freigegeben hat
- sicherstellen, dass jegliches Feedback dokumentiert wird und alle Änderungen korrekt umgesetzt werden
- die Anzahl der aufgrund von Missverständnissen entstandenen Review-Runden verringern
- die Zeit zwischen den einzelnen Phasen Ihres Freigabe-Workflows für den Korrekturabzug verkürzen
- in Sekundenschnelle die neueste Version Ihrer Proofs finden.
Sie werden also in der Lage sein, Ihre Proofs nicht nur schneller in den Druck zu geben, sondern auch mit mehr Zuversicht als je zuvor.
Wenn Sie selbst sehen möchten, wie Filestage Ihnen bei Ihrem Freigabe-Workflow helfen kann, können Sie hier eine kostenlose Testphase starten →.
