Videobearbeitung: So optimieren Sie den Workflow als Projektmanager

Knifflige technische Details, intransparente Feedbackprozesse oder fehlende Versionsverwaltung. Videoprojekte stellen Projektmanager oftmals vor große Herausforderungen. Doch mit unserem Leitfaden werden Sie im Handumdrehen zum Experten.

Erhalten Sie einen Einblick, wie Sie Ihren Videobearbeitungs-Workflow optimieren können.

Was ist ein Videobearbeitungs-Workflow? (Und warum sollte ich ihn ständig optimieren?)

Ein Workflow ist eine bewährte Schritt-für-Schritt-Strategie, die Teams bei der Erfüllung einer bestimmten Aufgabe unterstützt. Ein gut konzipierter Workflow bestimmt den Rhythmus und die Reihenfolge der Aufgaben, um selbst den komplexesten Projekten eine gewisse Struktur zu verleihen.

Zweifellos kann ein großartiger Workflow Ihrem Team helfen, die Videobearbeitung effizient zu gestalten.

Ein ausgezeichneter Videobearbeitungs-Workflow verschafft Ihnen folgende Vorteile:

Mehr Transparenz

Die Videobearbeitung ist ein komplexer Vorgang, der sich aus vielen kleineren Teilen zusammensetzt. Da ein Workflow diesen kleineren Teilen eine natürliche Ordnung verleiht, kann er die Arbeit voranbringen. So wissen Ihre Teammitglieder nach Abschluss einer bestimmten Aufgabe immer, was als nächstes kommt.

Potenzielle Probleme frühzeitig erkennen

Zu Beginn eines Projekts ist ein Workflow ein sehr nützliches Werkzeug. Mit dieser Ausrüstung können Projektmanager sofort mit der Unterteilung Ihres Projekts beginnen, um mögliche Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten.

Zufriedenheit steigern

Jedes Projektmitglied möchte wissen, was als nächstes kommt. Ein Workflow fungiert als Roadmap für Ihr Team und weist den Weg zur Ziellinie. Ohne ihn läuft Ihr Team womöglich im Kreis, was sich auf die Zufriedenheit auswirken könnte. 

Workflows sind sehr nützliche Werkzeuge, da Sie sie im Laufe der Zeit mit Ihren Erfolgsmethoden und den dabei gewonnenen Erkenntnissen abstimmen können. Um Ihren Workflow an die Bedürfnisse Ihres Teams und dessen Projekte anzupassen, sollten Sie ständig daran feilen. 

Videobearbeitung: Der 7-stufige Workflow für Projektmanager

Ein typischer Workflow für die Videobearbeitung lässt sich in sieben Hauptschritte gliedern. Hier finden Sie einen genaueren Einblick in die Besonderheiten der einzelnen Schritte und wie Sie den Videobearbeitungs-Workflow meistern können.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über genügend geeignetes Material verfügt.

Der Workflow der Videobearbeitung beginnt, wenn Ihre Videotechniker einen ersten Durchlauf vornehmen. Mit anderen Worten: Ihre Videotechniker sollten das gesamte Rohmaterial vom Dreh durchgehen und es in zwei Schlüsselgruppen einteilen: Hauptmaterial und B-Roll-Material.

  • Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei Ihrem Hauptmaterial um den wichtigsten Inhalt, der als Rückgrat eines Videos dient. Stellen wir uns vor, Sie haben eine Rede auf einer Konferenz gefilmt und Ihre Aufnahmen vom Redner sollen das Hauptmaterial bilden.
  • Das B-Roll-Material ist ergänzender Inhalt, den Sie für Schnittaufnahmen verwenden können, um optische Akzente in Ihrer Erzählung zu setzen. Im obigen Beispiel könnte Ihre B-Roll Aufnahmen von Zuschauern enthalten, die dem Redner aufmerksam zuhören.

Insgesamt ist der erste Durchlauf aus folgenden Gründen wichtig:

  • Er hilft Ihren Videotechnikern, Lücken im Filmmaterial zu erkennen. In dieser frühen Phase ist es wichtig festzustellen, ob bestimmte Schlüsselaufnahmen fehlen, um eine passende Lösung zu finden.
  • Er bietet Ihren Technikern die Möglichkeit, rasch mechanische Änderungen vorzunehmen, wie z.B. die Beseitigung von Junk-Material.
  • Er ermöglicht Ihren Technikern, die besten Aufnahmen zu identifizieren. Danach können Sie sich Strategien überlegen, wie Sie Ihr endgültiges Video zusammensetzen wollen.

Mit den drei genannten Vorteilen verläuft der nächste Schritt im Workflow wesentlich reibungsloser.

2. Legen Sie Ihre Ziele fest und erstellen Sie Ihren Videobearbeitungsplan und Ihren Zeitplan.

Create your plan

Nachdem Ihr Team den ersten Durchlauf abgeschlossen hat, wird Ihnen die Festlegung der Ziele, die Erstellung eines genauen Videobearbeitungsplans und die Entwicklung eines Projektzeitplans leichter fallen.

Hier finden Sie ein paar Möglichkeiten, um diese drei verschiedenen Hilfsmittel zu erstellen.

Ziele der Videobearbeitung

Wie bei allen anderen kreativen Betriebsmitteln ist es wichtig, klare, eindeutige Ziele für Ihr Video vor sich zu haben. Diese Ziele sollten folgende Punkte abdecken: 

  • Botschaft 
  • Kennzahlen 
  • Look and Feel 
  • Technische Ziele (falls vorhanden) 

Als Projektmanager wird das Team, das das Projekt in Auftrag gibt, diese Ziele entweder weitergeben oder gemeinsam mit dem Rest Ihres Teams entwickeln.

Videobearbeitungsplan

Wie der Name schon sagt, ist ein Videobearbeitungsplan ein Schritt-für-Schritt-Entwurf, wie Sie Ihr Videobearbeitungsprojekt angehen werden. Da die Pläne für die Videobearbeitung so konkret wie möglich sein müssen, sollten dabei auf jeden Fall spezifische Meilensteine und Ressourcenmanagement-Tools inkludiert werden.

Als Projektmanager müssen Sie sich bei der Entwicklung Ihres Plans eng mit Ihren Videotechnikern abstimmen. Nach dem ersten Durchlauf können Ihre Techniker eine fundierte Einschätzung des Projekts abgeben und ihre Vorschläge einbringen.

Beispielsweise könnte Ihr Videotechniker feststellen, dass der Videobearbeitungsprozess effizienter erfolgt, wenn zwei Techniker die B-Roll in Angriff nehmen, während sich ein anderer auf das Hauptmaterial konzentriert.

Projektmanager sollten auch ihr Projektwissen und ihre Erfahrung einbringen, um einen starken Videobearbeitungsplan auf die Beine zu stellen.

Zeitplan für die Videobearbeitung

Als Projektmanager sollten Sie sich mit Ihren Videotechnikern beraten, um deren Zeitschätzungen basierend auf dem ersten Durchlauf zusammenzutragen. Berücksichtigen Sie diese Zeitschätzungen und überlegen Sie sich sorgfältig, wie Sie zukünftige Projekte besser vorhersagen können. Im Laufe der Zeit werden Sie natürlich feststellen, dass es immer einfacher wird, diese Schätzungen genau vorherzusagen und Einfluss auf Ihren Workflow zu nehmen.

Insgesamt müssen Sie die Verfügbarkeit Ihres Videotechnik-Teams mit den Bedürfnissen Ihres Kunden in Einklang bringen.

3. Nun ist es Zeit für die Bearbeitung durch Ihr Videoteam.

Edit your vide

Lassen Sie nun Ihre Videotechniker ihre Magie entfalten, nachdem Sie Ihren Zeitplan festgelegt haben. Als Projektmanager sollten Sie folgende große Aufgaben zu den von Ihnen entwickelten Meilensteinen hinzufügen, da sie mit dem gewählten Projektmanagement-Tool zusammenhängen.

Ordnen Sie Video- und Audiodateien und erstellen Sie Backups.

Um unerwartete Probleme zu vermeiden, sollten Ihre Videotechniker den Bearbeitungsprozess richtig beginnen, indem sie alle Projektbestandteile ordnen und Backups erstellen.

Da das Ordnen der Materialien unterschiedlich sein kann, sollten Sie Erfolgsmethoden entwickeln und Ihren Workflow so vorhersehbar wie möglich gestalten. Sie können zum Beispiel diese Art von Struktur vorschlagen:

  • Videodateien
    • Hauptmaterial
    • B-Roll-Material
  • Audiodateien
    • Voiceover
    • Hintergrundmusik
    • Soundeffekte
  • Untertitel (SRT-Dateien)
    • Englisch
    • Französisch
  • Visuelle Effekte
    • Texturpakete
    • Übergänge

Es ist wichtig, dass Ihre Videotechniker mehrere Backups an verschiedenen Orten erstellen. Insbesondere sollten sie die Projektdateien sowohl auf Servern als auch auf Festplatten speichern. Und je nach Unternehmensrichtlinie ist ein sicherer Cloud-Speicher eine dritte Option.

Durchführung der Hauptbearbeitung.

Jetzt, wo alle ihre Tools und Materialien ihren Platz haben, können Ihre Videotechniker mit der Bearbeitung beginnen. Videotechniker haben oft unterschiedliche Vorlieben. Lassen Sie Ihnen also ruhig freien Lauf, um ihre Magie zu entfalten.

Während des Hauptbearbeitungsprozesses können Sie verschiedene Schnitte überprüfen und genehmigen. Natürlich hängen die Details dieses Schrittes von dem Bearbeitungsplan und dem Zeitplan ab, die Sie zuvor entwickelt haben.

Die Hauptbearbeitung sollte genehmigt werden, bevor Sie diese im Rahmen der Nachproduktion optimieren. Dieser Aufwand trägt dazu bei, Störungen zu minimieren, und sorgt dafür, dass Ihre Techniker am ersten Entwurf erst feilen, wenn er fertig ist. 

Optimierungen in der Nachproduktion

Sobald Sie die Hauptbearbeitung abgesegnet haben, ist es an der Zeit, dass Ihre Videotechniker sich ans Aufpolieren machen und Ihr Video richtig zum Glänzen bringen. Dazu stehen viele mögliche Methoden zur Verfügung, die je nach Ihren Zielen variieren können.

Hier finden Sie einige der wichtigsten Nachproduktions-Optimierungen, die Ihr Team durchführen kann:

  • Farbabstufung
  • Timing von Musik und Soundeffekten
  • Anwendung von Texturen
  • Weitere kleinere Änderungen

4. Review und Feedback

Review and Feedback

Jetzt nach der Fertigstellung des ersten Entwurfs ist es an der Zeit, ihn mit Ihren Stakeholdern zu teilen und sich deren Feedback einzuholen.

Sobald Sie dieses wertvolle Feedback gesammelt haben, sollten Ihre Videotechniker erneut ihren Zauber anwenden und es reibungslos in einen neuen Entwurf integrieren. Dieses Überprüfungsprotokoll sollte so lange fortgesetzt werden, bis Sie eine Version zur endgültigen Genehmigung vorliegen haben.

Alles in allem sollten Sie dabei weiterhin mit Strategie vorgehen, da einige besondere Herausforderungen auftreten, wenn Sie Feedback zur Videoarbeit einholen. Hier finden Sie die Hauptgründe, warum die Überprüfungs- und Feedback-Phase so knifflig ist, und Möglichkeiten, diese Probleme zu lösen:

Videos lassen sich schwer teilen

Videodateien sind oft groß, was die Weitergabe an Ihr Team über traditionelle Kanäle wie E-Mail erschweren könnte. Mit anderen Worten, Sie müssen eine File-Sharing-Plattform oder eine Video-Hosting-Plattform finden.

Die Dateien sind jedoch immer noch sehr groß, was den Download-Prozess für Ihre Stakeholder sehr langsam gestalten kann. Tatsächlich könnte es ihnen unmöglich sein, Ihr Video herunterzuladen. Darüber hinaus fehlen Ihren Stakeholdern möglicherweise die geeignete Software oder die geeigneten Codierer, um es abzuspielen. So ein Rückschlag könnte frustrierend sein und dazu führen, dass Ihnen kritisches Feedback entgeht.

LÖSUNG: Sie sollten versuchen, eine Cloud-basierte Lösung zu finden, mit der Ihre Stakeholder das Video streamen können, ohne es herunterladen zu müssen.

Fehlende technische Kenntnisse

Alle Ihre Stakeholder werden wertvolle Ansichten zu Ihrem Video haben, aber es könnte ihnen schwerfallen, ihr Feedback zu formulieren, da vielen Menschen technische Kenntnisse über die Videoproduktion fehlen. Zum Beispiel könnte es passieren, dass Ihre Stakeholder ungenaues Feedback ohne Zeitmarkierung geben oder dass ihnen das entsprechende Vokabular fehlt, um ihre Ideen effektiv zu kommunizieren.

LÖSUNG: Sie benötigen eine Plattform, auf der Stakeholder ihr Feedback im Kontext hinterlassen können, sodass sich keinerlei Unklarheiten in den Kommentaren wiederfinden.

Keine Transparenz

Wenn Ihre Stakeholder Ihr Video überprüfen, werden sie wahrscheinlich allein arbeiten und keinen Einblick in das Feedback der anderen Stakeholder haben. Dieser Mangel an Transparenz kann zu redundantem oder gar widersprüchlichem Feedback führen.

Darüber hinaus wird dieses Feedback zwangsläufig über verschiedene Kanäle zu Ihnen gelangen, was das Leben für Sie und Ihre Videotechniker noch komplizierter macht. Tatsächlich könnte das Sortieren von Feedback Ihnen viele Kopfschmerzen bereiten und sogar Ihr Projekt zum Scheitern bringen. 

LÖSUNG: Sie sollten eine Überprüfungs- und Genehmigungsplattform finden, die dem Überprüfungsprozess ein hohes Maß an Transparenz verleiht. Diese Lösung befähigt Ihre Teammitglieder, sich Gehör zu verschaffen, und reduziert das Potenzial für doppeltes und widersprüchliches Feedback. 

Es gibt zwar eine Reihe an Video-Kollaborations-Tools, wir empfehlen Ihnen allerdings, Filestage zu verwenden. Mit unserer Plattform können Sie Ihr Video hochladen und innerhalb von Sekunden mit Stakeholdern (intern und extern) teilen.

Diese Stakeholder können dann wertvolles Feedback im Kontext abgeben, das Ihr Videoprojekt voranbringt. Mit einer integrierten To-Do-Liste können Sie auch sicherstellen, dass Ihre Techniker kein Feedback der Stakeholder übersehen.

5. Freigabe und Genehmigung

Jetzt, da Sie eine endgültige Version zur Überprüfung vorliegen haben, ist es an der Zeit, Ihre wichtigsten Stakeholder um ihre endgültige Genehmigung zu bitten.

Auch hier liegen die gleichen Herausforderungen für die Sicherstellung der Videofreigabe vor. Da die Dateien oft groß sind, können Sie sich Mangel an Transparenz nicht leisten. Zum Glück gibt es eine Reihe an Video-Überprüfungs- und Genehmigungs-Plattformen, die Ihnen das Teilen der Videos und die Erhaltung der benötigten Genehmigung erleichtern.

Filestage Video Archiving

Filestage etwa zeigt Ihnen den Status Ihres Projekts auf einen Blick, damit Sie sehen, wer Ihre Datei genehmigt hat und auf wen Sie noch warten. Diese Präzision kann den Freigabe- und Genehmigungsprozess beschleunigen, so dass Sie Ihr Video in Rekordzeit veröffentlichen können.

6. Übergabe

Delivery

Herzlichen Glückwunsch! Ihr Video wurde genehmigt!

Aber Ihr Ziel haben Sie noch nicht ganz erreicht. Ihre Videotechniker müssen das endgültige Projekt noch exportieren und gemäß den Angaben liefern, die sie in Ihrem Kreativ-Briefing festgelegt haben.

Es gibt eine Reihe an Möglichkeiten, große Videodateien an Ihre Kunden zu liefern. Hier finden Sie einige der wichtigsten Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen:

  • Brennen Sie eine physische DVD.
  • Senden Sie Ihre Dateien per E-Mail.
  • Nutzen Sie die Vorteile von Cloud-Speicherdiensten, wie z.B.: 
    • OneDrive 
    • Google Drive
  • Verwenden Sie File-Sharing-Apps, wie z.B
    • WeTransfer
    • Sunshine
    • MailBigFile
  • Verwenden Sie BitTorrent, um große Dateien zu teilen.
  • Verwenden Sie einen FTP-Server.

Wenn Sie ein fertiges Videoprojekt liefern, haben Sie allen Grund zum Feiern. Dieser Sieg ist auch eine ausgezeichnete Gelegenheit, um Ihren Kunden zu beeindrucken und das Projekt positiv abzuschließen. Sie können also alle Register ziehen und bei Ihren Kunden einen nachhaltig guten Eindruck hinterlassen.

7. Ordnen und Archivieren

Organize and Archive

Nachdem Sie Ihre fertige Videodatei geliefert haben, ist es an der Zeit, alle Materialien rund um das Projekt zu ordnen und zu archivieren.

Man weiß nie, wann diese Materialien wieder nützlich sein könnten, und es kann immer hilfreich sein, die verschiedenen Teile des Filmmaterials zur Hand zu haben. Mit diesem Schritt können Sie Ihren Kunden beeindrucken, wenn er eine weitere Kopie benötigt, und zukünftige Projekte beschleunigen.

Daher sollten Sie die endgültige Version auf eine Digital-Asset-Management-Plattform hochladen, um sicherzustellen, dass die entsprechenden Personen bei Bedarf auf die Datei zugreifen können.

Generell ist es wichtig, dass Sie alle Ihre Dateien sicher speichern und Backups erstellen.

5 praktische Tipps für die Videobearbeitung, mit denen Projektmanager ihren Videobearbeitungs-Workflow meistern können

Werfen wir nun, da wir ein besseres Verständnis für den gesamten Workflow der Videobearbeitung haben, einen eingehenderen Blick auf einige der feineren Techniken, mit denen Sie den Prozess perfektionieren können. 

1. Meistern Sie den ersten Durchlauf.

Der erste Durchlauf kann tatsächlich über Sieg oder Niederlage des gesamten Videobearbeitungsprozesses entscheiden. Ihre Videotechniker sollten daher lernen, diesen Schritt bestmöglich zu nutzen, um dem Workflow der Videobearbeitung eine solide Grundlage zu geben.

Damit Ihre Videotechniker das Beste aus dieser wichtigen Phase herausholen können, sollten Sie die folgenden Schritte durchführen:

  • Investieren Sie in die Schulung Ihrer Videotechniker.
  • Sammeln und teilen Sie Erfolgsmethoden.
  • Geben Sie Ihren Technikern die Ressourcen und Zeit, die sie benötigen. 

2. Verwenden Sie Tastenkombinationen und Makros.

Obwohl die Videobearbeitung oft ein zeitaufwändiger Prozess ist, können Ihre Videotechniker den Prozess durch die Verwendung einer Vielzahl von Tastenkombinationen und Makros erheblich beschleunigen.

Mit diesen nützlichen Tastenkombinationen können Ihre Videotechniker die Hände auf der Tastatur behalten und so die volle Kontrolle über die von ihnen ausgewählte Software behalten. Es gibt viele aufschlussreiche Anleitungen, die Ihren Videotechnikern helfen können, ihre Fähigkeiten zu verbessern und die Videos schnell zu bearbeiten.

3. Investieren Sie in die richtige Ausrüstung und Software.

Die Videobearbeitung ist ein komplexer Prozess, der technisch anspruchsvoll sein kann. Um Ihre Videos effektiv zu bearbeiten, benötigen Ihre Techniker also geeignete Ausrüstung und Software, darunter:

  • Videobearbeitungsgerät mit viel Speicherplatz
  • Digitale Videobearbeitungssoftware
  • Spezielle Tastaturen und Mäuse
  • Einen hochwertigen Monitor für die Videobearbeitung 

4. Back-up (immer und immer wieder)

Da die Videobearbeitung ein mühsamer Prozess ist, sollten sich Ihre Videotechniker angewöhnen, ihre Arbeit regelmäßig zu speichern und ein Back-up zu machen.

Sorgen Sie für die entsprechende Schulung und führen Sie die notwendigen Anleitungen ein. Auch hier müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Techniker über alle benötigten Tools verfügen, die oben aufgeführt sind. 

Generell ist der Schlüssel zum Erfolg eine gute Anleitung für Fachausdrücke und klare Versionsverwaltung.

5. Sortieren Sie Junk-Material aus.

Während des ersten Durchlaufs werden Ihre Videotechniker das Rohvideomaterial in eine Reihe von Kategorien sortieren. Eine dieser Kategorien wird Junk-Material sein. Wie der Name schon sagt, schafft es dieser Inhalt nicht in den Endschnitt.

Dennoch ist es wichtig, dass Sie Ihr Junk-Material nicht vollständig entsorgen. Daher sollten Ihre Videotechniker sie kategorisieren und für eine mögliche zukünftige Verwendung speichern. Schließlich könnten Sie vielleicht feststellen, dass ein bisher nutzloses Stück Filmmaterial der Schlüssel zum Gesamterfolg Ihres Videos werden könnte.

Generell können Sie Ihren Kunden beeindrucken, indem Sie dieses Junk-Material speichern, aber sofort zur Hand haben. Da diese in Zukunft möglicherweise ein ähnliches Material für ein unabhängiges Projekt benötigen, können Sie ihnen zu Hilfe kommen, indem Sie das richtige Junk-Material beisteuern.

Fazit

Wir hoffen, dass Sie mithilfe dieses Leitfadens nun selbstbewusst an Ihre Videoprojekte herangehen und etwas ganz Besonderes schaffen können! Wenn Sie Ihren Überprüfungs- und Genehmigungsprozess beschleunigen möchten, vereinbaren Sie heute noch Ihre kostenlose Filestage-Demo zu.

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