Alles, was Sie über Online-Proofing für Agenturen im Jahr 2022 wissen müssen

Das wichtigste Ziel für Agenturen: Den Kunden zufrieden zu stellen und dessen Erwartungen nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen.

Um sicherzustellen, dass Ihr Service und Ihre Leistungen diesen Anforderungen und Erwartungen gerecht werden, müssen Sie regelmäßig Feedback einholen. Andernfalls könnte der Kunde am Ende vom Ergebnis enttäuscht sein, was sich negativ auf Ihre Partnerschaft und natürlich auch Ihren Gewinn auswirken würde.

Genau aus diesem Grund erklären wir in diesem Artikel, wie Online-Proofing Agenturen dabei unterstützt, Feedback optimal zu managen, Kunden zu begeistern und gute langfristige Beziehungen aufzubauen.

Warum brauchen Agenturen Online-Proofing?

Ein regelmäßiges und gründliches Kundenfeedback ist zweifellos der beste Weg, um die Zufriedenheit der Kunden sicherzustellen.

Der Umgang mit Kundenfeedback kann jedoch einige Herausforderungen mit sich bringen:

• Sie müssen den Input aus verschiedenen Kanälen sammeln und verwalten
• Unklare Kommentare können schnell zu Missverständnissen führen
• Projekte verzögern sich, weil Sie nicht rechtzeitig eine Rückmeldung erhalten

Mit Online-Proofing haben Agenturen die Möglichkeit, diese und andere Herausforderungen zu meistern:

Dateien mit Kunden teilen

Eine cloudbasierte Plattform ermöglicht es Marketingagenturen, Dateien hochzuladen und mit Kunden an einem zentralen Ort auszutauschen. Lange und unübersichtliche E-Mail-Threads sind damit Geschichte!

Feedback an einem einzigen Ort sammeln

Da alle Reviewer ihre Kommentare in derselben Datei hinterlassen, entfällt beim Online-Proofing die Notwendigkeit, Feedback aus verschiedenen Kanälen zu sammeln und zu verwalten. Auf diese Weise können die Reviewer auch untereinander besser Kommentare diskutieren, Fragen klären und volle Transparenz erhalten.

Einen klaren Prozess einrichten

Agenturen können mit Online-Proofing einen strukturierten und transparenten Review- und Freigabeprozess für alle Beteiligten einrichten. So haben Kunden die Möglichkeit, unkompliziert ihr Feedback zu geben, während gleichzeitig die internen Kollegen schnell und einfach darauf reagieren können.

Qualität und die Einhaltung von Markenvorschriften sicherstellen

Durch diese enge Zusammenarbeit und den Austausch zwischen Agentur und Kunde trägt das Online-Proofing dazu bei, Fehler zu minimieren und eine hohe Qualität und Markenkonformität jedes Inhalts zu gewährleisten.

Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen

Die Plattform bündelt die gesamte Kommunikation rund um eine bestimmte Datei oder ein Projekt an einem Ort. Dadurch werden Missverständnisse vermieden und die Anzahl der erforderlichen Review-Schritte verringert. Außerdem wird sichergestellt, dass kein Feedback verloren geht und die Zusammenarbeit wesentlich einfacher und effizienter gestaltet wird.

Was ist ein Online-Proofing-Tool?

Eine Online-Proofing-Software ist eine cloudbasierte Plattform, auf der Benutzer mehrere verschiedene Dateitypen hochladen, freigeben, kommentieren, diskutieren und genehmigen können.

In einer Agentur werden Proofing-Tools in der Regel von mehreren Teammitgliedern verwendet, darunter Projektmanager, Marketingmanager, Designer, Videoeditoren, Illustratoren, Fotografen usw.

Durch die Projektübersicht und die Automatisierung der Arbeitsabläufe bietet dieses Tool allen Projektbeteiligten einen besseren Überblick über die Anforderungen und den Fortschritt des Projekts.

Die wichtigsten Vorteile eines Online-Proofing-Prozesses sind:

• Werbeagenturen können Kommentare zu Dateien an einem einzigen Ort sammeln und verwalten.
• Er sorgt für einen effizienten Arbeitsablauf und minimiert den Zeitaufwand für das Einholen und Anwenden von Feedback.
• Der gesamte Review-Prozess wird transparenter, sowohl für die Kunden als auch für die Kreativteams.
• Die Zusammenarbeit wird vereinfacht und dem gesamten Team können klare Fristen vorgegeben werden.

Häufige Anwendungsfälle von Online-Proofing in Agenturen

Agenturen können Online-Proofing-Plattformen für eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte nutzen. Schließlich kann jedes Projekt, das Kundenarbeit beinhaltet, von einem strukturierten Review- und Freigabeprozess profitieren.

Zu den häufigsten Anwendungsfällen gehören:

Text

Geben Sie Word-Dokumente oder PDF-Dateien weiter, um Feedback zu Briefings, Verträgen oder Präsentationen zu erhalten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jeder geschriebene Text fehlerfrei ist, der Tonalität der Marke entspricht und alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.

Bilder und Entwürfe

Kreativteams und Grafikdesigner können Online-Proofing nutzen, um Feedback zu Bildern, Designs, Infografiken, 3D-Modellen, 2D-Designzeichnungen oder interaktiven Bannern zu erhalten.

Videos

Beim Video-Proofing können die meisten Missverständnisse auftreten. Um ein klares und präzises Feedback geben zu können, müssen Sie daher in der Lage sein, direkt in der Videodatei Kommentare und Anmerkungen mit Zeitstempel zu hinterlassen.

Audio

Sowohl Kreativteams als auch Kunden können in jedem Frame des Audioclips ein sehr präzises Feedback abgeben. Das macht einen ansonsten komplexen Bearbeitungsprozess präzise und effizient.

Websites

Die Überprüfung von Live-Websites mit einer Online-Proofing-Software ermöglicht es Ihnen und Ihren Kunden, Kommentare mit vollständigem Kontext zu jedem Element, wie beispielsweise Überschriften, Menüs, Bildern, Videos oder dem Layout, hinzuzufügen. Dadurch lassen sich Änderungen oder Umgestaltungen der Website deutlich schneller umsetzen.

Wie sieht ein typischer Review- und Freigabeprozess aus?

Der Online-Proofing-Prozess für Agenturen kann durch folgende Schritte standardisiert werden:

1. Datei hochladen

Sobald der Ersteller einen ersten Entwurf der Datei fertiggestellt hat, lädt er ihn auf die Online-Proofing-Plattform hoch und fügt ihn dem entsprechenden Ordner hinzu.

2. Das Dokument mit dem Kunden teilen

Nun kann das Agenturmitglied den Kunden zur Überprüfung des Dokuments einladen. Dies geschieht per E-Mail oder durch die Freigabe eines Bewertungslinks, der direkt zur freigegebenen Datei führt. Um die Datei einzusehen, brauchen die Kunden nicht einmal ein eigenes Konto oder einen Login für die Plattform.

3. Feedback erhalten

Der Kunde kann sein Feedback direkt in der zu überprüfenden Datei hinterlassen und zwar in Form von Kommentaren, Hervorhebungen oder Anmerkungen. Sobald sie ihr Feedback abgegeben oder einen Kommentar hinterlassen haben, erhält die Agentur automatisch eine Benachrichtigung.

4. Erforderliche Bearbeitungen machen

Der Bearbeiter der Datei kann dann die Kommentare durchgehen, bei Unklarheiten antworten und die gewünschten Änderungen und Verbesserungen vornehmen.

5. Weitere Rückmeldungen oder die finale Freigabe erhalten

Nun wird das Dokument in einer neuen Version auf die Plattform hochgeladen, und der zweite Review-Schritt beginnt. Der Kunde prüft die Datei erneut und hinterlässt entweder weiteres Feedback oder klickt auf die Schaltfläche “Freigeben”, wenn er mit der Datei zufrieden ist.

Die Einhaltung dieses standardisierten Freigabeprozesses wird für die Kreativ- und Marketingteams in Ihrer Agentur eine große Hilfe sein. Es ermöglicht ihnen, genau die Änderungen am Projekt vorzunehmen, die sich der Kunde wünscht – und die am Ende ein begeisterndes Ergebnis liefern. Und aus Sicht der Kunden erhalten sie eine Dienstleistung, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Die fünf besten Online-Proofing-Tools für Agenturen

Jetzt da Sie wissen, warum Ihre Agentur eine Online-Proofing-Plattform benötigt, ist es an der Zeit, die beste Lösung für Sie, Ihr Team und Ihre Kunden zu finden. Um Ihnen bei Ihrer Suche zu helfen, haben wir fünf der besten Online-Proofing-Softwarelösungen für Agenturen aufgelistet.

Filestage

Filestage ist eine Online-Proofing-Software, die Marketingagenturen dabei hilft, ihre Arbeit mit Kunden zu teilen, um klares und verständliches Feedback sowie fristgerechte Freigaben zu erhalten.

Merkmale:

• Einfache gemeinsame Nutzung verschiedener Dateitypen: Bilder, Videos, Dokumente, Audiodateien, Websites, HTML-Dateien
• Kommentare und Anmerkungen hinterlassen
• Feedback einreichen
• Automatische Versionskontrolle
• Versionen einer Datei vergleichen
• Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit
• Fälligkeitstermine und Mahnungen
• Rollenbasierte Berechtigungen

Vorteile:

• Einheitliche Freigabeprozesse mit mehreren Review-Schritten einrichten.
• Reviewer nutzen Filestage kostenlos und benötigen kein Konto.
• Kommentare mit Zeitstempel zu Video- und Audiodateien hinterlassen.
• Diskutieren Sie gewünschte Änderungen im Kommentarbereich in Echtzeit.
• Laden Sie Dateien von Google Drive, Dropbox oder Ihrem Computer hoch.
• Hohe Sicherheitsstandards für den Schutz Ihrer Dateien.

Approval Studio

Approval Studio ist ein digitales Review- und Freigabetool mit Anmerkungswerkzeugen, die zur Verbesserung einer Vielzahl von Grafikprojekten, insbesondere von Etiketten- und Produktverpackungsdesigns, entwickelt wurden.

Vorteile:

• Bietet eine Reihe von Werkzeugen zur kreativen Zusammenarbeit mit Medien, die sich ideal für die Arbeit von Agenturen eignen. Dazu gehören Kommentarprofile für mehrere Benutzer und ein digitaler Aufgaben-Workflow.
• Integrationen von Drittanbietern, wie z. B. Slack und Adobe Creative Cloud.
• Vollständige Versionskontrolle durch automatisch aktualisierte Artwork-Zyklen und eine ausgefeilte Suchfunktion.
• Vergleich mit früheren Versionen einer Dateien auf einen Blick möglich.

Nachteile:

• Für nicht-kreative Projekte ist das Tool weniger geeignet.
• Funktioniert mit einer begrenzten Anzahl von Dateitypen.

QuickReviewer

QuickReviewer ist ein Drag-and-Drop-Proofing-Tool, das speziell für die Arbeitsabläufe von Kreativteams und Agenturen entwickelt wurde. Es bietet den Nutzern eine Vielzahl von Tools für die Zusammenarbeit sowie eine intuitive Software für die Dokumentenverwaltung.

Vorteile:

• Die Reviewer können die Datei sowohl über den Desktop als auch über das Smartphone abrufen.
• Die Nutzer können in Echtzeit Änderungen vornehmen, Feedback geben und Kommentare hinterlassen.
• QuickReviewer bietet eine Reihe von Markierungswerkzeugen, darunter Kommentare, Hervorhebungen, Markierungen und Zeichnungen.
• Mit diesem Tool können Videoeditoren zwei verschiedene Videozeitleisten zusammenschließen, so dass sie beide Versionen synchron ansehen und direkt vergleichen können.

Nachteile:

• Begrenzte Größe für Datei-Uploads.
• Begrenzte Integration von Drittanbietern.
• Kein Zeichen- oder Formwerkzeug, was das Anbringen von Anmerkungen erschwert.

Pastel

Pastel ist ein digitales Feedback-Tool, das sich am besten für die Arbeitsabläufe von Website-Projekten eignet. Es ist ein beliebtes Werkzeug bei Website-Designern und -Entwicklern, insbesondere als Hilfsmittel für Marketingagenturen.

Vorteile:

• Eine Reihe von Werkzeugen für die Zusammenarbeit, einschließlich Kommentar-, Markierungs- und Auszeichnungswerkzeugen.
• Pastel ermöglicht es Marketingagenturen, Dateien in Echtzeit zu bearbeiten und zu aktualisieren.
• In Rezensionen zu Pastel wird die einfache, leicht zu bedienende Benutzeroberfläche gelobt.
• Die Software wurde speziell für Website-Ersteller und die Zusammenarbeit von Website-Entwicklern entwickelt.

Nachteile:

• Projekte können nicht mit dem Status “in Arbeit” oder “abgeschlossen” gekennzeichnet werden.
• Die jährlichen Support- und Wartungspakete von Pastel sind mit zusätzlichen Kosten verbunden.
• Die Benutzer können die Software nicht anpassen.

ProofHub

ProofHub ist eine Plattform für kollaboratives Projektmanagement und Online-Proofing.

Vorteile:

• Das Tool enthält integrierte Kanban-Tafeln, mit denen die Benutzer die Arbeit verteilen und ihren Fortschritt verfolgen können.
• Das Dashboard von ProofHub enthält auch ein Gantt-Diagramm, um den Zeitplan des Projekts klar und übersichtlich zu halten.
• Mit dem Tool kann der Projektleiter den Benutzern rollenbasierte Zugriffs- und Bearbeitungsbeschränkungen zuweisen.
• ProofHub verfügt auch über ein eigenes internes Tool für Direktnachrichten, das sich perfekt für große Kreativagenturen mit mehreren Abteilungen eignet.

Nachteile:

• Benutzer haben über Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Benachrichtigungen berichtet.
• Die mobile Anwendung ist weitaus eingeschränkter als die Desktop-Version.

Was sind die wichtigsten Merkmale, auf die man bei einer Online-Proofing-Software achten sollte?

Jede Software hat ihre eigene Auswahl an Werkzeugen und Hilfsmitteln für die Arbeitsabläufe von Kreativagenturen.

Wenn Sie also nach dem besten Feedback-Tool für Ihre Agentur suchen, sollten Sie unbedingt diese Eigenschaften von Proofing-Tools in den Vordergrund stellen:

Review-Schritte für interne und externe Überprüfungen

Ihr Bewertungstool sollte es Ihnen ermöglichen, einen anpassbaren Prozess mit mehreren Review-Schritten zu erstellen. Auf diese Weise können Sie verschiedene Beteiligte, z. B. interne und externe Reviewer, voneinander trennen.

Funktionen für Anmerkungen und Kommentare

Ihr Proofing-Tool sollte über Anmerkungs- und Kommentarfunktionen verfügen. Die Kombination dieser beiden Elemente – eine Freihandzeichnung oder Formen und ein Kommentarfeld – macht es den Reviewern leicht, klares, präzises und umsetzbares Feedback zu jedem Dateityp zu hinterlassen.

Leichter Zugang für Reviewer

Reviewer, vor allem wenn es sich dabei um Kunden handelt, wollen sich nicht stundenlang damit beschäftigen, wie sie auf die Plattform zugreifen können. Wählen Sie also ein Tool, das einen einfachen Zugang, am besten ohne Anmeldung, und eine intuitive Benutzeroberfläche bietet.

Sicherheit

Ihre Kunden vertrauen darauf, dass Ihre Agentur alle Unternehmensinformationen, die sie Ihnen zur Verfügung stellen, mit größtem Vertrauen behandelt. Daher sollten Sie sich für ein Tool mit hohen Sicherheitsstandards entscheiden, um zu gewährleisten, dass alle hochgeladenen Dateien sicher gespeichert werden und das Risiko von Hackerangriffen oder Datenschutzverletzungen minimal ist.

Automatisierungen und Integrationen

Für eine nahtlose Integration in Ihren aktuellen Arbeitsablauf sollten Sie ein Online-Proofing-Tool wählen, das mit Ihren bestehenden Softwareanwendungen verbunden und synchronisiert werden kann.

Schlussfolgerung

Online-Proofing ist ein Prozess, der in allen Bereichen große Vorteile bringt.

Für den Kunden bedeutet dies, dass er schnell und einfach Feedback geben kann und sich von Ihrer Agentur einbezogen und unterstützt fühlt. Ihre Kreativ- und Marketingteams können sich dadurch über eine erhöhte Kundenzufriedenheit freuen und stolz darauf sein, dass ihre Arbeit gut organisiert, effizient und durchweg erfolgreich ist.