Produktbroschüren: Wie kann man den Designprozess (mit vielen Stakeholdern) optimieren?

Auch in der digitalen Welt von heute können Produktbroschüren effektives Marketingmaterial darstellen. Dazu müssen sie jedoch ansprechend gestaltet und auf den Leser zugeschnitten sein. 

Wenn viele Stakeholder in den Designprozess involviert sind, kann das Erstellen einer passenden Broschüre schnell zur Herausforderung werden. Viele unterschiedliche Meinungen müssen auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden, ohne dass Input verloren geht. 

Hier sind einige Möglichkeiten, wie dieser Prozess optimiert werden kann. 

Warum ist es so schwierig, den Designprozess einer Produktbroschüre mit vielen Stakeholdern zu managen?

Häufig ist es sehr kompliziert, die Zusammenarbeit mit einer großen Anzahl von Kollegen in verschiedenen Abteilungen zu koordinieren. Wenn es um den Designprozess einer Produktbroschüre geht, liegt das vor allem an folgenden Gründen:

1. Mehrere Dateien

Sobald das Design-Team seinen ersten Entwurf verschickt hat, nimmt die Anzahl der Dateien im Umlauf exponentiell zu. Ihre Mitarbeiter arbeiten oft an ihren eigenen individuellen Dateien, was bedeutet, dass es keine „offizielle“ Datei gibt.

2. Lange Feedback-Runden

Je mehr Menschen an der Erstellung einer Produktbroschüre beteiligt sind, desto länger dauern Feedback-Runden. Sie müssen den involvierten Projektmitgliedern häufig hinterherlaufen (oder telefonieren) und sich an ihren Zeitplan anpassen.

3. Den Überblick behalten

Für Projektmanager ist es oft schwierig, einen genauen Überblick über den Designprozess einer Produktbroschüre zu behalten. Sie müssen Feedback umsetzen und verschiedene Versionen gleichzeitig verwalten, was schnell zu Verwirrung und Verzweiflung führen kann. 

4. Unbeständige Zusammenarbeit

Wenn viele Personen an Ihrem Projekt beteiligt sind, steigt das Ausfallrisiko dramatisch an. Denn schon bald werden Sie vielleicht feststellen, dass einige Ihrer Mitarbeiter krank oder geschäftlich unterwegs sind, die Abteilung wechseln oder das Unternehmen verlassen.

5. Lücken im Feedback

Der Erfolg Ihres Projekts zur Gestaltung der Broschüre hängt oft vom Input einer Reihe von Teammitgliedern ab, die einen vollen Terminkalender haben. Da es nicht ihre oberste Priorität ist, werden sie es ab und zu vergessen, Feedback zu geben.

6. Sprachbarrieren

Wenn Sie für ein großes multinationales Unternehmen arbeiten, ist es für Sie möglicherweise schwierig, die Lokalisierung Ihrer Broschüre zu verwalten. Verschiedene Sprachversionen resultieren in mehreren zu verwaltenden Dateien, und Übersetzungen können auf diese Weise schnell komplex werden..

7. Längere Ausfälle

Sie werden oft Feedback aus der Führungsetage Ihres Unternehmens einholen müssen. Leider ist es sehr wahrscheinlich, dass diese Personen häufig unterwegs sind. Wenn Personen längere Zeit nicht im Büro sind, werden Sie vielleicht nicht weiter an Ihrem Projekt arbeiten können, da Sie auf deren Feedback angewiesen sind.

Welche Projektmitglieder sollten mit einbezogen werden?

In einem typischen Unternehmen gibt es oft viele Mitarbeiter, die an der Produktion einer Broschüre beteiligt sind. Hier ist ein Überblick der wichtigsten Parteien, die an jedem Projekt beteiligt sind.

Projektmanager

Der Projektmanager ist die Person, die das gesamte Projekt leitet und den Vorgang bis zum Ende kontrolliert. Der Projektmanager kann ein Mitarbeiter der Marketingabteilung oder ein fest angestellter Projektmanager sein, der in verschiedenen Abteilungen mitarbeitet.

Marketing-Team

Das Marketing-Team besteht aus Profis, die das Projekt in die Tat umsetzen. Zu diesem Team gehören oft Marketingmanager, Texter und internationale Marketingexperten. Damit die Broschüre ein Erfolg wird, bringt jeder seine Fähigkeiten und Erfahrungen ein.

Design-Team und/oder Designagentur

Das Unternehmen, das die Produktbroschüre erstellt, verfügt entweder über ein eigenes internes Design-Team oder es entscheidet sich für die Zusammenarbeit mit einem externen Partner. Dieses Team arbeitet zusammen mit dem Marketing-Team daran, eine attraktive, informative Broschüre zu erstellen.

Produktmanagement-Team

Das Produktmanagement-Team überprüft die Produktbroschüre und deren Inhalt auf Richtigkeit. Es ist verantwortlich für den Inhalt der Broschüre. Um sicherzustellen, dass die Broschüre keine Fehler enthält, müssen sie zunächst den Inhalt freigeben. 

Wie sehen die idealen Arbeitsschritte für die Erstellung von Produktbroschüren mit mehreren involvierten Mitarbeitern aus?

Sie fragen sich, wie Sie den Designprozess einer Produktbroschüre genau steuern können? Wir zeigen Ihnen sieben Schritte, die Sie befolgen sollten, um erfolgreich zu sein. 

Um diese Tipps übersichtlicher zu gestalten, haben wir sie in vier praktische Abschnitte unterteilt:

• Wer ist beteiligt? 
• Was ist die Aufgabe jedes einzelnen Teammitglieds? 
• Wer muss Feedback geben? 
• Woher wissen Sie, wann ein Schritt abgeschlossen ist?

Mit diesen Abschnitten verlieren Sie nie den Überblick darüber, wie jeder Schritt des Prozesses zum Erstellen einer Broschüre organisiert werden muss.

1. Bereiten Sie zunächst jeden notwendigen Arbeitsschritt vor.

Das Wichtigste zuerst: Sie wollen den Grundstein für Ihren Erfolg legen. Wir erklären Ihnen im Folgenden genauer, wie Sie daran arbeiten können, diesen Schritt zu erreichen. 

Wer ist beteiligt?

• Projektleiter

Was ist die Aufgabe jedes einzelnen Teammitglieds? 

Der Projektleiter sollte die notwendigen Arbeitsschritte definieren, bevor das Projekt startet. Nach Gesprächen mit vielen Unternehmen, die regelmäßig Produktbroschüren erstellen, haben wir festgestellt, dass der folgende Prozess der effizienteste ist:

• Briefing [Produktmanagement > Marketing]
• Briefing [Marketing > Design]
• Freigabe [Design > Marketing]
• Freigabe [Marketing > Produkt]
• Freigabe [Produkt > Management]

Der Projektleiter kann diese Schritte entweder nur für sich selbst festhalten oder mit einer Review- und Freigabesoftware wie Filestage für alle relevanten Mitarbeiter transparent machen.

Wer muss Feedback geben?

Zu diesem Zeitpunkt des Prozesses ist keine Rückmeldung erforderlich.

Woher wissen Sie, wann dieser Schritt abgeschlossen ist?

Sind die notwendigen Arbeitsschritte definiert, kann der Projektleiter zum nächsten Schritt übergehen.

2. Briefing [Produkt > Marketing]

Jetzt, da der Ablauf des Projekts geklärt ist, ist es an der Zeit, dass die Produktmanager ihre Wünsche und Bedürfnisse an die Marketingabteilung kommunizieren.

Wer ist beteiligt?

• Das Produkt-Team
• Das Marketing-Team

Was ist die Aufgabe jedes einzelnen Teammitglieds?

1. Das Produkt-Team identifiziert den Bedarf an einer neuen Produktbroschüre und erteilt dann Anweisungen an das Marketing-Team.
2. Die Marketing- und Produkt-Teams werden vom Projektleiter angewiesen, eine erste Überprüfung durchzuführen.
3. Das Marketing-Team überprüft den Auftrag. Es schlägt Änderungen vor, bittet um Klarstellungen und vereinbart eine endgültige Version, die von allen beteiligten Interessengruppen bewilligt werden muss.

Das Briefing kann entweder per E-Mail oder direkt in einer Online-Proofing-Software wie Filestage eingesehen werden. Der Vorteil der Verwendung einer Online-Proofing-Software besteht darin, dass die Beteiligten Dokumente direkt kommentieren und kontextbezogenes Feedback abgeben können.

Wer muss Feedback geben? 

An diesem Teil des Prozesses gibt das Marketing-Team dem Produkt-Team Feedback zu dem zuvor übermittelten Auftrag. 

Woher wissen Sie, wann dieser Schritt abgeschlossen ist?

Sobald der Auftrag vom Marketing-Team bestätigt wurde, ist es an der Zeit, zum nächsten Schritt überzugehen.

3. Konzept [Marketing]

Wenn das Marketing-Team klar definierte Anweisungen vom Produkt-Team erhalten hat, kann es mit der Arbeit beginnen.

Wer ist beteiligt?

• Marketing 

Was ist die Aufgabe jedes einzelnen Teammitglieds?

1. Der Marketingmanager übergibt den Auftrag an die relevanten Mitglieder seines Teams.
2. Die Teammitglieder bringen ihre unterschiedlichen Fähigkeiten ein, um die Anweisungen umzusetzen und ein Konzept zu erstellen. In dieser Phase können ein Texter und ein Content-Strategist involviert sein.
3. Das Konzept wird vom Marketingmanager bewilligt.

Wer muss Feedback geben?

In dieser Phase arbeitet das Marketing-Team harmonisch zusammen, um ein hervorragendes Konzept zu erstellen.

Woher wissen Sie, wann dieser Schritt abgeschlossen ist? 

Es ist an der Zeit, den nächsten Schritt umzusetzen: 

• Der Marketingmanager bestätigt, dass das Konzept abgeschlossen ist. 
• Jedes Mitglied des Marketing-Teams ist damit zufrieden. 

4. Briefing [Marketing > Design]

Nachdem das Konzept erstellt wurde, ist es an der Zeit für das Marketing-Team, das Design-Team zu kontaktieren. Dabei muss beachtet werden, dass das Design-Team intern oder extern sein kann.

Wer ist beteiligt?

• Marketing
• Design 

Was ist die Aufgabe jedes einzelnen Teammitglieds?

1. Um ein umsetzbares Briefing für die interne oder externe Designagentur zu erstellen, sollte das Marketing-Team ein Konzept erarbeiten.
2. Der Marketingmanager bittet das Design-Team, das Briefing zu überprüfen.
3. Das Design-Team muss Änderungen anmerken, um Klärungen bitten und sicherstellen, dass das Briefing schlüssig ist.

Wer muss Feedback geben?

Da das Design-Team Feedback geben und um weitere Abklärungen bitten sollte, erleichtert ein Tool wie Filestage es, kontextbezogene Fragen und Kommentare zu hinterlassen. Dann kann der Auftrag so effizient wie möglich abgeschlossen werden.

Woher wissen Sie, wann dieser Schritt abgeschlossen ist? 

Mit Filestage können sie leicht feststellen, wie viele ausstehende Kommentare in einem zu überprüfenden Dokument vorhanden sind. Mit anderen Worten, das Team verfolgt den Fortschritt des Auftrags und arbeitet daran, alle offenen Fragen zu klären. 

Es ist klar, dass der Auftrag dem Design-Team zugestellt werden kann, wenn: 

• alle Kommentare beantwortet wurden. 
• alle involvierten Teammitglieder ihre Zustimmung gegeben haben.

5. Freigabe [Design > Marketing]

Nachdem das Design-Team nun einen ersten Entwurf erstellt hat, ist es an der Zeit, dass das Team sich mit dem Marketing-Team abspricht und sicherstellt, dass die Umsetzung den Vorstellungen des Marketing-Teams entspricht.

Wer ist beteiligt?

• Marketing
• Design

Was ist die Aufgabe jedes einzelnen Teammitglieds? 

1. Das Design-Team teilt die erste Version der Produktbroschüre mit dem Marketing-Team.
2. Das Marketing-Team geht den Entwurf durch und teilt Vorschläge und Kommentare mit.
3. Das Design-Team reagiert auf diese Änderungswünsche und nimmt alle notwendigen Anpassungen vor.
4. Das Design-Team schlägt eine weitere Version vor. Dieser Prozess wiederholt sich, bis beide Teams mit dem Design zufrieden sind.

Wer muss Feedback geben? 

In dieser Phase ist das Marketing-Team dafür verantwortlich, dem Design-Team qualitativ hochwertiges Feedback zu geben. Ein Review- und Freigabetool wie Filestage macht die Kontrolle jeder Version zum Kinderspiel. Es ist besonders praktisch, da Benutzer durch die unterschiedlichen Versionen blättern und bestätigen können, dass Änderungen vorgenommen wurden.

Die Design- und Marketing-Teams können diese Funktionen nutzen, um sicherzustellen, dass das Projekt bereit ist, auf die nächste Stufe überzugehen.

Woher wissen Sie, wann dieser Schritt abgeschlossen ist? 

Nachdem alle Mitglieder das neueste Design bestätigt haben, weiß das Marketing-Team sofort, dass es an der Zeit ist, den nächsten Schritt auszuführen.

6. Freigabe [Marketing > Produkt]

Wenn der Entwurf fertig gestellt ist, sollte das Marketing-Team die Genehmigung des Produkt-Teams einholen.

Wer ist beteiligt?

• Marketing
• Produkt
• Design

Was ist die Aufgabe jedes einzelnen Teammitglieds? 

1. Das Marketing-Team teilt den endgültigen Entwurf der Produktbroschüre mit dem Produkt-Team.
2. Das Marketing-Team präsentiert die Broschüre dem Produkt-Team.
3. Das Produkt-Team geht den Entwurf durch und gibt Feedback. Diese Phase dient dazu, dass das Produkt-Team klares, aufschlussreiches Feedback gibt, das von den Marketing- oder Design-Teams umgesetzt werden kann.
4. Bis zur endgültigen Freigabe der Version müssen die Marketing- und Design-Teams alle gewünschten Änderungen umsetzen.

Wer muss Feedback geben? 

Während dieser Phase muss das Produkt-Team Feedback geben, das die Design- und Marketing-Teams anleitet.

Woher wissen Sie, wann dieser Schritt abgeschlossen ist? 

Sobald das Produkt-Team den Entwurf bewilligt hat, ist es an der Zeit, dass sie die endgültige Genehmigung einholen. 

7. Freigabe [Produkt > Management]

Nun muss das Produkt-Team die endgültige Genehmigung des Managements einholen.

Wer ist beteiligt?

• Produkt
• Management
• Design
• Marketing

Was ist die Aufgabe jedes einzelnen Teammitglieds?

1. Das Produkt-Team präsentiert die Broschüre dem Führungsteam.
2. Das Führungsteam (einschließlich Management, Compliance und anderer wichtiger Abteilungen) bespricht die endgültige Version und teilt Kommentare und Änderungswünsche mit.
3. Design und Marketing arbeiten an der Umsetzung der Änderungsvorschläge, bis die endgültige Version der Produktbroschüre druckreif ist.

Wer muss Feedback geben?

In dieser Phase muss das Management-Team Feedback geben. Die Größe und der Aufbau des Management-Teams variiert in der Regel von Unternehmen zu Unternehmen. Größere Unternehmen verfügen beispielsweise über eigene Compliance-Abteilungen. 

Woher wissen Sie, wann dieser Schritt abgeschlossen ist? Nachdem die Broschüre vom Führungsteam bestätigt wurde, kann sie gedruckt und zu Werbezwecken eingesetzt werden. Um diesen Prozess zu vereinfachen, können Unternehmen ein Tool wie Filestage verwenden, das alle Prüfenden auf dem Laufenden hält. So kann man leicht erkennen, wann jeder Prüfer die endgültige Version bestätigt hat

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