So schreiben Sie einen überzeugenden Projektantrag

Einen Projektantrag zu schreiben kann einschüchternd sein. Sie stellen sich selbst dar, messen sich mit Ihren Mitbewerbern, versuchen, Ihren Wert klar rüber zu bringen, und gleichzeitig geschickt und verständlich den Preis zu darzustellen, den Sie festlegen.

Ihr Angebot repräsentiert Sie, Ihr Team und Ihre Fähigkeiten. Es ist der erste Eindruck, den Sie bei einem Kunden hinterlassen. Daher ist es essentiell, dass Sie es beim ersten Versuch direkt richtig machen. Bei einem Projektantrag geht es um mehr als die Beschreibung Ihres Wertes. Ein gelungener Projektvorschlag erfordert eine angemessene Recherche, die Kenntnis des Umfangs, einen guten Ton und alle Elemente, die notwendig sind, um einen Kunden zu überzeugen und sein Vertrauen zu gewinnen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie einen Projektantrag schreiben. 

Was ist ein Projektantrag?

Ein Projektvorschlag ist ein Dokument, das alle wichtigen Informationen über ein Unternehmen enthält, um andere Unternehmen oder Investoren davon zu überzeugen, das Produkt oder die Dienstleistung zu kaufen oder in das Produkt beziehungsweise die Dienstleistung zu investieren.

Ein Projektantrag kann angefordert oder unaufgefordert eingereicht werden. Er hat meistens eine ähnliche Struktur, unabhängig von den Umständen.

Manche Unternehmen finden es kompliziert, überzeugende Projektvorschläge zu erstellen, aber wenn man erst einmal den Dreh raus hat, ist es eigentlich recht einfach. Außerdem existieren Projektantrags-Vorlagen, die Ihnen beim Verfassen helfen können.

Bereiten Sie Ihren Projektantrag vor

Recherchieren Sie

Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Antrags beginnen, ist es wichtig, dass Sie einige Zeit damit verbringen, sich Wissen anzueignen. Ihr Impuls mag sein, sofort anfangen und nicht zu lange warten zu wollen, aber stellen Sie sicher, dass Sie zunächst gut informiert sind. 

Nach welcher Art von Informationen sollten Sie suchen?

Fragen Sie Ihren Kunden nach seinen bisherigen Erfahrungen. Versuchen Sie herauszufinden, welche Probleme es gab, damit Sie diese in Ihrem Angebot ansprechen können.

Zeigen Sie auf, was Sie besser machen werden.

Der nächste Punkt, den Sie berücksichtigen sollten, ist das Budget des Projekts. Sie sollten keine Zeit damit verschwenden, ein Angebot zu schreiben, das den Budgetrahmen des Kunden übersteigt. Manche Projekte haben vielleicht noch kein Budget, fragen Sie jedoch unbedingt nach. Sie sollten auch einige Kalkulationen vornehmen und feststellen, wie viel Sie während der Arbeit an dem Projekt wahrscheinlich ausgeben werden. Der Kunde wird es zu schätzen wissen, wenn ihm diese Informationen im Voraus vorliegen.

Schätzen Sie in Ihrem Projektantrag die Anzahl der Stunden, die Sie für das Projekt und seine Teilaufgaben benötigen werden, und wenn Sie eine Zahl haben, multiplizieren Sie sie mit 1,5. Wenn Sie Ihr Budget überschätzen, haben Sie Spielraum, falls es unerwartete Probleme gibt. Es gibt Ihnen auch die Möglichkeit, zusätzliche Zeit in das Projekt zu investieren und Verbesserungen vorzunehmen, oder Ihrem Kunden eine Rückerstattung zu geben. 

Bestimmen Sie den Umfang

Legen Sie den Umfang Ihres Projekts fest, und halten Sie ihn als Referenz bereit, wenn Sie Ihr Angebot schreiben.

  • Wer wird die Arbeit machen und wer wird sie verwalten? 
  • Was ist Ihr Ziel und welche Ressourcen benötigen Sie, um es zu erreichen? 
  • Wo werden Sie die Arbeit ausführen und wer wird das fertige Produkt erhalten?

Legen Sie einen Zeitplan fest, der Ihre Startzeit, Ihre Projektmeilensteine und Ihre Deadline enthält. Entscheiden Sie, wie Sie mit wichtigen Aufgaben umgehen, wie zum Beispiel mit der Qualitätskontrolle und der Kundenbetreuung. Auch wichtig: Erklären Sie in Ihrem Projektantrag das „Warum“. Warum haben Sie Ihre Methoden und Ziele gewählt? Und warum sollte der Kunde Sie wählen?

Projektantrags-Gliederung

Das Cover des Projektantrags

Vorschlag Abdeckung
(Bildquelle: Freelancer.com)

Das erste, was ein Kunde sehen sollte, ist Ihr das Cover Ihres Projektantrags.

Halten Sie es simpel und schlicht gestaltet – es muss nicht auffällig sein. Denken Sie jedoch daran, dass es der erste Eindruck sein wird, den Sie hinterlassen. Fügen Sie den Projektnamen, den Kundennamen, den Namen Ihres Ansprechpartners, wichtige Referenznummern, Ihren Firmennamen und -daten sowie das Datum der Abgabe ein. Vergessen Sie nicht Ihr Firmenlogo, wenn Sie eines haben.

Anschreiben

Als Nächstes sollten Sie ein Anschreiben verfassen und beilegen, das sich hervorragend eignet, um sich vorzustellen, bevor Sie auf die Projektdetails eingehen. Geben Sie dem Kunden einen kurzen Einblick über die Geschichte ihres Unternehmens.

Schreiben Sie eine kurze, freundlich klingende Zusammenfassung über alles, was Ihr Unternehmen für genau dieses Projekt so geeignet macht. Vergessen Sie nicht, den Kunden zu Fragen zu ermuntern, und bedanken Sie sich am Ende für seine Aufmerksamkeit. 

Inhaltsverzeichnis

Wenn es um die Gliederung Ihres Projektantrags geht, ist eine gute Idee, das Hauptangebot mit einem Inhaltsverzeichnis zu beginnen, es sei denn, es ist sehr kurz.

Menschen mögen es, einen Überblick darüber zu haben, was sie lesen werden. Wenn Sie das Dokument elektronisch versenden, kann Ihr Kunde einfacher und schnell zu dem Abschnitt springen, den er zuerst lesen möchte.

Kurzfassung

So schreiben Sie eine kurze Zusammenfassung Ihres Projektvorschlags:

  • Konzentrieren Sie sich auf die Beschreibung der Vorteile, die Sie in das Projekt einbringen können, nicht auf die Funktionen.
  • Identifizieren Sie mögliche Probleme und schlagen Sie Ihr Unternehmen als Lösung vor. Menschen treffen Entscheidungen nicht auf der Grundlage von Fakten, sondern auf der Grundlage der Gefühle, die Ihnen vermittelt werden.
  • Wenn Sie die Kurzfassung Ihres Projektantrags schreiben, behalten Sie Ihren Ton und Ihr Ziel im Auge. Sie würden für ein junges Start-up-Team nicht auf die gleiche Weise schreiben wie für einen reiferen, etablierten Kunden, oder?
Kurzfassung

(Bildquelle: The Balance Smal Business)

Hauptteil

Jetzt ist es an der Zeit, ins Detail zu gehen. Sie müssen Ihre Preise, die Logistik und den Zeitrahmen erläutern.

Eine gute Möglichkeit zu beginnen, ist eine Übersicht zu zeigen, welche die Leistungen und Kosten des Projekts aufschlüsselt. Diese Übersicht eignen sich hervorragend, um Ihre Grundlagen leicht verständlich und vertrauenserweckend zu erläutern.

Sprechen Sie darüber, wie Sie das Problem des Kunden lösen werden, und seien Sie dabei so konkret wie möglich. Stellen Sie sicher, dass der Kunde weiß, dass Sie einen Plan haben, der speziell auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist, und dass Sie nicht einfach ein und dasselbe Standardangebot an alle verschicken.

Ihr Projektvorschlag sollte individuell und detailliert sein und sich an den Bedürfnissen und Anliegen des Kunden orientieren. Denken Sie daran, dass Sie für jeden Teilaspekt des Projekts eine Beschreibung erstellen sollten.

Seien Sie eindeutig und gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Kunde den Umfang der Dienstleistungen kennt, die Sie skizzieren. Wenn Sie so vorgehen, als wüsste er nichts über Ihrer Projektidee, vermeiden Sie spätere Missverständnisse.

Vereinfachen Sie den Prozess, indem Sie ihn in Etappen unterteilen. Wie lange wird es dauern, bis jeder Meilenstein erreicht ist? Wer ist dafür verantwortlich, dass jeder einzelne erreicht wird?

ZusammenfassungHauptteil des Vorschlags

(Bildquelle: Hloom)

Budget

Oft ist der schwierigste Teil eines Projektantrags die Budgetplanung.

Es ist herausfordernd, gleichzeitig Vertrauen bei Ihrem Kunden aufzubauen und alles effizient und profitabel zu halten. Widerstehen Sie der Versuchung, den Kunden mit einem niedrigen Budget zu überzeugen. Zum einen wollen Sie nicht als die billige Alternative wahrgenommen werden, und zum anderen werden Sie so keine langfristigen Kunden mit Folgeaufträgen gewinnen.

Stattdessen werden Sie Kunden anziehen, die dazu neigen, von einem niedrigen Angebot zum nächsten zu springen und keine Loyalität zeigen. 

Vorstellung der Teammitglieder

Denken Sie daran, dass Menschen sich für das Team entscheiden, bei welchem Ihr Bauchgefühl ihnen sagt, dass sie ihm vertrauen können.

Die Leute wollen wissen, dass sie es mit einem Team zu tun haben, auf das sie sich verlassen und mit dem sie gut zusammenarbeiten können. Stellen Sie ihnen also Fotos und Social-Media-Accounts Ihrer Teammitglieder zur Verfügung, damit der Kunde die Gesichter den Namen zuordnen und sie kennenlernen kann.

Es ist auch sehr hilfreich, den Gesichtern der Personen, die sich um die verschiedenen Aspekte des Projekts kümmern werden, eine Kurzbiografie beizufügen. Da es bei Projekten um mehr geht als um die Erledigung der Arbeit, sollten Sie ein wenig über sich selbst und Ihren Hintergrund erzählen, indem Sie folgende Informationen bereitstellen: 

  • Ihre Motivation 
  • Ihr Auftrag
  • Eine Begründung, wieso Sie in einzigartiger Weise qualifiziert sind, das Problem zu lösen 
  • Ihre Alleinstellungsmerkmale, Fähigkeiten und Erfahrungen 
  • Die spezifischen Stärken, die jedes Teammitglied einbringen kann

Sie möchten, dass Ihre Kunden genau verstehen, mit wem sie es zu tun haben.

Nachbereitung

Vergessen Sie am Ende nicht die wichtige Aufforderung zum Handeln (Call-to-Action). Ermutigen Sie Ihren Kunden, Sie für weitere Informationen zu kontaktieren.

Der beste Call-to-Action ist einer, der den Leser dazu auffordert, sofort eine Handlung auszuführen, selbst wenn diese so unbedeutend ist wie ein Besuch Ihrer Website oder eine Kontaktaufnahme beim Bedarf weiterer Informationen.

Falls Sie direkt die Vertragsvereinbarung in Ihr Angebot aufnehmen wollen, ist die Nachbereitung der richtige Bereich dafür . Schaffen Sie Platz, damit sowohl Sie als auch der Kunde die Vereinbarung unterschreiben und datieren können.

Sie sollten auch einen genauen Angebotsrahmen definieren, der im Grunde Ihre Bedingungen und Konditionen darstellt. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Kunde versucht, Ihre Auftragsbeschreibung zu überfrachten. Zusätzliche Dinge mögen im Moment nicht wie eine große Sache erscheinen, aber sie können zu großen Herausforderungen und Verpflichtungen werden, wenn Sie tatsächlich anfangen, daran zu arbeiten. Schützen Sie sich daher mit genauen Formulierungen, in denen Ihre Verantwortlichkeiten und Preise klar formuliert sind. 

Tipps zum Erstellen eines Projektantrags

Bereitstellen von Testimonials

Eine großartige Möglichkeit, Ihren Wert zu demonstrieren und Vertrauen aufzubauen, ist das Einbringen von Kundenrezensionen. Ein paar vielversprechende Kritiken können mächtiger sein als alle Superlative der Welt. Tatsächlich ist es sinnlos, sich selbst auf jede beliebige Art und Weise zu beschreiben, wenn man keine Referenzen zur Untermauerung hat.

Sie können sich auf jede beliebige Art und Weise beschreiben, aber warum sollte der Kunde Ihnen glauben, wenn er keine Beweise hat?

Testimonials und Fallstudien werden oft als überflüssig und optional angesehen. Aber sie sind wichtige Mittel, um sich in Ihrem Projektantrag zu verkaufen. Wenn Sie also Zeit haben, sehen Sie sie als Schlüsselkomponenten an, nicht als Bonuspunkte. 

Hier ist ein Beispiel:

Bereitstellen von Testimonials

(Bildquelle: Orbitmedia

Projektantrags-Software ausprobieren

Sie suchen Inspiration und Ideen für Projektvorschläge oder Vorlagen für einen Projektvorschlag? Dann sollten Sie eine Angebotssoftware ausprobieren, wie zum Beispiel:

Better Proposals

Better Proposals Bildschirmfoto

Better Proposals ist eine großartige Software für die professionelle Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten. Diese Seite verspricht, dass Sie Ihr Angebot in wenigen Minuten erstellen können, anstatt stundenlang daran zu arbeiten.

Proposify

Proposify-Bildschirmfoto

Proposify ist ein ebenso gutes Tool, um mit der Erstellung Ihres Angebots zu beginnen. Es hat zahlreiche Projektantrag-Vorlagen aus verschiedenen Branchen, sodass Sie definitiv das finden werden, was Sie suchen.

Harvest

Harvest Bildschirmfoto

Harvest wird Ihnen helfen, Ihre Zeit zu verwalten und einige grundlegende Fragen zu Projektvorschlägen zu beantworten. 

Projektantrags-Vorlagen verwenden

Projektantrags-Vorlage von Canva

Projektvorschlag Vorlage

(Bildquelle: Canva) 

Diese nützliche Vorlage von Canva gibt Ihnen ein gutes Beispiel für einen Projektantrag, und zwar in Bezug auf ein ansprechendes Design, Layout und Inhalt. Natürlich können Sie jederzeit die im Abschnitt „Struktur“ genannten Elemente hinzufügen..

Projektantrags-Vorlage von Hloom

Business-Plan-Vorschlag Vorlage

(Bildquelle: Hloom)

Die obige Vorlage für einen Projektantrag stammt vom Blog Hloom, wo Sie verschiedene Arten von Geschäftsanträgen finden können. Aber dieses generische Beispiel für einen Projektantrag wird Ihnen helfen, ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, was dieser beinhalten und wie er aufgebaut werden sollte.

Projektvorschlags-Vorlage von Proposify

Einfache Projektvorschlagsvorlage

(Bildquelle: Proposify)

Hier sehen Sie noch eine Idee für Projektvorschläge von Proposify. Genau wie bei Hloom und Canva können Sie auf deren Seite viele verschiedene Vorlagen für Projektanträge finden, unabhängig von der Art Ihres Unternehmens.

Tonalität, Länge und technische Dinge

Es kann knifflig sein, Ihr Angebot auf die ideale Länge zu bringen.

Sie wollen es so kurz wie möglich halten, aber Sie müssen dem Kunden auch eine Menge Informationen vermitteln. Empfindet es der Kunde als zu lang, wird es am Ende weggeschmissen, auf einen To-Do-Stapel gelegt oder an einen anderen Mitarbeiter weitergegeben.

Versuchen Sie, Ihr Angebot so zu verfassen, dass der Leser nicht länger als acht Minuten zum Lesen benötigt. Versuchen Sie, sich nicht zu wiederholen, auch nicht in Ihrem Nutzenversprechen.

Eine Möglichkeit, die Länge zu begrenzen, ist ein Anhang mit zusätzlichen Informationen am Ende. Wenn Sie Ihren Text prägnant, klar und frei von Fachjargon halten, können Sie Ihren Projektvorschlag auf eine angemessene Länge beschränken und ihn effektiver und verständlicher gestalten.

Schlagen Sie den richtigen Ton an, indem Sie formell und dennoch ansprechend schreiben. Eine gute Faustregel ist, die gleiche Tonolität zu verwenden, den Sie auch in einem Meeting mit dem Kunden verwenden würden.

Es ist am besten, wenn Sie Humor aus Ihrem Angebot heraushalten, auch wenn Sie sich schon einmal mit der Person getroffen haben und das Gefühl haben, dass es gut ankommen würde. Die Dinge können in gedruckter Form ganz anders klingen als im persönlichen Gespräch. Außerdem kann man sich nie sicher sein, wer den Projektantrag am Ende lesen wird. 

Fazit

Einen Projektantrag zu schreiben kann sich wie ein kolossales Unterfangen anfühlen, besonders wenn Sie nicht viel Erfahrung in der Kommunikation mit einem Kunden haben. Bevor Sie einen ansprechenden Projektvorschlag schreiben können, müssen Sie recherchieren – denken Sie daran, dass eine gute Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg ist.

Gute Schreibfähigkeiten sind ebenfalls sehr wichtig. Ihr einzigartiger Wert wird nicht zählen, wenn Sie nicht effektiv mit einem Kunden kommunizieren können. Halten Sie Ihr Projektangebot kurz und einfach, streichen Sie alle Wiederholungen. Scheuen Sie sich nicht, einen Anhang beizufügen.

Wenn Sie diesen Leitfaden befolgen, werden Sie einen ansprechenden Projektantrag schreiben.

Erfahren Sie, warum Filestage hervorragende Kundenbewertungen erhält

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