Brochure produit: Comment optimiser le processus de conception (avec beaucoup de parties prenantes)

Même dans le monde numérique d’aujourd’hui, les brochures de produits constituent un type de support marketing efficace. Mais tout chef de projet sait qu’il n’est pas facile de gérer le processus de création de brochures. Comme de nombreuses parties prenantes sont impliquées, le processus d’examen et d’approbation peut rapidement devenir incontrôlable.

Voici donc des moyens d’optimiser le processus de conception des brochures.

Pourquoi est-il difficile de gérer un processus de conception de brochures de produits avec de nombreuses parties prenantes ?

Il est souvent très difficile de coordonner la collaboration avec un grand nombre de collègues de différents départements. Lorsqu’il s’agit du processus de conception d’une brochure produit, cette règle empirique est tout à fait vraie pour les raisons suivantes :

1. Fichiers multiples

Dès que l’équipe de conception envoie la première version de la brochure, le nombre de fichiers de travail que vous devez suivre augmente de façon exponentielle. Vos intervenants travailleront souvent sur leurs propres fichiers individuels, ce qui signifie que vous n’aurez pas de fichier unique et centralisé.

2. Longs cycles de rétroaction

Plus le nombre de personnes impliquées dans la création du projet de brochure produit est élevé, plus vous devrez attendre pour compléter les cycles de feedback, car vous devrez passer du temps à rechercher les membres de l’équipe et à vous adapter à leurs horaires chargés.

3. Difficulté à maintenir une vue d’ensemble

Il est souvent difficile pour les chefs de projet de conserver une vue d’ensemble précise du processus de conception des brochures. Ils doivent essayer de gérer simultanément le retour d’information et les différentes versions, ce qui peut rapidement créer une confusion qui peut sembler impossible à gérer.

4. Une collaboration incohérente

Si de nombreuses personnes sont impliquées dans votre projet de brochure, le risque de temps d’arrêt augmente considérablement. Bientôt, vous constaterez inévitablement que certaines de vos parties prenantes sont en congé de maladie, en déplacement professionnel, changent de rôle ou quittent l’entreprise.

5. Lacunes dans le retour d’information

La réussite de votre projet de conception de brochure dépend souvent de la contribution de plusieurs membres de l’équipe aux emplois du temps chargés. Comme ce n’est pas leur priorité, ils oublieront inévitablement de donner leur avis ou mettront le processus en veilleuse.

6. Questions linguistiques

Si vous travaillez pour une grande entreprise multinationale, il vous sera peut-être difficile de gérer la localisation de votre brochure. Les différentes versions linguistiques multiplient le nombre de fichiers que vous devez gérer, et les traductions peuvent causer de nombreux maux de tête.

7. Temps d’arrêt prolongé

Vous devrez souvent obtenir un retour d’information de la part de collègues plus expérimentés au sein de votre entreprise. Mais vous pourriez constater qu’ils voyagent fréquemment. En raison des périodes prolongées passées hors du bureau, il se peut que vous deviez freiner le processus de conception de votre brochure en attendant un retour d’information.

Quelles parties prenantes doivent être impliquées ?

Dans une entreprise typique, il y a souvent beaucoup de parties prenantes impliquées dans les projets de brochures de produits. Voici un aperçu des principales parties impliquées dans chaque projet.

Chef de projet

Le chef de projet est la personne chargée de gérer l’ensemble du projet de brochure et de le mener à bien. Ces chefs de projet peuvent travailler au sein du département marketing lui-même, ou agir en tant que chefs de projet généraux qui travaillent dans plusieurs départements.

Équipe de marketing

L’équipe marketing est composée de professionnels qui transforment le projet de brochure en réalité. Cette équipe comprendra souvent des responsables marketing, des rédacteurs et des experts en marketing international. Pour que la brochure soit un succès, ils apportent chacun leurs compétences.

Équipe de conception et/ou agence de conception

L’entreprise qui crée la brochure du produit peut disposer de sa propre équipe de conception interne ou décider de collaborer avec un prestataire externe. Cette équipe travaillera en collaboration avec l’équipe de marketing afin de créer une brochure de produits attrayante et informative.

Équipe de gestion des produits

L’équipe de gestion du produit est chargée de vérifier l’exactitude du contenu de la brochure du produit. Leurs connaissances constituent la base du contenu. Pour vérifier que la brochure est exacte, cette équipe devra donner son approbation finale.

Quel est le flux de travail idéal pour créer des brochures de produits avec un grand nombre de parties prenantes ?

Vous vous interrogez sur les moyens exacts de gérer le processus de conception d’une brochure produit ? Voici un aperçu des sept étapes que vous devriez suivre pour saisir le succès.

Pour vous faciliter la tâche, nous allons diviser chacune de ces étapes en quatre sections pratiques :

• Qui est impliqué ?
• Que fait chaque membre de l’équipe ?
• Qui doit fournir un retour d’information ?
• Comment savez-vous que chaque étape est terminée ?

Grâce à ces sections, vous ne perdrez jamais de vue les moyens d’organiser chaque étape du processus de conception d’une brochure.

1. Préparez toutes les étapes nécessaires du flux de travail.

Tout d’abord, vous devez jeter les bases du succès. Voici un aperçu des moyens que le chef de projet peut mettre en œuvre pour réaliser cette étape.

Qui est impliqué ?

• Chef de projet

Que fait chaque membre ?

Le chef de projet doit définir les étapes du flux de travail nécessaires avant de lancer le projet. Après avoir discuté avec de nombreuses entreprises qui créent régulièrement des brochures de produits, nous avons constaté que le processus suivant était le plus efficace :

• Briefing [Product Management > Marketing]
• Briefing [Marketing > Design]
• Approbation [Design > Marketing]
• Approbation [Marketing > Product]
• Approbation [Product > Management]

Le chef de projet peut soit écrire ces étapes pour lui-même, soit utiliser un logiciel de révision et d’approbation tel que Filestage pour les rendre transparentes pour toutes les parties prenantes.

Qui doit fournir un retour d’information ?

À ce stade du processus, aucun retour d’information n’est nécessaire.

Comment savez-vous que cette étape est terminée ?

Une fois que les étapes nécessaires du flux de travail ont été définies, le chef de projet peut passer à l’étape suivante.

2. Briefing [Product Management > Marketing]

Maintenant que le flux de travail est clair, il est temps pour ses chefs de produit de communiquer leurs besoins au marketing.

Qui est impliqué ?

• L’équipe produit
• L’équipe de marketing

Que fait chaque membre ?

1. L’équipe produit identifie le besoin d’une nouvelle brochure produit, puis travaille à la création d’un brief pour l’équipe marketing.
2. Le chef de projet demande aux équipes marketing et produit de procéder à la première révision.
3. L’équipe marketing examine le dossier. Ils demandent des modifications, demandent des éclaircissements et se mettent d’accord sur une version finale qui doit être approuvée par toutes les parties prenantes concernées.

Le briefing peut être soit partagé par e-mail, soit revu directement dans un logiciel d’épreuvage en ligne comme Filestage. L’avantage de l’utilisation d’un logiciel d’épreuvage en ligne est que les parties prenantes peuvent directement commenter les documents et laisser des commentaires en contexte.

Qui doit fournir un retour d’information ?

À ce stade du processus, l’équipe marketing fournit un retour sur le brief fourni par l’équipe produit.

Comment savez-vous que cette étape est terminée ?

Une fois que le briefing a été confirmé par l’équipe marketing, il est temps de passer à l’étape suivante.

3. Concept [Marketing]

Maintenant que l’équipe marketing dispose d’un briefing clair et finalisé de la part de l’équipe produit, il est temps pour elle de faire fonctionner sa magie marketing.

Qui est impliqué ?

• Marketing

Que fait chaque membre ?

1. Le responsable marketing distribue le dossier aux membres concernés de son équipe.
2. Les membres de l’équipe mettent en œuvre leurs différentes compétences pour faire avancer le dossier et créer un concept. Cette phase peut impliquer un rédacteur et un stratège de contenu.
3. Le concept est confirmé par le responsable du marketing.

Qui doit fournir un retour d’information ?

À ce stade, l’équipe marketing travaille en harmonie pour créer un excellent concept.

Comment savez-vous que cette étape est terminée ?

Il est temps de passer à l’étape suivante après :

• Le responsable du marketing confirme que le concept a été finalisé.
• Tous les membres de l’équipe marketing en sont satisfaits.

4. Briefing [Marketing > Design]

Maintenant que le concept a été créé, il est temps pour l’équipe de marketing de contacter l’équipe de conception. Il est important de noter que l’équipe de conception peut être interne ou externe.

Qui est impliqué ?

• Marketing
• Design

Que fait chaque membre ?

1. Pour créer un briefing réalisable pour l’agence de design interne ou externe, l’équipe marketing doit élaborer le concept.
2. Le responsable marketing demande à l’équipe de conception de revoir le briefing.
3. L’équipe de conception doit demander des modifications, demander des précisions et s’assurer que le briefing correspond exactement à ce qu’elle souhaite.

Qui doit fournir un retour d’information ?

Comme l’équipe de conception doit fournir un retour d’information et demander des précisions, un outil tel que Filestage leur permet de laisser facilement des questions et des commentaires dans le contexte. Le dossier peut alors être finalisé aussi efficacement que possible.

Comment savez-vous que cette étape est terminée ?

Filestage permet de voir facilement combien de commentaires restent en suspens dans un document en cours de révision. En d’autres termes, l’équipe suit l’évolution du dossier et s’efforce de rectifier les problèmes en suspens.

L’équipe saura que le brief est prêt à être utilisé par l’équipe de conception après :

• les commentaires ont été résolus.
• Tous les membres de l’équipe ont donné leur accord.

5. Approbation [Design > Marketing]

Maintenant que l’équipe de conception a créé une première ébauche, il est temps pour l’équipe de se réunir avec le marketing et de s’assurer que le projet correspond au brief initial.

Qui est impliqué ?

• Marketing
• Design

Que fait chaque membre ?

1. L’équipe de conception partage la première version de la brochure produit avec l’équipe marketing.
2. L’équipe marketing examine le projet, et partage ses suggestions et commentaires.
3. L’équipe de conception réagit à ces demandes de modification et procède aux ajustements nécessaires.
4. L’équipe de conception partage une autre version, puis répète le processus jusqu’à ce que les deux équipes soient satisfaites de la conception.

Qui doit fournir un retour d’information ?

À ce stade, l’équipe de marketing est chargée de fournir un retour d’information de qualité à l’équipe de conception. Un outil de révision et d’approbation comme Filestage facilite le contrôle des versions. Plus précisément, il permet aux utilisateurs de passer d’une version à l’autre et de confirmer que des modifications ont été apportées.

Les équipes de conception et de marketing peuvent utiliser cette fonctionnalité pour s’assurer que tout est prêt pour l’étape suivante.

Comment savez-vous que cette étape est terminée ?

Une fois que tous les membres ont confirmé la conception la plus récente, le marketing saura instantanément qu’il est temps de passer à l’étape suivante.

6. Approbation [Marketing > Product]

Une fois le projet finalisé, il est temps pour l’équipe marketing d’obtenir l’approbation de l’équipe produit.

Qui est impliqué ?

• Marketing
• Produit
• Design

Que fait chaque membre ?

1. L’équipe marketing partage la version finale de la brochure produit avec l’équipe produit.
2. L’équipe marketing présente la brochure à l’équipe produit.
3. L’équipe chargée du produit examine le projet et fournit des commentaires. Cette phase permet de s’assurer que l’équipe produit laisse un retour d’information clair et perspicace, qui peut être mis en œuvre par les équipes de marketing ou de conception.
4. Jusqu’à ce que la version soit approuvée, les équipes de marketing et de conception mettront en œuvre toutes les modifications demandées…

Qui doit fournir un retour d’information ?

Tout au long de cette étape, l’équipe produit doit fournir un retour d’information qui guidera les équipes de conception et de marketing.

Comment savez-vous que cette étape est terminée ?

Une fois que l’équipe produit a signé le projet, ils ont leur garantie. Il est maintenant temps pour eux d’obtenir l’approbation finale.

7. Approbation [Product > Management]

Maintenant que l’équipe produit a coordonné sans effort la création de sa brochure produit, elle doit obtenir l’approbation finale de la direction.

Qui est impliqué ?

• Produit
• Gestion
• Design
• Marketing

Que fait chaque membre ?

1. L’équipe produit présente la brochure à l’équipe de direction.
2. L’équipe de direction (y compris la direction, la conformité et d’autres départements importants) examine la version finale, partage ses commentaires et demande des modifications.
3. La conception et le marketing travaillent pour mettre en œuvre et demander des modifications jusqu’à ce que la version finale soit prête à être imprimée.

Qui doit fournir un retour d’information ?

À ce stade, l’équipe de direction doit fournir un retour d’information. La taille et la composition de l’équipe de direction varient généralement d’une entreprise à l’autre. Par exemple, les grandes entreprises peuvent avoir des départements de conformité.

Comment savez-vous que cette étape est terminée ?

Une fois la brochure confirmée par l’équipe de direction, elle est prête à être imprimée et utilisée pour attirer de nouveaux clients. Pour simplifier ce processus, les entreprises peuvent utiliser un outil comme Filestage qui tient tous les réviseurs au courant, il est facile de voir quand chaque réviseur a confirmé la version finale.

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