Trello vs. Asana – welche Software sollten Sie wählen?

Marketing-Projektmanagement ist sehr umfangreich und schwierig. Um einen klaren Projektüberblick zu behalten und Aufgaben zu koordinieren, brauchen Sie die richtigen Hilfsmittel. Trello und Asana sind beides sehr beliebte Tools für das Projektmanagement – aber welches ist besser?  Hier erhalten Sie einen detaillierten Überblick über die Vorzüge und Nachteile der Tools im direkten Vergleich: Trello vs. Asana.

Trello

Im Grunde ist Trello eine webbasierte App zum Erstellen von Listen. Benutzer haben die Möglichkeit, Boards, Listen und Karten zu erstellen, um ihre Projekte zu organisieren und zu priorisieren. Aufgaben können dann erstellt, zugewiesen, priorisiert und nachverfolgt werden. Die Bausteine sind einfach, und die Leistung der Plattform hängt oft von der Art und Weise ab, wie sie verwendet wird.

Zielgruppe

Seit der Gründung im Jahr 2011 hat Trello versucht, seine Attraktivität für die Masse zu steigern. Die Mitarbeiter hoffen, dass die Plattform sowohl von Einzelpersonen als auch von Marketing-Teams genutzt wird – was das Freemium-Modell beweist. Trello zielt darauf ab, die „Arbeit mit jedem Team“ zu ermöglichen. Kleine Marketing-Teams und Agenturen finden das Tool möglicherweise ausreichend, um ein Projekt zu verwalten und ihr Team auf dem Laufenden zu halten. Einzelpersonen hingegen verwenden Trello eher als persönliche To-do-Liste. Auf die genauen Funktionen werden wir gleich näher eingehen. Für einen besseren Überblick sollte man wissen, dass Trello im Besitz von Atlassian ist und das es wahrscheinlich ist, dass Trello als Akquisitionskanal für das ausgereiftere Kollaborationstool des Unternehmens, Jira, gedacht ist.

Anwendungsfälle

Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein kleines Marketing-Team und koordinieren den Launch einer Website. Mit Trello können Sie ein Board für das spezifische Projekt erstellen und eine Reihe von Listen verwenden, um die wichtigsten Projektbereiche zu organisieren. Um jeden Projektbereich in überschaubare Aufgaben zu unterteilen, können diesen Listen Karten hinzugefügt werden. Es ist möglich, sowohl interne als auch externe Stakeholder zu dem Board einzuladen, wodurch jeder einen Einblick in die Projektübersicht und den aktuellen Status der Aufgaben erhält. Da diesen Benutzern auch Aufgaben zugewiesen werden können, kann Ihr Team auf jeder Karte Dokumente und Links austauschen, während es mit Hilfe von Labeln alles organisiert hält.

Bewertungen

„Ich liebe es, dass Trello extrem einfach ist. Die Funktionen sind sehr benutzerfreundlich und erfordern nicht viel Training, um zu wissen, wie man sie benutzt. Mir gefällt auch, dass das Dashboard sehr anpassbar ist und man sogar ein bestimmtes Bild als Hintergrund einstellen kann.“ Kaitlin G. (Quelle: G2 Crowd) „Zweifelsohne ist Trello in all seinen Funktionen hervorragend, aber es erlaubt nicht, sich wiederholende Arbeitslisten zu erstellen, um ,Zyklen‘ von Aufgaben durchführen zu können.“ Miriannys G. (Quelle: G2 Crowd)

Asana

Asana ist eine Anwendung, die Teams beim Organisieren, Nachverfolgen und Verwalten ihrer Arbeit unterstützen soll. Die Software hilft Teams dabei, den Zeitplan einzuhalte, indem Sie die Organisation und Planung von Arbeitsabläufen und Projekten vereinfacht. Prioritäten und Fristen können gesetzt und in einem visuellen Projektplan, der Updates auf einen Blick liefert, gesehen werden.

Zielgruppe

Im Vergleich zu Trello hat Asana eine eher unternehmerische Zielgruppe im Fokus, sodass es möglicherweise besser für größere Teams geeignet ist. Es kann von verschiedenen Abteilungen (z. B. Marketing, HR und Produktion) und sogar von einem ganzen Unternehmen genutzt werden (abhängig von der Größe). Diese Ausrichtung auf verschiedene Zielgruppen spiegelt sich auch in der Preisstruktur wider. Asana ist in den Paketen Basic, Premium, Business und Enterprise erhältlich.

Anwendungsfälle

Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Marketing-Team und Ihnen wurde ein Projekt zugewiesen, das sehr komplex und zeitkritisch ist. Damit das Projekt erfolgreich vorankommt, muss jedes Teammitglied harmonisch zusammenarbeiten und jede Aufgabe pünktlich fertigstellen. Mit seinem Fokus auf Kanban-Management macht es Asana den Projektmanagern leicht, das Projekt schnell zu erstellen und das Team einzubinden. Abschnitte, Spalten und Aufgaben können verwendet werden, um das Projekt zu organisieren, und diese Aufgaben füllen automatisch eine Ansicht im Gantt-Stil auf, um einen sofortigen und klaren Einblick in das Projekt zu bieten. Wenn Aufgaben erledigt werden, ändert sich die Darstellung. Der Projektmanager kann Status-Updates verteilen, Aufgaben kommentieren und Kunden- und Portfolioberichte erstellen.

Bewertungen

„Ich liebe die vielseitige Art und Weise, wie man Informationen und Ideen mit der Kanban-ähnlichen Oberfläche organisieren kann! Es ist wie Trello, aber vielseitiger! Die mobile App funktioniert unglaublich gut, und die Business-Funktionen waren schön zu nutzen, um Seiten mit Kunden zu teilen.“ Jennifer S. (Quelle: G2 Crowd)  „Einige wirklich hilfreiche Funktionen sind nur mit Premium verfügbar. Es ist wahrscheinlich die Kosten wert, aber nicht etwas, für das ich im Moment Geld ausgeben möchte. Einige Erinnerungsfunktionen wären hilfreich, vor allem, wenn Deadlines näher rücken und Aufgaben bald fällig sind. In manchen Fällen wäre es wirklich hilfreich gewesen, eine Erinnerung auf mein Telefon zu bekommen.“ Davis H. (Quelle: G2 Crowd)

Trello vs. Asana: Wichtige Funktionen im Vergleich

Nachdem wir nun einen guten Überblick über die beiden Tools haben, wollen wir uns die kritischen Bereiche genauer ansehen.

Benutzerfreundlichkeit und Benutzeroberfläche

Die besten Projektmanagement-Tools sind einfach zu bedienen und haben eine möglichst flache Lernkurve, was die Akzeptanz fördert und die Effizienz steigert. Wenn ein Tool klobig und komplex ist, sind Teams schnell frustriert. Anstatt also Zeit zu sparen, kann das Tool Projekte verkomplizieren und entgleisen lassen. Sowohl Trello als auch Asana sind intuitiv zu bedienen, bieten eine übersichtliche Benutzeroberfläche und sind vom Kanban-Planungssystem inspiriert. Asana geht aber noch einen Schritt weiter, indem es eine nützliche Timeline-Funktion einbaut. Trello kann hingegen in nur wenigen Minuten Out-of-the-Box verwendet werden. Beide Tools sind in Bezug auf UI und UX beeindruckend. Sie halten sich an etablierte Konventionen und bieten ein komfortables und einfaches Erlebnis. Gewinner: Gleichstand

Preisgestaltung

Die Preisgestaltung ist ein wichtiger Faktor, der berücksichtigt werden muss. Jeder Cent, der in ein Projekt investiert wird, wirkt sich auf die Rentabilität aus; daher sollten Sie sich über die Investitionen im Klaren sein, die für Ihre Projektmanagement-Tools erforderlich sind. Viele wichtige Trello-Funktionen werden kostenlos angeboten, aber es gibt zwei kostenpflichtige Module:

• Mit Trello Gold kostet die Mitgliedschaft nur 5 US-Dollar pro Monat (oder 45 US-Dollar pro Jahr). Diese Stufe schaltet individuelle Hintergründe, Sticker und Emojis frei sowie ein erhöhtes Limit von 250 MB für Anhänge.
• Trello Business Class bietet eine Reihe zusätzlicher Funktionen, die sich eher an größere Unternehmensteams richten. Das Paket kostet 10 Dollar pro Nutzer und Monat und schaltet eine Reihe von Admin- und Projektmanagement-Tools frei. Berichte können extrahiert werden, und die Anzahl der App-Integrationen steigt deutlich an.

Asana bietet eine kostenlose Option für Einzelpersonen und Teams mit weniger als 15 Personen. Allerdings fehlen eine Reihe von wichtigen Funktionen, wie z. B. Timeline und Milestones. In Bezug auf die kostenpflichtigen Stufen bietet Asana Premium, Business und Enterprise.  

In Bezug auf die Funktionen und Preisgestaltung gibt es einen großen Unterschied zwischen diesen Stufen; darauf werden wir hier nicht vollständig eingehen. Hier ist wichtig zu verstehen, dass die Komplexität der Preisgestaltung von Asana eine der Hauptbeschwerden von den zahlenden Nutzern ist. Abgesehen davon, dass die Preisgestaltung komplexer ist, ist sie auch deutlich höher als bei Trello. Winner: Trello

Vielfältige Funktionen für Agenturen und Marketing-Teams

Agenturen und Marketing-Teams haben in wichtigen Bereichen unterschiedliche Anforderungen. Hier sind die Möglichkeiten der beiden Tools im Vergleich:

Zusammenarbeit von Dateien und Inhalten

Im Laufe eines Projekts arbeiten moderne multidisziplinäre Teams an einer Vielzahl von Dateien. Um Verwirrung zu vermeiden, müssen Projektmanager eine einfache, klare Möglichkeit finden, diese Dateien zu organisieren. Was die Zusammenarbeit mit Dateien und Inhalten angeht, so bieten beide Plattformen weder die Möglichkeit kontextbezogenes Feedback zu geben noch ist die Bearbeitung mehrerer Dateiformate möglich. Die Plattformen erlauben allerdings die gemeinsame Nutzung und Verknüpfung von Dateien durch Integrationen mit Plattformen wie Google Docs und OneDrive. Somit können wichtige Projektdokumente gemeinsam genutzt werden. Wenn das Team die Plattform aber nicht angemessen nutzt, kann das Dokumentenmanagement zu einem störenden Problem werden. Das heißt, entscheiden sich Projektmanager für Asana oder Trello als Haupt-Tools für das Projektmanagement, sollten sie diese mit einem zusätzlichen Tool für die Zusammenarbeit an Dateien und Inhalten ergänzen.

Individuelle Arbeitsabläufe

Teammitglieder können jederzeit an einer Vielzahl von Projekten arbeiten. Es kann schwierig werden, die anstehenden Aufgaben unter einen Hut zu bringen, daher müssen Projektmanager die Aufgaben effizient organisieren und verteilen. Wenn es um individuelle Arbeitsabläufe geht, versucht Trello mit den Funktionen „Up Next“ und „Highlights“ im Home-Bereich einen Überblick zu bieten. Viele Nutzer beschweren sich jedoch, dass das System klobig ist und der Unterschied zwischen den beiden Projekten nicht sofort ersichtlich ist. Asana bietet hingegen eine einfachere Oberfläche zum Anpassen von Workflows. Auf der Startseite sehen die Benutzer einen einfachen Abschnitt „Bald fällige Aufgaben“ neben „Aktuelle Projekte“. Diese Unterteilung hilft den Benutzern, den nächsten Punkt auf ihrer Agenda leicht zu sehen.

Überprüfungs- und Freigabeprozess

Projektmanager müssen in der Lage sein, Feedback von internen und externen Stakeholdern einzuholen. Diese Aufgabe muss schnell und präzise erledigt werden können, um die Produktivität zu steigern und sicherzustellen, dass Feedbackschleifen konstruktiv zur Gestaltung eines Projekts genutzt werden können. Mit seiner Timeline-Ansicht erleichtert Asana den Projektmanagern die Einschätzung des Projektfortschritts und zeigt ihnen, wie sie sich am besten auf die Überprüfung und Freigabe konzentrieren können. Die Plattform ermöglicht es auch, einem Teammitglied eine Aufgabe zuzuweisen. Das ist eine nette Idee, die es den Teammitgliedern leicht macht, Projektmanager hinzu zu rufen, wenn sie gebraucht werden. Beide Plattformen bieten jedoch keinen speziellen Fokus auf das Sammeln von klarem internen und externen Feedback, sodass Projektmanager in diesem Bereich auf alternative Tools (wie Filestage) zurückgreifen sollten.

Berichterstattung

Trello enthält keine eingebaute Berichterstattung, aber es gibt eine große Auswahl an Power-Ups, die verwendet werden können, um dieses Ziel zu erreichen. Mit anderen Worten: Projektmanager sind oft in der Lage, die Berichterstattung über Trello zu koordinieren, indem sie die Tools verwenden, die sie bereits kennen. Es werden viele Optionen angeboten, sodass es Sache der Projektmanager ist, mit der Plattform zu experimentieren, bis sie die Methode finden, die ihren speziellen Anforderungen entspricht. Trello enthält keine eingebaute Berichterstattung, aber es gibt eine große Auswahl an Power-Ups, die verwendet werden können, um dieses Ziel zu erreichen. Mit anderen Worten: Projektmanager sind oft in der Lage, die Berichterstattung über Trello zu koordinieren, indem sie die Tools verwenden, die sie bereits kennen. Es werden viele Optionen angeboten, sodass es Sache der Projektmanager ist, mit der Plattform zu experimentieren, bis sie die Methode finden, die ihren speziellen Anforderungen entspricht. Asana bietet eine integrierte Berichterstattung, die Projektmanagern die Möglichkeit gibt, leicht zugängliche Berichte zu erstellen, die ihnen helfen können, den Fortschritt ihres Teams besser Verfolgen zu können. Trotz einer Anleitung, die im Asana-Handbuch angeboten wird, werden die meisten Benutzer feststellen, dass es bequemer und effektiver ist, eine der vielen Asana-Apps zu verwenden.  Gewinner: Asana

Kundensupport

Schon ein einziges Problem mit einem einzigen Projektmanagement-Tool kann zu ernsthaften Störungen führen und den Erfolg Ihres Projekts gefährden. Sie müssen also wissen, dass Sie sich auf einen zeitnahen, effektiven Kundendienst verlassen können, wann immer Sie ihn brauchen. Beide Tools bieten detaillierte Wissensdatenbanken sowie aktive Community-Foren und einen starken Kundensupport. Die Antworten sind prompt und detailliert, was Projektmanagern hilft, auch in komplizierten Zeiten am Ball zu bleiben. Asana ist seit 2008 in Betrieb, Trello wurde 2011 eingeführt. Beide Plattformen profitieren also von ihrer Erfahrung und bieten einen überzeugenden Kundenservice und -support. Gewinner: Gleichstand

Integrationen und API

Projektmanager wollen ein Tool, das in ihr etabliertes Ökosystem passt. Integrationen sind sehr wichtig; in diesem Sinne: Beide Plattformen liefern ab. Trello bietet Power-Ups, eine Reihe von anpassbaren Funktionen und Integrationen, die die Funktionalität von Trello erweitern. Hunderte dieser Power-Ups sind in einer Vielzahl von Kategorien verfügbar, darunter Analytics & Reporting, Automation und Marketing & Social Media. lle diese Power-Ups sind einfach zu installieren und können über Schaltflächen auf Trello-Karten aufgerufen werden, was den Zugriff auf neue Funktionen vereinfacht. Allerdings sind diese Power-Ups den Benutzern der Business Class vorbehalten. Entwickler können sogar ihre eigenen Power-Ups erstellen, die zur Aufnahme in das öffentliche Verzeichnis eingereicht werden können. Mit anderen Worten: Die Funktionalität von Trello entwickelt sich ständig weiter. Trello unterhält eine ausführliche Dokumentation für Entwickler, die den Ansatz für Integrationen und die API erklärt. In ähnlicher Weise bietet Asana eine Reihe von Integrationen mit wichtigen Anwendungen. Das gebotene Potenzial ist spannend und hilft Projektmanagern, ihre Kommunikations-, Dateifreigabe- und Berichtsfunktionalitäten zu verbessern. Auch hier hält Asana eine Menge an Informationen für Entwickler bereit. Gewinner: Gleichstand

Unternehmen und Skalierbarkeit

Projektmanager möchten ein Projektmanagement-Tool verwenden, das mit ihrem Team und dem Umfang ihrer Projekte mitwachsen kann. Mit anderen Worten: Alle wichtigen Funktionen sollten weiterhin reibungslos funktionieren und die Anzahl der Teammitglieder und Projekte, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Einsatz sind, sollte unbegrenzt sein. Both Trello and Asana are scalable, as evidenced by the various tiers of membership the platforms offer. Trello ermöglicht es Projektmanagern, Teams zu erstellen, und diesen Teams können Boards zugewiesen werden. So ist es für einen Projektmanager einfach, alles, was passiert, auf einen Blick zu sehen – einschließlich aller relevanten Listen und Karten in jedem Projekt. Verschiedene Trello-Integrationen machen es möglich, komplexe Projekte weiter zu verfolgen und detaillierte automatisierte Berichte zu erhalten. Natürlich erfordern diese Premium-Funktionen eine Business-Class-Mitgliedschaft. Wenn ein Unternehmen wirklich in das Projektmanagement von Trello investieren möchte, findet es Enterprise-Lösungen vor, die in direkter Absprache mit dem Trello-Team erstellt werden können. Asana bietet eine ähnliche Funktionalität, die es Projektmanagern ermöglicht, Teams zu erstellen, um verschiedene Projekte zu organisieren. Allerdings wird diese Funktion als Premium angesehen und erfordert ein Upgrade, bevor darauf zugegriffen werden kann. Auch hier bietet Asana eine Reihe von Stufen, die recht kostspielig sein können, aber es bietet auch Enterprise-Lösungen für Unternehmen, die eine größere Investition tätigen möchten. Gewinner: Asana

Asana vs. Trello: Das Urteil

Unbestreitbar, beide Plattformen sind von hoher Qualität und, wie wir gesehen haben, in vielen Schlüsselbereichen sehr gleichwertig. Wenn es jedoch um die Benutzerfreundlichkeit geht, macht es Trello einem neuen Nutzer sehr leicht, den Einstieg zu finden und den maximalen Nutzen aus der Plattform zu ziehen. Das Layout ist einfach und die Drag-and-Drop-Mechanik ist besonders leicht zu verstehen. Wenn Projektmanager auf der Suche nach einem einfachen Projektmanagement Tool sind, das sie schnell innerhalb eines Teams implementieren können, ist diese Einfachheit ein entscheidender Vorteil. Dennoch hat diese Einfachheit ihren Preis. Asana bietet eine überlegene Auswahl an anspruchsvolleren Funktionen. Gerade die Zeitleiste mit Gantt-Diagramm ist eine wirklich nützliche Möglichkeit, Projektmanagern zu helfen, den Fortschritt ihrer Projekte zu verfolgen (einschließlich der Platzierung von Engpässen). Bei Asana ist auch die allgemeine Organisation der Aufgaben gut. Die Teammitglieder erhalten eine klare Prioritätenliste, während die Startseite von Trello etwas unübersichtlich sein kann. Bei beiden Plattformen sind die kostenlosen Optionen etwas eingeschränkt. Sie sind in erster Linie dazu gedacht, im Vorschau-Modus auszuprobieren, bevor man kauft. Allerdings bietet die kostenlose Version von Trello mehr Funktionalität als Asana. Natürlich haben beide Plattformen zahlreiche Integrationen und Anwendungen. Am Ende des Tages ist Trello eine günstigere und einfachere Option für kleinere Teams. Wenn Sie jedoch eine größere Investition planen, werden Sie höchstwahrscheinlich feststellen, dass Asana mit seinen zahlreichen zusätzlichen Tools und Funktionen die bessere Wahl ist. Unser Urteil: Asana

Geeignete Alternativen für Marketing-Teams und Agenturen

Both Trello and Asana are not a perfect fit for every business. Here’s a closer look at some powerful alternatives to Asana and Trello for marketing teams and agencies:

Filestage

Filestage ist eine Marketing-Projektmanagement-Software und ermöglicht es Projektmanagern, den Überprüfungs- und Freigabeprozess für alle mit einem digitalen Projekt verbundenen Materialien zu vereinfachen. So können Projektmanager schnell präzises Feedback einholen und Projekte von Kunden, Mitarbeitern und anderen Beteiligten freigeben lassen.

Zielgruppe

Filestage richtet sich an Projektmanager, die sowohl in Marketing-Teams als auch in Agenturen arbeiten. Diese Personen kennen die Herausforderung, klares und zeitnahes Feedback von einer Reihe von Stakeholdern einholen zu müssen, daher verlangen sie eine einfache und effiziente Lösung.

Anwendungsfälle

Stellen wir uns eine Werbeagentur vor, die hochwertige Videoinhalte für eine Reihe von internationalen Kunden erstellt. Nach der ersten Bearbeitungsrunde benötigt der Projektleiter eine einfache, effektive Möglichkeit, um Feedback vom Kunden einzuholen. Mit Filestage kann der Kunde sein Feedback zum Video in einer übersichtlichen, für das gesamte Team verständlichen Art und Weise hinterlassen. Darüber hinaus können Sie mit Filestage Ihren aktuellen Review-Prozess anpassen und digitalisieren. Filestage ermöglicht es Ihnen, mehrere interne und externe Überprüfungsschritte zu erstellen und zu bestimmen, wer auf die einzelnen Dateien und Kommentare zugreifen kann. 

Workfront

Workfront ist ein cloudbasiertes Management-Tool für Unternehmen. Es bietet Arbeitsmanagement, Problemverfolgung, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und Portfolio-Management.

Zielgruppe

Workfront richtet sich an eine Reihe von Teams in großen Unternehmen, darunter IT-, Marketing-, Produktentwicklungs- und Professional Services-Teams. Insbesondere hilft es diesen Teams, ihre Arbeit zu verbinden, zu optimieren und anzupassen, um produktiver zu sein.

Anwendungsfälle

Marketing-Teams finden es oft schwierig, die Auswirkungen ihrer Arbeit zu zeigen. Workfront kann Projektmanagern dabei helfen, die Ergebnisse ihrer Projekte zu verfolgen, was hilft, konkurrierende Prioritäten auszugleichen und Teams produktiver zu machen.

Brightpod

Brightpod ist eine Software für das Marketing-Projektmanagement, die darauf abzielt, das Chaos aus der Verwaltung von Projekten zu beseitigen. Dieses Ziel wird erreicht, indem es Projektmanagern hilft, Prioritäten zu definieren und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

Zielgruppe

Brightpod richtet sich an digitale Marketing- und Kreativteams, die Lösungen für eine bessere Zusammenarbeit und Planung suchen. Das Tool erwirkt dies, indem es Funktionen wie Aufgabenmanagement, Zeiterfassung und Aktivitätsprotokolle bietet.

Anwendungsfälle

Wenn ein Marketing-Projektmanager damit zu kämpfen hat, den Überblick über eine Vielzahl von Projekten zu behalten, kann Brightpod die Lösung sein. Das Tool ermöglicht Managern, sich auf einen Blick einen Überblick über den Fortschritt eines Projekts zu verschaffen und genau herauszufinden, was vor sich geht.

Fazit

Wir hoffen, dieser Beitrag hat Ihnen geholfen, eine Entscheidung zwischen Trello und Asana zu treffen. Wie Sie gesehen haben, haben beide Tools eine Menge Potenzial, aber sie benötigen oft eine zusätzliche Plattform, um ihre Vorteile voll auszuschöpfen.