46 façons de rationaliser le flux de travail créatif de votre agence (et de passer de zéro à un héros)

Même s’il est agréable de libérer toute sa passion au cours d’un projet créatif, le processus doit être organisé. Même les grands artistes ont des systèmes individuels pour créer une peinture ou une sculpture. Mais si vous travaillez dans une agence de publicité, cela peut devenir un peu plus compliqué.

De nombreux génies créatifs sont des écervelés, mais si vous voulez réussir, vous devrez établir une sorte d’ordre si vous voulez vous lancer. Plus précisément, les agences de création disposent de leurs propres chefs de projet, chargés d’organiser les tâches tout au long des étapes du projet. Ils répondent à ces questions : Qui est censé faire quoi ? Et quand ?

C’est là que le terme « flux de travail » devient important. Imaginez que chacun fasse ce qu’il a à faire, sans aucune communication ni connaissance des priorités de certaines tâches. Cela finirait par un chaos total !

Afin d’obtenir des informations générales sur la manière dont d’autres experts en flux de travail créatif gèrent leurs projets et leur organisation, nous avons demandé à Hannah Ross de nous faire part de ses réflexions :

« La plus grande barrière à l’entrée pour tout flux de travail serait l’adoption par tout le monde. Une fois la plate-forme choisie, il est essentiel que tous les membres de l’équipe soient actifs sur le système. L’étape cruciale suivante serait de mettre en place un processus d’ajout de nouvelles tâches, ce qu’est la taxonomie et la hiérarchie. La gestion de projet peut facilement devenir rébarbative si l’on ne prend pas le temps de définir comment l’organisation des tâches est gérée ; et comment ajouter de nouveaux éléments dans ce processus. »

Hannah Ross, productrice principale

Le flux de travail créatif se compose de quatre phases différentes :

  1. Définition et idéation
  2. Création
  3. Examen et approbation
  4. Lancement

Cet article offre une vue d’ensemble de tous les sous-processus pertinents, ainsi que des conseils utiles pour maîtriser le flux de travail créatif.

Nous avons également créé un guide sur la façon de rationaliser votre flux de travail créatif.

Ce cours regorge d’astuces et de stratégies précieuses sur  qui vous permettront de faire passer les flux de travail de votre agence au niveau supérieur. Il s’agit de 7 leçons quotidiennes complétées par des tutoriels, des modèles, des exemples, des guides et bien plus encore sur :

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Définition et idéation

1. Commencez par le dossier de création

La première étape d’un projet créatif est toujours le briefing créatif. C’est un document que vous créez avec votre client pour obtenir plus d’informations sur le projet. C’est la base de tout projet, et elle doit répondre aux questions suivantes (entre autres) :

  • Que faut-il faire ou changer ? Pourquoi ?
  • Qui est le public cible ? Qui sont les buyer personas?
  • Quel est le calendrier et les dates d’échéance ?
  • Quel est le budget ?
  • Quels sont les jalons ?

Étapes suivantes : Vous pouvez utiliser ce modèle de briefing créatif facile à utiliser et cette liste de contrôle complète du briefing créatif pour commencer. Ne manquez pas non plus ce guide étape par étape sur la façon de créer un buyer persona.

2. Organiser une réunion de lancement

Après avoir convenu des spécifications du projet, vous devez organiser deux réunions de lancement : une réunion interne et une réunion à laquelle participe le client.

L’objectif de la réunion interne est de préparer votre équipe au projet, tandis que la réunion avec le client doit garantir que vous et votre client êtes d’accord sur les exigences, les étapes, le calendrier, les objectifs et les prochaines étapes.

La réunion interne devrait couvrir :

  • Informations sur le client et l’étendue du projet
  • Stratégie utilisée
  • Responsabilités internes
  • Préparation d’une réunion de lancement pour le client

La réunion de lancement avec le client doit couvrir les points suivants :

  • Présentation de votre équipe
  • Briefing du projet
  • Mesure de la réussite du projet
  • Calendrier et étapes clés
  • Personnes impliquées et responsabilités
  • Structure des rapports
  • Processus d’examen et d’approbation

Étapes suivantes : Le chef de projet numérique a créé un guidecomplet sur la réunion de lancement idéale.

3. Fixer des objectifs et utiliser l’approche des objectifs S.M.A.R.T.

Se lancer dans un projet, c’est aussi se fixer des objectifs. Des objectifs clairs et précis vous aideront à aborder le projet avec succès et à répondre aux attentes de votre client. Votre client saura alors à quoi s’attendre à chaque phase du projet.

La méthode S.M.A.R.T. est une approche utile pour fixer vos objectifs. L’acronyme S.M.A.R.T. signifie « specific, measurable, achievable, relevant, and timely goals ».

Étapes suivantes : Nous avons créé un article sur la façon d’utiliser les objectifs S.M.A.R.T. (y compris le modèle d’objectifs S.M.A.R.T.) pour vous assurer que vous atteignez vos objectifs. En outre, le Project Management Institute traite de l’importance de la fixation d’objectifs dans les projets.

4. Définir les étapes du projet

Les objectifs sont importants et définissent l’orientation du projet. Les jalons du projet vous permettront de savoir si vous êtes dans la bonne direction.

Vous devez également faire la distinction entre les jalons et les tâches. Des jalons doivent être identifiés. Par exemple, « La phase 1 est terminée » et « Obtenir l’approbation pour terminer la phase 1 ». En général, les jalons sont définis pour indiquer le début ou la fin des activités.

Les jalons sont souvent liés à la communication (comme la fin de réunions cruciales), aux décisions importantes, aux phases du projet et aux processus.

Prochaines étapes : The Balance Careers a publié un article étonnant sur ce qu’est un jalon de projet, et comment le définir.

5. Définissez la structure et les responsabilités de votre équipe

Si vous ne l’avez pas encore fait, vous devez définir la structure de l’équipe pour ce projet particulier. Qui doit être impliqué, et dans quelle mesure ? Les rôles courants sont les suivants :

  • Directeur de projet
  • Stratège de projet
  • Chef de projet
  • Spécialiste du marketing
  • Designer
  • Développeur

Bien entendu, les rôles nécessaires dépendent de la nature du projet. Un projet de refonte de site web nécessitera l’intervention d’un concepteur et d’un développeur, tandis qu’un projet de prospectus n’implique aucun travail de développement.

Étapes suivantes : Si vous souhaitez en savoir plus sur les différents rôles et responsabilités des équipes, lisez cet article sur la structure et l’organisation des projets. Nous avons également créé un article sur la manière de constituer une équipe créative.

6. Gérez les attentes de vos clients

Votre client a des attentes spécifiques concernant le projet, et vous ne pourrez le mener à bien que si vous les connaissez parfaitement. Veillez donc à en savoir plus sur les attentes précises de votre client pendant la phase de définition et d’idéation. La deuxième étape consiste à gérer et à satisfaire ces attentes. En plus de fournir les meilleurs résultats, vous devez également tenir compte des techniques suivantes :

  • Demandez proactivement quelles sont les attentes, et définissez-les si nécessaire.
  • Respectez les objectifs que vous vous êtes fixés et présentez vos progrès chaque semaine.
  • Créez une chronologie accessible que vous mettez régulièrement à jour (par exemple, via Google Spreadsheets).
  • Ne promettez pas trop ; gardez des attentes modestes.

Étapes suivantes : Cet article de notre part présente différentes façons de gérer correctement les attentes des clients.

7. Identifier et atténuer les risques du projet

Il y a mille choses qui peuvent vous mettre des bâtons dans les roues et stopper votre projet et votre travail. Il est donc important de connaître les plus importants d’entre eux et de trouver des moyens d’atténuer ces risques.

Voici les risques courants liés aux projets :

  • Le champ d’application n’est pas bien défini.
  • Les prévisions de coûts ne sont pas bien définies.
  • Trop de demandes de changement, et pas de processus adaptés pour les gérer de manière optimale.
  • Les exigences du client sont mal comprises par votre agence.
  • Il en résulte une communication inefficace et lente.

Prochaines étapes : Simplicable a dressé une liste de 130 risques liés aux projets dont vous devez être conscient.

8. Faites des recherches sur les concurrents de votre client

Avant de créer quoi que ce soit pour votre client, vous devez analyser ses concurrents en détail. Pourquoi ? Cela vous permettra de mieux comprendre le secteur et de savoir ce qui est déjà disponible. Vous ne le copierez donc pas mot pour mot, mais vous recueillerez des éléments d’inspiration.

Tout d’abord, vous devez dresser une liste de vos concurrents. Comment ?

  • Cherchez-les sur Google.
  • Utilisez des outils comme Buzzsumo, Ahrefs ou Nightwatch pour vérifier leurs performances sociales et de référencement.
  • Utilisez Google Maps pour déterminer où ils se trouvent.
  • Utilisez les annuaires du secteur, tels que Yelp ou Check a Trade.
  • Pour identifier les sites web similaires, utilisez le bien nommé SimilarWeb.com.
  • Si votre client vend un logiciel ou une application, vous pouvez utiliser des pages comme AlternativeTo.

Deuxièmement, effectuez une analyse de la concurrence en :

  • Vérifier leur site web et leur blog.
  • Vérifier leurs mentions dans la presse et leurs interviews.
  • Vérifier leurs canaux de médias sociaux (tels que Facebook, YouTube et LinkedIn).
  • S’inscrire à leur newsletter et télécharger leurs eBooks.

Étapes suivantes : Consultez ce guide complet en 10 étapes sur la façon d’effectuer une analyse de la concurrence.

9. Utilisez des modèles de projets créatifs

Pour réussir un projet, vous devez créer de nombreux documents différents. Vous devrez créer des diagrammes de Gantt, des feuilles de temps, des registres de risques, des rapports ou des plans budgétaires. Les construire tous à partir de zéro demandera beaucoup plus d’efforts. Vous devez donc soit utiliser un logiciel approprié pour gérer ces documents, soit utiliser tout simplement les modèles disponibles pour gagner du temps.

Étapes suivantes : ProjectManager.com dispose d’une section de modèles très utile, qui fournit une liste massive de modèles de gestion de projet. En outre, vous pouvez trouver de nombreux modèles utiles sur notre blog :

10. Utiliser des calendriers visuels

Il est important d’avoir un calendrier précis. Cela aidera votre équipe à rester organisée et concentrée. En outre, vous ne devez pas seulement énumérer les dates d’échéance, mais aussi les représenter. Les calendriers visuels vous permettent de présenter toutes les activités de votre projet de manière simple. Pour créer des calendriers visuels attrayants, vous pouvez utiliser des logiciels tels que SmartSheet ou LucidChart.

Étapes suivantes : Plan Academy explique pourquoi les calendriers visuels sont si importants, et comment vous pouvez facilement en créer.

11. Mettre en œuvre un logiciel de gestion de projet créatif

Il est facile de se laisser submerger par les tonnes d’informations que vous allez traiter au cours d’un projet. C’est pourquoi la plupart des équipes décident rapidement de mettre en œuvre un logiciel de gestion de projets créatifs. Mais comment trouver l’outil qui répond parfaitement à vos besoins ? Avant de convenir d’un logiciel spécifique, vous devez être sûr de vos processus. Ensuite, il vous faudra trouver un outil capable de s’adapter à vos flux de travail. Voici d’autres aspects importants que vous devez prendre en compte :

  • Êtes-vous capable de communiquer dans le logiciel ?
  • L’outil offre-t-il une quantité suffisante de fonctionnalités de rapport ?
  • Le logiciel fournit-il les intégrations dont vous avez besoin pour l’intégrer dans l’écosystème de votre logiciel existant ?
  • L’outil vous permet-il de gérer vos ressources et de représenter vos échéances ?

Étapes suivantes : Wrike, un fournisseur de logiciels de gestion de projets, a rédigé un bon guide sur la façon de trouver la bonne solution créative pour votre équipe.

12. Commencez le Mood Boarding

Un mood board est la base visuelle de vos idées. Il vous aide à rassembler toutes vos idées brillantes en un seul endroit et à les partager facilement avec vos collègues. Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez créer un tableau d’humeur :

  • Faites en sorte que vos clients comprennent facilement vos idées.
  • Obtenez une meilleure idée des attentes de votre client.
  • Améliorez votre propre créativité.

Étapes suivantes : Nous avons créé un modèle de tableau d’humeur convaincant qui vous aidera à représenter facilement vos idées sans avoir à payer pour un logiciel. En outre, nous avons compilé une liste de contrôle complète (incluant tous les aspects pertinents) pour créer un mood board par vous-même.

13. Gérer la charge de travail de votre équipe

Vous avez réuni votre équipe, et vous avez commencé à faire tourner les premières idées. Merveilleux ! Avant de commencer à travailler, vous devez repenser la charge de travail de chaque collaborateur concerné. Est-il égal ? Est-ce faisable ? Est-ce juste ? Vos collègues de travail sont votre ressource la plus importante. Vous devez donc vous assurer que la charge de travail est gérée de manière optimale.

Suivez ces étapes pour organiser vos ressources :

  1. Effectuez un audit de la charge de travail, et décrivez la charge de travail de toutes les personnes concernées.
  2. Identifiez les collègues qui sont affectés à plus de tâches qu’ils ne peuvent en assumer.
  3. Identifiez les collègues qui sont affectés à moins de tâches qu’ils ne peuvent en assumer.
  4. Revoyez la disponibilité de votre équipe.
  5. Réaffectez les tâches et veillez à ce que la charge de travail soit répartie de manière optimale.

Étapes suivantes : Dans cet article, ProjectManager.com décrit les étapes nécessaires pour améliorer votre gestion de la charge de travail.

14. Définir des paramètres pour mesurer la réussite du projet

Comment définissez-vous la réussite d’un projet ? Le succès signifie différentes choses pour différentes personnes. Il est donc important que vous définissiez en interne une métrique de réussite avec le client. Par exemple, vous pourriez vous efforcer en interne d’exécuter votre projet de manière efficace, afin de respecter les délais et les coûts estimés. Pour le client, la réussite peut signifier que le résultat (tel qu’un site web) est entièrement terminé dans les délais, tout en respectant le budget.

La définition des paramètres de réussite ne peut pas être réalisée pendant le projet. Il faut plutôt le définir avant de commencer à travailler dessus.

Prochaines étapes : Mark Freeman et Peter Beale ont écrit un excellent article sur la façon de mesurer le succès d’un projet.

Création

15. Utiliser des techniques de remue-méninges

Vous avez besoin d’une idée pour une campagne ? Il est probable que la première approche qui vous vient à l’esprit soit le brainstorming. Mais saviez-vous qu’il existe de nombreuses alternatives ?

Les techniques de brainstorming convenablement modifiées comprennent :

  • Mind Mapping – Collaborez visuellement sur un défi, ajoutez des sujets/solutions connexes et reliez-les.
  • Brainstorming inversé – Qu’est-ce qui pourrait causer un problème ?
  • Remue-méninges en ligne – Partagez des idées en ligne en toute confidentialité. (Par exemple, utilisez une feuille de calcul Google)
  • Role Storming – Imaginez que vous êtes la personne qui rencontre un problème spécifique.

16. Générer des idées

La vie en agence peut être difficile. Chaque jour, vous devrez trouver des idées nouvelles et fraîches. Mais comment garantir la créativité et éviter l’épuisement des idées ? Il y a plusieurs façons de procéder :

  • Remettre en question les processus et les hypothèses existants.
  • Utilisez différentes techniques et différents médias pour générer des idées (comme le remue-méninges, la peinture, la lecture de livres connexes et la consultation des posts Instagram les plus récents).
  • Créez un lien entre des choses sans rapport entre elles.
  • Changez votre perspective.
  • Changez votre emplacement.

Étapes suivantes : Bien entendu, il ne s’agit là que de quelques-unes des méthodes qui peuvent stimuler le processus de génération d’idées. MindTools a compilé une excellente liste de moyens de penser différemment et de susciter la créativité. Nous avons également créé un guide complet de narration qui vous aidera à trouver un récit adapté à vos idées.

17. Partagez vos idées avec votre équipe

Générer des idées est la première étape. Mais n’oubliez pas de les partager avec votre équipe, de collaborer et d’obtenir un retour d’information instantané. Le problème est que certains de vos collègues ont plutôt tendance à partager leurs idées, tandis que d’autres gardent leurs idées pour eux. Mais vous pouvez changer ça.

  • Encouragez tous vos collègues de travail à partager leurs idées.
  • Fournissez régulièrement des informations en retour.
  • Apprenez à vos collègues comment présenter une idée.
  • Organisez des réunions de remue-méninges avec votre équipe.
  • Créez un environnement propice à la créativité.

Étapes suivantes : Le Forbes Communication Council a recommandé ces 15 méthodes utiles pour s’assurer que tous les membres de l’équipe partagent leurs idées.

18. Créer différents types de contenu

Bien sûr, vous savez que le contenu est important. Il est probable que votre agence propose des services de création de contenu, tels que des articles de blog et des infographies. Mais il existe de nombreuses variantes de contenu écrit et visuel. Avez-vous déjà pensé à créer les types de contenu suivants ?

  • Mèmes
  • Données primaires
  • Podcasts
  • Présentations Slideshare
  • Vidéos en direct
  • Cours par courriel
  • Microsites

Étapes suivantes : CoSchedule a créé une liste massive de 113 types de contenu que vous pouvez créer pour vos clients.

19. Restez créatif en permanence

Être créatif est votre métier, mais il est parfois difficile de maintenir votre niveau de créativité élevé. Ne vous inquiétez pas. C’est normal. Heureusement, il existe des moyens de faire circuler à nouveau votre créativité.

Essayez ces techniques de créativité :

  • Utilisez un journal des idées pour rassembler toutes les idées qui vous viennent à l’esprit.
  • Commencez à méditer pour renforcer votre concentration et votre créativité.
  • Pour faire le vide dans votre esprit, terminez toutes les tâches en cours, et recommencez à zéro.
  • Faites une promenade, et profitez de l’air frais.
  • Analysez vos concurrents et trouvez l’inspiration.
  • Écoutez des podcasts sur la créativité.

Étapes suivantes : Nous avons dressé une liste de 29 conseils éprouvés qui peuvent être utilisés pour accroître la créativité dans votre espace de travail.

20. Apprendre des meilleurs

Souvent, il n’est pas nécessaire de réinventer la roue. Vous devez donc analyser à la fois les concurrents de votre client et vos propres concurrents ; vous pourrez alors apprendre de chacun d’eux. Lorsque vous travaillez sur un nouveau projet, faites un zoom arrière pour découvrir si d’autres agences ont déjà réalisé des travaux similaires. N’ayez pas peur d’apprendre d’eux. Bien sûr, vous ne devez pas plagier leur travail, mais vous pouvez vous inspirer de leurs réalisations. Utilisez leur succès pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Prochaines étapes : McKinsey a publié un article intéressant sur la façon d’entrer dans la tête de votre concurrent.

21. Utiliser les outils de collaboration

Travailler sur une nouvelle campagne pour votre client implique beaucoup de collaboration. Mais organisez-vous votre équipe de manière optimale ? Dans la plupart des cas, il est judicieux d’utiliser un ou plusieurs outils de collaboration à des fins différentes. Par exemple, pour améliorer votre communication interne, vous pouvez utiliser un logiciel d’agence de marketing tel que Slack ou Stride. Pour simplifier vos processus de révision de contenu, vous pouvez utiliser Filestage. Pour accroître la transparence de vos projets, vous pouvez utiliser Asana ou Nimble.

Bien entendu, vous devez d’abord définir vos processus. Ensuite, vous pouvez sélectionner un outil approprié qui vous aidera à les numériser.

Étapes suivantes : Time Doctor a compilé une liste étonnante d’outils de collaboration précieux que vous pouvez utiliser pour améliorer votre travail d’équipe.

22. Créer un espace de travail collaboratif

Vos projets ne seront couronnés de succès que si votre équipe travaille harmonieusement ensemble. Embaucher des membres de l’équipe est une des clés du succès. Mais vous devez également créer un environnement de travail collaboratif qui facilite l’obtention d’excellents résultats en équipe. Comment pouvez-vous y parvenir ?

  • Organisez des réunions quotidiennes pour discuter des objectifs, des jalons et des obstacles.
  • Définissez des objectifs pour l’ensemble de votre équipe.
  • Motivez votre équipe à être innovante et créative.

Étapes suivantes : Apprenez-en davantage sur la façon de créer un espace de travail collaboratif.

23. Restez productif

L’utilisation efficace de votre temps est cruciale, et la productivité est un état d’esprit important. Mais il n’est pas toujours facile d’être constamment productif. Les distractions sont partout autour de vous, il est donc trop facile de perdre cette bataille constante. Voici différentes façons de s’assurer que vous restez productif :

  1. Choisissez un environnement adapté à votre travail.
  2. Avant de vous coucher chaque soir, planifiez vos 3 principaux objectifs pour le jour suivant.
  3. Écoutez de la musique qui vous aide à vous concentrer et à rester motivé.

Étapes suivantes : Nous avons publié ce billet invité de Brain.fm sur quatre astuces de productivité brillantes et avons également compilé une liste de 32 conseils de productivité provenant des meilleurs créatifs du monde.

24. Gérez efficacement vos fichiers de conception

À quand remonte la dernière fois où vous avez correctement organisé les fichiers sur votre ordinateur et dans votre stockage en nuage ? C’était probablement il y a longtemps. Mais la gestion correcte de vos fichiers locaux et en nuage est la base d’un environnement de travail productif. En travaillant principalement avec des fichiers numériques, vous pouvez facilement négliger l’importance d’une bonne organisation. Voici donc quelques règles de base pour gérer efficacement vos fichiers :

  1. Ne placez jamais de fichiers sur le bureau ou dans des dossiers qui contiennent des sous-dossiers.
  2. Poursuivez une stratégie de dénomination stricte.
  3. Réduisez au minimum le nombre de dossiers que vous créez.

Étapes suivantes : Le blog Asian Efficiency a rédigé un guide complet sur la gestion efficace de vos fichiers informatiques.

25. Priorité au travail

Le fait d’avoir des tonnes de tâches importantes rend difficile l’établissement de priorités. Mais comme le temps est limité, vous n’avez pas le choix : vous devez devenir bon pour établir des priorités, ou vous n’arriverez à rien. Ces outils peuvent vous aider à atteindre cet objectif :

  1. La matrice des priorités Eisenhower
  2. Le principe de Pareto
  3. La théorie du bocal à cornichons

Prochaines étapes : Nous avons publié d’excellents conseils sur la manière de hiérarchiser efficacement votre travail.

26. Respecter les délais

Il peut être difficile de toujours fournir un travail de qualité dans le délai imparti. Les changements de périmètre, une communication inefficace et une mauvaise planification entraînent souvent le non-respect des délais. Mais vous devez garder à l’esprit l’importance de respecter les délais. Vos clients vous jugeront à la fois sur vos produits et sur le moment où vous les avez livrés.

Ces conseils peuvent vous aider à toujours finir à temps :

  1. Soyez transparent quant au délai, et convenez avec le client d’un délai défini.
  2. Établissez une liste des dates d’échéance que vous devez respecter.
  3. Répartissez vos tâches et vos délais.
  4. Ne vous engagez que sur des projets que vous pouvez gérer.
  5. Respectez les délais. Tout ce qu’il faut. (Apprenez de vos erreurs, mais respectez la date limite).

Étapes suivantes : Lisez cet excellent article sur la façon de respecter vos délais.

27. Créer des rapports créatifs sur l’état des projets

Souvent, de nombreuses personnes sont impliquées dans des projets créatifs. Il est donc important que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Mais comment atteindre cet objectif ? Dans ce cas, les rapports sur l’état d’avancement du projet sont la clé du succès. Ils vous permettront de partager vos progrès avec toutes les parties prenantes, tout en identifiant les risques ou les problèmes potentiels. Le contenu du rapport dépend du public visé. Un rapport sur l’état d’un projet destiné à votre PDG peut être différent du rapport hebdomadaire que vous envoyez au client.

Étapes suivantes:  Apprenez à créer un rapport d’état de projet qui peut être utilisé pour informer fréquemment vos clients…

28. Dépasser les attentes du client

Nous avons souligné l’importance du respect des délais et de la normalisation de votre champ d’action. Mais qui veut s’en tenir à la norme ? Vous voulez que votre agence se démarque. À ce stade, vous devez réfléchir à la manière de dépasser les attentes de votre client. Que pouvez-vous faire pour établir une relation durable et basée sur la confiance avec vos clients (et votre appréciation) ?

Ces conseils pourraient vous aider :

  1. Assurez-vous que votre service clientèle est de classe mondiale, que vos taux de réponse sont élevés et que votre temps de réponse est faible.
  2. Concentrez-vous sur les petites choses. Gardez à l’esprit : « La façon dont vous faites quelque chose est la façon dont vous faites tout. »
  3. Surprenez vos clients chaque fois que vous le pouvez.
  4. Surcommuniquez !
  5. Veillez à ce que vos clients et leurs besoins soient au centre de vos préoccupations.

Prochaines étapes : Nous avons demandé à 13 experts d’agences comment dépasser et gérer les attentes des clients.

29. Se concentrer sur les choses qui comptent

Dans vos processus commerciaux quotidiens, il peut être facile de perdre de vue ce qui compte vraiment pour votre agence. Mais ne vous inquiétez pas. C’est normal. Il suffit de s’assurer que l’on retrouve rapidement sa concentration. Ces conseils peuvent vous aider à vous remettre sur les rails et à vous assurer que vous ne perdez plus votre concentration :

  1. Créez des stratégies à long terme et respectez-les. Bien sûr, si des changements sont nécessaires, appliquez-les, mais respectez le plan.
  2. Développez une vision, et partagez-la avec votre équipe.
  3. Organisez des réunions hebdomadaires pour vous assurer que vous êtes toujours sur la bonne voie.

Prochaines étapes : Rashelle Isip a écrit cet excellent article sur 7 tactiques pour se concentrer sur ce qui compte vraiment.

30. Suivez correctement votre temps

Lorsque vous travaillez avec des clients, vous devrez souvent suivre avec précision le temps qu’il vous faut pour accomplir vos tâches. Souvent, ces fiches de suivi du temps de travail constituent les fondements de vos factures et la base pour être payé. Il ne faut donc pas sous-estimer l’impact d’un bon suivi du temps de travail.

Ces outils de suivi du temps peuvent vous aider, vous et vos collègues, à suivre efficacement votre temps :

  1. En temps utile
  2. Récolte
  3. Hubstaff
  4. Toggl
  5. Everhour
  6. TimeCamp
  7. ClickTime

Étapes suivantes : HubSpot a rédigé ce guide formidable sur les outils de suivi du temps.

Examen et approbation

31. Obtenez l’approbation de votre responsable

Vous avez travaillé dur sur votre conception, et vous êtes enfin en mesure de la transmettre à votre responsable. Mais comment vous assurer que vos efforts portent leurs fruits et que vous obtenez son approbation ? Ces simples conseils peuvent vous aider :

  • Soyez sûr de votre conception, et répondez aux questions avec assurance.
  • Si vous le présentez, gardez les choses aussi simples que possible et concentrez-vous uniquement sur les attributs essentiels.
  • Faites en sorte que les avantages ressortent.

Évitez les actions suivantes :

  • Fournir trop d’informations et submerger votre responsable.
  • Se mettre en colère si votre responsable pose des questions.

Prochaines étapes : Amy Gallo a publié un article intéressant dans le magazine Harvard Business Review sur la manière de faire approuver ses idées.

32. Partager le contenu avec les clients

Votre contenu est approuvé et prêt à être partagé avec votre client. Parfait ! Mais comment partager votre contenu et le réviser avec lui ? Cette liste de logiciels vous aidera à obtenir rapidement l’approbation de votre client :

  • Filestage
  • Dropbox
  • Wipster
  • InVision
  • Frame.io
  • Hightail
  • Acrobat Pro DC
  • Frankie

Étapes suivantes : Si vous souhaitez en savoir plus sur ces outils, consultez notre aperçu complet des outils d’examen et d’approbation.

33. Analysez et optimisez vos cycles de révision

Les cycles de révision sont souvent un fouillis, et peuvent prendre beaucoup de temps. Mais souvent, ce n’est pas parce qu’il n’y a pas d’alternative. Dans la plupart des cas, la seule raison pour laquelle ils sont si inefficaces est que personne ne veut passer du temps à les analyser et à les optimiser, ce qui peut ruiner la productivité de votre équipe et coûter très cher à votre entreprise. Alors que faire ? Une analyse du flux de travail est la clé du succès.

Décomposez votre analyse du flux de travail en plusieurs étapes :

  1. Comprendre et documenter le flux de travail
  2. Collecte des données
  3. Analyse des données
  4. Détermination des améliorations possibles du flux de travail et des processus

Étapes suivantes : Si vous souhaitez en savoir plus sur les étapes mentionnées, nous avons publié un article sur la façon de mener une analyse du flux de travail sur le blog de LucidChart.

34. Obtenez des commentaires utiles de vos clients sur la conception

Satisfaire les attentes de vos clients n’est pas toujours facile. En fin de compte, vous ne pouvez pas lire dans les pensées ; vous ne pouvez que suivre les instructions créatives. Pour vous assurer d’obtenir un retour d’information valable de la part de vos clients, appliquez ces habitudes à vos cycles de retour d’information :

  • Ne proposez pas trop d’alternatives. Pour que le client puisse facilement choisir son préféré, n’en présentez que deux ou trois.
  • Assurez-vous de bien comprendre les exigences. Si ce n’est pas le cas, demandez à nouveau.
  • Au cours du processus de conception graphique et avant de présenter la conception finale, vous devez demander un retour d’information à chaque étape du processus de conception. Par exemple, demandez un retour sur vos planches d’ambiance et vos concepts.

Prochaines étapes : HubSpot a publié un excellent conseil sur la façon d’obtenir un feedback significatif sur la conception. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur les sources précieuses pour les designers, consultez les meilleurs blogs et sites Web consacrés au design, ainsi que notre vaste liste de formulaires et de modèles de design gratuits.

35. Gérer et organiser les commentaires de vos clients

La première étape consiste à obtenir un retour d’information utile de la part des clients. Mais les projets peuvent prendre beaucoup de temps et donner lieu à des tonnes de notes de retour d’information. Il est donc essentiel que vous disposiez d’un bon système de retour d’information qui vous permette de gérer et d’organiser les commentaires de vos clients. Ces outils offrent un lieu centralisé pour vos commentaires :

  • Filestage
  • GoVisually
  • ProofHub
  • Pente
  • Frankie

Étapes suivantes : Voulez-vous en savoir plus sur les avantages et les inconvénients de ces outils ? N’hésitez pas à vous plonger dans notre aperçu complet des outils de retour d’information sur la conception.

36. Utiliser des modèles d’e-mails (d’approbation)

Supposons que vous n’utilisiez pas un logiciel tel que Filestage pour gérer vos processus d’approbation, mais que vous envoyiez chaque jour plusieurs courriels pour passer en revue vos ressources créatives. Cette situation n’a pas besoin d’être aussi douloureuse qu’elle l’est souvent. Si vous utilisez Gmail, utilisez l’option Canned Response pour créer des modèles pour vos courriels d’approbation. En outre, vous pouvez également utiliser des courriels existants, ce qui vous évite de devoir partir de zéro.

Étapes suivantes : Jami Oetting propose six excellents modèles d’e-mails que vous pouvez légalement reprendre des agences.

37. Obtenez l’approbation de votre client

L’objectif de chaque projet est d’obtenir l’approbation finale de votre client. Le moment où il ou elle approuve enfin vos produits livrables est un véritable paradis. Votre travail acharné a finalement porté ses fruits, et vous avez terminé le projet. Mais comment s’assurer d’obtenir cette approbation finale ?

Ces conseils peuvent vous aider :

  • Dès le départ, vous devez savoir exactement qui approuvera vos produits livrables. Ainsi, vous pourrez préparer la présentation et l’adapter aux attentes de cette personne.
  • Fixez des attentes appropriées dès le début du processus. Définissez des objectifs qui vous conviennent, et assurez-vous qu’ils sont réalistes.
  • Pendant le projet, écoutez activement votre client. Ainsi, vous saurez à quoi il accorde de l’importance.

Étapes suivantes : Le blog d’envatotuts+ a compilé une liste de 9 autres excellents conseils sur la manière de faire approuver vos livrables créatifs par votre client.

38. Commencez à communiquer de manière transparente sans utiliser de courrier électronique

Vous utilisez l’email pour toutes sortes de communications ? C’est peut-être la raison pour laquelle votre communication n’est pas aussi fluide que vous le souhaiteriez. Aujourd’hui, il existe différentes alternatives qui peuvent vous aider à remplacer le courrier électronique dans différents domaines de votre activité. Bien entendu, cette tactique ne doit être utilisée que pour optimiser vos différents flux de communication, et non comme un protocole régulier.

Ce logiciel peut vous aider à remplacer partiellement le courrier électronique :

Étapes suivantes:Max Nalsky a écrit un excellent guide sur la façon dont l’abandon de la messagerie électronique a stimulé les performances de son équipe.

39.cycles de rétroaction de la facture

Comme nous l’avons décrit, le retour d’information du client et les boucles d’examen peuvent conduire à consacrer beaucoup de temps et d’efforts à la satisfaction des attentes du client. Mais devez-vous facturer cette fois-ci, et si oui, comment ?

L’aspect le plus important est de rester cohérent et de définir ces frais dès le départ. Ce conseil peut donc vous aider à gérer l’aspect monétaire des boucles de rétroaction :

  • Définir exactement ce qu’est un cycle de feedback.
  • Définissez dès le départ le nombre de boucles de rétroaction qui sont incluses dans le budget du projet.
  • Vérifiez quels types de demandes de modification ne sont pas inclus, et comment ils sont facturés.

Étapes suivantes : Si vous voulez en savoir plus sur la façon de faire face aux révisions des clients, lisez ce guide Creative Bloq.

40. Utilisez les meilleurs outils d’analyse vidéo

Si vous produisez des vidéos (par exemple pour stimuler le marketing vidéo de votre client) et des scripts vidéo pour votre client, vous voudrez les revoir avec lui. Dans la plupart des cas, mener des cycles de révision par courrier électronique n’est pas une bonne option. Cela demande beaucoup d’efforts d’envoyer un grand nombre d’e-mails avec des demandes de changement qui doivent être clairement décrites, surtout si vous examinez une vidéo. Il est donc logique d’utiliser un logiciel de révision vidéo pour gérer et simplifier ce processus.
Voici un logiciel adapté que vous pouvez utiliser :

Étapes suivantes : Si vous souhaitez en savoir plus sur ce logiciel, consultez notre présentation complète des outils de révision vidéo.

41. Mettre en œuvre des outils d’examen de la meilleure conception

La collaboration sur les conceptions peut également être un défi. Il est donc toujours bon de disposer d’un excellent logiciel qui centralise vos commentaires et vos versions. Mais quel logiciel choisir ?

Ces outils peuvent vous aider à gérer et à centraliser vos examens de conception :

Prochaines étapes : Visme a compilé une excellente liste d’outils d’examen de la conception et nous avons créé une liste complète d’outils de feedback.

42. Trouvez votre façon de partager des vidéos

Normalement, vous utilisez le courrier électronique pour toutes sortes de communications, mais aujourd’hui, vous ne savez pas comment partager des fichiers vidéo avec votre client. Pas de problème. Nous avons tout ce qu’il faut. Il existe plusieurs façons simples de partager des fichiers vidéo avec vos clients :

Étapes suivantes : L’analyste vidéo suggère cinq façons différentes de partager des vidéos avec vos clients.

43. Apprendre à envoyer des fichiers volumineux

Vous êtes confronté au défi d’envoyer des gigaoctets de documents livrables à votre client ? Ne vous inquiétez pas. Il existe plusieurs façons de surmonter cet obstacle. La réponse est d’utiliser un logiciel approprié pour envoyer ces fichiers. Vous n’irez pas loin si vous envoyez ces fichiers comme pièces jointes d’un courriel ordinaire.
Ces outils peuvent vous aider :

Étapes suivantes : How-To Geek a rédigé un guide intéressant sur les différentes manières d’envoyer des fichiers volumineux.

Lancement

44. Décider d’une méthode de facturation de l’agence

Vous avez terminé votre projet avec succès, et il est temps de facturer votre client. Parfait, félicitations ! Mais quel type de facturation choisissez-vous pour facturer vos clients?

Il existe plusieurs options pour structurer l’approche de facturation et de tarification de votre agence :

  • Facture par heure
  • Facturer une redevance fixe
  • Tarification au coût majoré
  • Tarification basée sur la valeur

Étapes suivantes : Si vous voulez en savoir plus sur ces approches, consultez ce guide formidable sur les méthodes de facturation des agences.

45. Envoyer les factures

Outre la mise en place de la structure de facturation de base, vous devrez trouver un moyen d’envoyer physiquement (ou numériquement) les factures. Il est souvent judicieux d’utiliser un logiciel de gestion des factures bien établi.

Les suggestions d’outils de facturation appropriés sont les suivantes :

  • Récolte
  • Zoho Invoice
  • CurdBee

Prochaines étapes : Nous avons acomparé cinq outils de facturation utiles, et met en lumière leurs avantages et inconvénients.

46. Maintenir la satisfaction des clients et les fidéliser

Les coûts d’acquisition de clients sont souvent assez élevés et les campagnes publicitaires uniques demandent beaucoup d’efforts. La fidélisation des clients existants est donc une tâche importante pour chaque agence. Mais comment s’assurer de tirer le maximum de chaque client, sans être insistant ? Ces tactiques peuvent vous aider à maintenir la satisfaction de vos clients:

  • Fournir un service clientèle époustouflant, et apporter des réponses super rapides à toutes sortes de questions.
  • Communiquez avec vos clients à un niveau personnel.
  • Communiquer à outrance.
  • Fournissez des rapports réguliers, et laissez-les participer.

Prochaines étapes : Wordstream a rassemblé une liste précieuse de moyens de fidéliser vos clients. En plus de cela, nous avons rédigé un guide sur la façon de calmer les clients en colère.

Le long et sinueux chemin vers le flux de travail parfait

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Il existe de nombreuses façons d’établir un flux de travail. Certaines personnes sont employées par une grande agence et doivent simplement suivre des étapes dans un ordre donné. C’est une bonne chose pour vous, puisque votre entreprise a déjà établi son propre flux de travail et sa façon de faire les choses.

Dans notre startup Filestage, nous avons développé nos propres flux de travail pour la création de contenu créatif, pour le processus de développement, et bien plus encore…

Mais avant de mettre au point un processus stable pour faire avancer les choses, nous avons dû commencer par essayer différentes méthodes et différents outils. C’est toujours comme ça au début : Vous devez juste essayer des choses et voir si elles fonctionnent. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez découvrir pourquoi et en tirer des enseignements.

L’une des choses les plus importantes à retenir est que vous devez toujours documenter le processus en cours une fois qu’il est établi. Pour nous, cette tactique est toujours utile, surtout lorsque de nouveaux collègues rejoignent l’équipe de Filestage et qu’il faut les intégrer.

8 étapes pour convertir les commentaires des utilisateurs en une nouvelle fonctionnalité

Néanmoins, le fait de disposer d’un flux de travail fonctionnel ne signifie pas que tout se déroulera de manière optimale. Il arrive que votre méthode de travail pose des problèmes qui peuvent aller d’une petite gêne à une énorme perte de temps. Imaginez que vous êtes sur le point de créer une nouvelle campagne publicitaire avec des vidéos et plusieurs designs.

Vous devez faire examiner ces actifs médiatiques d’une manière ou d’une autre.

En général, ce processus se déroule par courrier électronique, ce qui convient tant qu’il n’y a qu’un ou deux réviseurs qui n’ont que quelques petites demandes de modification. Mais si vous avez plus de dossiers à examiner et que plus de collègues sont impliqués, le retour d’information que vous devez prendre en compte deviendra vite ingérable. Et avec plus de demandes de modification à traiter, il y aura certainement plus que deux versions d’un fichier.

Cela se traduira tôt ou tard par une énorme pile chaotique de courriels. Vous aurez besoin de savoir qui a eu telle ou telle demande, ou quand un certain courriel a été envoyé ou reçu. Il est donc inévitable de se plonger dans sa boîte de réception pour sélectionner les bons mails.

Comment nous le faisons à (et avec !) Filestage

Dans notre équipe de marketing en particulier, nous créons de nombreux types de contenus créatifs, notamment des vidéos, des articles de blog, des livres électroniques et des designs pour notre site web. Pour nous assurer que chaque actif médiatique que nous partageons avec notre public, les commentaires et les critiques sont cruciaux pour nous.

En général, nous créons toujours un bref concept, incluant nos objectifs et le message que nous voulons transmettre à notre public. Il peut s’agir d’un brouillon griffonné sur un morceau de papier ou d’un bref tableau de contenu dans un Google Doc.

Le plus important est que vous indiquiez clairement le sujet de votre contenu et votre groupe cible. Si vous travaillez pour un client individuel plutôt que pour votre propre entreprise, il vous faut un briefing créatif pour le savoir. Nous avons compilé un joli modèle pour vous aider à le faire : Modèle de dossier créatif.

Une fois cette étape franchie, nous discutons avec notre chef de produit, Maël, pour savoir si le concept correspond ou non au groupe cible, au langage de notre entreprise et à la philosophie de conception, ainsi que pour déterminer ce qui doit être ajouté ou modifié.

On pourrait dire que nous sommes une entreprise de rétroaction, donc tout, notre processus de construction comme notre produit, est une question de révision et d’approbation.

Une fois que nous avons terminé notre première version, nous la téléchargeons sur Filestage et invitons notre chef de produit – et toute autre personne impliquée dans le projet – à la réviser.

Nous organisons généralement ce processus en créant une Tâche Asana  pour chaque membre de l’équipe et en plaçant le lien de révision Filestage dans la description de la tâche. De cette façon, tout le monde a immédiatement accès au fichier sans avoir à fouiller dans tous les courriels de votre corbeille.

Débloquez votre flux de travail créatif

Avec l’aide de l système de feux de signalisation sur Filestage, vous serez toujours informé de l’état d’avancement d’un dossier. De plus, comme chaque commentaire est immédiatement placé dans une liste de tâches à faire, vous saurez immédiatement quelle est la prochaine tâche à accomplir. Après avoir mis en œuvre les demandes de modification, il suffit de télécharger à nouveau la nouvelle version sur Filestage, et toutes les personnes invitées seront informées qu’une nouvelle version est prête à être examinée.

Avec tous vos commentaires sur la même page et un système de gestion des versions clair, vous et les membres de votre équipe êtes toujours à jour, il n’y a plus de confusion possible.
Les liens Filestage sont faciles à intégrer (copier-coller-galore !) lors de l’utilisation d’outils tels qu’Asana et d’autres outils courants de gestion de tâches ou de projets.

J’espère que cet article a permis de mieux comprendre comment les flux de travail créatifs peuvent être gérés par Filestage. Toutefois, si vous avez d’autres questions, envoyez un message à notre équipe d’assistance et nous vous répondrons dès que possible. 😉

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