La fin d’un projet créatif est un moment de célébration… mais le travail n’est pas encore terminé. Pour vous assurer que votre projet est mené à bien de manière exhaustive et que votre dur labeur en valait la peine, vous devez avoir un plan. Une liste de contrôle de l’achèvement du projet peut vous aider. Voici un aperçu plus approfondi de ce qu’est une liste de contrôle pour l’achèvement d’un projet et comment vous pouvez éliminer le stress de la phase d’achèvement de votre projet.
Achèvement du projet – Une liste de contrôle pour les projets numériques
Lorsque votre projet arrive à sa phase finale, vous voudrez passer en revue chacun des points de cette liste de contrôle pour confirmer que tout est terminé.
1. Chaque partie prenante a-t-elle examiné les produits livrables ?
Il est essentiel que chaque partie prenante ait la possibilité de donner son approbation sur un projet donné. Cela peut sembler évident, mais selon la structure de votre agence/entreprise, cela peut varier. Vous voudrez confirmer que les personnes suivantes ont eu leur dernier mot :
- Directeurs artistiques
- Rédacteurs
- Directeurs d’agence
- Chefs de service
- Parties prenantes internes de haut niveau
- Parties prenantes externes
2. La portée du projet a-t-elle été respectée ?
Au début de votre projet, vous aurez créé une portée de projet solide qui a été utilisée pour façonner votre projet et le guider jusqu’à son achèvement. L’énoncé de la portée du projet a-t-il été entièrement respecté ? Si ce n’est pas le cas, cela posera-t-il un problème ? Cette période de réflexion peut être utile à tous les acteurs impliqués dans le projet.
3. Un rapport post-projet a-t-il été rédigé et examiné ?
Un rapport post-projet détaille le processus global qui a été suivi et les résultats qui ont été obtenus. Ce rapport peut vous aider à tirer les principales leçons du projet et à identifier les domaines qui peuvent être améliorés pour le prochain cycle. Ce rapport doit être partagé par votre organisation pour une efficacité maximale.
4. Tous les coûts ont-ils été imputés au projet ?
Il est important que tous les coûts pertinents associés à votre projet lui soient imputés. Cela permettra de mettre de l’ordre dans les détails, de s’assurer que votre organisation reçoit son argent et d’éviter toute confusion potentielle à l’avenir avec des factures ou des relevés tardifs.
5. Tous les dossiers ont-ils été organisés ?
Tout au long du projet, vous avez probablement créé un grand nombre de fichiers et de versions de produits livrables. Même si ces documents peuvent sembler inutiles aujourd’hui, il est essentiel de les cataloguer et de les ranger pour les conserver plus tard, au cas où ils seraient nécessaires.
Comment réduire le stress lié à la réalisation d’un projet numérique ?
La réalisation d’un projet numérique peut être stressante. Il y a beaucoup de possibilités de laisser des traces, et vous ne voulez pas avoir laissé une erreur ou une faute dans le travail. Voici comment maîtriser ces domaines et réduire le stress lié à la fin d’un projet numérique.
1. Simplifier le processus d’examen
Vos livrables sont à 99% là, mais des changements de dernière minute peuvent être demandés. Vous ne pouvez pas vous permettre de semer la confusion dans le projet ici, il est donc essentiel que votre processus de révision soit incroyablement transparent et clair. Pour vous en assurer, vous devez rationaliser votre processus de révision et d’approbation à l’aide d’un outil comme Filestage.
2. Prenez votre temps
Maintenant que la ligne d’arrivée est en vue, il peut être très tentant de se précipiter vers elle les bras tendus en signe de victoire. Mais le moment est venu d’être méthodique et prudent – de travailler lentement sur votre modèle d’achèvement de projet et de résister à la tentation d’une célébration prématurée. Le projet sera terminé avant que vous ne vous en rendiez compte !
3. Partager le feedback
Le projet se terminant, c’est le moment idéal pour faire un retour sur les performances avec le reste de l’équipe. Cela peut les galvaniser et les motiver, en veillant à ce qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes dans cette dernière phase du projet. Vous pouvez également profiter de cette occasion pour les enthousiasmer pour l’avenir et le prochain grand projet.
4. Gardez votre équipe mentalement engagée
Votre équipe sait que le projet est presque terminé et elle est prête à pousser un grand soupir de soulagement collectif. En tant que chef de projet, il vous incombe de veiller à ce que chaque membre de votre équipe reste engagé et vigilant. Les dernières retouches et la livraisondes matériaux constituent une étape très délicate du projet, et votre équipe doit donc être au meilleur de sa forme.
5. Apprécier la satisfaction d’un travail bien fait
Bien sûr, vous devez aussi prendre le temps de regarder le projet en arrière et d’admirer le travail que vous et votre équipe avez accompli. Cela peut vous motiver et vous montrer tout le chemin parcouru – un carburant important pour vous permettre de continuer à vous lancer dans des projets numériques extraordinaires.
Modèle d’achèvement de projet
La liste de contrôle des tâches à accomplir à la fin d’un projet peut sembler évidente, mais vous voulez une liste à laquelle vous référer. Michael Collins, l’astronaute d’Apollo 11, est allé jusqu’à appeler les listes de contrôle de la mission de son équipage le “quatrième membre de l’équipage”. Voici un modèle d’achèvement de projet, parfois aussi appelé feuille d’achèvement de projet, qui vous aidera à glisser vers le succès.
Conclusion
Nous espérons que cet article vous a aidé à envisager l’achèvement d’un projet sous un jour nouveau. Il s’agit d’une partie du processus de gestion de projet à la fois difficile et gratifiante qui peut vous aider à apporter la touche finale parfaite à votre projet.
