El proceso de incorporación del cliente es la oportunidad perfecta para dejar una primera impresión positiva. El proceso es prometedor, y si lo manejas como un profesional, sentarás las bases de una relación productiva y duradera. A continuación, le explicamos en profundidad el proceso de incorporación de clientes, con una lista de comprobación gratuita y fácil de usar que le garantizará el éxito.
¿Qué es la incorporación de clientes (y por qué es tan importante)?
La incorporación del cliente es el proceso de dar la bienvenida a un nuevo cliente, crear las bases para el éxito y establecer las formas específicas de trabajar juntos.
Un buen proceso de incorporación de clientes es importante porque puede ayudarle:
- Mejorar las tasas de retención de los nuevos clientes.
- Garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales.
- Haz que tus clientes estén contentos y se sientan cómodos.
- Reducir el potencial de desviación del alcance.
- Trabaje con su cliente de forma más eficiente.
El proceso de incorporación es también una importante oportunidad para causar una primera impresión positiva y demostrar la fluidez y productividad de su relación. A continuación, le mostramos los objetivos que debe intentar alcanzar durante el proceso de incorporación de sus clientes.
Presente su empresa y su equipo.
Su nuevo cliente ya ha pasado por su embudo de ventas. Pero ahora es su oportunidad de añadir un toque personal y crear una relación más estrecha.
Atienda a las preguntas y preocupaciones.
El proceso de incorporación da a su cliente la oportunidad de plantear cualquier cosa que le confunda o preocupe.
Adquirir información.
Debe entender a su nuevo cliente lo mejor posible. Por ejemplo, querrá entender sus objetivos, motivaciones, expectativas y métodos de trabajo preferidos.
La base de su incorporación: El cuestionario de incorporación de clientes
El proceso de incorporación del cliente es una gran oportunidad para un gestor de proyectos. Para asegurarse de que no se le escapa ningún dato importante que pueda ayudarle en el futuro, debe aprovechar esta oportunidad con ambas manos.
El cuestionario de incorporación de un cliente puede ayudarle a asegurarse de que se aplica plenamente en los siguientes aspectos:
- Causa una buena impresión a tu cliente.
- Comprender mejor la filosofía de su cliente.
- Recoger información importante y práctica.
- Entienda mejor sus objetivos.
- Establecer métricas cuantificables.
- Comparta los detalles del software.
- Ganar referencias.
A continuación, le mostramos las preguntas exactas que debe formular a su cliente en un cuestionario de incorporación.
Información práctica
En primer lugar, necesitará información importante y práctica de su nuevo cliente. También tendrá que recopilar los datos esenciales, como la información de facturación, los números de teléfono, el horario de oficina, etc. Asegúrese de almacenar toda esta información en el software de su agencia de marketing.
Si se aclara esta información práctica lo antes posible, se pueden sentar las bases de una colaboración sin fisuras, lo que también ayuda a evitar la vergüenza de pedir información clave más adelante.
Perfiles del personal
Si quiere crear con éxito vínculos estrechos con su cliente y su equipo, querrá entender con quién está trabajando. En su cuestionario debe dejar espacio suficiente para esta posibilidad.
Aquí también puedes expresar tu personalidad. Si lo consideras oportuno, inyecta algo de carácter e interés en tu cuestionario. Así podrás crear una relación más personal.
Filosofía y enfoque
Es posible que entienda los detalles de su colaboración. Pero, ¿comprende realmente la forma en que le gusta trabajar a su cliente? El proceso de incorporación le da una gran oportunidad de mostrar interés por su cliente. Puede hacer que esta sección de su cuestionario incluya afirmaciones de desacuerdo/acuerdo que lo harán interactivo y encantador.
Deseos y objetivos
Si vas a cumplir como gestor de proyectos, debes tener muy claros los detalles que quiere tu cliente. Por ello, debe utilizar el cuestionario para preguntar a su cliente qué es exactamente lo que espera conseguir.
También debe averiguar cómo miden el éxito sus clientes. Por ello, debes entender las métricas que utilizan y averiguar cómo puedes ayudarles a alcanzar sus objetivos.
Especificaciones del software
Su cuestionario le ofrece la oportunidad perfecta para recopilar información importante de su nuevo cliente y su configuración de software. Por ello, debes conocer las herramientas que utiliza y recopilar toda la información de acceso que necesites.
Este paso le ayudará a evitar confusiones e ineficiencias en el futuro. Al pedir esta información ahora, demostrarás a tus clientes que tienes una buena previsión y planificación, lo que es una gran manera de impresionarlos y conquistarlos.
A la hora de entregar su herramienta, tiene muchas opciones. Puedes utilizar una herramienta especializada o aprovechar una herramienta gratuita como Google Suite. Pero debes asegurarte de personalizar tu cuestionario y de que sea seguro.
Lista de comprobación para la incorporación de clientes a las agencias de marketing y publicidad
Si bien el cuestionario de incorporación de clientes es una parte del proceso de incorporación de clientes, también debe contar con una lista de comprobación detallada y exhaustiva, para asegurarse de que el proceso se desarrolle sin problemas. .
A continuación, se exponen los ocho pasos que hay que seguir para incorporar eficazmente a un nuevo cliente.
Aclarar los detalles
El primer paso para que el proceso de incorporación tenga éxito es asegurarse de que todos los cabos sueltos del proceso de venta se han atado bien. Esta táctica puede ayudarle a evitar posibles bloqueos o dolores de cabeza al empezar a colaborar con su nuevo cliente.
A continuación, te mostramos algunos de los elementos esenciales de los que deberás ocuparte:
- Debe asegurarse de que su propuesta ha sido debidamente aceptada y aprobada en la empresa de su cliente.
- Todos los contratos deben estar debidamente firmados por las personas adecuadas y guardados en los lugares apropiados.
- Su departamento financiero debe confirmar y procesar todos los pagos iniciales.
Este protocolo requiere la colaboración de diversas partes interesadas dentro de su empresa. Así que lo ideal es seguir un proceso establecido.
Ajuste su cuestionario
Debe ajustar su cuestionario según sea necesario. Por ejemplo, debe asegurarse de obtener la información correcta para cada cliente específico, y debe confirmar que todo es práctico y tiene sentido.
Una vez confirmado el contenido del cuestionario, debe iniciar el proceso de envío. En primer lugar, debes asegurarte de que utilizas el método de entrega más eficaz y de que lo envías a la parte interesada adecuada. También debes pensar en cómo vas a almacenar y utilizar la información que recopiles.
Estrategias basadas en las respuestas
Una vez que reciba el cuestionario cumplimentado, es el momento de interpretar la información que ha recogido y pensar en cómo la va a utilizar.
Echa un vistazo a la información clave que has recibido y actúa en consecuencia. Las acciones que se llevan a cabo podrían parecerse a esta lista:
Información práctica
- Asegúrese de que el CRM se actualiza constantemente.
- Enviar la información de facturación al departamento de finanzas.
Perfiles del personal
- Actualizar los calendarios y las listas de contactos correspondientes.
- Crear cuentas relevantes en varias plataformas.
Filosofía y enfoque
- Construya una imagen de su cliente que sirva de base para su conversación y enfoque.
- Entienda cómo funcionan sus dos equipos.
- Identificar los riesgos y las oportunidades.
Deseos y objetivos
- Tome nota de los objetivos cuantificables.
- Establezca sistemas de seguimiento.
- Evaluar si los objetivos coinciden.
Características de los programas informáticos
- Crear cuentas relevantes.
- Inicie sesión en las plataformas.
- Confirmar la funcionalidad.
Lanzar el proyecto internamente
Ahora que conoce mejor al cliente y sus necesidades, es el momento de lanzar internamente el proyecto y colocar todas las piezas en su sitio. Este proceso tiene lugar entre bastidores. Para su cliente, el resultado es un proceso de incorporación sin fisuras.
Para lanzar internamente el proyecto, necesitarás:
Asignar el cliente
La forma de este proceso varía de una agencia a otra. Es importante que el cliente sea asignado al gestor de proyectos más adecuado y que cada miembro del equipo comprenda sus responsabilidades.
Las mejores agencias son capaces de utilizar sofisticados programas de gestión de proyectos que miden sus capacidades y hacen copias de seguridad de sus datos.
Iniciar el flujo de trabajo
Es muy importante establecer el flujo de trabajo antes de organizar el evento de lanzamiento. Para asegurarse de que todo está preparado, debe recurrir a una lista de comprobación interna que incluya:
- Direcciones de correo electrónico
- Cuentas de software de gestión de proyectos
- Facturas
- Software de revisión y aprobación
Si te ocupas de todos estos detalles, podrás crear un nuevo y brillante flujo de trabajo que te permitirá tener un buen comienzo con tus nuevos clientes.
Coordinar internamente
Antes de poner en marcha su lanzamiento, debe organizar una última reunión interna. Esta reunión le dará la oportunidad de asegurarse de que todos los pasos anteriores se han realizado correctamente y de que se han tenido en cuenta las consideraciones específicas.
Organice un acto de inauguración
El gran momento ha llegado. Ha llegado el momento de coordinar la puesta en marcha de su cliente y de poner en marcha realmente su colaboración. Durante esta fase del proceso de incorporación, querrá alcanzar algunos objetivos importantes.
Forjar conexiones
Ahora tienes la oportunidad de hacer presentaciones. Entonces podrá forjar las incipientes conexiones que, con suerte, se convertirán en importantes asociaciones. Debes asegurarte de que todo el mundo está presente y de que tiene tiempo para presentarse de forma efectiva.
Las agencias no deberían pasar por alto este paso. En lugar de dar un apretón de manos a toda velocidad, aprovéchalo como una oportunidad para hacer presentaciones impactantes y humanas.
Esbozar el plan (y sus objetivos)
Una vez que se han eliminado las bromas, es el momento de hablar de cómo va a progresar la relación y de cómo es el plan. Para que esta conversación sea lo más productiva posible, debe recurrir a la información de nuestro cuestionario.
También deberías hablar de tus distintos objetivos y de las formas concretas en que vas a evaluar tus progresos. Debe acordar cómo es este proceso, así como los tipos de actualizaciones que su cliente espera de usted.
En esta fase, también querrá repasar los documentos clave que ha creado, entre los que se incluyen:
- Declaración del alcance del proyecto
- Directrices de revisión y aprobación
- Directrices para la solicitud de cambios
- Hojas de aprobación del proyecto
Defina sus próximos pasos
Ahora que ha trazado su hoja de ruta general, es el momento de hablar de los detalles y las próximas acciones. Tal vez puedas discutir orgánicamente estos próximos pasos en una conversación regular.
Es una gran idea dejar la conversación con una nota positiva. Esta táctica le ayuda a crear una sensación de impulso y progreso de inmediato.
Envíe su paquete de bienvenida
Después de la llamada, debe enviar un paquete de bienvenida a su nuevo cliente. Este paquete podría incluir todas las plantillas de gestión de proyectos que haya creado y una hoja de trucos que incluya información importante y práctica.
Si quieres crear una conexión aún más profunda con tu nuevo cliente, también puedes enviar una carta de bienvenida (o un correo electrónico de bienvenida) y algunos materiales de marca. Este sentimiento podría ayudarle significativamente a retener a su cliente y crear una relación positiva.
Realice revisiones periódicas
Debe considerar el proceso de incorporación de clientes como una atención continua al cliente. Esta actitud te lleva a pensar que siempre tienes que adaptar tu trabajo a tus clientes. Es importante que te pongas en contacto regularmente con tu cliente y te asegures de que todo va bien.
Estas revisiones periódicas también te dan la oportunidad de detectar cualquier error, para asegurarte de que todo el mundo está contento. Durante estas reuniones de control, se deben discutir conceptos clave, como:
- Seguimiento y realización de hitos
- Corrección de errores
- Encontrar oportunidades para trabajar de forma más eficiente
- Prestación de cualquier servicio adicional
Perfeccione su proceso
El último paso del proceso de incorporación de clientes es aprender de todas sus experiencias. Debes tomar notas durante todo el proceso y prestar atención a cualquier punto que puedas mejorar.
Para asegurarse de que su proceso es lo más eficiente y eficaz posible, hay que actuar sobre estos puntos. Si puede aprender de cada una de sus distintas experiencias de incorporación, inevitablemente mejorará y creará un proceso sólido.
Plantilla de lista de comprobación para la incorporación de clientes
Es importante crear su propia lista de control de incorporación de clientes y ajustarla en consecuencia. No dude en utilizar la lista de comprobación que hemos esbozado anteriormente para asegurarse de que puede crear una lista de comprobación de incorporación de clientes.
Incluso puede descargar nuestra plantilla gratuita de listas de control de incorporación de clientes. Esta plantilla le permite realizar fácilmente las modificaciones y los ajustes necesarios. A continuación, puede ajustar la marca en la plantilla, para que encaje con su agencia.
Esperamos que le guste nuestra plantilla gratuita. No dude en descargarlo aquí. Estamos seguros de que puede aportar valor a su agencia.
Conclusión:
El proceso de incorporación de clientes tendrá un gran impacto en su tasa de retención de clientes. Esperamos que este acercamiento al proceso le ayude a maximizar el valor posible y a potenciar las relaciones con sus clientes. Para saber cómo puede mejorar aún más sus relaciones utilizando el software de revisión y aprobación adecuado, lea más sobre Filestage hoy mismo.
